Hudl gravit les échelons de la réussite marketing grâce à Asana

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    • Lincoln, Nebraska, États-Unis
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    • + de 2 200 employés dans 20 pays
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    • + de 6 millions

L’impact d’Asana

  • Un gain de temps pour la gestion des ressources
  • Des sprints plus efficaces
  • Confiance et implication sont renforcées au sein de l’équipe
  • Une plus grande précision des données pour guider les décisions concernant l’utilisation des ressources

Hudl fournit des logiciels d’analyse de performance à plus de 4,3 millions d’entraîneurs, d’athlètes, de formateurs et d’analystes sportifs à travers le monde. Afin de répondre du mieux possible aux besoins spécifiques des clients dans les différents sports, l’organisation est divisée par marchés sportifs (football américain, basket, football, etc.). C’est au cœur même de ces marchés que se situe la grande équipe marketing et de conception de Hudl, qui œuvre au sein de l’organisation afin de produire des campagnes d’e-mailing ciblées en fonction des marchés ou des projets web, entre autres.

À ses débuts, Hudl s’appuyait sur une équipe de chefs de projet à temps plein pour organiser et attribuer les projets marketing et de développement web, notamment les campagnes d’e-mailing, les supports d’événements et les nouvelles pages d’accueil. L’équipe gérait ce travail en ayant recours à une grande diversité de supports : des feuilles de calcul, un ensemble d’outils de gestion de projet ou encore l’intranet de l’entreprise. Ce processus rendait la planification des ressources très chronophage et les membres de l’équipe disposaient d’une faible visibilité sur la charge de travail à assumer ainsi que sur leurs priorités respectives.

À mesure que le nombre de projets de l’équipe augmentait, les problèmes de communication et la mauvaise gestion des attentes s’intensifiaient. Les membres de l’équipe n’avaient aucun moyen simple de coordonner et de suivre chaque tâche, et manquaient d’une vue d’ensemble claire des projets en cours dans leur service. C’est ainsi que l’équipe s’est mise en quête d’un outil de gestion du travail pour offrir à chacun davantage de visibilité, de moyens de contrôle et permettre une responsabilisation accrue des employés quant à leur propre travail.

En quête de la meilleure solution

L’équipe, qui avait déjà eu recours à de nombreux logiciels de gestion de projet par le passé, a choisi de centrer sa recherche autour de trois critères principaux :

  • Une source unique de référence : la solution devait constituer une source unique de référence pour que les spécialistes du marketing puissent visualiser l’ensemble de leurs priorités et tâches sur les projets et les marchés sportifs.
  • Visibilité en temps réel des ressources de l’équipe : la solution devait également permettre aux chefs de projet de visualiser facilement et en temps réel la charge de travail de l’équipe, afin de prendre des décisions plus judicieuses concernant la répartition des tâches.
  • Rapports de progression : en dernier lieu, la solution devait permettre aux responsables de faire le point sur les tâches rendues pour un sprint donné, mais aussi de voir si les équipes étaient bloquées ou risquaient de manquer leurs échéances.

L’équipe a alors découvert Asana, une plateforme simple à utiliser et efficace. Cette dernière est vite apparue comme la solution idéale pour Hudl.

« Asana était si facile à personnaliser que nous n’avons pas eu tellement besoin de modifier nos processus. Nous nous sommes immédiatement rendu compte des avantages apportés par cette source unique de référence fiable pour la gestion des ressources et des projets. » – Eric Brouillette, responsable principal du design de marque

Des fonctionnalités telles que la Gestion des ressources et les dépendances de tâches étaient idéales pour offrir aux collaborateurs davantage de visibilité sur leur charge de travail. En outre, la possibilité de créer des demandes d’approbations et de suivre les tâches dans plusieurs projets permettaient à l’équipe d’attribuer le travail de manière transparente au moment opportun et à la personne appropriée. L’utilisation d’Asana a permis à Hudl d’optimiser sa façon de travailler et de se rendre compte que répondre à l’évolution des besoins et priorités de l’entreprise ne demandait pas plus qu’un simple glisser-déposer des tâches dans la liste d’une nouvelle équipe ou d’un nouveau collaborateur.

Gravir les échelons de la réussite

Une fois ce nouvel outil adopté, Hudl a collaboré avec l’équipe de la réussite client d’Asana pour élaborer des plans à 30, 60 et 90 jours. Le but était de mettre en place et déployer l’outil à l’échelle du service, en fixant des objectifs de haut niveau pour chaque étape du processus. Parmi ces objectifs, l’alignement sur les nouvelles conventions de gestion de projet pour une transition vers Asana aussi transparente que possible. Le responsable de la réussite client d’Asana a accompagné l’équipe marketing de Hudl à travers ce processus de transition afin que celle-ci puisse procéder à la mise en œuvre des changements pour le reste de l’entreprise en toute confiance.

« L’équipe de la réussite client d’Asana a été d’une aide inestimable lors du processus de mise en œuvre de l’outil. Les membres de l’équipe ont pris le temps de comprendre notre activité, nous ont appris à gérer les ressources de manière fluide et à mettre en place des processus utiles afin de tirer le meilleur d’Asana. Nous n’aurions pas pu réussir sans eux. »– Layne Anderson, responsable marketing agile

Suite à cela, chacun s’est mobilisé afin de concevoir une nouvelle répartition du travail pour Hudl sur Asana, sans toutefois se précipiter. Ils ont testé tout d’abord les processus de réception des nouvelles demandes et les sprints web sur Asana pour bien comprendre l’ensemble de la stratégie de répartition du travail. Cette stratégie a ensuite été structurée autour de règles et de modèles. Cet « apprentissage par la pratique » s’est avéré fort utile pour l’équipe d’Hudl qui a pu s’approprier l’outil mais également tester et intégrer de nouvelles fonctionnalités et mises à jour.

Modèle de projet marketing d’Hudl

Carton plein pour la productivité

Hudl gère aujourd’hui toutes les tâches liées au marketing et à la création sur Asana, y compris le développement web et les projets de sprint. Hudl gère absolument tout sur Asana, de la planification des campagnes à la construction de nouvelles pages d’accueil. L’ensemble de l’équipe marketing a d’ailleurs constaté des gains de productivité significatifs.

« Avant d’utiliser Asana, nous n’avions jamais pu suivre l’ensemble des tâches interfonctionnelles rattachées à plusieurs projets. Désormais, nous visualisons tout de manière précise et structurée. En ce qui concerne les sprints, les responsabilités sont on ne peut plus claires. » – Bart Johnston, responsable principal du développement Web

Auparavant, la collaboration interfonctionnelle était source de confusion. Asana a permis de la rendre claire et transparente.

  • L’équipe de Hudl est désormais en mesure de visualiser l’interconnexion des tâches et à quel moment les projets actifs sont prêts à être livrés grâce à la Chronologie et aux dépendances.
  • Grâce aux Approbations, Hudl a intégré des cycles de révision et de feedback dans le processus de gestion destinés à l’ensemble des participants aux projets.
  • Hudl a pu donner une portée plus vaste à ses projets et gérer son temps plus facilement grâce aux sous-tâches et aux champs personnalisés d’effort. Une fois les projets terminés et prêts à passer en contrôle qualité, l’entreprise a recours à des modèles pour s’assurer que tout est fait dans les règles.

En outre, l’équipe peut suivre les sprints plus facilement et recueillir des données à propos de l’accomplissement des tâches grâce aux Portefeuilles afin d’optimiser la planification et les futurs sprints. Si les membres de l’équipe risquent de manquer de temps, il est désormais possible de réévaluer facilement la capacité de l’équipe, puis de réattribuer les tâches grâce à la Gestion des ressources avant qu’un collaborateur ne soit dans une situation de surmenage.

Ticket vers un avenir plus serein et collaboratif

L’utilisation d’Asana a non seulement permis un gain de productivité, mais également de renforcer la confiance et la motivation de l’équipe. Les charges de travail sont plus équilibrées et les membres de l’équipe peuvent demander à repousser les échéances des nouvelles demandes de travail s’ils ont d’autres priorités à traiter. Bénéficier de plus de visibilité a fait naître de nouvelles manières de communiquer au sein de l’équipe et favorise une certaine empathie.

Hudl continue à faire vibrer le monde du sport et compte bien continuer sur le chemin de la réussite en exploitant encore davantage ce nouvel outil. L’entreprise compte tirer parti d’Asana pour mettre en lien les projets individuels et les objectifs de l’entreprise, favoriser l’épanouissement des employés ou encore suivre les objectifs et résultats clés. Une chose est sûre, Hudl est convaincu qu’Asana est l’outil idéal pour aller décrocher les étoiles.