Asana pour les équipes des opérations

Les équipes des opérations peuvent compter sur Asana pour créer, simplifier et faire évoluer leurs projets et processus. Cet article est destiné aux équipes déjà habituées à la gestion de projet sur Asana et qui cherchent à gagner en efficacité en testant des fonctionnalités payantes. Utilisez les liens ci-dessus pour passer directement aux cas d’utilisation qui vous intéressent, ou commencez par les conseils d’ordre général ci-dessous.

Si vous débutez dans la gestion de projet sur Asana, ouvrez un modèle de projet dédié aux équipes des opérations pour vous familiariser avec leur organisation. Vous pouvez également importer une feuille de calcul existante utilisée pour planifier vos opérations pour créer rapidement un projet Asana à partir de celle-ci.

Conseils d’ordre général pour les projets d’opérations

Ces conseils vous seront utiles dans de nombreuses situations. Ils vous aideront à gérer plus facilement vos plans de projets, chronologies, mises à jour de statut et priorités.

Gérer et suivre des groupes de projets, des chronologies et la capacité des équipes grâce aux Portefeuilles

GIF des projets d’une équipe des opérations classés par statut dans un portefeuille Asana. Ils sont ensuite affichés sur une chronologie, avant de passer à la Gestion des ressources pour voir la charge de travail des employés

  • Les Portefeuilles vous aident à surveiller le statut de plusieurs projets à la fois pour repérer les priorités. Vous pouvez par exemple créer un portefeuille qui regroupe toutes les implémentations de logiciel afin de suivre leur progression.
  • Assurez-vous que les responsables et chefs de projet publient régulièrement des mises à jour sur l’avancement des projets dans le portefeuille dont ils dépendent.
  • Si vous souhaitez visualiser le planning des projets sur une chronologie, ajoutez-les à un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Chronologie. Vous pouvez alors vérifier que rien ne se chevauche. Cette vue peut également constituer le calendrier principal des opérations pour le trimestre ou même l’année entière.
  • Gérez la capacité de travail de votre équipe et allouez vos ressources en toute connaissance de cause. Ajoutez pour cela les projets actifs de votre équipe à un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources pour afficher l’ensemble du planning.

Hiérarchiser et organiser les tâches

GIF montrant comment passer le champ personnalisé de priorité d’une tâche dépendante à élevé, suivi du tri d’un projet d’opérations selon le champ de priorité pour afficher les tâches les plus urgentes en première position

  • Les champs personnalisés vous aident à recueillir de manière homogène les informations sur chaque tâche, avec l’aide de menus déroulants, de champs numériques ou de champs de texte. Vous pouvez par exemple créer des champs pour suivre la progression, les coûts ou la priorité.
  • Triez les projets par champ personnalisé pour grouper les tâches (de la même manière que vous triez les colonnes d’une feuille de calcul) ou créez des rapports en fonction des champs pour identifier les éléments susceptibles d’être en retard.
  • Les dépendances veillent à ce que les tâches s’effectuent dans le bon ordre. Ainsi, personne ne risque de sauter des étapes ou de perdre du temps à se demander s’il peut commencer à travailler sur une tâche.
  • Définissez des règles au sein des projets pour automatiser votre travail. Par exemple, créez une règle pour classer les nouvelles tâches dans un projet de réception de demandes relatives aux opérations, ou pour ajouter automatiquement des abonnés lorsqu’une tâche atteint une certaine étape.

Conseils pour les propositions de projets et les projets de demandes

Votre équipe des opérations reçoit de nombreuses demandes, questions et propositions de projets de la part des autres équipes ? Ces quelques conseils vous aideront à les traiter plus rapidement, en ayant toutes les cartes en main dès le départ et en utilisant un processus d’approbation bien huilé.

IMAGE du parcours qu’une demande de travail peut suivre sur Asana

  • Standardisez les demandes à l’aide de formulaires. Plutôt que de multiplier les allers-retours au sujet d’une demande et de ses exigences, créez un formulaire que chacun peut remplir afin de fournir à votre équipe toutes les informations nécessaires.
  • Préservez le temps de travail de votre équipe : n’attribuez les demandes avec échéances et champ personnalisé de priorité aux membres de votre équipe qu’une fois la priorité de la tâche fixée. Votre équipe évitera ainsi de faire face à une avalanche de questions et ne sera pas perdue entre ses différentes tâches.

Conseils pour l’intégration des fournisseurs

Si votre équipe des opérations est responsable de la sélection ou de l’intégration des nouveaux fournisseurs, elle peut tout gérer sur Asana, de l’approbation du fournisseur au déploiement :

IMAGE du parcours d’intégration que les fournisseurs peuvent suivre sur Asana

  • Rendez vos e-mails exploitables tout au long des processus de sélection et d’intégration des fournisseurs à l’aide des intégrations Asana pour Gmail et Outlook. Rien ne se perd !
  • Créez un projet d’intégration afin d’établir un plan de mise en œuvre clair pour votre équipe. Utilisez ce projet pour gérer vos échanges et questions afin de tout regrouper en un seul endroit.
  • Proposez à vos prestataires de vous rejoindre en tant qu’invités sur Asana pour leur donner accès à une liste de tâches concrètes, et afin qu’ils puissent répondre à votre équipe directement dans le projet d’intégration.

IMAGE de l’intégration Asana pour Gmail

Conseils pour la planification des objectifs

Les équipes des opérations sont souvent responsables de la planification des objectifs et buts de l’équipe ou de l’entreprise. Facilitez la planification interfonctionnelle (annuelle ou trimestrielle) avec ce processus.

IMAGE du parcours que les objectifs d’équipe ou d’entreprise peuvent suivre sur Asana

  • Gagnez du temps à l’aide de modèles. Les buts et objectifs sont généralement fixés à intervalles réguliers. Démarrez rapidement avec toutes les étapes nécessaires grâce à un modèle Asana ou enregistrez votre propre modèle personnalisé.
  • Clarifiez et simplifiez les approbations en utilisant des tâches d’approbation. L’approbateur peut ajouter ses commentaires à la tâche. Lorsqu’il prend sa décision, vous en gardez une trace claire et savez pourquoi le travail est approuvé (ou non).
  • Une fois les objectifs fixés, créez un portefeuille dans lequel vous conserverez les principaux projets y participant. Vous y suivrez la progression et la chronologie. Veillez à ce que les chefs de projet et d’équipe publient régulièrement des mises à jour sur l’avancement des objectifs dont ils ont la responsabilité.

GIF montrant comment approuver une tâche Asana

Créer des tâches d’approbation sur Asana.

Plus de ressources pour les équipes des opérations

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients simplifient leurs opérations avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Lien
Modèles pour les équipes des opérations Voir tous les modèles pour les équipes des opérations
Tutoriel vidéo Regardez « Apprendre à utiliser Asana »
Étude de cas Apprenez-en plus sur la manière dont Epitaph Records, Barfoot & Thompson et Morning Coworking gèrent leurs opérations sur Asana
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Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.