Gagner en efficacité opérationnelle : guide complet

Pour atteindre une efficacité opérationnelle optimale, de quelle façon travaillez-vous ? Suivez-vous un processus ou un mode opératoire bien précis ? Ce processus a-t-il été établi par votre manager ? Est-ce la méthode la plus efficace ?

Si les équipes sont formées à suivre les processus établis par leurs managers, c’est la plupart du temps pour atteindre une meilleure efficacité opérationnelle. Mais en quoi consiste cette fameuse efficacité opérationnelle ?

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En quoi consiste l’efficacité opérationnelle ?

L’efficacité opérationnelle, c’est la capacité d’une équipe à atteindre le meilleur rendement possible en utilisant un minimum de ressources. On mesure l’efficacité opérationnelle en calculant le ratio entre les ressources investies (input) et les résultats obtenus (output).

Les ressources humaines ou financières font référence aux moyens investis pour assurer la réussite du projet. Les résultats sont les livrables prévus à l’aboutissement de la chronologie de projet. Ils correspondent la plupart du temps à l’objectif de votre projet.

L'efficacité opérationnelle ne se limite pas à la réduction des coûts. Elle englobe aussi l'amélioration de la qualité des services ou des produits, l'accélération des délais de livraison, et l'augmentation de la satisfaction client.

Les termes « productivité opérationnelle » et « efficacité opérationnelle » sont parfois utilisés comme synonymes, mais ils ont un sens légèrement différent l’un de l’autre. L’efficacité opérationnelle consiste à générer autant de résultats avec moins de ressources, avec pour objectif l’excellence opérationnelle. Alors que la productivité opérationnelle consiste à générer plus de résultats avec autant de ressources, tendant davantage vers la performance opérationnelle, pour augmenter les standards de l’entreprise.

Prenons l’exemple d’une équipe de fabrication pour illustrer cette différence terminologique :

Une équipe comptant 20 employés fabrique habituellement 100 vêtements par heure. L’amélioration de l’efficacité opérationnelle passe par la réduction des effectifs tout en continuant à produire 100 vêtements par heure. Pour améliorer la productivité opérationnelle, il faudrait rationaliser le processus afin que les 20 employés produisent plus de 100 vêtements par heure.

Quelle différence entre l’efficacité et l’efficience opérationnelle ?

"Efficacité opérationnelle" et "efficience opérationnelle" ne sont pas des synonymes bien qu'ils soient souvent utilisés comme tels. Comme nous l’avons vu plus haut, l'efficacité opérationnelle se réfère à la capacité d'atteindre les objectifs fixés avec le minimum de ressources nécessaires, tandis que l'efficience opérationnelle met l'accent sur la performance relative à l'optimisation des processus et des ressources pour obtenir le meilleur rendement possible. En pratique, efficience implique souvent une notion d'optimisation économique en plus de l'atteinte des objectifs

Quatre étapes pour optimiser l’efficacité opérationnelle de votre équipe

En gestion de projet, l’optimisation de l’efficacité opérationnelle de votre équipe peut avoir de nombreuses retombées positives : réduction du nombre d’erreurs humaines, augmentation de la rentabilité sur le long terme, baisse des coûts de production globaux…

Pour optimiser votre efficacité opérationnelle, commencez par suivre le processus ci-dessous.

Étape 1 : établissez une valeur de référence

Avant toute mise en œuvre, identifiez les principales activités que vous aimeriez rationaliser. Quels objectifs l’équipe essaie-t-elle d’atteindre ? Quels sont les indicateurs clés de performance (ICP ou KPI) ou les statistiques généralement évalués ? Répondez à ces questions pour connaître les résultats de référence de cette équipe, qui vous serviront ensuite à calculer son efficacité opérationnelle.

Pour calculer votre efficacité opérationnelle, divisez le résultat obtenu (chiffre d’affaires, ventes, prospects, etc.) par les ressources investies (nombre d’heures de travail, de membres de l’équipe sollicités, etc.). Lorsque vous calculez ce ratio, veillez à utiliser les unités les plus pertinentes pour l’équipe dont vous souhaitez rationaliser le processus.

Par exemple, à quoi bon évaluer le chiffre d’affaires généré si vous cherchez à optimiser l’efficacité opérationnelle de l’équipe de recrutement ? Le mieux serait de calculer le rapport entre le nombre d’offres d’emploi envoyées aux candidats et le temps (en heures) consacré au recrutement.

Après avoir choisi les meilleures unités de mesure, utilisez ce ratio comme valeur de référence.

Établir une valeur de référence : exemple. Les cinq membres de l’équipe chargée du marketing de contenu créent actuellement 20 articles par mois.

• Ressources investies : équipe de cinq personnes

• Résultat obtenu : 20 articles

• Ratio de référence : 4:1

Étape 2 : rationalisez vos processus

Lors de cette étape, vous commencerez à optimiser l’efficacité de vos processus opérationnels. Tout d’abord, examinez vos activités commerciales actuelles et la façon dont les membres de votre équipe exécutent leurs tâches.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quelle proportion du travail de votre équipe est facilement répétable (tâches administratives ou gestion de la correspondance, par exemple) ? 

• Les membres de votre équipe exécutent-ils tous leurs tâches de la même façon ? 

• Vos processus actuels présentent-ils des points de blocage ?

En plus de l’utilisation des nouvelles technologies (intelligence artificielle, etc), l’automatisation est la meilleure amie de l’efficacité opérationnelle. Pour rationaliser vos processus, identifiez les tâches facilement répétables que vous pourriez automatiser. À l’heure où les employés perdent 13 % de leur temps sur des tâches redondantes, cette simple optimisation peut rapidement éliminer des erreurs humaines et des processus aussi chronophages qu’inefficaces.

La création de processus métiers normalisés permet de rationaliser de façon efficace et économique les flux de travail opérationnels. Résultat : des produits finaux plus uniformes et des résultats plus rapides.

Exemple de processus normalisés : 

À l’heure actuelle, les cinq membres de l’équipe marketing ne suivent pas de processus normalisé pour la création d’articles. Voici deux manières dont l’équipe peut optimiser son flux de travail :

• Créer des modèles pour les tâches répétables : les rédacteurs de contenu s’accordent sur un processus rédactionnel invariable, avec des dépendances et un rythme de révision. Chacun sait de quelle étape il est responsable et à qui il doit fournir son travail à réviser.

• Identifier les possibilités d’automatisation : l’équipe utilise un outil pour automatiser la configuration des dépendances et la transmission du travail à la personne concernée une fois les tâches dépendantes terminées. Grâce à cette automatisation, moins d’allers-retours sont nécessaires pour communiquer à propos du statut de l’article.

Étape 3 : surveillez la charge de travail des employés

Lorsque vous adoptez un nouveau processus normalisé, pensez à surveiller la charge de travail de votre équipe afin d’éviter tout risque de burnout. La mise en place de nouveaux processus vient bouleverser les habitudes de travail, c’est pourquoi il est important de garder un œil sur les volumes à traiter. Une période d’adaptation est nécessaire, laissez donc le temps aux membres de votre équipe de prendre leurs marques et permettez-leur d’exécuter des tâches sans rapport avec ce nouveau processus. En suivant ces conseils, vous veillerez à ce que leur charge de travail soit bien équilibrée.

La charge de travail des membres de votre équipe est trop élevée en raison de vos nouveaux processus ? Ajustez ces derniers afin que personne ne soit surchargé. Pour optimiser l’efficacité opérationnelle, il est parfois essentiel de procéder à des améliorations continues en cours de route.

Si votre nouveau processus vous révèle que la charge de travail de votre équipe est trop élevée, prenez le temps de modifier vos objectifs ou vos processus. En plus d’éviter tout risque de burnout, vous établirez ainsi des attentes plus réalistes quant aux résultats à atteindre à l’avenir. Appuyez-vous sur ce nouveau ratio pour guider le processus décisionnel dans le cadre des prochains projets de votre équipe.

Exemple de suivi de la charge de travail des employés : 

Composée de cinq personnes, l’équipe chargée du marketing de contenu a pour objectif de créer 25 articles par mois.

Pour surveiller la charge de travail des employés, le manager pourrait procéder ainsi :

• Adapter les processus : l’équipe chargée du marketing de contenu réalise que l’intégration des nouveaux articles au site Web prend un temps considérable. Après avoir évalué la disponibilité des membres de l’équipe chargée de la production Web, l’intégration des contenus au site Web est attribuée à ces derniers, car ils ont plus de temps libre.

• Adapter les objectifs : maintenant que l’équipe de production Web gère l’intégration des articles au site Web, l’équipe chargée du marketing de contenu n’a plus à se soucier de cette étape. Elle décide donc de se fixer pour objectif de passer de 25 à 30 articles par mois.

Étape 4 : fixez de nouveaux objectifs pour votre équipe

Comparez les résultats de votre équipe suite à l’adoption de ce nouveau processus au ratio de référence. Si le ratio résultats-ressources a augmenté, c’est que votre stratégie d’optimisation a fonctionné.

Le moment est maintenant venu pour vous de définir de nouveaux objectifs pour votre équipe. Comme nous l’avons vu plus tôt, l’efficacité opérationnelle offre l’occasion de procéder à des améliorations continues. Après avoir établi votre valeur de référence, faites tout votre possible pour gagner en efficacité. Une fois passé un certain délai (décidé par votre équipe), recommencez le processus et essayez d’améliorer encore plus votre efficacité.

Mesurer l’efficacité opérationnelle : quels avantages ?

Certes, l’adoption de stratégies d’efficacité opérationnelle exige du temps et des efforts, mais le jeu en vaut la chandelle. Vous trouverez ci-dessous les quatre principaux avantages d’une telle stratégie.

Gagnez du temps en automatisant les processus

L’adoption d’un nouveau processus plus efficace peut vous aider à gagner du temps, mais ne vous attendez pas à des résultats immédiats. Une période d’adaptation est nécessaire, et, même s’ils mettent un peu de temps à arriver, les résultats seront incontestables.

Revenons à notre équipe chargée du marketing de contenu. Le rédacteur devra peut-être recevoir l’accord du service juridique avant de publier son article. En tirant parti de l’automatisation des processus métier (BPA) et d’un bon outil de gestion du travail, l’équipe juridique sera automatiquement informée qu’une révision est nécessaire aussitôt la version préliminaire terminée.

Réduisez le risque d’erreur humaine grâce à l’automatisation

Par ailleurs, l’automatisation au sein de l’entreprise vous permet de veiller à ce que tout le travail soit mené à bien. Créez un processus complet pour mettre au clair les étapes inhérentes au projet et automatiser chaque tâche.

Reprenons notre précédent exemple. Ici, le rédacteur de contenu ne pourrait jamais oublier de faire vérifier la version préliminaire de son article par l’équipe juridique, car cette partie du processus est automatisée. Dès qu’un rédacteur signale que son ébauche est terminée, le service juridique reçoit une notification, évitant ainsi à la vérification de passer entre les mailles du filet.

Réduisez le « work about work »

D’après l’Anatomie du travail, les employés consacrent 60 % de leur temps au « work about work » (recherche d’approbations ou d’informations, communications liées au travail, etc.). En diminuant ce travail d’organisation, vous permettez aux membres de votre équipe d’accorder plus de temps aux tâches qualifiées pour lesquelles ils ont été recrutés, et moins de temps à tout coordonner. Ils se concentrent ainsi davantage sur les objectifs fixés, le lieu de travail devient ainsi plus productif.

Lean management et efficacité opérationnelle: quel lien?

Le lean management et l'efficacité opérationnelle en gestion de projet sont étroitement liés. Le lean management s’applique aux différentes activités de l’entreprise pour en éliminier les inefficacités. Il se concentre sur l'élimination des gaspillages en temps réel pour maximiser la valeur ajoutée. En gestion de projet, cela signifie réduire les coûts et utiliser les ressources de manière plus efficace. Ainsi, les projets deviennent plus agiles, les processus plus simples, et les délais de livraison plus courts. Et au final, cela améliore l'efficacité opérationnelle et permet aux équipes de faire plus avec moins.

Rééquilibrez les tâches sans effort

Utilisez notre outil de gestion des ressources pour veiller à ce que les membres de votre équipe ne soient pas dépassés et à ce que chaque projet dispose des ressources nécessaires. Bénéficiez en un clin d’œil d’une vue d’ensemble sur la capacité de votre équipe et accédez facilement aux tâches pour obtenir plus de détails. Évitez tout risque de burnout et assurez-vous que les tâches prioritaires sont effectuées à temps.