Planification des capacités : présentation et mise en œuvre

Quand vous préparez un gâteau, vous devez déjà vous assurer que vous disposez de tous les ingrédients en quantité suffisante. S’il vous manque un œuf ou un peu de sucre, votre gâteau aura sûrement un goût bizarre.

Et pour un gros projet, c’est la même chose : sans les ressources nécessaires à son achèvement, vous risquez d’avoir de mauvaises surprises. Alors pour être sûrs de ne manquer de rien (membres d’équipe, compétences, outils...), fiez-vous au processus de planification des capacités.

Qu’est-ce que la planification des capacités ?

Ce processus consiste à déterminer les besoins potentiels de votre projet, autrement dit, à disposer des bonnes ressources au bon moment. Celles-ci peuvent être représentées par des personnes ayant les compétences adaptées, par du temps suffisant pour lancer un autre projet ou encore par le budget nécessaire.

Les avantages de la planification des capacités

En tant que chef de projet, que vous apporterait la création d’un plan des capacités pour votre équipe ? Connaître les exigences en matière de capacité pour vos différents projets permet d’éviter de faire face à certains obstacles et de maintenir une continuité dans la chaîne d’approvisionnement. Voici quelques-uns des avantages à planifier vos capacités :

Prendre des décisions judicieuses concernant les effectifs

Votre équipe a de nouveaux projets en prévision ? C’est le moment de planifier les capacités de façon afin de ne pas la surcharger de travail. De plus, en ayant une bonne connaissance des capacités de votre équipe, vous pourrez aussi lutter contre le burnout, auquel 71 % des employés ont été confrontés au moins une fois en 2020.

On estime que la planification des capacités est efficace lorsque les compétences de l’équipe coïncident avec leur disponibilité à participer à de nouveaux projets. Si les ressources pour un projet donné sont insuffisantes, vous saurez alors qu’il faut en ajouter à votre équipe.

Connaître les compétences de votre équipe ainsi que sa disponibilité à traiter du travail en plus évitera un burnout à vos collègues et permettra d’accélérer la prise de décision lors de l’attribution des tâches.

Limiter les coûts de production

Lorsque vous gérez les capacités de votre équipe, vous optimisez vos ressources en fonction de la portée du projet en cours. En conséquence, vous n’avez pas d’excédent de ressources et vous limitez ainsi les coûts de production. Par exemple, si vous avez douze membres sur un projet A qui peut être terminé par neuf membres, vous pouvez réaffecter trois membres à un projet B, limitant ainsi le coût du projet A.

Vous pouvez aussi limiter le coût des projets à venir. En effet, le plan de capacité créé pour un projet donné peut servir de référence pour les projets similaires à venir. Vous n’aurez alors plus à planifier vos capacités du début : votre équipe gagnera ainsi un temps précieux et votre processus de planification des capacités sera d’autant plus rapide à mettre en œuvre.

Planification des capacités et gestion des ressources : quelles différences ?

Certains confondent parfois planification des capacités et gestion des ressources. Toutefois, même si ces stratégies de planification de projet sont effectivement similaires, elles ont tout de même leurs petites différences.

La planification des capacités se concentre sur l’adéquation entre l’offre et la demande en matière de ressources. Dans l’idée, un bon plan des capacités doit prévoir toute augmentation future de la demande en ressources afin d’anticiper un manque éventuel.

La gestion des ressources, quant à elle, s’intéresse à l’affectation des ressources déjà à votre disposition. Enfin, la planification des capacités des ressources combine les deux stratégies dans le but d’anticiper les besoins en ressources supplémentaires à venir.

Les différents types de planification des capacités

Il existe trois différents types de planification des capacités, que l’on utilise dans divers scénarios pour optimiser les capacités de production.

La planification par anticipation

La stratégie de capacité par anticipation ou stratégie par anticipation, consiste à augmenter la capacité de production en prévision d’une demande importante.

Voici un exemple de planification par anticipation : un commerçant embauche un certain nombre de saisonniers pendant les vacances. En effet, celui-ci s’attend à une augmentation de la clientèle à cette saison, c’est pourquoi il adapte ses effectifs en conséquence pendant une courte période.

La planification en temps réel

La planification en temps réel consiste à augmenter la capacité de production selon la demande du moment présent.

Cette stratégie est bien connue des restaurateurs, qui l’utilisent pour s’adapter à la fréquentation de leur établissement. La direction peut faire appel à davantage de ressources (donc de membres d’équipe) de façon à avoir assez de ressources pour gérer l’afflux de clients du soir.

La planification adaptable

La planification adaptable est une combinaison des deux autres, et consiste à augmenter lentement et progressivement la capacité jusqu’à atteindre la quantité de ressources souhaitée.

Reprenons l’exemple précédent, dans le secteur de la restauration : un chef de salle peut disposer de plusieurs employés d’astreinte pour une soirée donnée. Si un groupe important de clients arrive, le chef peut décider de faire appel à certains d’entre eux pour gérer cet afflux le temps qu’il se résorbe.

Le processus de planification des capacités

Le processus de planification des capacités peut varier d’une entreprise à l’autre, mais voici les étapes essentielles à suivre quel que soit votre cas :

1. Prévoyez la demande par anticipation : en amont d’un nouveau projet, faites une estimation du travail à réaliser. Vous aurez ainsi une idée des ressources nécessaires pour terminer le projet et pourrez comparer ces données aux ressources disponibles.

2. Déterminez la capacité requise : selon votre estimation initiale, établissez la capacité nécessaire approximative pour terminer le travail prévu à l’étape précédente. Veillez à utiliser une unité de mesure commune (ex. : calcul en heures) ou un outil de planification de projet comme les tailles de t-shirt. Par exemple, les managers en ingénierie estiment les capacités prévues en nombre d’heures nécessaires à l’achèvement d’un projet.

3. Calculez la capacité en ressources de votre équipe actuelle : lorsque vous attribuez un projet supplémentaire à votre équipe, assurez-vous qu’elle a la capacité de le prendre en charge sans risquer le burnout. Si le volume hebdomadaire d’un employé est d’environ 30 heures, évaluez sa capacité hebdomadaire en y soustrayant sa charge de travail actuelle en heures.

4. Mesurez l’écart entre la capacité actuelle et celle requise : selon la capacité nécessaire pour un projet donné, comparez vos ressources actuelles à la demande anticipée.

5. Faites coïncider capacité et demande : en vous basant sur l’écart de capacité précédent, optimisez les deux pour rétablir l’équilibre. Si votre équipe fonctionne actuellement à pleine capacité et ne peut prendre en charge les tâches supplémentaires qui permettraient de terminer le projet, ajoutez-y des membres temporairement. À l’inverse, si vous disposez d’un excédent de ressources, vous pouvez en mettre une partie sur un autre projet afin d’optimiser efficacement les ressources disponibles.

Les outils de planification des capacités

Il existe de nombreux outils de planification des capacités sur le marché. Trouvez celui qui vous convient selon les priorités que vous souhaitez établir pour votre équipe. Certains outils de gestion des ressources sont très spécialisés et se concentrent soit sur la planification des capacités, soit sur la gestion des ressources.

Un outil de gestion du travail comme Asana vous permet de gérer vos ressources, de suivre la charge de travail de votre équipe et de fluidifier la communication, le tout sur une seule et même plateforme. Par exemple, Hudl gère les ressources de ses équipes sur Asana de manière à pouvoir réévaluer facilement leur capacité et réattribuer le travail pour éviter les burnouts. Chacun ayant une parfaite visibilité du travail sur une seule plateforme partagée, personne n’est surchargé. Pour en savoir plus, découvrez comment Hudl gravit les échelons de la réussite marketing grâce à Asana.