Gestion des ressources

La gestion des ressources est réservée aux clients Asana Business et Enterprise.

La Gestion des ressources donne un aperçu de la capacité de votre équipe et une vue d’ensemble de son travail, tous projets confondus. Repérez les conflits et identifiez les risques pour que vos projets ne se retrouvent jamais bloqués, et réattribuez ou reprogrammez les tâches, le tout au même endroit. Assurez-vous qu’aucun utilisateur ne soit débordé ou inoccupé et que chaque projet dispose des ressources nécessaires.

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Regarder la démonstration sur la gestion des ressources

Suivez la charge de travail en fonction du nombre de tâches ou de l’effort nécessaire, en indiquant, par exemple, un nombre d’heures ou de points. Définissez la capacité de chaque membre de votre équipe afin de repérer en un coup d’œil si un membre est surchargé.

Accéder à la gestion des ressources depuis les portefeuilles

Pour accéder à la gestion des ressources depuis vos portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Les listes d’utilisateurs comprennent toutes les personnes auxquelles des tâches sont attribuées dans les projets du portefeuille.

Créez un portefeuille d’équipe pour visualiser le travail de votre équipe sur ses différents projets. Créez un portefeuille interéquipes pour visualiser les projets importants dont vous êtes propriétaires et qui sont partagés par plusieurs équipes.

Comment créer un portefeuille

Afin de pouvoir utiliser la gestion des ressources, vous devez disposer d’un portefeuille actif ou créer un nouveau portefeuille.

Aperçu de la capacité

Ligne de tendance de l’activité

En ouvrant la vue gestion des ressources de votre portefeuille, vous voyez s’afficher une ligne de tendance de l’activité pour chaque membre de l’équipe. Par défaut, celle-ci se base sur le nombre de tâches et leur durée, mais vous pouvez indiquer l’effort nécessaire pour chaque tâche afin de suivre l’activité en nombre d’heures, de points, etc.

• Toute tâche du projet disposant d’une date d’échéance ou d’une plage de dates sera prise en compte dans votre vue gestion des ressources.
• Les tâches doivent être attribuées pour être comptabilisées dans la ligne de tendance de l’activité. Dans le cas contraire, elles apparaissent en bas de page, dans la section Tâches non attribuées.
• Pour attribuer une tâche, faites-la simplement glisser vers un responsable ou ouvrez le volet des détails de tâche pour l’attribuer de façon plus traditionnelle.

Seules les tâches sont prises en compte dans la vue gestion des ressources, les sous-tâches en étant exclues.

Ajouter un effort aux tâches pour évaluer la capacité disponible

Si vous utilisez la fonctionnalité d’effort, la capacité est basée sur les éléments suivants : nombre d’heures, de points, etc. Elle ne s’arrête pas seulement au nombre de tâches.

Pensez à ajouter l’effort aux tâches. Une fois qu’il est défini, vous devez également définir la capacité maximum de votre équipe afin de mesurer avec précision les disponibilités et vous assurer que personne ne soit surchargé.

Définir la capacité de travail de l’équipe

La capacité est la quantité totale de travail qu’une personne peut prendre en charge sur une semaine ; elle peut être ajustée à chaque utilisateur. Par exemple, un prestataire indépendant ne pourra peut-être travailler qu’une vingtaine d’heures, alors qu’un membre à temps plein travaillera 40 heures par semaine. Quand un utilisateur atteint sa capacité maximale, le graphique devient rouge.

Une fois la capacité définie, vous identifierez facilement les membres de l’équipe ayant atteint leur limite hebdomadaire et ceux qui sont encore disponibles.

Modifier l’effort de l’équipe

Grâce à la Gestion des ressources, vous pouvez consulter et modifier le type d’effort servant à évaluer la capacité de votre équipe.

Une fois l’effort défini, vous aurez une meilleure idée de la répartition du travail au sein de votre équipe.

Dates de début

Utilisez des dates de début pour comptabiliser les tâches nécessitant plusieurs jours de travail.

Pour les tâches se déroulant sur plusieurs jours, l’effort est réparti de manière égale sur les jours de la semaine concernés (les week-ends ne sont pas pris en compte). Par exemple, pour une tâche de 10 h sur 2 jours, l’outil compte 5 h par jour. Si la tâche s’étend du vendredi au lundi, l’outil compte 5 h le vendredi et 5 h le lundi.

Champs personnalisés

Définissez des champs personnalisés selon le niveau de priorité pour donner une idée de l’« importance » de la tâche. Vous pouvez sélectionner des couleurs pour vos champs personnalisés à partir du menu correspondant.

Créez des champs personnalisés et utilisez des couleurs dans votre vue Projet. Par la suite, lorsque vous définirez une valeur de champ personnalisé pour une tâche, cette couleur sera reportée dans la vue gestion des ressources.

Statistiques flottantes

Passez votre curseur sur le graphique d’un utilisateur pour voir le nombre de tâches accomplies au cours d’une journée donnée.

Passez votre curseur sur un jour spécifique en haut du tableau afin d’afficher le total des tâches de plusieurs membres de l’équipe pour une journée donnée. Passez votre curseur sur le nom d’un utilisateur pour voir le nombre total de ses tâches ou l’effort qui lui est demandé au fil du temps.

Vue détaillée

Cliquez sur la flèche à côté d’une personne pour afficher une vue plus détaillée de ses projets et tâches.

Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue du statut du projet en cliquant sur le nom de ce dernier.

Faire glisser et déposer les tâches

Faites glisser une tâche pour la reprogrammer ou l’attribuer à quelqu’un d’autre.

• Vous ne pouvez pas déplacer une tâche vers un autre projet.
• Lorsque vous réattribuez des tâches, le calendrier est verrouillé afin d’éviter les erreurs. Une fois la tâche concernée réattribuée, vous pouvez la faire glisser pour la reprogrammer.
• Vous pouvez créer des tâches à partir de la vue gestion des ressources. Pour ce faire, cliquez directement sur le responsable, la date ou le projet au sein duquel vous souhaitez planifier la tâche et saisissez le nom de celle-ci. Vous pouvez ensuite accéder aux détails de la tâche pour ajouter plus d’informations.

Sélection multiple pour reprogrammer plusieurs tâches à la fois : maintenez la touche Commande ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les tâches que vous souhaitez reprogrammer et/ou réattribuer.

Filtres

Filtrez votre vue gestion des ressources par rôle et par personne.

• Vous pouvez rechercher et sélectionner les personnes que vous souhaitez voir dans votre vue Gestion des ressources.
• Vous pouvez également faire une recherche par poste ou rôle.

Encouragez les membres de votre équipe à ajouter leur rôle dans leur profil sur Asana.

Vous pouvez également enregistrer une vue filtrée comme vue par défaut pour tout le monde. Pour ce faire, sélectionnez Enregistrer comme disposition par défaut dans le menu déroulant à côté du nom du projet.

Zoom

Cliquez sur Aujourd’hui pour revenir rapidement à la date du jour.

Utilisez le zoom pour ajuster votre vue en fonction de votre calendrier de planification et de suivi.

Nombre de sous-tâches dans la gestion des ressources

Vous pouvez également voir le nombre de sous-tâches d’une tâche directement depuis la gestion des ressources.

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