Utiliser Asana et vos e-mails

Les e-mails permettent aux personnes de communiquer à travers une organisation (et même à travers le monde), mais ils n’ont pas été conçus pour la gestion du travail. La boîte de réception se trouve facilement surchargée, avec des annonces qui passent inaperçues, des tâches à accomplir qui ne sont pas claires, et qu’il vous faut suivre et organiser manuellement. Planifier des projets et communiquer sur Asana facilite la gestion du travail et la collaboration avec votre équipe, mais vous pouvez aussi utiliser Asana avec vos e-mails.

Premiers pas

Afin de rester productif, vous pouvez utiliser Asana avec vos e-mails de plusieurs façons. La clé étant d’utiliser chaque outil dans le rôle pour lequel il a été conçu. Pour comprendre rapidement comment utiliser Asana et vos e-mails, consultez Apprendre à utiliser Asana

Si vous débutez, nous vous recommandons de définir des conventions avec votre équipe pour savoir quand utiliser les e-mails et quand utiliser Asana. Reportez-vous à nos exemples de processus ci-dessous.

Pour commencer, demandez à votre équipe de créer de nouvelles demandes de travail en utilisant les tâches Asana au lieu des e-mails.

Envoyer des e-mails à Asana

La meilleure manière de déplacer le travail sur Asana est de transformer vos e-mails en tâches, surtout si vous communiquez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients). Ainsi, vous pouvez réserver votre boîte de réception pour vos échanges et utiliser Asana pour suivre et organiser votre travail.

Par exemple, si un client vous envoie un e-mail pour demander une démonstration de formation pour son équipe, vous pouvez envoyer cet e-mail sur Asana. Il deviendra ainsi une tâche que vous pouvez suivre, avec tout le contexte de cet e-mail.

Transformer des e-mails en tâches Asana :

Transférez tous vos e-mails à l’adressex@mail.asana.com et ils seront automatiquement ajoutés à Mes tâches. Rajoutez des informations aux tâches en suivant ce tableau :

Champ de l’e-mail : Champ de la tâche :
E-mail à x@mail.asana.com Tâche dans Mes tâchesMes tâches Toutes les tâches attribuées à une personne sont répertoriées dans sa liste de tâches. Lire la suite
Adresse e-mail supplémentaire ajoutée dans le champ « À : » ResponsableResponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche
Destinataires de l’e-mail mis en copie (Cc) AbonnésAbonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche
Objet de l’e-mail Nom de la tâche
Corps de l’e-mail Description de la tâcheDescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite
Pièces jointes de l’e-mail Pièces jointes de la tâche

Pour envoyer un e-mail vers un projet Asana spécifique :

  1. Sélectionnez le projet concerné dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur le caret de la liste déroulante de projet.
  3. Sélectionnez Ajouter des tâches par e-mail.
  4. Copiez cette adresse e-mail pour y transférer votre e-mail. La tâche apparaîtra dans le projet.

Utiliser les intégrations d’e-mails

Gmail

Les utilisateurs Gmail peuvent installer l’extension Asana pour Gmail. Cette extension vous permet de transformer vos e-mails en tâches, d’assigner des tâches à des collègues, de définir des dates d’échéance et d’ajouter des tâches à un projet, le tout sans quitter Gmail pour plus d’efficacité.

Utilisez l'extension Asana pour Gmail disponible sur GSuite Marketplace pour transformer vos e-mails en tâches

L’extension Asana pour Gmail et aussi une application pour Android.

Outlook

Les utilisateurs d’Outlook peuvent essayer Sendana pour créer des tâches Asana et des conversations à partir de leurs e-mails sans quitter Outlook. De plus, vous pouvez utiliser le connecteur Microsoft 365 pour recevoir les notifications envoyées vers Yammer, Outlook et Microsoft Teams.

Vous pouvez essayer d’autres intégrations d’e-mails comme OnBoardify ou Newton. Newton est idéal pour les autres clients de messagerie comme Exchange et les comptes IMAP.

Gérer vos e-mails depuis Asana

Asana peut vous informer des nouvelles notifications par e-mail. Nous vous recommandons de garder cette fonctionnalité activée jusqu’à ce que vous preniez l’habitude d’utiliser Asana et de vérifier votre boîte de réception Asana tous les jours. C’est également très pratique si vous travaillez beaucoup avec les e-mails, car vous pouvez gérer vos tâches depuis votre boîte de réception. Les e-mails de notification d’Asana vous permettent de :

  • marquer des tâches comme terminée en répondant Terminer ;
  • commenter des tâches en ajoutant votre commentaire dans le corps de l’e-mail ;
  • d’assigner des tâches en ajoutant à votre réponse l’e-mail de votre collègue dans le champ « À : » ;
  • ajouter un abonné à une tâche en ajoutant à votre réponse l’adresse de votre collègue dans le champ « CC : ».

Si vous recevez trop d’e-mails de notification ou si vous n’en avez plus besoin, désactivez-les dans Paramètres du profil.

Exemples de processus

Maintenant que vous savez comment Asana et les e-mails fonctionnent, voici quelques astuces pour améliorer votre productivité :

Conseils :

  • Assigner des tâches : au lieu d’envoyer des requêtes à vos collègues par e-mail, essayez de leur assigner des tâches. Utilisez le champ « Cc : » pour ajouter des abonnés à la tâche afin de les informer.
  • Commentaires : utilisez les commentaires de tâches au lieu des e-mails. Ainsi, les informations concernant le travail sont au même endroit. Utilisez un J’aime pour dire merci ou pour montrer que vous avez vu le commentaire.
  • Vue Fichiers : les pièces jointes peuvent être difficiles à trouver et à gérer dans un e-mail. Ajoutez-les aux taches Asana et utilisez la vue Fichiers pour afficher une galerie rassemblant les pièces jointes aux projets.
  • Suivi : si vous avez besoin de faire le suivi d’un e-mail, transférez-le à Asana pour créer une tâche de rappel au lieu de réaliser le suivi ailleurs.

Communications :

  • Inviter des personnes : si vous échangez beaucoup avec une personne extérieure à votre domaine Asana, vous pouvez l’inviter sur Asana pour faciliter la communication et le suivi des actions à effectuer.
  • Communications privées : Créez des équipes, projets et/ou des tâches privés sur Asana. Ainsi, toutes les informations sont facilement accessibles, mais uniquement pour ceux qui en ont besoin.
  • Mises à jour du statut : si vous avez pour habitude de partager les mises à jour du statut par e-mail, essayez d’utiliser une discussion d’équipe ou de projet. Dans votre mise à jour, vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches et des projets sur Asana. Ainsi, vos collègues pourront commenter la mise à jour au lieu de passer par un long échange par e-mail où les pièces jointes et les réponses risquent de se perdre.

Projets spécifiques :

  • Planification de campagnes : si vous travaillez avec une agence, vous pouvez transférer les e-mails contenant les éléments de campagne dans votre projet de campagne sur Asana. Vous pourrez les afficher dans la vue Fichiers et les partager avec toute votre équipe.
  • Recrutement : les recruteurs peuvent transférer les échanges d’e-mails avec les candidats pour informer les responsables des entretiens de la progression des candidats tout au long du processus de recrutement.
  • Planification d’événements : lorsqu’un fournisseur vous transmet un devis ou des spécifications d’événement, vous pouvez transférer l’e-mail sur Asana pour discuter avec votre équipe et leur demander de soumettre leurs commentaires à l’aide des sous-tâches.

Chaque équipe a sa propre manière d’utiliser Asana avec les e-mails, mais nous espérons que cela vous aide à réduire le nombre d’e-mails que vous échangez. Vous pouvez facilement basculer entre Asana et vos e-mails pour rester à jour et productif.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment utiliser Asana avec vos e-mails. Apprenez comment transformer vos e-mails en tâches, gérer vos e-mails depuis Asana, utiliser l’intégration d’e-mails d’Asana et bien plus.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de