Champs personnalisés

Les champs personnalisés sont la première étape pour suivre tous les types de travaux sur Asana. Vous pouvez donner encore plus d’informations sur les tâches et les suivre selon les besoins de votre équipe.

Gérer les champs personnalisés

Deux options s’offrent à vous pour accéder aux champs personnalisés d’un projet et les gérer :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter des champs personnalisés si vous n’avez pas encoré ajouté de champs au projet.
  2. Cliquez sur l’icône à trois points en regard du titre et sélectionnez Gérer les champs personnalisés.

Depuis la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés, vous pouvez :

  1. voir le nom de chaque champ
  2. identifier chaque type de champ
  3. voir la description de chaque champ
  4. modifier, supprimer ou masquer un champ
  5. ajouter un nouveau champ au projet

gérer les champs personnalisés

Pour gérer les champs personnalisés d’un projet dans le volet de tâches :

  1. Cliquez sur l’engrenage des paramètres dans le volet de tâches.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Gérer les champs personnalisés.

Réorganiser les champs personnalisés dans un projet

 gérer les champs personnalisés

Faites glisser et déplacez les champs personnalisés pour les réorganiser dans votre projet.

Ajouter des champs à un projet

Ajoutez des champs personnalisés pour mieux suivre et organiser les tâches de votre projet.

Créer un champ

Pour créer un champ personnalisé et l’ajouter à votre projet dans la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés :

  1. Cliquez sur le champ de texte et commencez à saisir le nom du champ.
  2. Sélectionnez Créer un nouveau champ dans les résultats de la saisie semi-automatique.

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez effectuer les actions ci-dessous :

  1. Modifier le nom du champ
  2. Sélectionner un type de champ
  3. Saisir une brève description du champ (facultatif)

Une fois qu’un champ personnalisé a été créé, il est impossible de modifier le type de champ.

Types de champs et limites

Il existe trois types de champs. Deux d’entre eux sont assortis d’une option supplémentaire :

Champ Option supplémentaire
Menu déroulant Éléments de menu déroulant
Nombre Nombre de décimales
Texte
  • Un projet ne peut actuellement comporter que 20 champs.
  • Une tâche peut comporter jusqu'à 60 champs (pour cela, il suffit d’ajouter la tâche à plusieurs projets).
  • Un champ personnalisé en menu déroulant peut comporter jusqu'à 50 options.
  • Seuls 5 champs personnalisés ne peuvent être visibles simultanément dans votre liste de tâches.

Utiliser un champ existant

Les champs personnalisés concernent l’ensemble de votre organisation. Vous pouvez donc utiliser un champ personnalisé dans plusieurs projets.

Cliquez sur Ajouter un champ existant au projet depuis la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés :

De là :

  1. Cliquez sur le champ de texte et commencez à saisir le nom du champ.
  2. Sélectionnez le champ que vous voulez ajouter à votre projet depuis les résultats de la saisie semi-automatique.

Voir les champs d’un projet

vue des champs personnalisés

Les champs personnalisés sont présents à deux endroits :

  1. sous forme de colonnes dans la liste de tâches du volet principal
  2. sous forme de champs dans le détail des tâches du volet de droite

Si une tâche appartient à plusieurs projets qui ont différents champs personnalisés, tous les champs s’affichent dans les détails de la tâche dans le volet de droite.

Masquer la colonne dans la liste des tâches

Par défaut, tous les champs personnalisés apparaissent à la fois dans le volet de droite et dans la liste de tâches du volet principal, mais vous pouvez masquer la colonne d’un champ personnalisé dans la liste des tâches du volet principal à l’aide de la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés.

Vous pouvez afficher jusqu’à 5 champs personnalisés dans la liste des tâches, mais jusqu’à 60 pour une tâche donnée. Pour modifier les champs affichés, accédez à la section Gérer les champs personnalisés dans le menu d’actions du projet, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage à côté de chaque champ et modifiez les paramètres d’affichage.

Pour masquer une colonne dans la liste des tâches depuis la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés, procédez comme suit :

  1. Passez le curseur de votre souris sur le nom du champ et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  2. Sélectionnez Masquer la colonne dans la liste de tâches dans le menu déroulant.

Si un champ est masqué dans la liste des tâches, une icône représentant un œil barré s’affiche à côté du champ dans la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés.

Une fois que le champ est masqué, il ne s’affiche plus dans le volet principal, mais il est toujours visible dans le volet de droite.

Modifier les champs

modification des champs personnalisés dans la liste

Pour modifier un champ dans la liste des tâches du projet, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le champ personnalisé dans la liste des tâches d’un projet pour voir le nom du champ et choisissez le champ que vous voulez mettre à jour.
  2. Cliquez sur le champ pour faire votre choix ou saisissez une nouvelle valeur.

Pour modifier un champ depuis la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés, procédez comme suit :

  1. Passez le curseur de votre souris sur le nom du champ et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  2. Sélectionnez Modifier le champ dans le menu déroulant.

Étant donné que les champs personnalisés concernent l’ensemble de votre organisation, les modifications que vous y apportez seront appliquées à tous les projets dans lesquels vous utilisez ces champs.

Modifier les champs du menu déroulant

Pour modifier un champ du menu déroulant, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier la couleur d’une option du champ
  2. Supprimer une option du champ
  3. Ajouter une option au champ
  4. Supprimer l’intégralité du champ

Réorganiser les options du menu déroulant

Faites glisser et déplacez les options du menu déroulant pour les réorganiser dans votre champ personnalisé

Si vous supprimez un élément du menu déroulant en tant qu’option dans votre champ, les tâches qui utilisent cet élément conserveront l’élément supprimé. La valeur du champ peut ensuite être modifiée, mais vous ne pouvez pas rétablir l’élément supprimé d’un champ.

Modifier les champs numériques

Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier le nombre de décimales affichées
  2. Supprimer l’intégralité du champ

Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d’origine s’affichera de nouveau.

Supprimer des champs d’un projet

Supprimez votre champ d’un projet s’il n’est plus nécessaire ou applicable.

Pour supprimer un champ depuis la boîte de dialogue Gérer les champs personnalisés, procédez comme suit :

  1. Passez le curseur de votre souris sur le nom du champ et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  2. Sélectionnez Retirer le champ du projet dans le menu déroulant.

La suppression d’un champ le supprime seulement du projet actuel, et non globalement. D’autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d’autres projets de votre organisation.

Valeurs conservées

La suppression d’un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs du champ des tâches de votre projet.

Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur seront tout de même présents dans le volet de droite des détails de votre tâche.

Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du volet de droite des détails de votre tâche.

Trier par champs personnalisés

Utilisez les options des paramètres de vue pour trier votre projet en fonction de l’un de vos champs personnalisés.

Après avoir sélectionné l’engrenage des paramètres de vue, procédez comme suit :

Cliquez sur le menu déroulant Tri et sélectionnez le champ personnalisé que vous souhaitez appliquer à votre projet.

La modification de la valeur d’un champ personnalisé entraîne automatiquement un nouveau tri du projet.

Champ personnalisé et vues de recherche

Utilisez les vues de recherche pour rechercher des tâches en utilisant le même champ personnalisé dans plusieurs projets.

Commencez par cliquer sur la barre de recherche pour accéder aux options de recherche avancée. Ensuite, cliquez sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez **Champ personnalisé… **

Autorisations

Qui peut modifier les champs personnalisés d’un projet

Au sein des équipes ou organisations Premium, toute personne ayant accès à un projet peut ajouter, modifier ou supprimer ses champs personnalisés.

Dans les projets privés, le propriétaire du projet et les membres du projet peuvent voir et modifier les champs du projet.

Projets publics dans une équipe avec adhésion sur demande ou une équipe masquée : le propriétaire du projet, les membres du projet et les membres de l’équipe du projet peuvent voir et modifier les champs du projet.

Projets publics dans une équipe publique : le propriétaire du projet, les membres du projet, les membres de l’équipe du projet, ainsi que tous les membres de l’organisation, peuvent voir et modifier les champs du projet.

Les invités d’une organisation (ceux qui n’ont pas d’adresse e-mail de l’entreprise) ne peuvent pas modifier les champs personnalisés d’un projet.

Verrouiller les champs personnalisés

Les clients Business et Enterprise peuvent verrouiller les champs personnalisés au moment de leur création ou de leur modification.

Verrouiller champ 1

Lorsque vous accédez aux paramètres d’un champ personnalisé, vous pouvez choisir d’autoriser tous les membres à le modifier ou de restreindre ce droit à vous seul.

Verrouiller champ 2

Si un champ est verrouillé, vous verrez apparaître le nom de la personne qui a procédé au verrouillage.

Le verrou d’un champ personnalisé peut être modifié par celui qui l’a initié ou par un administrateur Asana.

Qui peut modifier les valeurs de champs personnalisés d’une tâche

Toute personne ayant accès à une tâche peut modifier les valeurs de ses champs personnalisés. En savoir plus sur les autorisations liées aux tâches ici.

Utiliser les champs personnalisés

Les champs personnalisés vous aident à suivre votre travail selon les besoins de votre équipe. Vous pouvez choisir librement le nom et la valeur du champ. Les possibilités sont presque infinies. Voici quelques exemples qui montrent différents types de champs dans divers flux de travail :

Priorité

Vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour indiquer la priorité d’une tâche. Par exemple, une équipe d’ingénieurs utilisant Asana pour le suivi de bugs peut créer un champ de menu déroulant pour définir le niveau de priorité (faible, moyen, élevé) du bug.

Une fois cela mis en œuvre, vous pouvez effectuer un tri en fonction des champs personnalisés du menu déroulant pour regrouper des champs similaires dans la vue Liste. Cliquez sur Voir en haut de votre liste des tâches, puis cliquez sur Tri et sélectionnez votre champ personnalisé.

Utilisez des couleurs pour distinguer les options des champs du menu déroulant. Par exemple, le rouge peut indiquer une priorité élevée.

Phases ou étapes

Si le travail passe par des étapes ou des phases, vous pouvez créer un champ de menu déroulant pour indiquer à quelle étape en est le travail. Au fil de la progression du travail, vous pouvez modifier l’étape en conséquence. Une équipe marketing peut suivre l’étape de la rédaction de chaque contenu pour avoir une meilleure idée de son flux éditorial, par exemple.

Si vous souhaitez distinguer seulement les tâches désignées par un certain champ dans de multiples projets, vous pouvez faire une recherche avancée basée sur le nom de ce champ. Par exemple, le gestionnaire de contenu marketing peut effectuer une recherche avancée parmi les tâches désignées comme « brouillon » pour savoir sur combien de nouveaux contenus travaille l’ensemble de l’équipe.

Établissement des coûts

Un autre moyen d’utiliser les champs personnalisés est de suivre les demandes de travail et le coût en temps de travail. Une équipe de designers peut avoir un modèle de tâche pour que les autres employés effectuent des demandes de design. Elle peut utiliser un champ personnalisé numérique pour que le demandeur indique l’estimation du temps de travail nécessaire. Ensuite, les designers peuvent hiérarchiser les heures et savoir combien de temps de travail les attend avant de décider d’accepter ou non des tâches supplémentaires.

ajouter les chiffres

Pour sélectionner plusieurs tâches avec des champs numériques afin d’en faire la somme, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez plusieurs tâches avec des champs numériques que vous souhaitez ajouter
  2. La somme totale s’affiche dans le panneau des tâches

Suivi des informations

Si vous utilisez Asana pour le suivi de candidats ou le suivi de comptes, vous pouvez utiliser un champ textuel pour saisir des informations spécifiques comme une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une entreprise ou une adresse.

Utiliser des étiquettes ou des champs personnalisés

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. En général, les champs personnalisés sont conseillés pour une utilisation standard au sein d’une organisation. Les étiquettes sont plus informelles. Nous recommandons vivement l’utilisation de champs personnalisés, qui sont plus stables et visibles que les étiquettes. Selon votre flux de travail, vous verrez que votre équipe peut les utiliser de différentes façons, mais voici quelques cas d’utilisation pour vous aider à faire un choix :

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
  • Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.

Utilisez des étiquettes dans les cas suivants :

  • Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais vous ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
  • Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
  • Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches dans un projet.
  • Vous souhaitez marquer des modèles de tâches.

Utiliser les champs personnalisés dans les sous-tâches

Veuillez noter que les sous-tâches n'héritent pas automatiquement des projets, étiquettes ou responsables de leur tâche parente, même si vous voyez le nom du projet parent en haut du volet de détails de la sous-tâche.

Pour ajouter des champs personnalisés à une sous-tâche ou modifier des champs existants, vous devez d’abord ajouter la sous-tâche au projet en ouvrant les détails de la sous-tâche (la bulle à droite du nom de la sous-tâche) et en utilisant Tab+P pour ouvrir le champ du projet ou en allant dans le menu déroulant en haut à droite et en sélectionnant « Ajouter au projet ».

Suivi de liens URL via les champs personnalisés

Vous pouvez suivre les liens dans les champs personnalisés lorsque vous utilisez un champ de texte. Si vous saisissez un lien URL dans le champ de texte, vous pouvez ensuite y accéder directement depuis le panneau de tâches. Quand vous cliquez sur un lien depuis un champ personnalisé, la page ouvrira une nouvelle fenêtre contextuelle.

Suivi de liens dans les champs

Pour suivre un lien URL via un champ de texte, procédez comme suit :

  1. Saisissez l’URL dans le champ de texte.
  2. Cliquez sur l’icône Consulter le lien directement depuis le panneau principal ou dans le panneau de tâches sur la droite.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana explique ce que sont les champs personnalisés et comment les utiliser.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de