Gestion des Ressources

La Gestion des ressources est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.

La Gestion des ressources donne un aperçu de la capacité de votre équipe et une vue d’ensemble de son travail sur tous les projets. Repérez les conflits et identifiez les risques pour que vos projets ne s’arrêtent jamais, et réattribuez ou reprogrammez les tâches, le tout au même endroit. Assurez-vous que personne n’est débordé ou inoccupé et que chaque projet dispose des ressources nécessaires.

Regarder la démonstration de Gestion des ressources

Vous pouvez suivre la charge de travail en fonction du nombre de tâches ou de l’effort nécessaire, en indiquant par exemple un nombre d’heures ou de points. De plus vous pouvez définir la capacité de chaque membre de votre équipe afin de savoir en coup d’œil si quelqu’un est surchargé.

Accéder à la Gestion des ressources depuis les Portefeuilles

Vous pouvez accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Portefeuilles

Les listes d’utilisateurs comprennent toutes les personnes auxquelles des tâches sont attribuées dans les projets du portefeuille.

Créez un portefeuille d’équipe pour voir le travail de votre équipe sur ses différents projets. Créez un portefeuille interéquipes pour voir les projets importants dont vous êtes propriétaires et qui sont partagés par plusieurs équipes.

Comme créer un portefeuille

Pour utiliser la Gestion des ressources, vous devez disposer d’un portefeuille actif ou créer un nouveau portefeuille.

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche de la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

ajouter un projet

Une fois votre portefeuille créé, cliquez sur Ajouter un projet.

Aperçu de la capacité

Ligne de tendance de l’activité

En ouvrant la vue Gestion des ressources de votre portefeuille, vous observerez une ligne de tendance de l’activité pour chaque membre de l’équipe. Par défaut, celle-ci se base sur le nombre de tâches et leur durée, mais vous pouvez indiquer pour chaque tâche l’effort nécessaire afin de suivre l’activité en nombre d’heures, de points etc.

ligne de tendance

  • Toute tâche du projet avec une date d’échéance ou une plage de date sera prise en compte dans votre vue Gestion des ressources.
  • Les tâches doivent être attribuées pour être comptabilisées dans la ligne de tendance de l’activité. Dans le cas contraire, elles apparaissent au bas de la vue dans la section « Tâches non attribuées ».
  • Vous pouvez attribuer une tâche en la faisant simplement glisser vers un responsable, ou ouvrir le menu des tâches pour l’attribuer de façon plus traditionnelle.

Seules les tâches sont prises en compte dans la vue Gestion des ressources, les sous-tâches ne le sont pas.

Ajouter un effort aux tâches pour évaluer la capacité disponible

Si vous utilisez la fonctionnalité d’effort, la capacité sera basée sur un nombre d’heures, de points etc. au lieu d’un simple décompte des tâches.

Tableau de bord 1

Pour ajouter un effort à une tâche :

  1. Sélectionnez Ajouter l’effort dans la barre d’outils de la Gestion des ressources. Vous pouvez utilisez n’importe quel champ personnalisé numérique de votre bibliothèque ou créer un nouveau champ.
  2. Ajoutez le champ d’effort à tous les projets du portefeuille (si ce n’est pas déjà le cas).
  3. Le graphique de la Gestion des ressources utilisera désormais le type d’effort sélectionné au lieu du nombre de tâches.

Pensez à ajouter l’effort aux tâches (en les ouvrant depuis la Gestion des ressources ou dans un projet).

Une fois l’effort des tâches défini, vous devez également définir la capacité maximum de votre équipe afin de mesurer avec précision les disponibilités et vous assurer que personne ne soit surchargé.

Définir la capacité de travail de l’équipe

La capacité est la quantité totale de travail qu’une personne peut prendre en charge sur une semaine et peut être ajustée à chaque utilisateur. Par exemple, un prestataire indépendant ne pourra peut-être travailler qu’une vingtaine d’heures, alors qu’un membre à temps plein travaillera 35 à 40 heures par semaine. Quand un utilisateur atteint sa capacité maximum, le graphique devient rouge.

capacité

  1. Cliquez sur le bouton d’activation dans la barre d’outils
  2. Cliquez sur Modifier la capacité

modifier la capacité

C’est ici que vous modifiez la capacité de votre équipe.

présentation de la capacité

Une fois la capacité définie, vous identifierez facilement les membres de l’équipe ayant atteint leur limite hebdomadaire et ceux encore disponibles.

Modifier l’effort de l’équipe

Vous pouvez consulter et modifier l’effort demandé aux membres de votre équipe à l’aide de la Gestion des ressources.

effort

  1. Cliquez sur le bouton d’activation dans la barre d’outils
  2. Cliquez sur Modifier l’effort

effort

C’est ici que vous pouvez modifier l’effort demandé à votre équipe.

présentation de l’effort

Une fois l’effort défini, vous aurez une meilleure idée de la répartition du travail au sein de votre équipe.

Dates de début

Utilisez des dates de début pour comptabiliser les tâches nécessitant plusieurs jours de travail.

début

Pour les tâches sur plusieurs jours, l’effort est réparti de manière égale sur les jours de la semaine (les week-ends ne sont pas pris en compte). Par exemple, pour une tâche de 10 h sur 2 jours, l’outil compte 5 h par jour. Si la tâche court du vendredi au lundi, l’outil compte 5 h le vendredi et 5 h le lundi.

Champs personnalisés

Définissez des champs personnalisés basés sur le niveau de priorité pour donner une idée de l’« importance » de la tâche. Vous pouvez sélectionner des couleurs pour vos champs personnalisés à partir du menu correspondant.

champs personnalisés

Créez des champs personnalisés et utilisez des couleurs dans votre vue Projet. Par la suite, lorsque vous définirez une valeur de champ personnalisé pour une tâche, cette couleur sera reportée dans la vue Gestion des ressources.

Statistiques flottantes

Passez votre curseur sur le graphique d’un utilisateur pour voir le nombre de tâches qu’il ou elle a accomplies au cours d’une journée donnée.

Passer le curseur sur une personne

Passez votre curseur sur un jour spécifique en haut du tableau afin d’afficher le total des tâches de plusieurs membres de l’équipe pour une journée donnée. Passez sur le nom d’une personne pour voir le nombre total de ses tâches ou l’effort qui lui est demandé au fil du temps.

Vue éclatée

Cliquez sur la flèche à côté d’une personne pour afficher ses projets et tâches dans une vue plus complète.

vue éclatée

  • Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue du statut du projet en cliquant sur le nom de ce dernier.

Faire glisser et déposer les tâches

Faites glisser une tâche pour la reprogrammer ou l’attribuer à quelqu’un d’autre.

Gestion des ressources

  • Vous ne pouvez pas déplacer une tâche vers un autre projet.
  • Lorsque vous réattribuez des tâches, le calendrier est verrouillé afin d’éviter les erreurs. Une fois réattribuée, vous pouvez faire glisser la tâche pour la reprogrammer.
  • Vous pouvez créer des tâches à partir de la vue Gestion des ressources. Cliquez directement sur le responsable, la date ou le projet où vous souhaitez planifier la tâche et saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez ensuite accéder aux détails de la tâche pour ajouter plus d’informations.

Sélection multiple pour reprogrammer plusieurs tâches à la fois : maintenez la touche Commande ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les tâches que vous souhaitez reprogrammer et/ou réattribuer.

Filtrer

Filtrez votre vue Gestion des ressources par rôle et par personne.

filtrer

  • Vous pouvez rechercher et sélectionner les personnes que vous souhaitez voir dans votre vue Gestion des ressources.
  • Vous pouvez également chercher par poste ou rôle.

Encouragez les membres de votre équipe à ajouter leur rôle dans leur profil sur Asana.

Vous pouvez également enregistrer une vue filtrée comme vue par défaut pour tout le monde.

recherche filtrée

  1. Sélectionnez des personnes pour votre filtre
  2. Cliquez sur Appliquer le filtre
  3. Cliquez sur la flèche du menu déroulant

recherche filtrée

Dans le menu déroulant, sélectionnez Enregistrer comme disposition par défaut.

résultat du filtre

Zoom

Pour effectuer un zoom avant ou arrière, cliquez sur le bouton Zoom et choisissez entre Jours, Semaines, Mois, Trimestres, Semestres ou Années.

zoom

  • Cliquez sur « Aujourd’hui » pour revenir rapidement à la date du jour.

Utilisez le zoom pour ajuster votre vue en fonction de votre calendrier de planification et de suivi.

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3 minutes

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Boîte de réception Lessons

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3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.