Champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez créer des champs d’étape, de priorité, de coût ou en lien avec tout autre élément important pour votre équipe ou votre entreprise. Tout le monde dispose ainsi d’informations claires sur le travail qui se déroule au sein de l’organisation.

Il existe deux types de champs personnalisés sur Asana : les champs locaux qui sont spécifiques à des projets ou portefeuilles, et les champs globaux qui peuvent être réutilisés par l’ensemble de votre organisation.

Créer un champ réutilisable par l’ensemble de l’organisation

champ global

Pour créer un champ personnalisé réutilisable par l’ensemble de votre organisation :

Si vous n’avez pas encore ajouté de champs au projet, cliquez sur le bouton Ajouter des champs.

global

Depuis l’onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ
  2. Sélectionner un type de champ
  3. Ajouter une description
  4. Ajouter le champ à la bibliothèque de champs pour qu’il soit réutilisable par l’ensemble de votre organisation.

Créer un champ pour un projet ou un portefeuille en particulier

local

Pour créer un champ personnalisé pour un projet ou un portefeuille en particulier :

Si vous n’avez pas encore ajouté de champs au projet, cliquez sur le bouton « + » situé dans le coin supérieur droit.

champ local

Depuis l’onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ
  2. Sélectionner un type de champ
  3. Ajouter une description
  4. Choisir de ne pas ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation afin qu’il soit utilisé uniquement pour ce projet.

Ajouter des champs personnalisés depuis la barre d’outils

Ajoutez des champs personnalisés directement depuis la barre d’outils.

champ personnalisé

Types de champs et limites

Il existe trois types de champs sélectionnables. Deux d’entre eux sont assortis d’une option supplémentaire :

Champ Option supplémentaire
Menu déroulant Éléments de menu déroulant
Nombre Nombre de décimales
Texte
  • Un projet ne peut actuellement comporter que 20 champs.
  • Une tâche peut comporter jusqu’à 60 champs (il suffit pour cela d’ajouter la tâche à plusieurs projets).
  • Un champ personnalisé en menu déroulant peut comporter jusqu’à 50 options.
  • Seuls 5 champs personnalisés peuvent être visibles simultanément dans votre liste de tâches.

Vous pouvez afficher jusqu’à 20 titres de champs sur les projets en vue Liste, et 5 en vue Tableau.

Choisir un champ existant dans la bibliothèque

Vous pouvez enregistrer un champ personnalisé pour l’ensemble de votre organisation (champ global) afin de l’utiliser sur plusieurs projets. Vous pouvez également choisir d’utiliser un champ sur un seul projet ou portefeuille (champ local).

Vous pouvez sélectionner des champs globaux dans la bibliothèque de champs de votre organisation.

Dans l’option Champs de la barre d’outils, cliquez sur Ajouter un champ.

À partir de là :

  1. Cliquez sur Choisir dans la bibliothèque.
  2. Sélectionnez le champ à ajouter à votre projet depuis les résultats de la saisie semi-automatique.

Afficher les champs d’un projet

Les champs personnalisés prennent la forme d’une colonne dans votre projet :

Sur la vue Liste de votre projet :

Chaque champ personnalisé est représenté par une colonne dans le volet principal.

Vous pouvez également consulter les champs personnalisés à partir d’une tâche :

Les champs personnalisés sont affichés dans les détails de la tâche (volet de droite).

Lorsqu’une tâche appartient à plusieurs projets ayant différents champs personnalisés, tous les champs s’affichent dans les détails de la tâche, dans le volet de droite.

Modifier des champs

Utilisez la barre d’outils ou les titres de colonne pour modifier vos champs personnalisés.

Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ pour le modifier.

Vous pouvez également modifier un champ personnalisé à partir du titre de la colonne correspondante. Cliquez sur la flèche de menu déroulant à côté du champ personnalisé, puis sur Modifier le champ.

Pour les champs globaux de votre organisation, les modifications apportées s’appliquent à tous les projets dans lesquels ils sont utilisés.

Supprimer définitivement un champ :

Pour supprimer définitivement un champ :

  1. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ
  2. Cliquez sur Supprimer le champ
  3. Saisissez le nom du champ
  4. Cliquez sur Supprimer.

Modifier les champs à menu déroulant

Lorsque vous modifiez un champ à menu déroulant, les options suivantes sont disponibles :

  1. Modifier la couleur d’une option du champ
  2. Supprimer une option du champ
  3. Ajouter une option au champ
  4. Supprimer l’intégralité du champ

Réorganiser les options du menu déroulant

Faites glisser et déplacez les options du menu déroulant pour les réorganiser dans votre champ personnalisé.

Si vous supprimez un élément du menu déroulant en tant qu’option de votre champ, les tâches utilisant cet élément conserveront l’élément supprimé. La valeur du champ pourra ensuite être modifiée, mais vous ne pourrez pas rétablir l’élément supprimé d’un champ.

Modifier des champs numériques

Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier le nombre de décimales affichées
  2. Supprimer l’intégralité du champ

Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d’origine s’affichera de nouveau.

Supprimer des champs d’un projet

Supprimez votre champ d’un projet s’il n’est plus nécessaire ou applicable.

Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ personnalisé.

Cliquez ensuite sur « Retirer du projet ».

Vous pouvez également sélectionner Retirer le champ du projet après avoir cliqué sur la flèche à côté du nom du champ personnalisé dans le titre de la colonne.

La suppression d’un champ le supprime uniquement du projet actuel, et non globalement. D’autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d’autres projets de votre organisation.

Valeurs conservées

La suppression d’un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs de ce champ au sein des tâches de votre projet.

Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur apparaîtront tout de même dans le volet de droite des détails de votre tâche.

Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du volet de droite des détails de votre tâche.

Masquer un champ personnalisé

Pour masquer un champ personnalisé, cliquez dans l’onglet Champs de la barre d’outils, puis appuyez sur le bouton correspondant.

masquer

Trier par champs personnalisés

Depuis votre barre d’outils de projet

Triez votre projet par champ personnalisé dans la vue Liste.

tri

Pour trier votre projet par champ personnalisé :

  1. Cliquez sur l’icône de tri dans la barre d’outils de votre projet.
  2. Sélectionnez votre champ personnalisé.

Si vous souhaitez conserver cette disposition comme vue par défaut, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet, puis sur Enregistrer comme disposition par défaut.

Procédez au tri en utilisant la flèche du titre de colonne concerné

Vous pouvez également procéder à un tri par champ personnalisé en utilisant la flèche dans l’en-tête du projet concerné.

tri

Modifier la valeur d’un champ personnalisé entraîne automatiquement un nouveau tri du projet.

Champ personnalisé et vues de recherche

Utilisez les vues de recherche pour rechercher des tâches en utilisant le même champ personnalisé dans plusieurs projets.

Fenêtre de recherche

Commencez par cliquer sur la barre de recherche pour accéder aux options de recherche avancée. Cliquez ensuite sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez **Champ personnalisé. **

Champs de devise et de pourcentage

Champs de devise et de pourcentage

Vous pouvez créer des champs personnalisés numériques pour des devises ou pourcentages.

Champ personnalisé de devise

Depuis la vue Liste en grille de votre projet :

  1. Cliquez sur Champs dans la barre d’outils.
  2. Cliquez sur Ajouter un champ.

ajout de champ personnalisé numérique

Depuis l’onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ.
  2. Sélectionner un type de champ.
  3. Ajouter une unité, le nombre de décimales, et obtenir un aperçu de la mise en forme.
  4. Déterminer qui a accès au champ et peut le modifier.
  5. Créer le champ.

Calcul du total ou de la moyenne

calculer la moyenne d’un champ personnalisé

Depuis la zone des champs personnalisés :

  1. Cliquez sur TOT au bas de la colonne.
  2. Choisissez Moyenne parmi les options proposées.

Autorisations

Personnes autorisées à modifier les champs personnalisés d’un projet

Au sein des équipes ou organisations Premium, toute personne ayant accès à un projet peut ajouter, modifier ou supprimer ses champs personnalisés.

Au sein des projets privés, le propriétaire du projet et les membres du projet peuvent consulter et modifier les champs du projet.

Projets publics dans une équipe avec adhésion sur demande ou une équipe masquée : le propriétaire du projet, les membres du projet et les membres de l’équipe du projet peuvent consulter et modifier les champs du projet.

Projets publics dans une équipe publique : le propriétaire du projet, les membres du projet, les membres de l’équipe du projet, ainsi que tous les membres de l’organisation, peuvent voir et modifier les champs du projet.

Les invités d’une organisation (ceux qui ne disposent pas d’une adresse e-mail de l’entreprise) ne peuvent pas créer/modifier/supprimer de champs personnalisés ni utiliser l’outil de recherche avancée pour les trouver. Ils pourront uniquement saisir ou modifier des valeurs au sein des champs personnalisés existants.

Verrouiller des champs personnalisés

Les clients Business et Enterprise peuvent verrouiller des champs personnalisés au moment de leur création ou de leur modification.

Verrouiller champ 1

Lorsque vous accédez aux paramètres d’un champ personnalisé, vous pouvez choisir d’autoriser tous les membres à le modifier ou de restreindre ce droit à vous seul.

Le verrouillage d’un champ personnalisé peut être modifié par celui qui l’a initié ou par un administrateur Asana à tout moment.

Utiliser des champs personnalisés

Les champs personnalisés vous aident à suivre votre travail selon les besoins de votre équipe. Vous pouvez choisir librement le nom et la valeur du champ. Les possibilités sont presque infinies. Voici quelques exemples montrant différents types de champs dans divers flux de travail :

Priorité

Vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour indiquer la priorité d’une tâche. Par exemple, une équipe d’ingénieurs utilisant Asana pour assurer le suivi des bugs peut créer un champ de menu déroulant pour définir le niveau de priorité (faible, moyen, élevé) du bug.

Une fois cela mis en œuvre, vous pouvez filtrer les tâches dans la vue Liste en fonction des valeurs de champs personnalisés définies. Cliquez sur Filtrer en haut de votre liste de tâches, puis sur Filtre personnalisé. De cette manière, vous pourrez par exemple n’afficher que les tâches hautement prioritaires.

Utilisez des couleurs pour distinguer les différentes options des champs du menu déroulant. Par exemple, le rouge peut indiquer un degré de priorité élevé.

Simplifiez votre processus d’approbation

Les Approbations sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise. Il s’agit d’un processus qui accélère le cycle de production. Trois options s’offrent à la personne en charge de l’approbation : Approuver, Demander des modifications ou Rejeter.

créer une approbation

Pour créer une demande d’approbation :

  1. Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
  2. Cliquez sur Marquer comme Approbation.

Consultez également les instructions de notre guide pour répondre à une demande d’approbation et identifier une demande d’approbation.

Rechercher

Si vous souhaitez ne distinguer que les tâches désignées par un certain champ parmi plusieurs projets, vous pouvez effectuer une recherche avancée à partir du nom de ce champ. Par exemple, un responsable de contenu marketing peut effectuer une recherche avancée pour isoler les tâches désignées comme « brouillon » pour déterminer la quantité de nouveau contenu sur laquelle travaille l’ensemble de l’équipe.

Estimation des coûts

Il est également possible d’utiliser les champs personnalisés pour suivre les demandes de travail et le coût du temps de travail. Une équipe de designers peut disposer d’un modèle de tâche destiné à ce que les autres employés leur envoient des demandes de design. L’équipe peut utiliser un champ personnalisé numérique dans lequel le demandeur indiquera une estimation du temps de travail nécessaire. Les designers pourront alors hiérarchiser les heures et déterminer combien de temps de travail les attend avant de décider d’accepter ou non des tâches supplémentaires.

ajouter les chiffres

Pour sélectionner plusieurs tâches dotées de champs numériques afin d’en faire la somme :

  1. Effectuez une sélection multiple des tâches contenant les champs numériques que vous souhaitez additionner.
  2. La somme totale s’affiche dans le volet de droite.

Suivi des informations

Si vous utilisez Asana pour le suivi des candidats ou le suivi des comptes, vous pouvez utiliser un champ textuel pour saisir des informations spécifiques, par exemple une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une entreprise ou une adresse.

Utiliser des étiquettes ou des champs personnalisés

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. En général, les champs personnalisés sont conseillés pour une utilisation standard au sein d’une organisation. Les étiquettes sont plus informelles. Nous recommandons vivement l’utilisation des champs personnalisés, plus fiables et visibles que les étiquettes. Vous verrez que votre équipe pourra les utiliser de diverses façons, en fonction de votre flux de travail. Nous vous présentons néanmoins quelques cas d’utilisation qui vous aideront à faire un choix :

Utilisez des champs personnalisés si :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard concernant des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.

Utilisez des étiquettes si :

  • Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
  • Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
  • Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches au sein d’un projet.
  • Vous souhaitez marquer des modèles de tâches.

Utiliser les champs personnalisés dans les sous-tâches

Veuillez noter que les sous-tâches n’héritent pas automatiquement des projets, étiquettes ou responsables de leurs tâches parentes, même si vous voyez le nom du projet parent s’afficher en haut du volet de détails de la sous-tâche.

Pour ajouter des champs personnalisés à une sous-tâche ou modifier des champs existants, vous devez d’abord ajouter la sous-tâche au projet en ouvrant les détails de la sous-tâche (la bulle à droite du nom de la sous-tâche) et en utilisant Tab + P pour ouvrir le champ du projet ou en allant dans le menu déroulant en haut à droite et en sélectionnant « Ajouter au projet ».

Suivi de liens URL via les champs personnalisés

Vous pouvez suivre les liens dans les champs personnalisés lorsque vous utilisez un champ de texte. Si vous saisissez un lien URL dans le champ de texte, vous pourrez ensuite y accéder directement depuis le volet de droite. Quand vous cliquez sur un lien depuis un champ personnalisé, la page ouvre une nouvelle fenêtre contextuelle.

Suivi de liens dans les champs

Pour suivre un lien URL via un champ de texte :

  1. Saisissez l’URL dans le champ de texte.
  2. Cliquez sur l’icône Consulter le lien directement depuis le panneau principal ou dans le panneau de tâches sur la droite.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.