Utiliser Asana et vos e-mails

Les e-mails permettent aux personnes de communiquer à travers une organisation (et même à travers le monde), mais ils n’ont pas été conçus pour la gestion du travail. La boîte de réception se trouve facilement surchargée, avec des annonces qui passent inaperçues, des tâches à accomplir qui ne sont pas claires, et qu’il vous faut suivre et organiser manuellement. Planifier des projets et communiquer sur Asana facilite la gestion du travail et la collaboration avec votre équipe, mais vous pouvez aussi utiliser Asana avec vos e-mails.

Aider votre équipe à envoyer moins d’e-mails

Afin de rester productif, vous pouvez utiliser Asana avec vos e-mails de plusieurs façons. La clé étant d’utiliser chaque outil dans le rôle pour lequel il a été conçu. Pour comprendre rapidement comment utiliser Asana et vos e-mails, consultez Apprendre à utiliser Asana

Si vous débutez, nous vous recommandons de définir des conventions avec votre équipe pour savoir quand utiliser les e-mails et quand utiliser Asana. Reportez-vous à nos exemples de processus ci-dessous.

Pour commencer, demandez à votre équipe de créer de nouvelles demandes de travail en utilisant les tâches Asana au lieu des e-mails.

Utiliser les intégrations pour e-mails afin de concrétiser les discussions

La meilleure façon de transférer le travail vers Asana consiste à transformer vos e-mails en tâches, surtout si vous communiquez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients). Ainsi, vous pouvez réserver votre boîte de réception pour ces échanges, et utiliser Asana pour suivre votre travail et définir les priorités. Rien de plus facile et rapide avec nos intégrations pour e-mails.

Essayer les applications Asana pour Gmail ou Outlook

Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer directement des e-mails en tâches, les attribuer à des collègues, définir des échéances et ajouter ces tâches à un projet, le tout sans quitter votre boîte de réception. Pour un flux opérationnel rapide comme l’éclair.

Utilisez l’extension Asana pour Gmail disponible sur G Suite Marketplace pour transformer vos e-mails en tâches Utilisez l’application Asana pour Outlook disponible sur notre page d’applications pour transformer les e-mails en tâches

Par exemple, si un client vous demande par e-mail une séance de formation pour son équipe, l’intégration vous permet de transformer directement cette requête en tâche avec tout le contexte de l’e-mail. Vous pourrez alors définir la priorité de la requête, joindre les documents dont vous pourriez avoir besoin afin qu’ils soient accessibles pour la formation, et ne pas oublier l’échéance.

Transformer des e-mails en tâches Asana

Si vous n’utilisez ni Gmail ni Outlook, vous pouvez quand même transférer des e-mails vers x@mail.asana.com pour les envoyer directement dans la section Mes tâches. Pour obtenir des explications détaillées, consultez notre article d’aide sur le transfert d’e-mails sur Asana.

Vous pouvez également essayer d’autres intégrations pour e-mails comme Dossier ou Newton. Newton est utile pour les autres clients de messagerie et les comptes IMAP.

Gérer vos e-mails depuis Asana

Asana peut vous informer des nouvelles notifications par e-mail. Nous vous recommandons de garder cette fonctionnalité activée jusqu’à ce que vous preniez l’habitude d’utiliser Asana et de vérifier votre boîte de réception Asana tous les jours. C’est également très pratique si vous travaillez beaucoup avec les e-mails, car vous pouvez gérer vos tâches depuis votre boîte de réception. Les e-mails de notification d’Asana vous permettent de :

  • marquer des tâches comme terminée en répondant Complete ;
  • commenter des tâches en ajoutant votre commentaire dans le corps de l’e-mail ;
  • d’assigner des tâches en ajoutant à votre réponse l’e-mail de votre collègue dans le champ « À : » ;
  • ajouter un abonné à une tâche en ajoutant à votre réponse l’adresse de votre collègue dans le champ « CC : ».

Si vous recevez trop d’e-mails de notification ou si vous n’en avez plus besoin, désactivez-les dans Paramètres du profil.

Exemples de flux opérationnels entre Asana et les e-mails

Maintenant que vous savez comment Asana et les e-mails fonctionnent, voici quelques astuces pour améliorer votre productivité :

Conseils :

  • Assigner des tâches : au lieu d’envoyer des requêtes à vos collègues par e-mail, essayez de leur assigner des tâches. Utilisez le champ « Cc : » pour ajouter des abonnés à la tâche afin de les informer.
  • Commentaires : utilisez les commentaires de tâches au lieu des e-mails. Ainsi, les informations concernant le travail sont au même endroit. Utilisez un J’aime pour dire merci ou pour montrer que vous avez vu le commentaire.
  • Vue Fichiers : les pièces jointes peuvent être difficiles à trouver et à gérer dans un e-mail. Ajoutez-les aux taches Asana et utilisez la vue Fichiers pour afficher une galerie rassemblant les pièces jointes aux projets.
  • Suivi des e-mails : si vous avez besoin de faire le suivi d’un e-mail, utilisez une intégration pour e-mail ou transférez l’email pour créer une tâche de rappel au lieu de réaliser le suivi ailleurs.

Communications :

  • Inviter des personnes : si vous échangez beaucoup avec une personne extérieure à votre domaine Asana, vous pouvez l’inviter sur Asana pour faciliter la communication et le suivi des actions à effectuer.
  • Communications privées : Créez des équipes, projets et/ou des tâches privés sur Asana. Ainsi, toutes les informations sont facilement accessibles, mais uniquement pour ceux qui en ont besoin.
  • Mises à jour du statut : si vous avez pour habitude de partager les mises à jour du statut par e-mail, essayez d’utiliser une discussion d’équipe ou de projet. Dans votre mise à jour, vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches et des projets sur Asana. Ainsi, vos collègues pourront commenter la mise à jour au lieu de passer par un long échange par e-mail où les pièces jointes et les réponses risquent de se perdre.

Projets spécifiques :

  • Planification de campagnes : si vous travaillez avec une agence, vous pouvez transformer les e-mails contenant les ressources de votre projet de campagne en tâches sur Asana. Vous pourrez alors les afficher dans la vue Fichiers et les partager avec toute votre équipe.
  • Demandes créatives : si une personne de votre organisation vous demande par e-mail de créer ou de concevoir quelque chose pour eux, utilisez les intégrations ou le transfert d’e-mails pour transformer cette requête en tâche, et suivez-la en parallèle avec le reste de votre projet de requêtes. Vous pourrez ensuite définir sa priorité par rapport aux autres tâches et éviter les chevauchements, ce qui ne peut pas être fait par e-mail.
  • Planification d’événements : lorsqu’un fournisseur vous transmet un devis ou des spécifications sur un événement, vous pouvez transformer l’e-mail en tâche Asana de votre projet d’évènements pour discuter avec votre équipe et leur demander de soumettre leurs commentaires et approbations sous forme de sous-tâches.
  • Critiques de conception : Au lieu de donner votre avis et recevoir du feedback par e-mail, vous pouvez utiliser la fonction de révision et laisser vos commentaires directement sur les images. Les informations sont dans leur contexte et faciles à retrouver pour le créatif.

Chaque équipe a sa propre manière d’utiliser Asana avec les e-mails, mais nous espérons que cela vous aide à réduire le nombre d’e-mails que vous échangez. Vous pouvez facilement basculer entre Asana et vos e-mails pour rester à jour et productif.

Connexion

or

Mot de passe oublié ?

S’inscrire

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

S’inscrire

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Obtenir Asana Premium

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Obtenir Asana Business

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Oups, nous ne sommes pas parvenus à vous inscrire !

Nous avons fait de notre mieux, mais nous avons rencontré un problème en créant votre compte. Veuillez fermer cette fenêtre et réessayer.

On se connaît déjà, non ?

Ajouter un lien à

Erreur : veuillez sélectionner un espace de travail avant d’ajouter un lien


Malheureusement, votre navigateur n’est pas pris en charge

Asana ne fonctionne pas sur le navigateur Web que vous utilisez actuellement. Veuillez vous inscrire depuis l’un des navigateurs pris en charge par Asana.


Veuillez vous connecter sur Asana ou y créer un compte pour calculer vos tarifs

or

Mot de passe oublié ?

Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.