Gestion des ressources

La Gestion des ressources est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

La Gestion des ressources donne un aperçu de la capacité de votre équipe et une vue d’ensemble de son travail sur tous les projets. Repérez les conflits et identifiez les risques pour que vos projets ne se retrouvent jamais bloqués, et réattribuez ou reprogrammez les tâches, le tout au même endroit. Assurez-vous que personne n’est débordé ou inoccupé et que chaque projet dispose des ressources nécessaires.

Regarder la démonstration de Gestion des ressources

Vous pouvez suivre la charge de travail en fonction du nombre de tâches ou de l’effort nécessaire, en indiquant par exemple un nombre d’heures ou de points. De plus, vous pouvez définir la capacité de chaque membre de votre équipe afin de repérer en un coup d’œil si quelqu’un est surchargé.

Accéder à la Gestion des ressources depuis les Portefeuilles

Pour accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Portefeuilles

Les listes d’utilisateurs comprennent toutes les personnes auxquelles des tâches sont attribuées dans les projets du portefeuille.

Créez un portefeuille d’équipe pour visualiser le travail de votre équipe sur ses différents projets. Créez un portefeuille interéquipes pour visualiser les projets importants dont vous êtes propriétaires et qui sont partagés par plusieurs équipes.

Comme créer un portefeuille

Pour utiliser la Gestion des ressources, vous devez disposer d’un portefeuille actif ou créer un nouveau portefeuille.

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche de la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

ajouter un projet

Une fois votre portefeuille créé, cliquez sur Ajouter un projet.

Aperçu de la capacité

Ligne de tendance de l’activité

En ouvrant la vue Gestion des ressources de votre portefeuille, vous voyez s’afficher une ligne de tendance de l’activité pour chaque membre de l’équipe. Par défaut, celle-ci se base sur le nombre de tâches et leur durée, mais vous pouvez indiquer l’effort nécessaire pour chaque tâche afin de suivre l’activité en nombre d’heures, de points, etc.

ligne de tendance

  • Toute tâche du projet disposant d’une date d’échéance ou d’une plage de dates sera prise en compte dans votre vue Gestion des ressources.
  • Les tâches doivent être attribuées pour être comptabilisées dans la ligne de tendance de l’activité. Dans le cas contraire, elles apparaissent au bas de la vue de la section « Tâches non attribuées ».
  • Vous pouvez attribuer une tâche en la faisant simplement glisser vers un responsable, ou en ouvrant le menu des tâches pour l’attribuer de façon plus traditionnelle.

Seules les tâches sont prises en compte dans la vue Gestion des ressources, les sous-tâches en étant exclues.

Ajouter un effort aux tâches pour évaluer la capacité disponible

Si vous utilisez la fonctionnalité d’effort, la capacité sera basée sur un nombre d’heures, de points, etc., au lieu d’un simple décompte des tâches.

Tableau de bord 1

Pour ajouter un type d’effort à une tâche :

  1. Dans la barre d’outils de la Gestion des ressources, sélectionnez Ajouter l’effort. Vous pouvez utiliser n’importe quel champ personnalisé numérique de votre bibliothèque ou créer un nouveau champ.
  2. Si ce n’est pas déjà fait, ajoutez le champ d’effort à tous les projets du portefeuille.
  3. Le graphique de la Gestion des ressources montrera désormais le type d’effort sélectionné au lieu du nombre de tâches.

Pensez à ajouter l’effort aux tâches (en les ouvrant depuis la Gestion des ressources ou dans un projet).

Une fois l’effort des tâches défini, vous devez également définir la capacité maximum de votre équipe afin de mesurer avec précision les disponibilités et vous assurer que personne ne soit surchargé.

Définir la capacité de travail de l’équipe

La capacité est la quantité totale de travail qu’une personne peut prendre en charge sur une semaine, et peut être ajustée à chaque utilisateur. Par exemple, un prestataire indépendant ne pourra peut-être travailler qu’une vingtaine d’heures, alors qu’un membre à temps plein travaillera 40 heures par semaine. Quand un utilisateur atteint sa capacité maximale, le graphique devient rouge.

capacité

  1. Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton d’activation.
  2. Cliquez sur Modifier la capacité.

modifier la capacité

C’est ici que vous modifiez la capacité de votre équipe.

aperçu de la capacité

Une fois la capacité définie, vous identifierez facilement les membres de l’équipe ayant atteint leur limite hebdomadaire et ceux qui sont encore disponibles.

Modifier l’effort de l’équipe

Grâce à la Gestion des ressources, vous pouvez consulter et modifier le type d’effort servant à évaluer la capacité de votre équipe.

effort

Pour modifier l’effort de votre équipe :

  1. Cliquez sur le bouton d’effort dans la barre d’outils.
  2. Cliquez sur Modifier l’effort.

effort

À partir de là, vous pouvez apporter des modifications au champ d’effort pour votre équipe.

aperçu de l’effort

Une fois l’effort défini, vous aurez une meilleure idée de la répartition du travail au sein de votre équipe.

Dates de début

Utilisez des dates de début pour comptabiliser les tâches nécessitant plusieurs jours de travail.

début

Pour les tâches se déroulant sur plusieurs jours, l’effort est réparti de manière égale sur les jours de la semaine concernés (les week-ends ne sont pas pris en compte). Par exemple, pour une tâche de 10 h sur 2 jours, l’outil compte 5 h par jour. Si la tâche court du vendredi au lundi, l’outil compte 5 h le vendredi et 5 h le lundi.

Champs personnalisés

Définissez des champs personnalisés selon le niveau de priorité pour donner une idée de l’« importance » de la tâche. Vous pouvez sélectionner des couleurs pour vos champs personnalisés à partir du menu correspondant.

champs personnalisés

Créez des champs personnalisés et utilisez des couleurs dans votre vue Projet. Par la suite, lorsque vous définirez une valeur de champ personnalisé pour une tâche, cette couleur sera reportée dans la vue Gestion des ressources.

Statistiques flottantes

Passez votre curseur sur le graphique d’un utilisateur pour voir le nombre de tâches qu’il ou elle a accomplies au cours d’une journée donnée.

passer le curseur sur une personne

Passez votre curseur sur un jour spécifique en haut du tableau afin d’afficher le total des tâches de plusieurs membres de l’équipe pour une journée donnée. Passez sur le nom d’une personne pour voir le nombre total de ses tâches ou l’effort qui lui est demandé au fil du temps.

Vue détaillée

Cliquez sur la flèche à côté d’une personne pour afficher une vue plus détaillée de ses projets et tâches.

vue détaillée

  • Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue du statut du projet en cliquant sur le nom de ce dernier.

Faire glisser et déposer les tâches

Faites glisser une tâche pour la reprogrammer ou l’attribuer à quelqu’un d’autre.

Gestion des ressources

  • Vous ne pouvez pas déplacer une tâche vers un autre projet.
  • Lorsque vous réattribuez des tâches, le calendrier est verrouillé afin d’éviter les erreurs. Une fois la tâche concernée réattribuée, vous pouvez la faire glisser pour la reprogrammer.
  • Vous pouvez créer des tâches à partir de la vue Gestion des ressources. Pour ce faire, cliquez directement sur le responsable, la date ou le projet au sein duquel vous souhaitez planifier la tâche et saisissez le nom de celle-ci. Vous pouvez ensuite accéder aux détails de la tâche pour ajouter plus d’informations.

Sélection multiple pour reprogrammer plusieurs tâches à la fois : maintenez la touche Commande ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les tâches que vous souhaitez reprogrammer et/ou réattribuer.

Filtres

Filtrez votre vue Gestion des ressources par rôle et par personne.

filtres

  • Vous pouvez rechercher et sélectionner les personnes que vous souhaitez voir dans votre vue Gestion des ressources.
  • Vous pouvez également faire une recherche par poste ou rôle.

Encouragez les membres de votre équipe à ajouter leur rôle dans leur profil sur Asana.

Vous pouvez également enregistrer une vue filtrée comme vue par défaut pour tout le monde.

filtrer la recherche

Pour enregistrer une vue filtrée comme vue par défaut :

  1. Sélectionnez des personnes à ajouter au filtre.
  2. Cliquez sur Appliquer le filtre.
  3. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du portefeuille.

filtrer la recherche

Dans le menu déroulant, sélectionnez Enregistrer comme disposition par défaut.

résultat du filtre

Zoom

zoom

Pour ajuster le niveau de zoom, cliquez sur le bouton Zoom, puis choisissez parmi jours, semaines, mois, trimestres, semestres ou années.

  • Cliquez sur Aujourd’hui pour revenir rapidement à la date du jour.

Utilisez le zoom pour ajuster votre vue en fonction de votre calendrier de planification et de suivi.

Nombre de sous-tâches dans la Gestion des ressources

Vous pouvez également voir le nombre de sous-tâches d’une tâche directement depuis la Gestion des ressources.

sous-tâches dans la Gestion des ressources

Le nombre de sous-tâches s’affiche à côté du nom de la tâche correspondante dans la vue détaillée de la Gestion des ressources.

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