Le secret de réunions debout productives

Si vous faites partie d’une équipe qui se spécialise dans le développement logiciel, vous avez certainement déjà participé à une réunion debout. En effet, les réunions de ce type sont couramment employées dans le cadre des méthodologies Agile. Elles sont le moyen idéal pour les collaborateurs de se réunir et d’échanger rapidement les dernières informations utiles ou simplement faire le point en équipe.

Toutefois, il faut savoir que ces réunions ne se limitent pas aux seules équipes de développement. Toute équipe qui souhaite partager des informations récentes au plus vite et ainsi s’assurer que ses membres sont sur la même longueur d’onde aura intérêt à organiser des réunions debout. Nous allons donc vous aider à les rendre productives, que ce soit en salle de conférence ou à distance, y compris avec des membres d’équipe sur différents fuseaux horaires.

Qu’est-ce qu’une réunion debout ?

Ces réunions courtes sont généralement monnaie courante au sein des équipes Agile ou Scrum, mais elles sont aussi adaptées dans d’autres contextes. À l’occasion des réunions debout, les membres de l’équipe prennent la parole chacun leur tour, dans le but de répondre à trois grandes questions :

• Quelles ont été les tâches accomplies hier ?

• Quelles sont celles prévues pour aujourd’hui ?

• Y a-t-il des obstacles à signaler en rapport avec vos tâches actuelles ?

Selon le type de méthodologie appliqué par votre équipe, ces réunions pourront vous prendre de cinq à 15 minutes. Si l’on respecte les bonnes pratiques Agile, elles ne devraient jamais durer plus longtemps. Il s’agit ici de se fixer une limite de temps précise de façon à ce que chacun ait l’occasion de s’exprimer rapidement, sans monopoliser la parole.

Les avantages à organiser des réunions debout

Les réunions debout aident les équipes de développement à surmonter les obstacles qu’elles rencontrent et à déterminer le travail à réaliser au quotidien. Elles font également figure d’indicateurs pour évaluer la progression des projets. Un exemple : admettons que votre équipe utilise un outil de gestion de projet Kanban. Dans ce cas, vos collaborateurs déplacent les cartes sur un tableau Kanban pour indiquer à quelle étape en sont les tâches. Au cours de votre réunion debout quotidienne, vous n’aurez aucun mal à juger de votre avancement, dans la mesure où la carte sera passée à la prochaine étape.

Si la méthode Agile met l’accent sur les réunions en présentiel, ce n’est pas une obligation pour vos réunions debout quotidiennes. Grâce à des logiciels de vidéoconférence comme Zoom, les employés qui travaillent à distance peuvent participer aux réunions en ligne.

Le secret de réunions debout productives

Tout cela est formidable, mais comment faire pour que tout se déroule comme prévu ? Pour organiser des réunions debout rapides et efficaces, quelle que soit la fréquence de réunion ou la méthodologie de gestion de projet employée par votre équipe, nous avons la solution : lisez nos conseils et suivez les six étapes ci-après pour y parvenir.

1. Trouvez le bon moment et tenez-vous-y

La méthode Agile repose largement sur l’implication et la régularité, deux valeurs qui s’appliquent également aux réunions debout quotidiennes. Ces dernières devraient se tenir tous les jours à la même heure, au même endroit, et devraient avoir la priorité sur les autres réunions. Une telle régularité facilitera la participation, un critère essentiel lorsque l’on sait à quel point la présence de chacun est importante pour que toute l’équipe puisse se coordonner.

2. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe participent

Ce type de réunion n’est efficace que lorsque l’équipe est au complet. Par conséquent, tous ses membres devraient être présents à chaque réunion debout. Si l’un d’entre eux doit partir après avoir partagé les informations qui le concernent, il ne saura pas ce qu’ont prévu ses collègues ni s’il peut les aider. La réunion ne sera donc pas aussi efficace.

Dans l’idée, ces réunions sont l’occasion de se voir en personne et de créer du lien avec l’équipe. La méthode Agile prônant les échanges et la communication en face à face, ces réunions debout quotidiennes sont la voie royale pour garder le contact avec les autres. Il est donc fortement conseillé de finir la réunion tous ensemble, exactement comme elle a débuté.

3. Désignez un responsable de réunion

Le responsable de la réunion debout aura pour tâche de l’animer et de s’assurer qu’elle remplit les critères demandés, en étant instructive mais brève. Pour ce faire, la personne en question peut mettre en place plusieurs méthodes : faire appel au Timeboxing de façon à ce que chaque mise à jour reste courte, donner la parole à chacun à tour de rôle, ou encore énumérer les noms des collègues concernés lorsque la réunion est organisée en visioconférence.

La personne qui préside la réunion dépend du type de méthodologie Agile. Si votre équipe applique la méthode Scrum, alors vos réunions Scrum journalières seront dirigées par le Scrum Master. Dans le cadre d’autres formes de gestion de projet, ce sont les chefs de produit et autres chefs de projet qui s’en occupent.

4. Faites court

Comme nous l’avons indiqué auparavant, les réunions debout ne devraient pas dépasser les 15 minutes. Les grandes équipes auront peut-être besoin du maximum prévu, mais si une quinzaine de minutes ne vous suffisent pas à faire un point quotidien, il se pourrait que votre équipe soit trop grande.

5. Déterminez l’objectif précis de la réunion

Chacun des membres de l’équipe devrait connaître le but de la réunion debout, et comment s’organiser pour faire leur rapport. Vous pouvez notamment laisser les nouvelles recrues y assister en tant que simples observateurs dans un premier temps. Elles finiront par savoir quoi faire et par partager des informations à leur tour, à l’image du reste du groupe.

Vos collaborateurs doivent se concentrer sur les trois questions dont nous avons parlé, toute autre information étant considérée comme non essentielle. Le responsable de la réunion aura pour responsabilité d’animer la discussion et de faire avancer les choses si nécessaire.

6. Reportez les discussions secondaires à plus tard

Il n’est pas rare que vos collègues profitent de ces réunions pour tenter de résoudre différents problèmes. Dans ce cas, prenez-en bonne note, passez à la prochaine mise à jour et reprenez cette discussion après la réunion.

Une fois celle-ci terminée, il sera temps pour les personnes concernées par ce problème de se réunir pour s’atteler à sa résolution.

Les pièges à éviter en réunion debout

Pour les collaborateurs de longue date, les réunions debout peuvent finir par devenir répétitives. Nous vous présentons ici quelques-unes des erreurs fréquemment commises et des solutions pour lutter contre la monotonie.

Les réunions debout deviennent de simples réunions d’avancement

Tous les membres d’une réunion debout devraient travailler en étroite collaboration. Si certains d’entre eux fournissent des informations qui n’apportent rien au travail actuel, alors rien ne différencie cette réunion debout d’une réunion d’avancement classique. Auquel cas, vous perdez votre temps.

Si vous rencontrez ce problème, demandez à vos chefs de projet de diviser l’équipe en plusieurs groupes, de préférence en répartissant les membres par types de tâches. Les collègues qui travaillent ensemble devraient se trouver dans le même groupe, afin que toutes les informations partagées soient pertinentes pour tous.

Les réunions s’éternisent

N’oubliez jamais que vos réunions debout doivent rester suffisamment brèves. Ces réunions sont censées être rapides et faciles à organiser. Si elles durent plus de 15 minutes, c’est qu’il vous faut revoir certains détails. Les animateurs devraient aider leurs collègues à ne pas dévier des trois sujets centraux, et poliment leur demander de garder les autres informations pour plus tard s’ils s’en éloignent.

Les membres de l’équipe ne signalent pas les problèmes

Si les équipes de développement organisent des réunions debout, c’est majoritairement pour identifier les points de blocage à surmonter. Il faut dire que si les membres de l’équipe ne font pas remonter ces problèmes, vous courez le risque de les voir s’étendre au reste de l’équipe. En effet, le travail des uns dépend bien souvent de celui des autres. Il suffit qu’une seule personne ne fasse pas remonter un problème pour que celui-ci bloque tout le monde. C’est la raison pour laquelle vous devez absolument en discuter pendant vos réunions debout, afin d’éviter qu’ils ne prennent de l’ampleur et ne touchent toute l’équipe.

La gestion du travail pour les équipes Agile

Vous souhaitez implémenter des méthodes Agile auprès de votre équipe ? Dans ce cas, il va vous falloir les bons outils pour tout organiser. Votre choix devra se porter sur un outil dynamique, qui vous permettra d’organiser et de gérer toutes les activités de votre équipe, au même endroit. Grâce à un outil de gestion du travail comme Asana, vous pourrez gérer vos ordres du jour de réunion debout, et bien plus encore.