Champs personnalisés
- Passer à
- Créer un champ personnalisé réutilisable par l’ensemble de l’organisation
- Créer un champ personnalisé pour un projet ou un portefeuille en particulier
- Types de champs et limites
- Modifier des champs personnalisés
- Retirer des champs personnalisés
- Masquer un champ personnalisé
- Afficher les champs personnalisés
- Trier par champs personnalisés
- Champs personnalisés de devise et de pourcentage
- Autorisations
- Verrouillage des champs personnalisés
- Utiliser les champs personnalisés
- Champs personnalisés ou étiquettes
- Ajouter des champs personnalisés aux sous-tâches
- Suivre des URL depuis des champs personnalisés
- Comment activer les notifications pour les champs personnalisés ?
- Qui recevra les notifications pour les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez créer des champs d’étape, de priorité, de coût ou autre élément important pour votre processus, équipe ou entreprise. Tout le monde dispose ainsi d’informations claires sur le travail qui se déroule au sein de l’organisation.
Il existe deux types de champs personnalisés sur Asana : les champs locaux qui sont spécifiques à des projets ou portefeuilles, et les champs globaux qui peuvent être réutilisés par l’ensemble de votre organisation.
Les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Envie de les observer à l’œuvre ? Essayez gratuitement Asana pendant 30 jours. Essayer gratuitement
Créer un champ personnalisé réutilisable par l’ensemble de l’organisation
Pour créer un champ personnalisé réutilisable par l’ensemble de votre organisation :
Si vous n’avez pas encore ajouté de champs au projet, cliquez sur le bouton Ajouter un champ.
Depuis le menu Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :
- Donner un titre au champ.
- Sélectionner un type de champ.
- Ajouter une description.
- Ajouter le champ personnalisé à la bibliothèque de champs pour qu’il soit réutilisable par l’ensemble de votre organisation.
Créer un champ personnalisé pour un projet ou un portefeuille en particulier
Pour créer un champ personnalisé pour un projet ou un portefeuille en particulier :
Si vous n’avez pas encore ajouté de champs au projet, cliquez sur le bouton « + » situé dans le coin supérieur droit.
Depuis le menu Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :
- Donner un titre au champ.
- Sélectionner un type de champ.
- Ajouter une description.
- Ne pas ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation, afin qu’il soit uniquement utilisable dans le cadre de ce projet précis.
- Supprimer le champ.
- Enregistrer les modifications.
Types de champs et limites
Il existe plusieurs types de champs sélectionnables. Certains d’entre eux sont assortis d’une option supplémentaire :
| Champ | Option supplémentaire |
|---|---|
| Choix unique | Éléments de menu déroulant à choix unique par champ |
| Choix multiple | Éléments de menu déroulant à choix multiple par champ |
| Texte | |
| Date | Choisir une date différente de la date d’échéance d’une tâche |
| Utilisateurs | Choisir un utilisateur au sein de l’organisation |
| Nombre | Nombre de décimales |
| Pourcentage | Nombre de décimales |
| Devise | Nombre de décimales |
| Choisir une option depuis la bibliothèque | Affiche les champs récents de votre organisation |
- Actuellement, un projet peut comporter 30 champs.
- Une tâche peut compter jusqu’à 60 champs (pour ce faire, il suffit d’ajouter la tâche à plusieurs projets).
- Un champ personnalisé en menu déroulant peut comporter jusqu’à 500 options de valeur de champ.
Un champ personnalisé à choix multiple vous permet de sélectionner plusieurs valeurs différentes à la fois pour un seul champ. Lorsque vous sélectionnez le type de champ personnalisé, indiquez toutes les informations nécessaires dans le volet des modifications. Ainsi, il ne vous reste plus qu’à accéder à ce champ pour chaque tâche concernée et à sélectionner toutes les options applicables.
Choisir un champ existant dans la bibliothèque
Vous pouvez enregistrer un champ personnalisé pour l’ensemble de votre organisation (champ global) afin que tous puissent l’utiliser sur différents projets. Vous pouvez également choisir de limiter l’utilisation d’un champ à un seul projet ou portefeuille (champ local).
Vous pouvez sélectionner des champs personnalisés globaux dans la bibliothèque de champs de votre organisation.
Dans le menu Personnaliser de la barre d’outils, cliquez sur l’option Ajouter un champ.
À partir de là :
- Cliquez sur Choisir dans la bibliothèque.
- Sélectionnez le champ à ajouter à votre projet à partir des résultats de la saisie semi-automatique.
Champs personnalisés créés par Asana
Suivez ce lien pour accéder à une liste de champs personnalisés créés par Asana.
Ces champs seront ajoutés à votre organisation uniquement si vous créez un projet à partir d’un modèle Asana les comprenant.
Afficher les champs d’un projet
Les champs personnalisés prennent la forme d’une colonne dans votre projet :
Sur la vue Liste de votre projet :
Chaque champ personnalisé est représenté par une colonne dans le volet principal (liste des tâches).
Vous pouvez également consulter les champs personnalisés à partir d’une tâche :
Dans ce cas, les champs sont affichés dans le volet des détails de tâche, sur la droite.
Lorsqu’une tâche appartient à plusieurs projets comptant différents champs personnalisés, tous les champs s’affichent dans le volet des détails de tâche.
Modifier des champs
Utilisez la barre d’outils ou les titres de colonne pour modifier vos champs personnalisés.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ concerné pour le modifier.
Vous pouvez également modifier un champ personnalisé à partir du titre de la colonne correspondante. Pour ce faire, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du champ personnalisé, puis sur Modifier le champ.
Pour les champs globaux de votre organisation, les modifications apportées s’appliquent à tous les projets dans lesquels ils sont utilisés.
Supprimer définitivement un champ :
Pour supprimer un champ définitivement :
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du champ en question.
- Cliquez sur Supprimer le champ.
- Saisissez le nom du champ.
- Cliquez sur Supprimer.
Modifier les champs à menu déroulant
Lorsque vous modifiez un champ à menu déroulant, vous pouvez :
- Modifier la couleur d’une option du champ.
- Supprimer une option du champ.
- Ajouter une option au champ.
- Supprimer l’intégralité du champ.
Réorganiser les options du menu déroulant
Faites glisser et déplacez les options du menu déroulant pour les réorganiser dans votre champ personnalisé.
Si vous supprimez une valeur du menu déroulant des options de valeur disponibles pour votre champ, la valeur ainsi supprimée sera conservée dans les tâches qui l’utilisent. La valeur du champ pourra ensuite être modifiée, mais vous ne pourrez pas rétablir la valeur supprimée d’un champ.
Modifier des champs numériques
Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez :
- Modifier le format du champ (nombres, pourcentage, devise, intitulé personnalisé ou non formaté).
- Modifier le nombre de décimales affichées.
- Supprimer l’intégralité du champ.
Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d’origine s’affichera de nouveau.
Retirer des champs personnalisés d’un projet
Supprimez votre champ d’un projet s’il n’est plus nécessaire ou applicable.
Vous pouvez également sélectionner l’option Retirer le champ du projet après avoir cliqué sur la flèche à côté du nom du champ personnalisé dans le titre de la colonne.
La suppression d’un champ le supprime uniquement du projet actuel, et non globalement. D’autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d’autres projets de votre organisation.
Valeurs conservées
La suppression d’un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs de ce champ au sein des tâches du projet.
Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur seront tout de même présents dans le volet de droite des détails de votre tâche.
Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du volet de droite des détails de votre tâche.
Masquer un champ personnalisé
Pour masquer un champ personnalisé, ouvrez le menu Personnaliser depuis la barre d’outils, puis cliquez sur le bouton à droite du champ concerné.
Trier par champs personnalisés
Depuis votre barre d’outils de projet
Triez votre projet par champ personnalisé dans la vue Liste.
Pour trier votre projet par champ personnalisé :
- Cliquez sur l’icône de tri dans la barre d’outils de votre projet.
- Sélectionnez votre champ personnalisé.
Si vous souhaitez conserver cette disposition comme vue par défaut, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet, puis sur Enregistrer comme disposition par défaut.
Procédez au tri en utilisant la flèche du titre de colonne concerné
Vous pouvez également procéder à un tri par champ personnalisé en utilisant la flèche dans l’en-tête du projet concerné.
La modification de la valeur d’un champ personnalisé entraîne automatiquement un nouveau tri du projet.
Champ personnalisé et vue Recherche
Utilisez la vue Recherche pour rechercher des tâches en utilisant le même champ personnalisé dans plusieurs projets.
Commencez par cliquer sur la barre de recherche pour accéder aux options de recherche avancée. Cliquez ensuite sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez Ajouter un champ personnalisé.
Le champ personnalisé doit être ajouté à la bibliothèque de champs de votre organisation pour apparaître dans les options de recherche avancée.
Champs de devise et de pourcentage
Vous pouvez créer des champs personnalisés numériques pour des devises ou pourcentages.
Depuis la vue Liste quadrillée de votre projet :
- Ouvrez le menu Personnaliser depuis la barre d’outils.
- Cliquez sur Ajouter un champ.
Depuis le menu Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :
- Ajouter un nom de champ.
- Sélectionner un type de champ.
- Ajouter une unité, le nombre de décimales et obtenir un aperçu de la mise en forme.
- Déterminer qui a accès au champ et peut le modifier.
- Créer le champ.
Calcul du total ou de la moyenne
Cliquez sur TOT au bas de la colonne pour calculer :
- Le total.
- La moyenne.
- Les valeurs minimales.
- Les valeurs maximales.
- Le nombre de valeurs.
Autorisations
Personnes autorisées à modifier les champs personnalisés d’un projet
Au sein des équipes, divisions et organisations sous formule Premium ou supérieure, toute personne ayant accès à un projet peut ajouter, modifier ou supprimer ses champs personnalisés, à la seule condition d’avoir l’autorisation de modifier le projet et non simplement de le commenter.
Au sein des projets privés, le propriétaire du projet et les membres de ce dernier peuvent consulter et modifier les champs du projet.
Projets publics dans une équipe à adhésion sur demande ou une équipe privée : le propriétaire du projet, les membres de ce dernier et les membres de l’équipe projet peuvent consulter et modifier les champs du projet.
Projets publics dans une équipe publique : le propriétaire du projet, les membres du projet, les membres de l’équipe du projet, ainsi que tous les membres de l’organisation, peuvent voir et modifier les champs du projet.
Les invités d’une organisation (ceux qui ne disposent pas d’une adresse e-mail d’entreprise) ne peuvent pas créer, modifier ou supprimer de champs personnalisés, ni utiliser l’outil de recherche avancée pour les trouver. Ils pourront uniquement saisir ou modifier des valeurs au sein des champs personnalisés existants.
Verrouiller des champs personnalisés
Les clients Business et Enterprise peuvent verrouiller les champs personnalisés au moment de leur création ou de leur modification.
Lorsque vous accédez aux paramètres d’un champ personnalisé, vous pouvez choisir d’autoriser tous les membres à le modifier ou de restreindre ce droit à vous seul.
Le verrou d’un champ personnalisé peut être modifié par celui qui l’a initié ou par un administrateur Asana.
Utiliser les champs personnalisés
Les champs personnalisés vous aident à suivre votre travail selon les besoins de votre équipe. Vous pouvez choisir librement le nom et la valeur du champ. Les possibilités sont presque infinies. Voici quelques exemples qui montrent différents types de champs dans divers flux de travail :
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Priorité
Vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour indiquer la priorité d’une tâche. Par exemple, une équipe d’ingénieurs utilisant Asana pour assurer le suivi des bugs peut créer un champ de menu déroulant pour définir le niveau de priorité (faible, moyen, élevé) du bug.
Une fois cela mis en œuvre, vous pouvez filtrer les tâches dans la vue Liste en fonction des valeurs de champs personnalisés définies. Cliquez sur Filtrer en haut de votre liste de tâches, puis sur Filtre personnalisé. De cette manière, vous pourrez par exemple n’afficher que les tâches hautement prioritaires.
Utilisez des couleurs pour distinguer les différentes options des champs du menu déroulant. Par exemple, le rouge peut indiquer un degré de priorité élevé.
Approbations
Les approbations sont disponibles pour tous les clients Asana Business et Asana Enterprise. Il s’agit d’un processus qui accélère le cycle de production. Trois options s’offrent à la personne en charge de l’approbation : Approuver, Demander des modifications ou Rejeter.
Pour créer une demande d’approbation :
- Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
- Cliquez sur Marquer comme Approbation.
Consultez également les instructions de notre guide pour répondre à une demande d’approbation et identifier une demande d’approbation.
Recherche
Si vous souhaitez n’afficher que les tâches désignées par un certain champ parmi plusieurs projets, vous pouvez effectuer une recherche avancée pour lancer une recherche à partir du nom de ce champ. Par exemple, un responsable de contenu marketing peut procéder à une recherche avancée pour isoler les tâches en phase d’« Ébauche » pour déterminer la quantité de nouveau contenu sur laquelle travaille l’ensemble de l’équipe.
Estimation des coûts
Il est également possible d’utiliser les champs personnalisés pour suivre les demandes de travail et le coût du temps de travail. Une équipe de designers peut disposer d’un modèle de tâche destiné à ce que les autres employés leur envoient des demandes de design. L’équipe peut utiliser un champ personnalisé numérique dans lequel le demandeur indiquera une estimation du temps de travail nécessaire. Les designers pourront alors hiérarchiser les heures et déterminer combien de temps de travail les attend avant de décider d’accepter ou non des tâches supplémentaires.
Pour sélectionner plusieurs tâches comportant des champs numériques, afin d’en faire la somme :
Après avoir procédé à une sélection multiple des tâches contenant les champs numériques que vous souhaitez additionner, vous verrez s’afficher la fenêtre ci-dessus en bas de votre écran. Cette dernière vous indiquera les tâches sélectionnées et les champs numériques inclus, et vous permettra de :
- Déplacer des tâches d’une section à l’autre.
- Modifier un projet ou une section.
- Copier les liens des tâches.
- Supprimer des tâches.
- Cliquer sur les trois points pour accéder à d’autres actions.
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Suivi des informations
Si vous utilisez Asana pour le suivi des candidats ou le suivi des comptes, vous pouvez utiliser un champ textuel pour saisir des informations spécifiques, par exemple une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une entreprise ou une adresse.
Utiliser des étiquettes ou des champs personnalisés
Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de présenter des informations sur Asana. En général, les champs personnalisés sont conseillés pour une utilisation standard au sein d’une organisation. Les étiquettes sont plus informelles. Nous recommandons vivement l’utilisation des champs personnalisés, plus fiables et visibles que les étiquettes. Vous verrez que votre équipe pourra les utiliser de diverses façons, en fonction de votre flux de travail. Nous vous présentons néanmoins quelques cas d’utilisation qui vous aideront à faire un choix :
Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :
- Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet.
- Vous voulez donner plus d’informations sur des tâches similaires que vous souhaitez regrouper pour les visualiser facilement, de manière plus informelle et moins détaillée que lorsque vous utilisez des champs personnalisés.
- Vous souhaitez suivre des informations standard concernant des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l’activité).
- Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet.
- Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.
Utilisez des étiquettes si :
- Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n’êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
- Vous avez besoin de consulter l’étiquette à partir de la section Mes tâches.
- Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches au sein d’un projet.
- Vous souhaitez marquer des modèles de tâche.
Utiliser les champs personnalisés dans les sous-tâches
Veuillez noter que les sous-tâches n’héritent pas automatiquement des associations de projets, étiquettes, responsables ou collaborateurs de leurs tâches parentes, même si vous voyez le nom du projet parent s’afficher en haut du volet de détails de la sous-tâche.
Pour ajouter des champs personnalisés à une sous-tâche ou modifier des champs existants, vous devez commencer par ajouter la sous-tâche au projet de votre choix. Pour ce faire, ouvrez les détails de la sous-tâche en question (la bulle à droite de son nom) et faites Tab + P pour ouvrir le champ du projet ou rendez-vous dans le menu déroulant en haut à droite et sélectionnez Ajouter au projet. La sous-tâche pourra ainsi extraire les informations issues des champs personnalisés du projet.
Suivre des liens URL depuis des champs personnalisés
Vous pouvez suivre les liens dans les champs personnalisés en utilisant un champ de texte. Si vous saisissez un lien URL dans le champ de texte, vous pourrez ensuite y accéder directement depuis le volet de droite. Quand vous cliquez sur un lien depuis un champ personnalisé, la page ouvre une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet.
Pour suivre un lien URL via un champ de texte :
- Saisissez l’URL dans le champ de texte.
- Cliquez sur l’icône Accéder au lien directement depuis le volet principal ou dans le volet de droite.
Les notifications pour les champs personnalisés permettent de tenir tous les membres du projet informés sur la progression du travail et les prochaines étapes à effectuer. Elles simplifient le processus d’approbation du travail de façon à accélérer le passage d’une étape à l’autre et à garantir le respect des délais.
Si un utilisateur apporte une modification à un champ personnalisé, il ne recevra pas de notification.
Comment activer les notifications pour les champs personnalisés
Vous pouvez activer les notifications pour les champs personnalisés à tout moment, qu’il s’agisse de champs à menu déroulant existants ou nouvellement créés.
Lorsque vous créez un nouveau champ dans le menu déroulant, cochez la case Notifications pour notifier les collaborateurs de la tâche lorsque la valeur de ce champ est modifiée.
Pour activer les notifications associées à un champ existant :
- Cliquez sur le menu Personnaliser.
- Cliquez sur l’onglet Champs.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier les paramètres du champ et cochez la case Notifications.
Les notifications pour les champs personnalisés ne sont disponibles que pour les champs du menu déroulant.
Une fois que vous collaborez à une tâche, vous recevez une notification dans votre boîte de réception à chaque nouvelle modification d’un champ.
Qui recevra les notifications pour les champs personnalisés ?
Si un champ personnalisé est public pour votre organisation ou équipe et qu’un utilisateur coche la case de notifications, toute personne utilisant actuellement ce champ recevra des notifications à chaque changement de valeur de celui-ci. Vous devez être un collaborateur de la tâche pour être notifié lorsque la valeur d’un champ est modifiée pour une tâche en particulier.
Les membres du projet reçoivent des notifications liées aux champs personnalisés uniquement lorsqu’ils suivent les tâches sur lesquelles la valeur des champs a été modifiée.
