Utiliser Asana et vos e-mails

Les e-mails constituent un très bon outil pour communiquer au sein d’une organisation (et même dans le monde entier). Toutefois, ils ne permettent pas de gérer vos tâches, vos projets et, de manière générale, vos activités. L’équipe d’Asana ne communique pas par e-mail en interne. Abandonner les e-mails semble peut-être impossible à votre équipe… Dans tous les cas, cet article vous aidera à limiter leur utilisation et vous donnera quelques conseils si toutefois ils s’avèrent encore nécessaires pour mener à bien certaines de vos activités.

Aider votre équipe à envoyer moins d’e-mails

Pour chacun de nous (ou presque) se servir des e-mails semble naturel, et il est parfois difficile de se défaire des vieilles habitudes. Toutefois, il est important que votre équipe comprenne à quel moment utiliser Asana et quand recourir plutôt aux e-mails, sans oublier de faire appliquer les conventions établies sous peine de vous retrouver confrontés à nouveau aux mêmes problèmes. Nos conseils pour établir des conventions d’équipe et nos exemples de processus ci-dessous vous aideront à commencer le transfert de certaines de vos activités sur Asana afin de limiter l’utilisation des e-mails.

Pour comprendre rapidement comment associer vos e-mails à Asana, jetez un œil à notre vidéo « Apprendre à utiliser Asana ».

Utiliser les intégrations pour e-mails afin de concrétiser les discussions

La meilleure façon de transférer le travail vers Asana consiste à transformer vos e-mails en tâches, surtout si vous communiquez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients). Ainsi, vous pouvez réserver votre boîte de réception pour ces échanges, et utiliser Asana pour suivre votre travail et définir les priorités. Rien de plus facile et rapide avec nos intégrations pour e-mails.

Essayer les applications Asana pour Gmail ou Outlook

Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer directement des e-mails en tâches, les attribuer à des collègues, définir des échéances et ajouter ces tâches à un projet, le tout sans quitter votre boîte de réception. Pour un flux opérationnel rapide comme l’éclair.

Par exemple, si un client vous demande par e-mail une séance de formation pour son équipe, l’intégration vous permet de transformer directement cette requête en tâche avec tout le contexte de l’e-mail. Vous pourrez alors définir la priorité de la requête, joindre les documents dont vous pourriez avoir besoin afin qu’ils soient accessibles pour la formation, et ne pas oublier l’échéance.

Transformer des e-mails en tâches Asana

Si vous n’utilisez ni Gmail ni Outlook, vous pouvez quand même transférer des e-mails vers x@mail.asana.com pour les envoyer directement dans la section Mes tâches. Pour obtenir des explications détaillées, consultez notre article d’aide sur le transfert d’e-mails sur Asana.

Vous pouvez également essayer d’autres intégrations pour messageries comme Newton.

Gérer vos e-mails depuis Asana

Asana peut vous informer des nouvelles notifications par e-mail. Nous vous conseillons de désactiver les notifications par e-mail seulement lorsque vous aurez pris l’habitude d’utiliser Asana et de vérifier chaque jour votre boîte de réception. C’est une fonctionnalité également très pratique si vous travaillez beaucoup avec les e-mails : vous pouvez agir directement sur vos tâches depuis votre boîte de réception. Les notifications par e-mail d’Asana vous permettent de :

• Marquer des tâches comme terminées en répondant Complete.
• Commenter des tâches en ajoutant votre commentaire dans le corps de l’e-mail.
• Attribuer des tâches en ajoutant à votre réponse l’e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
• Ajouter un collaborateur à une tâche en ajoutant à votre réponse l’adresse de votre collègue dans le champ « CC : ».

Si vous recevez trop d’e-mails de notification ou si vous n’en avez plus besoin, désactivez-les dans le menu Mes paramètres.

Exemples de flux opérationnels entre Asana et les e-mails

Maintenant que vous savez comment Asana et les e-mails fonctionnent, voici quelques astuces pour améliorer votre productivité :

Conseils :

• Au lieu d’envoyer des requêtes ou questions à vos collègues par e-mail, essayez de leur attribuer des tâches. Ajoutez les personnes que vous auriez mises en copie comme abonnés à la tâche afin de les tenir informer.
• Utilisez les commentaires de tâches au lieu d’écrire ou de répondre à des e-mails. Ainsi, les informations en lien avec votre travail restent toutes au même endroit. Envoyez une mention J’aime pour dire merci ou pour indiquer que vous avez vu un commentaire.
• Les pièces jointes peuvent être difficiles à trouver et à gérer lorsqu’elles sont isolées dans un e-mail. Ajoutez-les aux taches Asana : elles seront conservées au sein même de votre outil de travail et vous les retrouverez très facilement le moment venu.
• Si vous devez faire le suivi d’un e-mail, utilisez l’une de nos intégrations pour e-mail ou transférez cet e-mail afin de créer une tâche de rappel au lieu d’effectuer votre suivi ailleurs.

Communications :

• Conviez des invités : si vous échangez beaucoup avec des personnes qui n’appartiennent pas à votre domaine Asana, vous pouvez les inviter sur la plateforme pour faciliter la communication et le suivi du travail à effectuer.
• Discussions privées : utilisez les messages pour envoyer directement un message privé à un utilisateur ou à une équipe. Cette fonctionnalité vous permet aussi de @mentionner d’autres ressources sur Asana pour y faire référence.
• Mises à jour du statut : vous pouvez @mentionner des collègues, tâches et projets sur Asana. Ainsi, vos collègues pourront commenter toute mise à jour en s’épargnant un long échange par e-mail où pièces jointes et réponses risquent de se perdre.

Projets spécifiques :

• Planification de campagne : si vous travaillez avec une agence, vous pouvez transformer les e-mails en tâches d’approbation sur Asana. Le réviseur est ainsi informé de cette approbation et pourra se mettre au travail sans délai.
• Demandes de création : si une personne de votre organisation vous demande par e-mail de créer ou de concevoir quelque chose pour eux, utilisez les intégrations ou le transfert d’e-mails pour transformer cette requête en tâche, et suivez-la en parallèle avec le reste de votre projet de requêtes. Vous pourrez ensuite définir sa priorité par rapport aux autres tâches et éviter les chevauchements, ce qui ne peut pas être fait par e-mail.
• Organisation d’événements : lorsqu’un fournisseur vous envoie un devis ou des informations détaillées à propos de d’un événement, transformez son e-mail en tâche dans votre projet Asana. Vous pourrez alors en discuter avec votre équipe.
• Critiques de conception : Au lieu de donner votre avis et recevoir du feedback par e-mail, vous pouvez utiliser la fonction de révision et laisser vos commentaires directement sur les images. Les informations sont dans leur contexte et faciles à retrouver pour le créatif.

Chaque équipe a sa propre manière d’utiliser Asana avec les e-mails, mais nous espérons que cela vous aide à réduire le nombre d’e-mails échangés. Vous pouvez facilement basculer entre Asana et vos e-mails pour rester à jour et productif.

Comme vous le savez sûrement déjà, vous pouvez essayer gratuitement Asana pendant 30 jours. Essayer gratuitement