Modèle pour l’intégration des nouveaux employés

Modèle créé par Asana

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Tout processus d’intégration efficace doit permettre de centraliser les tâches de vos nouvelles recrues pour en simplifier le suivi. Adoptez ce modèle Asana exclusif pour accueillir les nouveaux employés et assurer leur réussite dès le premier jour.

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[Product UI] Exemple de modèle Asana pour l’accueil des nouveaux employés (Listes)

Tous les nouveaux employés passent par une phase d’intégration, un processus qui va bien au-delà d’une simple liste de tâches et donne un premier aperçu de l’entreprise. C’est l’occasion rêvée de préparer les employés à leur nouveau poste, d’établir des indicateurs de réussite et de leur expliquer leur place dans l’entreprise.

Bien accueillir ses employés n’aura jamais été aussi essentiel ! Confrontées à l’explosion du burnout et du syndrome de l’imposteur, les entreprises veulent chouchouter leurs collaborateurs. Dans ce contexte, s’appuyer sur un modèle pour gérer l’intégration des employés prend tout son sens.

Pourquoi utiliser un modèle pour l’intégration des employés ?

Ce type de modèle permet de standardiser le processus d’intégration pour l’ensemble des nouvelles recrues. Un programme commun donnera aux membres de l’équipe toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir et ce, dès le premier jour.

Rationalisez le processus

La checklist du modèle d’intégration dresse la liste de toutes les actions à accomplir et ressources à consulter par votre collègue pour prendre son nouveau poste en toute sérénité. Pour être performant, le modèle doit réunir toutes les informations au même endroit afin d’éviter à l’employé concerné de se disperser.

Donnez à vos collègues les informations dont ils ont besoin pour réussir

Vous devez absolument donner à vos nouvelles recrues tous les outils nécessaires pour bien travailler. En clarifiant les attentes dès leur première semaine, leur premier mois ou même leur première année dans l’entreprise, vous leur créez un chemin tout tracé pour une collaboration fructueuse.

Et vos nouvelles recrues ne sont pas les seules à en tirer avantage ! En effet, un bon accueil améliore aussi la satisfaction des employés à long terme. Lorsqu’ils savent ce que l’on attend d’eux, les employés sont moins susceptibles d’être affectés par des phénomènes professionnels néfastes comme le burnout ou le syndrome de l’imposteur. D’après nos recherches, ces derniers touchent très largement les jeunes générations et ont pour conséquences une baisse de moral, des problèmes de communication, un manque d’implication au travail, la multiplication des erreurs et même un fort turnover.

[À lire] Faciliter l’intégration des nouveaux employés avec un plan à 30–60–90 jours

Réservez un accueil chaleureux aux équipes en télétravail

Dans le cas d’une intégration à distance, il est d’autant plus crucial d’encadrer le processus. Vos employés en télétravail auront moins souvent l’opportunité de s’entretenir en face à face avec leur équipe virtuelle et avec vous. Directives sur les tâches, canaux de communication à employer selon les circonstances, premières actions à entreprendre : donnez-leur les clés pour bien travailler, où qu’ils se trouvent.

Les équipes qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires sont particulièrement concernées. Vous travaillez en décalé et n’êtes pas disponibles au même moment ? Donnez-leur une liste de tâches claires, à laquelle ils pourront commencer à s’atteler en votre absence.

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Si vous voulez que vos employés se sentent intégrés dès leur premier jour, vous devez porter une attention particulière à la phase d’intégration. Cette dernière donne le ton de toute la collaboration entre ces personnes et votre entreprise, et pose les bases en matière de connaissances et d’expériences. C’est pour cette raison que proposer une expérience d’intégration inclusive revêt une place centrale dans toute culture d’entreprise se voulant inclusive.”
Sonja Gittens Ottley, responsable de la diversité et de l’inclusion, Asana

Modèle Asana pour l’accueil des nouveaux employés

Un processus d’intégration bien pensé aide les nouveaux employés à faire leurs armes rapidement à leur nouveau poste. Pour ce faire, la transparence est de mise ! Expliquez à votre employé en quoi consistera le processus d’intégration.

Ce modèle spécial intègre toutes les petites astuces qu’utilise l’équipe Asana pour accueillir chaleureusement ses nouveaux collègues dès le premier jour. Chaque nouvelle recrue reçoit sa propre checklist, mise à jour par son manager avant son arrivée. Celle-ci inclut toutes les informations pertinentes, les projets et les tâches à réaliser en phase d’intégration.

En créant une source unique de référence concrète, vous aidez votre collègue à savoir quoi faire dès le départ. Toutes les nouvelles recrues retrouvent les informations utiles au même endroit, en quelques clics : valeurs d’entreprise, politiques générales, guide de l’employé, etc. En bref, ce processus rationalisé pose les bases d’une expérience d’accueil exceptionnelle.

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Les essentiels du modèle pour l’accueil des nouveaux employés

Pour donner à ses nouvelles recrues tout ce qu’il faut pour réussir, il ne suffit pas de disposer d’un modèle… il faut également savoir s’en servir ! Comment le rendre le plus pertinent possible pour tous vos nouveaux collaborateurs ? C’est très simple :

  • Clarifiez les attentes, les délais de réalisation du travail et les méthodes employées.

  • Fixez des échéances pour chaque action à traiter.

  • Faites de ce modèle un document dynamique, que le nouvel employé pourra mettre à jour en temps réel en y ajoutant des questions, des enseignements à tirer et ce qu’il compte faire ensuite.

  • Expliquez le processus d’intégration de A à Z.

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Liste :cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous offrez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

  • Sous-tâches :certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, utilisez des sous-tâches pour assurer le suivi de ce travail. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

  • Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. En outre, ces champs sont partageables sur plusieurs projets et tâches pour un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Multihoming (hébergement multiprojet) :le travail est interfonctionnel par essence et les équipes doivent pouvoir travailler efficacement tous services confondus. Malheureusement, nos activités sont souvent restreintes à un champ d’action limité. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Grâce au multihoming sur Asana, vous ajoutez des tâches à plusieurs projets, évitant ainsi les tâches redondantes et gagnant en visibilité interéquipes. Vous consultez les tâches en contexte, vous connaissez les responsabilités de chacun et vous faites le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

  • Zoom :Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Les réunions commencent sur Asana, où le partage des ordres du jour des réunions apporte de la visibilité et du contexte sur les points qui seront abordés. Pendant la réunion, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revenir aux échanges selon leurs besoins.

  • Gmail :avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

  • Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

  • Slack :Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

Questions fréquentes sur les modèles pour l’intégration des employés

Quels éléments inclure dans un modèle dédié à l’accueil des nouveaux employés ? 

Votre modèle devrait intégrer toutes les informations et ressources nécessaires à votre employé pour bien travailler, dès le premier jour. Vous devez également y inclure les actions à réaliser à leur arrivée, les tâches à terminer à 30, 60 et 90 jours, mais aussi toute information utile pour prendre ses marques à son nouveau poste.

Qui est responsable de la création de ce type de modèle ?

En général, c’est l’équipe des ressources humaines qui se charge d’organiser le processus d’intégration des employés. En standardisant ce processus sur la totalité du programme de recrutement, elle veille à ce que chaque nouvelle recrue dispose des outils et des informations essentielles pour une intégration réussie. Une fois les bases posées par l’équipe RH, vous aurez pour mission de clarifier le contexte auprès de votre nouveau collègue, en indiquant les informations et autres détails complémentaires utiles à sa prise de poste. Pour faciliter l’adaptation des nouvelles recrues, intégrez le modèle d’intégration à l’e-mail que vous leur envoyez pour les accueillir.

Combien de temps le processus d’intégration des employés doit-il durer ?

Les responsables du recrutement et les équipes RH consacrent souvent moins d’un mois à l’intégration des nouveaux employés, leur laissant ainsi peu de temps pour gagner en confiance et être à l’aise dans leurs nouvelles fonctions. Dans l’idéal, le processus d’intégration devrait commencer dès le premier jour de la recrue et s’étendre sur trois mois, vous permettant de mettre en œuvre un plan sur 30-60-90 jours.

Comment bien accueillir mes employés ?

Pour une intégration réussie, vous devez tout préparer avant même l’arrivée de votre nouveau collègue. Vous pouvez par exemple lui envoyer un petit message de bienvenue une semaine avant le jour J, pour lui expliquer le déroulement de sa première journée et les exigences à respecter, sans oublier certains détails comme le code vestimentaire ou les consignes pour le repas. Lorsque votre collaborateur aura enfin rejoint votre équipe, accompagnez-le tout au long de la phase d’intégration et répondez à toutes ses questions. Vous pouvez également lui attribuer un mentor, qui saura l’épauler et fera le lien avec l’entreprise.

L’emploi d’un modèle comme celui-ci m’aidera-t-il à garder mes employés ?

D’après une étude de Glassdoor, les entreprises ayant mis en place un processus d’intégration bien rodé constatent une hausse de 82 % dans la rétention du personnel. En faisant usage de ce type de modèle, vous aidez vos nouveaux employés à se sentir impliqués dans l’entreprise dès le départ, ce qui les motive à rester et fait donc baisser le taux d’attrition.

Un seul modèle d’intégration est-il suffisant pour chaque employé ?

L’équipe Asana attribue deux projets d’intégration à chaque nouvel employé : l’un de type modèle général d’entreprise, incluant toutes les informations utiles ; l’autre adapté au poste et fonctions de l’employé, avec des informations complémentaires spécifiques à sa situation.

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