La gestion des opérations en 7 fonctions et compétences clés

La gestion des opérations assure le bon fonctionnement des processus au sein des entreprises. Faites preuve d’un peu d’imagination et représentez-vous votre entreprise tel un aéroport. Chaque équipe correspond à un avion affecté à une destination particulière avec, à bord, ses projets et ses propres idées. En tant que responsable des opérations, vous endossez le rôle du contrôleur aérien qui veille à ce que chacun parvienne sain et sauf à sa destination avec le moins de turbulences possible.

Mais à chacun son métier ! Vous ne surveillerez ni la météo, ni les mouvements aériens et encore moins les communications des pilotes ! En effet, la gestion des opérations s’articule principalement autour des 7 fonctions suivantes :

• Planification opérationnelle

• Gestion des finances

• Conception produit

• Contrôle qualité

• Prévision d’activité

• Stratégie

• Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Le service des opérations intervient à tous les niveaux de l’entreprise, ou presque. Une petite démonstration s’impose… Un chef de projet souhaite embaucher un nouveau membre dans l’équipe ? Il faudra tout d’abord que l’équipe des opérations réalise une analyse coût-avantage. L’équipe de production veut créer un nouveau produit ? La demande client doit, avant toute chose, être évaluée par le service des opérations.

Selon l’entreprise dans laquelle vous évoluez, certaines fonctions demanderont probablement plus de travail que d’autres. En effet, si votre entreprise ne fournit par exemple aucun produit physique, la gestion de la chaîne d’approvisionnement ne vous empêchera certainement pas de dormir. Cependant, c’est en comprenant chaque fonction opérationnelle que vous développerez efficacement vos compétences et pourrez vous adapter à n’importe quel secteur d’activité.

1. Planification opérationnelle

La planification opérationnelle constitue la fonction fondamentale de la gestion des opérations et inclut les tâches suivantes :

• Assurer le suivi quotidien de la production des biens

• Gérer et contrôler votre inventaire

• Garder un œil sur la performance et le bien-être des membres de votre équipe

• Planifier l’ensemble des opérations

Pour faire simple, la fonction principale de la gestion des opérations est de maintenir l’efficacité opérationnelle. Soyez toujours à l’affût des dernières tendances pour surmonter les obstacles et améliorer constamment votre stratégie opérationnelle.

Compétence requise : faire preuve d’ingéniosité

Il sera bien plus simple de maintenir l’efficacité des processus opérationnels si vous faites preuve d’un peu d’ingéniosité. En tant que responsable des opérations, vous devrez gérer votre équipe en favorisant à tout prix les intérêts de l’entreprise. Pour faire face aux changements qui s’imposeront, vous devrez réfléchir rapidement et judicieusement. Vous êtes confronté à une situation de crise et n’avez pas les outils nécessaires à disposition ? Remuez-vous les méninges, et vite ! Vous finirez bien par trouver une solution à la hauteur de votre ingéniosité.

2. Gestion des finances

Essentiel et universel, l’aspect financier n’est pas non plus à prendre à la légère. En effet, chaque entreprise s’efforce de réduire ses coûts et d’augmenter ses bénéfices comme elle le peut. Rien de nouveau jusque-là ! En tant que responsable des opérations, vous veillerez à ce que votre direction tienne bien compte du budget de l’entreprise lorsqu’il s’agit de prendre des décisions importantes. Mais pas seulement ! Vous devrez également :

• Établir des budgets pour atteindre les objectifs de production

• Rechercher des opportunités d’investissement

• Allouer les budgets et gérer les ressources

Vous vous demandez probablement en quoi les responsabilités financières de l’équipe des opérations diffèrent de celles du service financier. C’est très simple, c’est le service financier qui s’occupe de tout, de la gestion des revenus de l’entreprise à la distribution des salaires. Quant à vous, votre rôle consiste uniquement à gérer les opérations financières en lien avec le processus de production.

Compétence requise : être un as de la planification financière

La planification financière consiste à déterminer si votre entreprise dispose ou non du budget nécessaire pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il n’y a pas de secret, pas de réussite financière sans planification budgétaire !

Maintenez des coûts de production peu élevés en dénichant des fournisseurs de qualité aux prix accessibles. Vous pourrez ainsi créer un produit de choix, sans pour autant dépasser le budget de votre client.

3. Conception produit

Les designers produit sont peut-être les artistes de l’équipe, mais les membres de l’équipe opérationnelle sont quant à eux de véritables espions en herbe. En effet, toujours à la recherche de la moindre information sur le marché, ils mènent l’enquête comme personne. Une fois les besoins des clients et les tendances du marché clairement identifiés, c’est aux designers de prendre le relais et de créer le produit du siècle !

Dans le cadre de cette fonction, les tâches dont vous et votre équipe serez responsables sont les suivantes :

• Réaliser des études de marché et en déduire des résultats exploitables

• Communiquer l’ensemble de vos résultats à l’équipe de conception produit

• Orienter clairement les designers

Sans l’équipe des opérations, il serait bien difficile pour l’équipe de conception produit de savoir dans quelle direction partir. Et oui, le marché est en constante évolution ! La réussite d’un produit fini nécessite donc de mener des recherches approfondies et d’inspecter les moindres recoins du secteur.

Compétence requise : interpréter savamment les données

Pour atterrir à cette position, il est indispensable de savoir interpréter correctement des données. En tant que responsable des opérations, vous devez déduire de vos données des orientations claires à communiquer aux designers, de façon à placer intelligemment votre produit sur le marché, et si possible, surpasser la concurrence.

Une fois votre plan élaboré, simplifiez la communication entre les équipes à l’aide d’une plateforme ou d’un outil dédiés. Créez un plan de projet central pour suivre l’ensemble des actions à mettre en œuvre ainsi que les informations et commentaires pertinents. Partagez-le ensuite avec toute votre équipe en utilisant un outil de gestion de projet pour que chacun puisse y accéder facilement et suivre les changements en temps réel.

4. Contrôle qualité

Le contrôle qualité va de pair avec la conception produit. Logique. En effet, une fois que l’équipe de production a créé un produit, l’équipe des opérations s’assure qu’il répond bien aux normes de qualité souhaitées. Tester le produit avant sa mise sur le marché s’avère donc indispensable pour garantir qu’il ne présente aucun défaut. En tant que membre de l’équipe des opérations, vous devrez par exemple :

• Effectuer une analyse des risques pour identifier les éventuels problèmes liés aux produits

• Examiner avec attention chaque produit pour vous assurer que les normes de qualité sont bien respectées

• Réaliser des tests pour contrôler la qualité de vos produits

• Documenter tout défaut ou mauvais fonctionnement des produits

Le niveau et les normes de contrôle qualité varient d’un secteur à l’autre. C’est la raison pour laquelle le premier réflexe de votre équipe doit être de réaliser une étude de marché pour clairement les identifier. Une fois ces normes définies, elles vous serviront de référence pour la gestion de la qualité des projets à venir.

Compétence requise : gérer les conflits sans prendre de coups

Les mailles de ce processus se resserreront autour de certains produits, et ce, autant de fois que nécessaire. En effet, plusieurs allers-retours entre l’équipe de conception et celle du contrôle qualité seront parfois requis pour satisfaire pleinement les normes de qualité souhaitées.

Aussi agaçants soient-ils, ces échanges permettront de parvenir à la meilleure version possible du produit que vous souhaitez lancer. Afin d’exceller en la matière, élaborez de solides stratégies de gestion des conflits. Vous traverserez ainsi avec plus de sérénité les phases de turbulences et créerez des produits qui feront un tabac !

5. Prévision d’activité

Pour garantir votre réussite, il est essentiel d’établir des prévisions. Loin de toute considération météorologique, il s’agit avant tout de prévoir la demande produit. Pour que votre équipe de gestion des opérations excelle dans ce rôle, il peut être utile de réfléchir aux questions suivantes :

• Quelle sera la demande concernant ce produit à l’avenir ?

• Quelles opérations marketing et de promotion devons-nous prévoir pour ce produit ?

• Quelles initiatives commerciales devons-nous prévoir pour ce produit ?

• Les coûts de stockage de ce produit sont-ils estimables ? Si oui, quels sont-ils ?

• Quels seraient les coûts d’approvisionnement et des matières premières ?

Compétence requise : maîtriser l’art de la prise de décision axée sur les données

Maîtriser l’art de la prise de décision axée sur les données vous sera utile dans bien des aspects de la gestion des opérations. Pour prédire l’avenir le plus efficacement possible, rangez votre boule de cristal et appuyez-vous sur des faits. Commencez par estimer la demande produit en analysant les tendances passées, puis communiquez vos déductions éclairées aux chefs des différents services. Ces derniers ajusteront alors leurs plans en conséquence.

6. Stratégie

L’aspect stratégique de la gestion des opérations est très large et concerne de nombreux domaines comme la planification, le suivi ou encore l’analyse des opérations. L’objectif de la gestion stratégique est de s’assurer que les décisions relatives à la production s’alignent parfaitement sur les objectifs commerciaux de l’entreprise. Ces objectifs commerciaux peuvent être les suivants :

• Faire de la satisfaction client la priorité numéro 1

• Améliorer le système de production

• Contrôler les coûts tout en maintenant un avantage concurrentiel

Votre travail en tant que responsable des opérations consiste à trouver des moyens d’atteindre les objectifs commerciaux de votre entreprise. Voici quelques stratégies que vous pourriez par exemple mettre en œuvre :

• Analyser votre inventaire : pour privilégier avant tout la satisfaction de vos clients, commencez par analyser l’ensemble de votre inventaire. Leur garantir que vous êtes en mesure de répondre à leur demande en toutes circonstances est un excellent moyen de les fidéliser.

• Encourager les équipes à collaborer : plus vous favoriserez la collaboration entre les équipes, plus la communication sera efficace ! Vous améliorerez ainsi le système de production et réduirez la marge d’erreur.

• Privilégier les processus écologiques : recourir à des processus plus respectueux de l’environnement peut vous aider à économiser de l’argent à long terme et à fidéliser davantage les consommateurs.

Compétence requise : développer son esprit critique

Faire preuve d’esprit critique est très important lorsqu’il s’agit de stratégie. C’est en le développant que vous affinerez votre manière de penser et que vous réfléchirez avec discernement. Usez de votre logique et élaborez des stratégies solides sur lesquelles vous appuyer pour atteindre vos objectifs. De même, fondez vos idées sur des recherches et des données et assurez-vous ainsi de faire les bons choix pour votre équipe.

7. Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Que votre entreprise propose des produits ou des services, une gestion efficace de sa chaîne d’approvisionnement sera bien évidemment nécessaire pour lui permettre de se procurer les matières premières dont elle a besoin, produire et enfin expédier. Consistant parfois en un service à part entière, c’est bien à vous que revient la gestion de la chaîne d’approvisionnement liée à la production interne, laquelle répond à un cycle particulier :

1. Matières premières

2. Fournisseur

3. Production/fabricant

4. Distributeur

5. Détaillant

6. Consommateur

La chaîne d’approvisionnement fonctionne de manière cyclique. En effet, une fois la demande des consommateurs analysée, vous devrez vous procurer davantage de matières premières et redescendre la chaîne. C’est reparti pour un tour !

Il n’est pas toujours nécessaire de suivre chacune de ces étapes à la lettre. Si vous travaillez par exemple dans une petite entreprise, vous pouvez faire parvenir vos produits ou services directement aux consommateurs et ainsi réduire les coûts de distribution et de détail. Vous devrez cependant veiller à maintenir votre chaîne d’approvisionnement intacte, puisqu’un simple goulot d’étranglement lors d’une de ses étapes suffirait à semer la pagaille et entraîner de graves répercussions sur l’ensemble du processus.

Compétence requise : avoir plus d’un tour dans son sac

En tant que responsable des opérations, vous devrez non seulement organiser, planifier et déléguer, mais également résoudre des problèmes sans tergiverser ! De nombreuses stratégies existent en la matière, à vous de les étudier et de les adapter aux situations que vous rencontrez. Soyez-en sûr, les membres de votre équipe vous en seront grandement reconnaissants.

Gestion des opérations : quels avantages ?

Les fonctions relatives à la gestion des opérations sont toutes plus essentielles les unes que les autres, et ce, dans n’importe quelle entreprise du secteur manufacturier ou technologique. Tandis que les entreprises orientées technologie privilégieront les aspects financier et stratégique, et que les entreprises manufacturières concentreront davantage leurs efforts sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les sept fonctions décrites dans cet article vous offrent un large aperçu du fonctionnement des équipes internes.

Les entreprises prennent de nombreuses décisions au travers du processus de production, et c’est à l’équipe des opérations de bien souvent faire office d’intermédiaire entre les différents services. En son absence, certains services auraient bien du mal à aligner leurs décisions sur les objectifs de l’entreprise, éviter les conflits ou encore assurer le bon déroulement des opérations. Cette équipe aide en effet votre entreprise à :

• Motiver les employés : l’équipe des opérations améliore constamment leurs conditions de travail en leur permettant d’évoluer dans un environnement organisé et fonctionnel, ce qui les encourage à donner le meilleur d’eux-mêmes.

• Jongler avec les ressources : en tant que responsable des opérations, une autre facette de votre travail consiste à établir et utiliser intelligemment le budget des ressources de l’entreprise. Réduisez les coûts au maximum et adaptez les ressources aux besoins des projets en cours, tout en évitant de les gaspiller.

• Favoriser la collaboration : vous souhaitez renforcer la collaboration d’équipe au sein de votre entreprise ? Commencez par optimiser le processus de prise de décision. Lorsque vous faites les bons choix, vous créez un climat de confiance entre les équipes et améliorez ainsi la qualité de vos produits.

• Atteindre les objectifs de l’entreprise : véritable garde-fou en cas de décision importante à prendre, vous contribuez à la réalisation des objectifs commerciaux. En effet, lorsque les chefs de service envisagent certains changements ou initiatives, c’est à vous de vérifier qu’ils correspondent bien aux objectifs de l’entreprise.

• Améliorer la productivité : en rendant le processus de livraison des produits plus efficace, vous augmentez la productivité, et l’amélioration constante des processus de production aide vos collègues à accomplir leur travail plus rapidement.

La place de l’équipe des opérations au sein de l’entreprise

Le rôle du service des opérations varie généralement selon la taille et le produit de l’entreprise. Si vous travaillez dans une petite entreprise, l’équipe des ressources humaines partagera certainement quelques tâches avec l’équipe des opérations, par exemple la planification financière. Au contraire, les grandes entreprises manufacturières définissent des limites claires entre ces deux services, mais vous serez probablement amené à collaborer avec une équipe de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Vous vous demandez sûrement pourquoi la gestion de la chaîne d’approvisionnement fait partie des principales fonctions de la gestion des opérations si elle constitue parfois un service à part entière. Même si ces deux processus sont la plupart du temps étroitement liés, chaque équipe se concentre sur ses propres priorités. La gestion des opérations concerne généralement la partie interne de la production, tandis que la gestion de la chaîne d’approvisionnement concerne la partie externe.

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L’objectif de la gestion des opérations est de vous aider à faire les bons choix et de fluidifier vos processus de production. Qu’il s’agisse de maintenir vos projets sur la bonne voie, de contrôler la qualité des produits ou encore de développer des stratégies commerciales, Asana vous met dans les meilleures conditions pour y parvenir en vous offrant une vue d’ensemble sur vos activités.