Gestion des Ressources

La Gestion des ressources est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

La Gestion des ressources donne un aperçu de la capacité de votre équipe et une vue d’ensemble de son travail sur tous les projets. Repérez les conflits et identifiez les risques pour que vos projets ne s’arrêtent jamais, et réattribuez ou reprogrammez les tâches, le tout au même endroit. Assurez-vous que personne n’est débordé ou inoccupé et que chaque projet dispose des ressources nécessaires.

Regarder la démonstration de Gestion des ressources

Vous pouvez suivre la charge de travail en fonction du nombre de tâches ou de l’effort nécessaire, en indiquant par exemple un nombre d’heures ou de points. De plus vous pouvez définir la capacité de chaque membre de votre équipe afin de savoir en coup d’œil si quelqu’un est surchargé.

Accéder à la Gestion des ressources depuis les Portefeuilles

Vous pouvez accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Portefeuilles

Les listes d’utilisateurs comprennent toutes les personnes auxquelles des tâches sont attribuées dans les projets du portefeuille.

Créez un portefeuille d’équipe pour voir le travail de votre équipe sur ses différents projets. Créez un portefeuille interéquipes pour voir les projets importants dont vous êtes propriétaires et qui sont partagés par plusieurs équipes.

Comme créer un portefeuille

Pour utiliser la Gestion des ressources, vous devez disposer d’un portefeuille actif ou créer un nouveau portefeuille.

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche de la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

ajouter un projet

Une fois votre portefeuille créé, cliquez sur Ajouter un projet.

Aperçu de la capacité

Ligne de tendance de l’activité

En ouvrant la vue Gestion des ressources de votre portefeuille, vous observerez une ligne de tendance de l’activité pour chaque membre de l’équipe. Par défaut, celle-ci se base sur le nombre de tâches et leur durée, mais vous pouvez indiquer pour chaque tâche l’effort nécessaire afin de suivre l’activité en nombre d’heures, de points etc.

ligne de tendance

  • Toute tâche du projet avec une date d’échéance ou une plage de date sera prise en compte dans votre vue Gestion des ressources.
  • Les tâches doivent être attribuées pour être comptabilisées dans la ligne de tendance de l’activité. Dans le cas contraire, elles apparaissent au bas de la vue dans la section « Tâches non attribuées ».
  • Vous pouvez attribuer une tâche en la faisant simplement glisser vers un responsable, ou ouvrir le menu des tâches pour l’attribuer de façon plus traditionnelle.

Seules les tâches sont prises en compte dans la vue Gestion des ressources, les sous-tâches ne le sont pas.

Ajouter un effort aux tâches pour évaluer la capacité disponible

Si vous utilisez la fonctionnalité d’effort, la capacité sera basée sur un nombre d’heures, de points etc. au lieu d’un simple décompte des tâches.

Tableau de bord 1

Pour ajouter un effort à une tâche :

  1. Sélectionnez Ajouter l’effort dans la barre d’outils de la Gestion des ressources. Vous pouvez utilisez n’importe quel champ personnalisé numérique de votre bibliothèque ou créer un nouveau champ.
  2. Ajoutez le champ d’effort à tous les projets du portefeuille (si ce n’est pas déjà le cas).
  3. Le graphique de la Gestion des ressources utilisera désormais le type d’effort sélectionné au lieu du nombre de tâches.

Pensez à ajouter l’effort aux tâches (en les ouvrant depuis la Gestion des ressources ou dans un projet).

Une fois l’effort des tâches défini, vous devez également définir la capacité maximum de votre équipe afin de mesurer avec précision les disponibilités et vous assurer que personne ne soit surchargé.

Définir la capacité de travail de l’équipe

La capacité est la quantité totale de travail qu’une personne peut prendre en charge sur une semaine et peut être ajustée à chaque utilisateur. Par exemple, un prestataire indépendant ne pourra peut-être travailler qu’une vingtaine d’heures, alors qu’un membre à temps plein travaillera 35 à 40 heures par semaine. Quand un utilisateur atteint sa capacité maximum, le graphique devient rouge.

capacité

  1. Cliquez sur le bouton d’activation dans la barre d’outils
  2. Cliquez sur Modifier la capacité

modifier la capacité

C’est ici que vous modifiez la capacité de votre équipe.

présentation de la capacité

Une fois la capacité définie, vous identifierez facilement les membres de l’équipe ayant atteint leur limite hebdomadaire et ceux encore disponibles.

Modifier l’effort de l’équipe

Vous pouvez consulter et modifier l’effort demandé aux membres de votre équipe à l’aide de la Gestion des ressources.

effort

  1. Cliquez sur le bouton d’activation dans la barre d’outils
  2. Cliquez sur Modifier l’effort

effort

C’est ici que vous pouvez modifier l’effort demandé à votre équipe.

présentation de l’effort

Une fois l’effort défini, vous aurez une meilleure idée de la répartition du travail au sein de votre équipe.

Dates de début

Utilisez des dates de début pour comptabiliser les tâches nécessitant plusieurs jours de travail.

début

Pour les tâches sur plusieurs jours, l’effort est réparti de manière égale sur les jours de la semaine (les week-ends ne sont pas pris en compte). Par exemple, pour une tâche de 10 h sur 2 jours, l’outil compte 5 h par jour. Si la tâche court du vendredi au lundi, l’outil compte 5 h le vendredi et 5 h le lundi.

Champs personnalisés

Définissez des champs personnalisés basés sur le niveau de priorité pour donner une idée de l’« importance » de la tâche. Vous pouvez sélectionner des couleurs pour vos champs personnalisés à partir du menu correspondant.

champs personnalisés

Créez des champs personnalisés et utilisez des couleurs dans votre vue Projet. Par la suite, lorsque vous définirez une valeur de champ personnalisé pour une tâche, cette couleur sera reportée dans la vue Gestion des ressources.

Statistiques flottantes

Passez votre curseur sur le graphique d’un utilisateur pour voir le nombre de tâches qu’il ou elle a accomplies au cours d’une journée donnée.

Passer le curseur sur une personne

Passez votre curseur sur un jour spécifique en haut du tableau afin d’afficher le total des tâches de plusieurs membres de l’équipe pour une journée donnée. Passez sur le nom d’une personne pour voir le nombre total de ses tâches ou l’effort qui lui est demandé au fil du temps.

Vue éclatée

Cliquez sur la flèche à côté d’une personne pour afficher ses projets et tâches dans une vue plus complète.

vue éclatée

  • Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue du statut du projet en cliquant sur le nom de ce dernier.

Faire glisser et déposer les tâches

Faites glisser une tâche pour la reprogrammer ou l’attribuer à quelqu’un d’autre.

Gestion des ressources

  • Vous ne pouvez pas déplacer une tâche vers un autre projet.
  • Lorsque vous réattribuez des tâches, le calendrier est verrouillé afin d’éviter les erreurs. Une fois réattribuée, vous pouvez faire glisser la tâche pour la reprogrammer.
  • Vous pouvez créer des tâches à partir de la vue Gestion des ressources. Cliquez directement sur le responsable, la date ou le projet où vous souhaitez planifier la tâche et saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez ensuite accéder aux détails de la tâche pour ajouter plus d’informations.

Sélection multiple pour reprogrammer plusieurs tâches à la fois : maintenez la touche Commande ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les tâches que vous souhaitez reprogrammer et/ou réattribuer.

Filtrer

Filtrez votre vue Gestion des ressources par rôle et par personne.

filtrer

  • Vous pouvez rechercher et sélectionner les personnes que vous souhaitez voir dans votre vue Gestion des ressources.
  • Vous pouvez également chercher par poste ou rôle.

Encouragez les membres de votre équipe à ajouter leur rôle dans leur profil sur Asana.

Vous pouvez également enregistrer une vue filtrée comme vue par défaut pour tout le monde.

recherche filtrée

  1. Sélectionnez des personnes pour votre filtre
  2. Cliquez sur Appliquer le filtre
  3. Cliquez sur la flèche du menu déroulant

recherche filtrée

Dans le menu déroulant, sélectionnez Enregistrer comme disposition par défaut.

résultat du filtre

Zoom

Pour effectuer un zoom avant ou arrière, cliquez sur le bouton Zoom et choisissez entre Jours, Semaines, Mois, Trimestres, Semestres ou Années.

zoom

  • Cliquez sur « Aujourd’hui » pour revenir rapidement à la date du jour.

Utilisez le zoom pour ajuster votre vue en fonction de votre calendrier de planification et de suivi.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.