Modèle de planification annuelle

La planification annuelle est essentielle pour développer une stratégie claire et veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde à l’échelle de l’entreprise, des services et des équipes. Même si cette étape revient chaque année, elle peut toujours sembler complexe, car elle implique de gérer de nombreuses parties prenantes, de garder un œil sur les délais et de prendre beaucoup de décisions.

Un modèle de planification annuelle a pour objectif de rationaliser ce processus, vous permettant de rester concentré sur l’élaboration d’une stratégie efficace sans perdre du temps à concilier différentes tâches de planification.

Qu’est-ce que la planification annuelle ?

Pour les dirigeants, cela consiste à planifier la stratégie et les objectifs clés de leur équipe pour l’année à venir. Au cours de ce processus, les leaders fixent donc un but ultime vers lequel tendre d’ici la fin de l’année, et élaborent une feuille de route pour y parvenir. C’est également le bon moment pour s’assurer que les initiatives des équipes et des services sont coordonnées et cohérentes par rapport à la stratégie globale de l'entreprise : ainsi, tous les membres de l’entreprise chercheront à atteindre un objectif commun.

Qu’est-ce qu’un modèle de planification annuelle ?

Un modèle de planification annuelle est un guide réutilisable qui présente chaque étape du processus correspondant. Il clarifie les étapes de planification en décrivant exactement quoi faire et quand, pour un business plan imparable. Par exemple, votre modèle peut inclure une chronologie précisant les actions clés : sessions stratégiques, envoi du budget et des demandes d’effectifs, finalisation des objectifs du service, etc.

Tout bon modèle comprend également une section pour consigner les objectifs de l’entreprise, des services et des équipes, de sorte que le but ultime de votre organisation reste dans l’esprit de tous pendant toute la durée du processus de planification annuelle. En d’autres termes, pour coordonner les activités de l’entreprise à tous les niveaux, il vous faut établir un plan d’action standardisé et définir des objectifs clés parfaitement clairs.

Les avantages d’un modèle numérique de planification annuelle

Bien souvent, la planification annuelle a lieu dans les plus hautes sphères de l’entreprise sans être communiquée clairement aux autres services. D’après nos recherches, seuls 16 % des travailleurs de la connaissance déclarent que leur entreprise parvient à établir et communiquer ses objectifs efficacement, et à peine 26 % visualisent clairement en quoi leurs tâches individuelles participent aux objectifs de l’entreprise.

Un modèle numérique de planification annuelle comble ce déficit de communication, car il permet de définir et de suivre les objectifs annuels en contexte. Finis les objectifs laissés à l’abandon dans une feuille de calcul : désormais, ils sont directement reliés aux tâches à effectuer pour les atteindre, et ce, à l’échelle des équipes et de l’entreprise. Ainsi, la planification annuelle devient l’affaire de tous. Considérez ce processus comme un exercice qui permet à chacun (qu’il soit PDG ou stagiaire) de fixer des objectifs mesurables pour son travail, alignés sur ceux des autres équipes et de l’entreprise.

Exécutez votre processus de planification annuelle sur une plateforme de gestion du travail pour :

• Standardiser votre processus de planification stratégique, toutes équipes et tous services confondus.

• Créer un système de suivi unique pour le processus de planification annuelle, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

• Veiller à ce que les priorités de l’entreprise soient claires pour chacun lorsque les services et équipes définissent leurs propres objectifs annuels chaque nouvelle année.

• Établir un calendrier concret pour votre processus de planification annuelle.

• Attribuer des tâches avec des échéances précises, pour identifier clairement les responsabilités de chacun et le temps imparti pour les honorer.

• Basculer entre les vues de projet (liste, chronologie de type Gantt, calendrier ou tableau Kanban) pour visualiser votre plan commercial annuel de la manière qui vous convient le mieux.

Comment créer un modèle de planification annuelle ?

À chaque entreprise son processus de planification annuelle. Pour créer votre propre modèle personnalisé, commencez par vous poser les questions suivantes :

• Qui sera impliqué dans le processus de planification annuelle ?

• Quelles sont les principales décisions et mesures que vous devez prendre ?

• Qui prendra ces décisions ?

• Dans quel ordre ces décisions seront-elles prises ?

Dans un second temps, appuyez-vous sur ces questions pour établir un calendrier approximatif. Lors de l’élaboration de votre modèle de processus de planification annuelle, gardez en tête ces quelques bonnes pratiques :

• Organisez vos tâches en section :classez les étapes de votre processus de planification annuelle en différentes sections (par ex. : planification d’entreprise, planification de service et demandes d’effectifs).

• Créez des étiquettes personnalisées pour visualiser les étapes clés : la planification annuelle se divise souvent en diverses étapes, comme la pré-planification et l’élaboration d’une stratégie, la définition d’objectifs, puis l’allocation des ressources permettant de les atteindre. Les étiquettes personnalisées avec un code couleur permettent de visualiser l’état d’avancement de chacune des tâches à chaque étape de la planification.

• Indiquez l’équipe responsable de chaque tâche : lorsque vous travaillez sur la planification annuelle, vous devez absolument identifier l’équipe responsable de chaque étape du processus. Confiez chaque tâche à l’équipe la plus apte à l’accomplir (par ex. : équipe chargée de la planification d’entreprise, financière ou RH) en ajoutant des étiquettes.

• Précisez les objectifs de votre équipe et ceux de votre entreprise : pour que votre processus de planification annuelle soit efficace, vous devez bénéficier d’une visibilité constante sur les objectifs clés de l’entreprise. Dans votre modèle, prévoyez trois espaces dédiés à la définition et au suivi des objectifs : ceux de l’entreprise, ceux du service concerné et ceux de votre équipe. Ainsi, plus de doute possible : les objectifs sont coordonnés à tous les niveaux de votre structure.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Jalons  : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Les réunions commencent sur Asana, où le partage des ordres du jour des réunions apporte de la visibilité et du contexte sur les points qui seront abordés. Pendant la réunion, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revenir aux échanges selon leurs besoins.

• Vimeo : l’écrit permet de faire passer un message, mais jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams sans même avoir à ouvrir votre navigateur !

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

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