Gestion des effectifs : optimiser la productivité de vos équipes

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana15 juillet 20218 min de lecture
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Besoin d’un coup de pouce pour améliorer la productivité et les performances générales de votre équipe ? Ce n’est jamais une mince affaire, certes, mais la gestion des effectifs peut vous aider à rationaliser vos processus et coûts opérationnels. Les résultats pour votre équipe ? Une efficacité accrue, une plus forte implication des individus et un moral d’acier.

Que comprend un système de gestion des effectifs et quels avantages tirer de son utilisation ? Cet article vous explique en détail comment implémenter efficacement votre propre stratégie.

Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion des effectifs (Workforce management ou WFM) est une technique utilisée pour accroître la productivité et l’efficacité des équipes. Bien qu’elle soit le plus souvent utilisée dans les centres d’appels, de nombreux services ont adopté cette méthode afin d’améliorer leurs processus actuels. C’est d’autant plus important que d’après les recherches menées par Asana, près de 70 % des travailleurs interrogés estiment qu’ils seraient plus à même d’atteindre leurs objectifs s’ils disposaient de meilleurs processus pour gérer leur travail.

Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion des effectifs englobe toutes les activités nécessaires au maintien d’une main-d’œuvre productive. Cette méthode s’appuie sur de multiples techniques liées à la main-d’œuvre, notamment la gestion des ressources humaines, du capital humain, des performances, de la collecte de données, du budget et des prévisions, entre autres. Si un chef de projet ne peut pas gérer toutes ces tâches à lui seul, mieux vaut veiller à ce que les initiatives clés se déroulent sans heurts. Pour ce faire, travaillez aux côtés des chefs de service et recueillez les commentaires des membres de votre équipe.

Les tâches de gestion des effectifs et celles de gestion des ressources humaines peuvent sembler assez proches. Pour bien les distinguer, examinons plus en détail ce qui les différencie.

Que comprend un système de gestion des effectifs ?

Comme vous pouvez le constater, un processus de gestion des effectifs comporte de nombreux éléments. De l’embauche des nouvelles recrues à la formation des équipes, en passant par la planification du temps de travail, élaborer un processus complet implique de tenir compte d’un certain nombre de variables.

Que comprend un système de gestion des effectifs ?

La gestion du capital humain (Human Capital Management, HCM) constitue un cadre pour le recrutement, la gestion et le développement de la valeur des employés. Vous remarquerez que les tâches effectuées dans ce contexte sont souvent très similaires à celles accomplies dans le cadre de la gestion des effectifs. Quelle est donc la principale différence entre ces deux stratégies ? La gestion du capital humain vise à maximiser le retour sur investissement (RSI), tandis que la gestion des effectifs vise à optimiser le rendement et la productivité des employés.

Passons en revue chacune de ces tâches et leur fonctionnement pour créer une solution de gestion des effectifs à implémenter sans attendre au sein de votre équipe.

Suivi du temps

Le suivi du temps peut sembler assez simple, mais prudence : il y a quelques subtilités à connaître. Le suivi du temps permet d’analyser l’efficacité des équipes et individus, mais aussi d’identifier des schémas.

Instaurez un processus de suivi du temps pour :

  • Suivre la charge de travail à venir

  • Embaucher le nombre d’employés dont vous avez besoin dans votre équipe

  • Déléguer les tâches correctement

Vous pouvez non seulement mettre en place un suivi du temps pour déléguer et suivre la charge de travail plus aisément, mais vous avez également la possibilité de développer vos compétences en matière de gestion du temps. Cette dernière vous permettra de créer une routine quotidienne productive. Dans un second temps, n’hésitez pas à aider vos collègues à acquérir ces compétences. Chaque membre d’équipe pourra ainsi gérer son temps avec flexibilité et en toute autonomie.

Prévision et planification

Outre le suivi du temps, il est aussi essentiel de prévoir et planifier correctement les besoins en matière de personnel : c’est le meilleur moyen de créer un processus de gestion des effectifs efficace, et de garantir que chacun puisse parvenir à équilibrer vies professionnelle et privée. Que vos effectifs soient répartis en plusieurs niveaux hiérarchiques à l’échelle de l’entreprise (dirigeants, responsables intermédiaires, etc.) ou que vous gériez une équipe sans lien hiérarchique particulier, la planification peut s’avérer complexe.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses équipes se tournent vers l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser la planification. L’analyse des données historiques peut également vous aider à anticiper vos résultats.

Planifier implique d’endosser certaines responsabilités :

  • Gérer le planning du personnel

  • Résoudre les problèmes de sureffectif ou de sous-effectif

  • Estimer la croissance de l’équipe

Avec le bon nombre de membres d’équipe et un plan de croissance des effectifs, vous disposez de tous les outils pour gérer correctement la charge de travail de votre équipe et éviter les situations de burnout.

Efficacité d’équipe

Les évaluations de performance peuvent prendre du temps, mais sont importantes pour mesurer la réussite de l’équipe, sa productivité et le bien-être des individus en général. Ces évaluations peuvent aussi servir à mesurer la satisfaction client en fonction des résultats obtenus par les membres de l’équipe.

Évaluer les performances d’équipe implique de :

  • Suivre l’expérience des employés

  • Mesurer leur productivité

  • Évaluer la satisfaction client

La réalisation d’un bilan trimestriel est une pratique courante pour évaluer les performances, même si chaque équipe a sa propre façon de gérer ces dernières.

Paie et avantages

Que vous disposiez ou non d’une équipe dédiée à la paie et aux avantages, il s’agit d’une autre composante essentielle importante dans le cadre d’un plan général de gestion des effectifs. Cela comprend la rémunération et les avantages quotidiens, et parfois les primes supplémentaires accordées à vos employés.

De nombreuses tâches sont liées à la gestion de la paie, notamment :

  • Analyser le coût de la main-d’œuvre

  • Suivre les congés payés

  • Contrôler les feuilles de calcul

  • Offrir des primes aux employés

Au-delà de la simple nécessité de verser les salaires, améliorer la gestion de la paie et des avantages constitue parfois un excellent moyen de doter son équipe d’un moral d’acier et d’optimiser ses performances.

Gestion des formations

Créer un programme de formation pour les employés (nouveaux et déjà en poste) est essentiel à la constitution d’une main d’œuvre efficace. Il convient non seulement de créer des supports de formation pour l’accueil des nouvelles recrues, mais aussi de fournir des supports pour assurer l’épanouissement et le développement continu des employés de longue date.

Ces supports de formation incluent notamment :

  • Des ressources d’intégration

  • Une assistance pour la gestion et la maîtrise des outils

  • Les dernières actualités du secteur

  • Des ressources éducatives externes

Lors de l’élaboration d’un programme de formation, il est important de rassembler vos documents et supports dans un espace partagé facilement accessible à tous les membres d’équipe. Vous pouvez vous servir d’un outil numérique ou même d’un dossier partagé.

Modèle gratuit pour l’accueil des employés

Gestion des effectifs : avantages

Gains de productivité, moral au beau fixe… La mise en œuvre d’un processus de gestion des effectifs performant peut autonomiser votre équipe et l’aider à faire la différence.

Dans un monde idéal où tous les éléments d’un processus de gestion des effectifs performant seraient en place, vous ne tarderiez pas à observer des effets positifs sur un large éventail de tâches et services. Voici les principaux avantages apportés par un processus de gestion des effectifs.

Gestion des effectifs : avantages

1. Des gains de productivité

La productivité est à son maximum lorsque les tâches sont déléguées de manière adéquate et que la communication est claire. La gestion des effectifs présente de nombreux avantages qui peuvent aider votre équipe à gagner en efficacité : estimation de la charge de travail, suivi du temps, rémunération équitable et communication des résultats, etc.

L’accroissement de la productivité d’équipe permet aux effectifs d’accomplir davantage, mais aussi de fournir un travail de plus grande qualité. Tout le monde est gagnant : les entreprises, comme leurs employés.

2. Une communication efficace

La solution infaillible pour réussir ? Tirer des leçons des erreurs commises dans le passé. Si vous communiquez de manière ouverte et honnête au travail à propos des résultats de l’équipe, les individus sont en mesure de s’épanouir. Au final, tout le groupe en ressort grandi.

Instaurer une communication efficace renforcera la collaboration d’équipe et vous permettra de garder le travail en bonne voie, sans oublier de satisfaire aux normes de qualité. 

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3. Une amélioration du moral

Le moral d’une équipe peut être influencé (de manière positive ou négative) par un certain nombre de variables : charge de travail, rémunération et avantages, planification ou tous ces facteurs à la fois, le moral d’une équipe peut renforcer ou anéantir sa productivité.

Heureusement, un plan de gestion des effectifs peut vous permettre de remonter le moral des troupes. La curiosité et l’empathie peuvent créer une dynamique positive entre les managers et leurs subordonnés. Ces attentions simples, mais néanmoins déterminantes, vous permettront de créer un environnement de travail plus agréable pour les membres de votre équipe, lesquels retrouveront vite un moral d’acier.

4. L’optimisation des ressources

Augmenter la productivité, améliorer la communication et renforcer le suivi vous permet d’optimiser vos ressources. Vous êtes en mesure d’accomplir davantage et vous réduisez les coûts de la main-d’œuvre par la même occasion.

Une ressource désigne tout élément concret (comme un produit), mais également toute composante intangible (comme le temps) : les ressources, peu importe leur nature, sont précieuses et ne doivent pas être gaspillées !

[À lire] L’allocation des ressources : un concept clé pour optimiser l’efficacité d’équipe

5. Un travail de qualité

En définitive, la qualité de vos livrables déterminera la nature des résultats que vous obtiendrez. Si la qualité de votre travail n’est pas suffisante, vos bénéfices ne seront pas non plus au rendez-vous. Bien gérer ses effectifs, c’est donc aussi veiller à améliorer constamment la qualité du travail fourni.

Vous pensez accomplir un travail de qualité ? Vous savez que vous pouvez mieux faire ? Dans les deux cas, il est toujours possible de s’améliorer. Si vous souhaitez optimiser la qualité de vos livrables, vous avez l’embarras du choix : apporter des modifications au produit, créer un site Web, etc. De multiples options s’offrent à vous.

Gestion des effectifs et gestion des ressources humaines

Si la gestion des ressources humaines est intégrée à la gestion des effectifs, les deux techniques ne s’emploient pas aux mêmes fins.

La gestion des ressources humaines est le processus qui consiste à recruter les membres d’équipe, à les former et à développer des processus internes. Il s’agit d’une composante essentielle de la gestion des effectifs, mais ces deux méthodes diffèrent bel et bien.

Considérez la gestion des effectifs comme un terme générique qui regroupe tous les besoins en matière de main-d’œuvre. Ainsi, si l’embauche d’individus qualifiés pour accomplir le travail demandé fait partie de ce processus, la gestion des effectifs intègre des composantes supplémentaires : amélioration des performances, gestion de la paie, planification du travail, entre autres.

Outil de gestion des effectifs

Vous l’aurez constaté, la gestion des effectifs est un système aux multiples composantes. Vous souhaitez élaborer votre propre plan de gestion, mais vous ne savez pas par où commencer ? Heureusement, il existe des outils de gestion des effectifs pour vous aider à créer votre propre processus.

Outil de gestion des effectifs

L’utilisation d’un logiciel de gestion des effectifs simplifie l’exécution d’un grand nombre de tâches, notamment la gestion du temps, la communication au sein de l’équipe, la gestion des ressources, l’expérience client et la planification.

Planification temporelle

Le suivi du temps peut s’opérer de plusieurs façons, et certaines vous permettent de relier activités quotidiennes et objectifs. Cette mise en relation est fondamentale pour bénéficier d’une visibilité interfonctionnelle et garder vos objectifs en tête. Les logiciels de suivi du temps vous apportent également d’autres avantages :

  • Visualiser les tâches et échéances

  • Créer des dépendances

  • Modifier facilement vos plans

  • Transformer vos feuilles de calcul en chronologies

Une application logicielle de chronologie de projet vous aide à relier le travail aux objectifs, mais également à visualiser la progression de votre équipe. 

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Suivi de la productivité

L’accroissement de la productivité est l’un des principaux avantages apportés par la gestion des effectifs. Toutefois, assurez-vous d’abord de disposer des bons outils pour permettre à votre équipe de fournir un travail efficace à long terme. Les logiciels de productivité vous aident à :

  • Éviter le travail en double

  • Accéder facilement aux informations

  • Automatiser les projets récurrents

  • Centraliser vos activités

Besoin d’un coup de pouce pour automatiser votre travail ou hiérarchiser rapidement vos tâches ? Adoptez un outil de productivité !

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Communication d’équipe

De nombreuses équipes n’ont pas conscience de l’importance d’instaurer une communication efficace. C’est un fait, seuls 15 % des travailleurs se sentent écoutés par leur entreprise. Il est donc plus important que jamais de communiquer non seulement à propos du travail, mais aussi des performances, sans oublier de proposer un feedback constructif aux membres d’équipe.

Adopter un logiciel de communication, c’est :

  • Aider les équipes à mieux travailler

  • Faire en sorte que les employés se sentent écoutés

  • Centraliser vos communications

  • Donner du feedback en contexte

  • Organiser des réunions plus efficaces

S’appuyer sur des outils de communication vous permet d’optimiser vos processus et l’expérience de vos employés. 

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La gestion des effectifs est-elle faite pour vous ?

Un système de gestion des effectifs est un ensemble de techniques dont le but est d’améliorer les processus internes, d’automatiser certaines tâches lorsque cela est possible et de créer un environnement de travail plus agréable. Réunir tous ces atouts au sein d’une même organisation n’est pas si fréquent, mais avec un peu d’aide, votre entreprise deviendra vite une bonne élève et vos équipes auront les moyens de se surpasser.

Vous cherchez d’autres méthodes pour améliorer l’efficacité de votre équipe ? Découvrez la gestion des ressources et tous les avantages qu’elle peut apporter.

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