Asana pour les équipes des opérations

Les équipes des opérations peuvent compter sur Asana pour créer, simplifier et faire évoluer leurs projets et processus. Cet article est destiné aux équipes déjà habituées à la gestion de projet sur Asana et qui cherchent à gagner en efficacité en testant des fonctionnalités payantes. Utilisez les liens ci-dessus pour passer directement aux cas d’utilisation qui vous intéressent, ou commencez par les conseils d’ordre général ci-dessous.

Si vous débutez dans la gestion de projet sur Asana, ouvrez un modèle de projet dédié aux équipes des opérations pour vous familiariser avec leur organisation. Vous pouvez également importer une feuille de calcul existante utilisée pour planifier vos opérations pour créer rapidement un projet Asana à partir de celle-ci.

Conseils d’ordre général pour les projets d’opérations

Ces conseils vous seront utiles dans de nombreuses situations. Ils vous aideront à gérer plus facilement vos plans de projets, chronologies, mises à jour de statut et priorités.

Gérer et suivre des groupes de projets, des chronologies et la capacité des équipes grâce aux Portefeuilles

• Les Portefeuilles vous aident à surveiller le statut de plusieurs projets à la fois pour repérer les priorités. Vous pouvez par exemple créer un portefeuille qui regroupe toutes les implémentations de logiciel afin de suivre leur progression.
• Assurez-vous que les responsables et chefs de projet publient régulièrement des mises à jour sur l’avancement des projets dans le portefeuille dont ils dépendent.
• Si vous souhaitez visualiser le planning des projets sur une chronologie, ajoutez-les à un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Chronologie. Vous pouvez alors vérifier que rien ne se chevauche. Cette vue peut également constituer le calendrier principal des opérations pour le trimestre ou même l’année entière.
• Gérez la capacité de travail de votre équipe et allouez vos ressources en toute connaissance de cause. Ajoutez pour cela les projets actifs de votre équipe à un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources pour afficher l’ensemble du planning.

Hiérarchiser et organiser les tâches

• Les champs personnalisés vous aident à recueillir de manière homogène les informations sur chaque tâche, avec l’aide de menus déroulants, de champs numériques ou de champs de texte. Vous pouvez par exemple créer des champs pour suivre la progression, les coûts ou la priorité.
• Triez les projets par champ personnalisé pour grouper les tâches (de la même manière que vous triez les colonnes d’une feuille de calcul) ou créez des rapports en fonction des champs pour identifier les éléments susceptibles d’être en retard.
• Les dépendances veillent à ce que les tâches s’effectuent dans le bon ordre. Ainsi, personne ne risque de sauter des étapes ou de perdre du temps à se demander s’il peut commencer à travailler sur une tâche.
• Définissez des règles au sein des projets pour automatiser votre travail. Par exemple, créez une règle pour classer les nouvelles tâches dans un projet de réception de demandes relatives aux opérations, ou pour ajouter automatiquement des abonnés lorsqu’une tâche atteint une certaine étape.

Conseils pour les propositions de projets et les projets de demandes

Votre équipe des opérations reçoit de nombreuses demandes, questions et propositions de projets de la part des autres équipes ? Ces quelques conseils vous aideront à les traiter plus rapidement, en ayant toutes les cartes en main dès le départ et en utilisant un processus d’approbation bien huilé.

• Standardisez les demandes à l’aide de formulaires. Plutôt que de multiplier les allers-retours au sujet d’une demande et de ses exigences, créez un formulaire que chacun peut remplir afin de fournir à votre équipe toutes les informations nécessaires.
• Préservez le temps de travail de votre équipe : n’attribuez les demandes avec échéances et champ personnalisé de priorité aux membres de votre équipe qu’une fois la priorité de la tâche fixée. Votre équipe évitera ainsi de faire face à une avalanche de questions et ne sera pas perdue entre ses différentes tâches.

Conseils pour l’intégration des fournisseurs

Si votre équipe des opérations est responsable de la sélection ou de l’intégration des nouveaux fournisseurs, elle peut tout gérer sur Asana, de l’approbation du fournisseur au déploiement :

• Rendez vos e-mails exploitables tout au long des processus de sélection et d’intégration des fournisseurs à l’aide des intégrations Asana pour Gmail et Outlook. Rien ne se perd !
• Créez un projet d’intégration afin d’établir un plan de mise en œuvre clair pour votre équipe. Utilisez ce projet pour gérer vos échanges et questions afin de tout regrouper en un seul endroit.
• Proposez à vos prestataires de vous rejoindre en tant qu’invités sur Asana pour leur donner accès à une liste de tâches concrètes, et afin qu’ils puissent répondre à votre équipe directement dans le projet d’intégration.

Conseils pour la planification des objectifs

Les équipes des opérations sont souvent responsables de la planification des objectifs et buts de l’équipe ou de l’entreprise. Facilitez la planification interfonctionnelle (annuelle ou trimestrielle) avec ce processus.

• Gagnez du temps à l’aide de modèles. Les buts et objectifs sont généralement fixés à intervalles réguliers. Démarrez rapidement avec toutes les étapes nécessaires grâce à un modèle Asana ou enregistrez votre propre modèle personnalisé.
• Clarifiez et simplifiez les approbations en utilisant des tâches d’approbation. L’approbateur peut ajouter ses commentaires à la tâche. Lorsqu’il prend sa décision, vous en gardez une trace claire et savez pourquoi le travail est approuvé (ou non).
• Une fois les objectifs fixés, créez un portefeuille dans lequel vous conserverez les principaux projets y participant. Vous y suivrez la progression et la chronologie. Veillez à ce que les chefs de projet et d’équipe publient régulièrement des mises à jour sur l’avancement des objectifs dont ils ont la responsabilité.

Créer des tâches d’approbation sur Asana.

Plus de ressources pour les équipes des opérations

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Ressources	Liens
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Étude de cas	En apprendre plus sur la manière dont Epitaph Records, Barfoot & Thompson et Morning Coworking gèrent leurs opérations sur Asana
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