Les secrets de la gestion des opérations

Portrait du contributeur – Sarah LaoyanSarah Laoyan9 novembre 20217 min de lecture
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Résumé

La gestion des opérations consiste à mettre en œuvre des stratégies commerciales afin d’atteindre une efficacité optimale au sein d’une organisation. Les responsables des opérations ont des responsabilités spécifiques et doivent disposer de compétences clés, que nous abordons dans cet article.

Toute entreprise établie doit procéder à des opérations d’une manière ou d’une autre, nous ne vous apprenons rien. En réalité, les registres d’entreprises historiques, comme les inventaires, les transactions et les grands livres, remontent à l’époque des Sumériens, 5 000 ans avant Jésus-Christ. La documentation des opérations commerciales est presque aussi vieille que la civilisation elle-même. 

Même si nous ne notons désormais plus les transactions commerciales sur un bout de tissu, l’apprentissage des responsabilités et des pratiques de la gestion des opérations reste un excellent moyen d’améliorer l’efficacité d’une entreprise.

En quoi consiste la gestion des opérations ?

La gestion des opérations consiste à mettre en œuvre des stratégies commerciales afin d’atteindre une efficacité optimale au sein de votre organisation.

La gestion des opérations implique de planifier, d’organiser et de superviser des processus tels que la gestion des stocks, le processus de production, les opérations de service et d’autres processus commerciaux. Une stratégie opérationnelle vise à améliorer l’efficacité de ces processus afin d’équilibrer les coûts et les revenus et de générer un maximum de profits. 

[À lire] La gestion des opérations en 7 fonctions et compétences clés

Responsabilités liées à la gestion des opérations

La gestion efficace des opérations implique de nombreuses responsabilités différentes. Voici quelques-unes des missions qui incombent à un responsable des opérations.

Prévision d’activité

Lorsque votre entreprise affiche de bons résultats, la demande de produits augmente, ce qui a des répercussions sur les opérations commerciales. C’est pourquoi il est important pour un responsable des opérations de comprendre comment prévoir les activités potentielles en fonction de la demande du marché. Les responsables des opérations sont chargés de surveiller les éléments qui peuvent influer sur les points de blocage saisonniers, le calendrier de la production, la planification des capacités et le calendrier général. 

Les principes fondamentaux de la gestion des opérations consistent à apprendre à suivre et à analyser ces changements d’activités. En tant que responsable des opérations, vous devez également prendre le temps de comprendre les répercussions de ces changements sur le calendrier de la production et les processus métier.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Une chaîne d’approvisionnement implique la mise en place d’une organisation des personnes, des entreprises et des informations nécessaires à la création d’un produit. Il est particulièrement important de comprendre le fonctionnement de votre chaîne d’approvisionnement si votre produit nécessite des matières premières issues de sources extérieures, car ces ressources ont une incidence directe sur la production des biens.

En cas de problème au sein de la chaîne d’approvisionnement, les activités commerciales habituelles peuvent considérablement en pâtir. Un responsable des opérations compétent ne se contente pas de surveiller la chaîne d’approvisionnement, il prévient également les points de blocage de manière proactive. À cet effet, il utilise ses compétences en résolution de problèmes pour veiller au bon fonctionnement du processus de production. Cette approche permet de rester rentable, malgré les problèmes éventuels de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Comprendre le développement produit

Le développement produit désigne l’ensemble du processus de conception et de création d’un produit final destiné au consommateur final. Bien qu’un responsable des opérations ne soit pas chargé de la création du produit en soi, il doit connaître l’ensemble du processus de fabrication des produits. On parle également de gestion de la production. Selon la structure de votre entreprise, cette responsabilité incombe généralement au responsable officiel des opérations ou à une personne spécifiquement chargée de la gestion de la production. 

En outre, les responsables des opérations doivent garder un œil sur les performances du produit sur le marché. Ils peuvent ainsi fonder leurs futures décisions sur ces informations et veiller à ce que leur produit corresponde à la demande des clients.

[À lire] Le processus de développement produit en 6 étapes, exemples inclus

Gestion des livraisons

Dans ce contexte, la gestion des livraisons renvoie à la livraison du produit final au consommateur final et à la garantie qu’il répond aux exigences de satisfaction du client. À cet effet, vous devez d’abord comprendre les processus de contrôle de la qualité, l’assurance qualité générale et les autres formes de gestion de la qualité.

Une partie de la gestion des livraisons consiste à passer en revue ces dernières pour s’assurer que les produits que vous livrez sont conformes aux normes de votre entreprise. En outre, les responsables des opérations veillent à ce que le produit final parvienne au consommateur final sans danger et sans difficulté. Ils peuvent être amenés à vérifier la logistique d’expédition et l’emballage, ou même à collaborer avec le client final pour s’assurer qu’il est satisfait de son produit.

Les compétences d’un responsable des opérations

Les professionnels de la gestion des opérations doivent posséder des compétences spécifiques pour assumer les nombreuses responsabilités de leur fonction. En voici quelques exemples.

Compétences organisationnelles

Les responsables des opérations sont les chefs de projet de l’ensemble d’un processus de production. Ils connaissent les tenants et les aboutissants de toutes les étapes des systèmes de production, et sont appelés à conserver scrupuleusement toutes ces informations. Ce point est d’autant plus important en cas de partage de ces informations avec d’autres services. Un outil de gestion du travail permet d’organiser toutes les informations essentielles pour toutes les parties prenantes. Il sert également à assigner des tâches aux personnes concernées et à conserver des échéances claires : vous disposez ainsi d’une source unique de référence pour tous les membres de l’équipe.

[À lire] Chef de produit et chef de projet : quelle différence ?

Compétences en coordination

Les responsables des opérations doivent savoir comment faire passer un projet d’une étape à l’autre en toute fluidité. Ils doivent notamment assurer la coordination avec les équipes interfonctionnelles, s’occuper de la rationalisation de l’automatisation et répondre à la demande des clients. Si les entrées (ressources telles que l’argent, le personnel ou les heures travaillées) sont supérieures aux résultats (livrables prévus), le responsable des opérations peut suggérer d’optimiser le processus à un moment précis de la chaîne de production. Veillez également à coordonner les changements avec les principales parties prenantes afin de garantir la clarté, de favoriser l’optimisation et de soutenir l’amélioration continue. 

Compétences relationnelles

Les responsables des opérations interagissent avec de nombreuses personnes différentes, des fournisseurs de services extérieurs au directeur des opérations de l’entreprise. Afin d’assurer l’efficacité de la communication au travail, veillez à distinguer les mises à jour en temps réel des rapports asynchrones pour aider les membres de votre équipe à repérer les informations importantes qui les concernent directement. Soyez attentif à la communication non verbale et adoptez l’écoute active pour vous assurer que vous comprenez bien chaque partie prenante. Si nécessaire, pensez également à développer vos compétences en résolution de conflits, pour être prêt si vous en rencontrez dans votre travail quotidien.

Il importe également de forger et de conserver des partenariats cohérents avec les fournisseurs. Pour ce faire, les responsables des opérations peuvent communiquer régulièrement avec les fournisseurs externes partenaires. Créer des liens solides avec des fournisseurs de qualité peut constituer un avantage concurrentiel non négligeable pour votre entreprise. Qu’il s’agisse d’accorder des remises sur les matières premières ou d’établir des priorités sur les commandes, les partenariats sont un véritable atout à long terme.

[À lire] Compétences spécialisées vs complémentaires : les exemples de 14 membres de l’équipe Asana

Connaissances fondamentales des technologies utilisées

Sans nécessairement être un expert en technologie, un responsable des opérations doit toutefois connaître les principes fondamentaux des technologies utilisées par son entreprise. Si votre équipe utilise des logiciels spécifiques pour les systèmes d’information, l’inventaire, la gestion de la chaîne de production ou la coordination interfonctionnelle, assurez-vous de connaître le fonctionnement de ces plateformes.

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4 modèles de gestion des opérations

Les façons de gérer efficacement les opérations sont multiples. Heureusement, les entreprises ont mis au point différentes méthodologies de gestion des opérations afin d’améliorer la cohérence des opérations commerciales. Pour vous lancer, découvrez ces quatre modèles de gestion des opérations.

Réingénierie des processus métier (RPA)

La réingénierie des processus métier consiste à analyser et à concevoir des processus au sein d’une entreprise. Dans ce cas, l’objectif est d’optimiser les processus afin d’accroître l’efficacité, d’améliorer les profits et de réduire les excès. 

Les indicateurs de réussite d’une RPA sont souvent liés à la rentabilité. Pour appliquer efficacement une RPA, fixez des objectifs précis et identifiez clairement les parties du processus que vous souhaitez améliorer. Après avoir mis en œuvre la RPA, veillez à communiquer avec les parties prenantes pour évaluer son efficacité. Par exemple, si une équipe met en œuvre une RPA dans le but d’augmenter le nombre de produits par jour, l’équipe peut facilement mesurer son efficacité en comparant la différence de produits fabriqués en une journée avant et après la mise en œuvre de la RPA.

[À lire] 27 indicateurs de réussite commerciale à suivre

Systèmes de fabrication reconfigurables

Les systèmes de fabrication reconfigurables sont des systèmes modulaires qui permettent d’effectuer rapidement des changements en réponse à une évolution soudaine du marché. Ce type de système permet aux entreprises de modifier rapidement leurs processus pour répondre à la concurrence. 

La durabilité constitue l’un des principaux avantages d’un système de fabrication reconfigurable. Généralement, les systèmes de fabrication reconfigurables créent des produits de même catégorie. Prenons l’exemple de la pandémie de Covid-19 : une entreprise textile qui fabriquait des vêtements durables aurait pu reconfigurer ses systèmes pour concevoir des masques de protection au moment de l’augmentation de la demande. 

La méthode Six Sigma

Six Sigma est un type de méthodologie de gestion des opérations axé sur l’amélioration des processus. Cette méthode vise à garantir que 99,99966 % (oui, vous avez bien lu) des produits développés par le processus ne présentent aucun défaut. 

La méthode a été développée par l’ingénieur américain Bill Smith lorsqu’il travaillait pour Motorola en 1986. L’appellation trouve son origine dans les statistiques, plus précisément dans le domaine du contrôle statistique de la qualité. Six Sigma se compose principalement de deux méthodologies : DMAIC et DMADV. 

La méthode DMAIC s’utilise pour optimiser les processus existants. DMAIC signifie :

  • Définir le système.

  • Mesurer les aspects clés des processus en cours.

  • Analyser les données pour déterminer les relations de cause à effet.

  • Améliorer ou optimiser les processus en cours à partir de l’analyse des données (I pour Improve en anglais).

  • Contrôler les évolutions des processus.

La méthode DMADV sert à créer de nouveaux produits ou conceptions de processus. Elle est également connue sous le nom de Design for Six Sigma (DFSS). DMADV signifie :

  • Définir les objectifs de conception en fonction des demandes du client.

  • Mesurer et identifier les caractéristiques spécifiques de qualité critique (critical to quality ou CTQ).

  • Analyser les options pour développer des alternatives de conception.

  • Concevoir une alternative innovante (D pour Design en anglais).

  • Vérifier le processus conçu et le tester.

Lean Manufacturing

Le Lean Manufacturing est un processus qui limite systématiquement les pertes au sein du processus de fabrication. Cette méthodologie est une forme d’amélioration continue. Fondés sur la philosophie japonaise du kaizen, les processus Lean visent à réduire trois types de pertes : muda, mura et muri. 

  • Muda (gaspillage) : pratiques qui mobilisent des ressources, mais n’apportent aucune valeur ajoutée.  

  • Mura (irrégularités) : certaines situations accaparent les ressources et nécessitent de travailler dans l’urgence, ce qui entraîne des déséquilibres. 

  • Muri (surmenage) : lorsque les ressources sont trop sollicitées. 

En limitant ces trois différents types de pertes, les processus de Lean Manufacturing visent à atteindre une efficacité maximale, générant ainsi plus de profits.

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