Nos méthodes de travail sont inadaptées

Comme vous le constatez certainement au sein même de votre équipe, il n’est pas toujours aisé d’arriver à bout de ses tâches. Avec autant d’outils à gérer et une présence en ligne continue, le personnel est épuisé, frise le burnout et passe son temps sur des activités sans réelle valeur commerciale. Chaque journée est bien remplie, mais vous avez pourtant souvent l’impression de ne pas en avoir fait assez.

Bien qu’ils aient été conçus avec l’intention de vous aider, les e-mails, feuilles de calcul, applications de messagerie et autres outils ont en réalité rendu notre travail plus complexe et plus difficile à réaliser. Et cela se vérifie encore plus en matière de collaboration. Pourquoi ? Il apparaît désormais que ces outils génèrent une quantité importante de « work about work », ces petites tâches d’organisation (recherche d’informations, e-mails, réunions, etc.) sans réelle valeur pour l’entreprise.

Le « work about work », un problème mondial

Selon l’Anatomie du travail, une enquête portant sur plus de 10 000 travailleurs de la connaissance du monde entier, un employé consacre en moyenne seulement un quart de son temps environ au travail qualifié (écriture de code, conception, planification de campagne marketing, etc.), et 13 % à la réflexion stratégique. Les 60 % restants se perdent en communication au sujet des tâches, chasse aux documents et gestion des changements de priorités.

En résumé, la majorité de votre journée est consumée par le « work about work », c’est-à-dire l’ensemble des activités que vous effectuez au quotidien et qui prennent le pas sur le travail qualifié pour lequel vous avez été engagé.

Si pour beaucoup, cette organisation du travail semble normale et inévitable (tous les métiers ou presque comportent ce type de tâches annexes), elle prend des proportions inquiétantes lorsque les équipes manquent de coordination et ne disposent pas de processus clairs à suivre.

Le « work about work », une perte de temps et d’énergie

Le « work about work » est révélateur d’un manque d’efficacité. En raison du grand nombre de canaux, d’outils et de processus de communication, les données se retrouvent facilement dispersées, et les projets sont isolés au sein de l’entreprise, voire au sein même d’une équipe. Cela ralentit les équipes et rend difficile la réalisation d’un véritable travail productif.

En raison des nombreuses distractions, telles que les notifications incessantes et les demandes redondantes, nous devons travailler plus tard ou plus que nécessaire pour respecter nos échéances. Selon l’Anatomie du travail, les réponses au flot continu d’e-mails et de notifications sont la principale raison pour laquelle un tiers des employés restent régulièrement tard au bureau ou travaillent encore chez eux le soir. Quelles sont les principaux facteurs qui amènent les gens à travailler plus longtemps ?

• Les réponses à un flot continu d’e-mails (41 %)

• Les réunions non planifiées (36 %)

• La chasse aux approbations (34 %)

Tout ce travail supplémentaire et ce stress excessif s’accumulent et entraînent des retards. La grande majorité des travailleurs de la connaissance (88 %) s’accorde sur le fait que les projets urgents et les initiatives d’envergure prennent du retard ou sont délaissés en raison du volume de tâches à traiter.

En d’autres termes, il y aura toujours quelques tâches d’organisation à gérer. Toutefois, passer les trois quarts de la journée sur des tâches que vous auriez pu uniformiser et simplifier est inutile et nuit à la productivité des équipes.

Comment en sommes-nous arrivés là ?

Pour faire court, nos outils sont mal utilisés. Alors que les e-mails sont destinés à la communication, les feuilles de calcul aux analyses quantitatives et les applications de messagerie aux échanges rapides, ils sont souvent utilisés pour gérer des projets et des processus. Résultat : des informations dispersées, une communication en vase clos et du temps perdu à essayer de tout remettre en ordre.

Les entreprises n’ont effectivement pas mis les bons processus en place, puisque d’après l’Anatomie du travail, 83 % des équipes déclarent qu’elles seraient plus efficaces si elles disposaient de processus adéquats.

Moins de tâches d’organisation grâce à la gestion du travail

Des solutions existent-elles ? Pouvons-nous vraiment réduire le volume de tâches d’organisation nécessaires au quotidien ?

La clé pour réduire le « work about work », c’est de comprendre que les problèmes à résoudre ne relèvent pas de la communication ou de la collaboration, et que donc les applications de communication et de collaboration ne sont pas la réponse. Le cœur du problème est en réalité la coordination, et pour y remédier, il est nécessaire d’adopter un système de gestion du travail.

La gestion du travail consiste à orchestrer l’ensemble des tâches d’une équipe ou d’une entreprise, des projets avec échéances aux processus continus, afin de gagner en transparence et d’améliorer la collaboration. Les outils qui permettent aux équipes de planifier, gérer et exécuter tout leur travail au même endroit, qu’il s’agisse de tâches quotidiennes ou de projets stratégiques, vous aident à mettre en pratique la gestion du travail. Dotée d’un outil unique de gestion du travail, votre équipe (ou votre entreprise) reste en phase sur tous les aspects de l’activité.

Les problèmes de collaboration et autres manques d’efficacité s’effacent dès lors que votre équipe adopte un système de gestion du travail. Comment ? Une bonne gestion du travail permet à chaque membre de l’équipe de se concentrer sur les tâches qui font avancer l’entreprise plutôt que de rester englué dans les petites tâches annexes du quotidien. Prenons en exemple les e-mails, qui redeviennent un véritable outil de communication plutôt qu’un moyen de gérer le travail.

Mais comment se lancer ? Commencez par en apprendre davantage sur les solutions de gestion du travail, sur comment les mettre en œuvre et comment les adapter à presque n’importe quelle équipe ou entreprise pour réduire le nombre de tâches superflues et collaborer plus efficacement.