Accor réduit de 50% la charge de travail en centralisant ses campagnes

Éléments clés

Défi

• Collaboration inefficace : Les informations étaient dispersées entre différents outils comme Excel et PowerPoint, compliquant la communication entre les équipes centrales et locales.

• Charge de travail accrue : Un volume important de réunions et d’échanges d’emails était nécessaire pour coordonner les projets et maintenir les informations à jour.

• Manque de visibilité globale : Chaque région avait ses propres méthodes de travail, ce qui rendait difficile l’harmonisation et le suivi des activations marketing.

Solution

• Centralisation des workflows : Asana a fourni une plateforme unique pour coordonner les campagnes marketing à l’échelle mondiale.

• Collaboration fluide : Intégration de 200 collaborateurs externes (agences, consultants) dans l’écosystème Asana pour faciliter la communication avec les équipes internes.

• Adoption rapide : Des formations personnalisées pour chaque département (CRM, SEO, médias, etc.) ont permis une implémentation efficace.

Résultats

• Efficacité accrue : 96 % d’amélioration de l’efficacité.

• Réduction des charges administratives : 50 % de réduction des emails et des réunions.

• Gain de temps : Les équipes peuvent se concentrer davantage sur des activités stratégiques, comme la créativité et l’innovation.

Avec Asana, nous avons créé une source unique de vérité, ce qui facilite la communication entre les équipes locales et globales et nous permet de planifier et d’organiser notre travail sans impacter négativement la charge de travail des équipes.”

Asana pour la centralisation des campagnes marketing

Simplification des workflows et transparence accrue

Multiples échanges d’e-mails pour valider un point, des fichiers Excel pour gérer et piloter des plans d’activation marketing, des PowerPoint avec de multiples versions, des réunions récurrentes pour avancer sur un projet, l’absence de synchronisation de l’information, le travail en silo... Qui n’a pas connu cela en entreprise ?

Ce quotidien, c’était celui auquel étaient confrontés plusieurs centaines de collaborateurs des équipes d’Accor pour activer les centaines de campagnes marketing des multitudes de marques réparties sur quatre régions.

 Chacun imagine sans peine les éternels aller et retour des fichiers Excel, les échanges sans fin par e-mail pour identifier et valider les multiples supports, PDF, PowerPoint et autres livrables. Il est tout aussi facile d’imaginer la difficulté à synchroniser l’information entre le siège d’Accor, situé à Paris, et les différentes entités régionales. 

Avec ces modalités de travail, les pain points s’accumulent pour les collaborateurs. Les équipes citent rétroactivement un manque de collaboration structurée avec un travail en silo, une coordination internationale délicate, une dépendance aux contacts spécifiques pour obtenir l’information, une perte de temps importante à synchroniser les données, un manque de visibilité pour les parties prenantes et au final du temps et de l’énergie gaspillés dans des tâches de coordination au détriment d’un focus sur la créativité et l’innovation.

 Comme l’explique Juliette Dembele, directrice de campagne chez Accor, l’absence de process structurés crée surtout, en plus d’une perte de temps conséquente, une absence de visibilité globale sur les projets.

Asana : la réponse à la recherche d’un outil simple et efficace

Pour pallier la complexité des opérations, Accor déploie Asana en janvier 2023. Un choix dicté par la capacité d’Asana à centraliser les informations et les processus, mais aussi par sa simplicité d’utilisation, « même par les équipes non techniques », son adaptabilité et ses capacités de collaboration en temps réel. 

Mieux, la possibilité d'intégrer des collaborateurs externes (agences, consultants) dans le même outil a également été un facteur déterminant pour le choix de l’outil.

La possibilité d’intégrer près de 200 partenaires externes, agences ou consultants, dans l’écosystème Asana facilite la collaboration avec les équipes internes. Cela permet de mieux coordonner les campagnes et gérer efficacement les workflows à grande échelle. ”

Asana : un déploiement fluide et une adoption qui dépasse les attentes

Une formation structurée et adoption progressive

Déployé en janvier 2024, Asana a été introduit grâce à une approche structurée soutenue par iDO, intégrateur expert. Chaque département (Marketing, CRM, Communication, E-Commerce) a bénéficié de formations personnalisées et d’ateliers adaptés à leurs besoins spécifiques. Cette approche a facilité l’adoption interne de l’outil et a permis une mise en œuvre réussie.

• Dès le début, 300 utilisateurs pilotes ont été onboardés, et le succès a entraîné une adoption rapide, atteignant aujourd’hui plus de 500 utilisateurs internes et 200 partenaires externes (agences et consultants).

• Une interface intuitive a permis une intégration fluide, même pour les collaborateurs non techniques

Nous avons eu tellement de succès après les formations que des centaines de collaborateurs ont demandé à être onboardés sur Asana.”

Asana pour harmoniser la collaboration et aligner les équipes

Un langage commun pour toutes les équipes

Pour faciliter l’adoption, les workflows et les outils ont été standardisés afin d’harmoniser les méthodes de travail entre les équipes locales et globales (Europe, Amériques, Chine, etc.), ce qui a permis une gestion cohérente des campagnes et projets et facilité l’intégration de nouveaux utilisateurs. « Maintenant avec Asana, nous avons harmonisé les workflows entre nos différentes régions, ce qui était un vrai défi auparavant. Cela a simplifié la gestion des campagnes en rendant tout le processus beaucoup plus fluide. »

L’usage des fonctionnalités comme le multi-homing et les sections de commentaires ont permis une transition fluide des anciens outils (comme Excel ou PowerPoint) vers Asana.

Le multi-homing dans Asana est une fonctionnalité clé qui permet de rendre une tâche visible dans plusieurs projets en même temps. Cela évite la duplication des tâches et favorise la collaboration entre différentes équipes. Grâce au multi-homing, une seule tâche peut être suivie et mise à jour dans tous les projets où elle est pertinente, ce qui simplifie le travail et améliore la transparence.

Par exemple, dans le cadre d’une transition d’outils comme Excel ou PowerPoint vers Asana, le multi-homing a permis une gestion centralisée et efficace des informations. Comme l’explique Marie Patrigeon, « Le multi-homing nous permet de créer une seule tâche qui peut être utilisée par plusieurs équipes, ce qui rend le travail plus collaboratif et moins redondant. » En combinant cela avec les sections de commentaires d’Asana, les informations qui étaient auparavant éparpillées dans plusieurs outils sont désormais accessibles à tous en un seul endroit et en temps réel. 

• Toutes les activations commerciales et grandes campagnes sont gérées de manière cohérente, localement et globalement.

• Les fonctionnalités d’Asana simplifient la collaboration en centralisant les informations pour un accès en temps réel.

Asana nous a permis de pouvoir rassembler énormément de collaborateurs sur des tâches et des projets avec des guidelines partagées. Gérer autant de campagnes et faire collaborer autant de personnes serait impossible sans Asana. ”

Asana : une transparence accrue pour des bénéfices tangibles

Centralisation et alignement des équipes

Après quelques mois d’utilisation, plus de 300 campagnes ont déjà été réalisées. Un résultat grâce à  Asana  qui suscite un réel enthousiasme au sein des équipes d’Accor.  La centralisation des informations clés sur les campagnes, notamment dans les sections de commentaires, a transformé les modalités de travail. Là où les informations étaient auparavant en silo, nécessitant de nombreux échanges pour trouver les bonnes données ou contacter les bonnes personnes, toutes les parties prenantes peuvent désormais suivre en temps réel l’état des campagnes, les responsabilités et les délais.

« Avec Asana, nous avons créé une source unique de vérité, ce qui facilite la communication entre les équipes locales et globales, mais nous permet aussi de planifier, d’organiser notre travail sans impacter négativement la charge de travail des équipes », explique Juliette Dembele.

Marie Patrigeon ajoute : « Nous ne perdons plus de temps à chercher des informations ; tout est accessible en temps réel. »

• Une réduction significative des silos grâce à une plateforme centralisée.

• Une coordination accrue qui améliore l’efficacité opérationnelle et la visibilité des campagnes.

Nous avons augmenté l’efficacité de 96 % et réduit de moitié les mails et réunions.”

Le temps retrouvé et une transformation continue

Au-delà des bénéfices mesurables, Asana apporte aux équipes d’Accor un autre avantage clé : le temps retrouvé. La réduction des tâches administratives, des échanges d’e-mails et des allers-retours de fichiers permet aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier : la créativité et l’innovation. Comme l’explique Amani Salma : « Grâce à Asana et au temps que nous avons réussi à gagner sur le déroulement d'une campagne, nous sommes maintenant en mesure de nous concentrer davantage sur les idées novatrices et créatives. »

L’avenir d’Accor avec Asana s’annonce prometteur grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle, qui ouvre de nouvelles perspectives pour les collaborateurs. Selon Juliette Dembele, « Cela nous permettra de générer des rapports et des résumés poussés de toutes nos tâches, tous nos projets et nos portfolios. » Pour Marie Patrigeon, « Même si je découvre une nouvelle fonctionnalité dans l’outil chaque jour, l’intelligence artificielle va ouvrir un nouveau monde pour travailler mieux et plus efficacement. »

Comme le résume Stéphanie : « Nous sommes au début de cette transformation avec Asana et nous avons encore plein de choses à développer ensemble. » Et pour Juliette Dembele, la conclusion est claire : « Asana, c'est plus qu'un prestataire, c'est un véritable partenaire. »

Avec Asana, Accor a transformé ses méthodes de travail, en renforçant la collaboration, réduisant la charge de travail et centralisant les informations. L’avenir s’annonce prometteur avec l’intégration prochaine de l’intelligence artificielle pour encore plus d’efficacité et d’innovation et surtout, contribuer à faire rêver les clients.