Le guide ultime pour choisir un outil de gestion du travail

Aider votre équipe à rester organisée, collaborer efficacement et atteindre ses objectifs est un défi de taille. Les outils de gestion du travail vous aident à coordonner le travail entre les équipes : remettez de l’ordre, apportez plus de transparence et faites en sorte que tous les participants soient sur la même longueur d’onde au sein de votre organisation.

Toutefois, les options sont nombreuses et il est parfois difficile de déterminer les fonctionnalités à privilégier lors du choix de votre outil. Ce guide est là pour vous aider à sélectionner un outil de gestion du travail adapté aux besoins de votre équipe. Ainsi, vous pourrez rester connecté, respecter vos délais et atteindre vos objectifs.

Qu’est-ce que la gestion du travail ?

La gestion du travail est une approche systématique. Elle a pour but de gérer les processus de l’organisation afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement. Ces processus peuvent être des projets, des processus continus ou encore des tâches de routine. Un outil de gestion du travail vous permet de vous assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir le travail qui compte le plus.

[À lire : les 3 composantes essentielles de la gestion du travail]

Vous avez certainement déjà entendu parler ou utilisé un logiciel de gestion de projet. Si un logiciel de gestion de projet vous aide à gérer efficacement un projet unique ou des demandes ponctuelles, la gestion du travail vous fait passer à la vitesse supérieure. Un outil de gestion du travail aide votre équipe à mettre en place un système complet de gestion des processus à plus long terme, sans date de début ou de fin. Un tel outil offre également une vue d’ensemble sur les projets en cours et leurs interdépendances.

Quels sont les avantages de la gestion du travail ?

Aujourd’hui, les employés passent 60 % de leur temps sur le « work about work » : réunions de suivi, mises à jour par e-mail, travail en double ou encore saisie manuelle, etc. Pendant ce temps, le travail qualifié pour lequel ils ont été engagés passe à la trappe.

[À télécharger : l’Anatomie du travail]

La gestion du travail vous permet de maintenir votre équipe sur la même longueur d’onde, que celle-ci soit en télétravail, décentralisée ou au bureau. Ainsi, vous savez qui fait quoi et pour quand, mais vous bénéficiez également d’une vue d’ensemble sur les projets de votre équipe et leurs interdépendances.

Comment savoir si mon équipe a besoin d’un outil de gestion du travail ?

Toutes les équipes peuvent tirer avantage d’un outil de gestion du travail, pour répondre à leurs défis communs : rendre les processus plus transparents, rester connecté et effectuer moins de tâches connexes (le « work about work »). Voici une liste des principaux avantages que peut vous apporter un outil de gestion du travail :

  • Définir des objectifs généraux et planifier les tâches à accomplir pour les atteindre
  • Créer une source unique de référence pour vos collègues et les participants issus d’autres équipes
  • Publier des commentaires et transmettre des retours concernant la progression du travail
  • Automatiser les tâches manuelles afin que votre équipe se concentre sur le travail qui compte vraiment.
  • Relier facilement son travail à tous ses outils préférés

Tous les outils de gestion du travail ne se valent pas. Vous pensez que votre équipe à tout à gagner en travaillant sur un outil de gestion du travail connecté et clair ? Voici les fonctionnalités clés qui vous seront utiles.

Les fonctionnalités indispensables à tout bon outil de gestion du travail

1. Un outil facile à déployer et adopter

L’outil de gestion du travail le plus efficace est celui que tout le monde utilise. Ainsi, votre équipe dispose d’une source unique de référence pour suivre la progression du travail. Si vous recherchez un outil de gestion du travail, assurez-vous de pouvoir attribuer des tâches à accomplir et de gagner en transparence en quelques clics. Préférez un outil proposant des ressources pour bien démarrer et rapidement le maîtriser, comme un guide utilisateur ou des vidéos.

Nous ne connaissions pas Asana. Cela dit, nous sommes passés du choix de l’outil à son déploiement en à peine quatre semaines, preuve que l’outil est intuitif.- Jeana Abboud, directrice des opérations, Social Factor

2. Personnalisation et flexibilité pour satisfaire les besoins de votre équipe

Votre outil de gestion du travail doit être utile à tous. Vous devez tout d’abord accéder aux détails de chaque tâche, transmettre des retours sur le travail accompli et avoir tous la même compréhension du travail à réaliser. Il vous faut également visualiser les interdépendances entre les tâches et la progression du projet (ou du groupe de projets) pour réussir à avancer. Collaborateurs individuels, managers ou chefs d’équipe et autres intervenants des différents services : chacun doit pouvoir compter sur un outil capable de répondre à ses besoins.

L’idée n’est donc pas d’adopter une approche unique. Au contraire, votre outil de gestion du travail doit vous offrir plusieurs options de visualisation et des fonctionnalités variées pour que chaque utilisateur puisse accéder à ce dont il a besoin. Prenons un exemple :

  • Les collaborateurs individuels peuvent accéder aux détails des projets, identifier les dépendances et obtenir des précisions quant aux responsables et échéances.
  • Les managers peuvent évaluer la charge de travail de l’équipe et l’équilibrer, identifier les obstacles et déterminer très vite si un projet est dans les délais, en retard ou requiert plus d’attention.
  • Les dirigeants peuvent bénéficier d’une vue d’ensemble sur le travail en cours, parcourir les mises à jour de statut et se concentrer sur les projets qui les intéressent le plus.

« L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Asana est d’avoir le choix entre les projets en liste ou en tableau. Cela permet aux membres de l’équipe d’utiliser la structure de projet qui leur convient le mieux. »— Philip Quarterman, concepteur UX, John Lewis Partnership

3. Conçu pour éviter le travail en double

Un logiciel de gestion du travail n’est pas seulement conçu pour vous aider à gérer des projets et des tâches. Il vous aide également à élaborer des processus avec votre équipe et à coordonner votre travail pour réaliser ensemble vos plus grands projets.

Toutefois, le travail en double est un vrai frein. En effet, un employé passe en moyenne 4,5 heures par semaine sur du travail déjà accompli. Dans l’idéal, votre outil de gestion du travail doit donc vous permettre de réduire significativement les doublons. Lancez-vous à la recherche d’un outil qui offre, entre autres :

  • Des modèles prédéfinis et personnalisés, pour commencer vos projets plus rapidement ou pouvoir transformer vos processus en modèles réutilisables.
  • Des règles, pour automatiser les tâches manuelles et créer des processus fiables, à l’épreuve des erreurs, et capables d’éliminer les obstacles éventuels.
  • Des formulaires de réception des nouvelles demandes, pour simplifier le processus de réception. Vous obtenez toutes les informations nécessaires pour commencer un projet ou une tâche sans contretemps.

« En mettant un terme aux demandes par e-mail et en utilisant Asana pour collaborer plus efficacement, nous gagnons 60 heures de travail par mois, que nous pouvons désormais dédier à la stratégie. »— Walter Gross, Directeur principal du marketing numérique, Sony Music

4. La possibilité de structurer clairement ses activités

Pour être efficace, votre outil de gestion du travail doit être bien plus qu’un système de gestion de projet. Un outil qui ne sert qu’à coordonner des projets de façon isolée et à gérer chaque situation comme si elle était ponctuelle se révélera inutile.

Prenez de bonnes habitudes. Pour élaborer des processus clairs et interfonctionnels, votre outil de gestion du travail doit vous permettre de structurer clairement vos activités,et faire le lien entre les tâches de moindre importance et les plus grands projets portés par votre organisation. Prenons l’exemple d’Asana : les activités individuelles sont réparties en tâches, auxquelles sont attribués des responsables et des échéances. Les tâches sont intégrées à des projets, qui couvrent une initiative de plus grande ampleur (le lancement d’un produit, par exemple) ou un processus continu (comme le calendrier éditorial d’un blog). Vous pouvez ensuite créer des portefeuilles de projets, pour regrouper par exemple tout le travail effectué par l’équipe marketing ou tous les projets qui seront terminés en 2020.

[À lire : structurer ses activités sur Asana]

Adopter un outil de gestion du travail pour structurer clairement vos activités ne fait pas simplement partie des petits plus. Selon notre étude intitulée « L’Anatomie du travail », les employés qui visualisent clairement ce que leur travail individuel apporte à leur entreprise sont deux fois plus motivés que leurs collègues.

« Il est vraiment utile d’avoir une vue d’ensemble sur les jalons de tous les projets. Nous pouvons ainsi faire le lien entre tous ce que nous entreprenons. »— Joe Moran, directeur des opérations de contenu, The Michael J. Fox Foundation

5. L’intégration de vos outils de travail préférés

Un employé utilise en moyenne une dizaine d’outils différents par jour. Ce yo-yo entre différents outils est non seulement épuisant, mais signifie surtout que les informations utiles sont dispersées et difficiles à trouver. Votre équipe ne devrait pas avoir à explorer 10 outils pour trouver les informations ou le contexte dont elle a besoin pour réussir.

Optez pour un outil de gestion du travail qui s’intègre à vos outils de travail préférés et coordonnez ainsi l’ensemble de vos activités au même endroit.

[À lire : les 11 meilleures intégrations pour connecter vos outils et équipes à Asana]

Si ce n’est pas sur Asana, je n’y pense même pas. Notre travail comporte de nombreuses composantes et grâce à Asana, rien ne passe entre les mailles du filet.— Elissa Hudson, responsable de l’équipe relations presse APAC, HubSpot

6. Fiabilité et sécurité

Assurez-vous que l’outil de gestion du travail que vous choisissez a pris les mesures de sécurité nécessaires pour préserver la confidentialité de vos données. Vérifiez sa page confiance et sécurité pour vous assurer que vos données sont conservées dans le respect des bonnes pratiques. Votre outil de gestion du travail doit non seulement protéger votre vie privée, mais vous donner également les moyens de contrôler les autorisations utilisateur et les autorisations des différents éléments. Vous devez aussi pouvoir définir à quelles applications tierces votre équipe peut accéder.

Asana nous permet de mieux gérer nos projets et d’accroître notre réussite. Il nous offre un espace où nos équipes peuvent collaborer, communiquer et partager des informations avec une plus grande responsabilisation au sein de l’équipe.— Michael Chidgey, responsable de l’équipe PMO et de la gestion des programmes, SiteMinder

Prêt à tester un outil de gestion du travail ?

Il y a encore une autre fonctionnalité indispensable à tout outil de gestion du travail : la possibilité de le tester par vous-même.

Ne jouez plus aux devinettes : adoptez le bon outil pour coordonner votre équipe où que vous soyez. Essayez Asana gratuitement dès aujourd’hui.

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