Plans de formation : améliorer les compétences de son équipe (modèle gratuit)

Former une équipe performante n’est pas une mince affaire ! Il faut du temps pour trouver des personnes qui arrivent à travailler en synergie, mais possèdent aussi les compétences requises pour accomplir vos objectifs. C’est pour cette raison que les entreprises accordent une importance considérable à leur processus de recrutement : elles souhaitent retenir des candidats d’exception qui resteront. Toutefois, même le meilleur d’entre eux finira par quitter le navire s’il n’est pas formé et soutenu.

Les plans de formation sont un excellent moyen d’améliorer les compétences de votre équipe. Ils favorisent la fidélisation des employés et améliorent la productivité d’équipe, et représente un véritable avantage pour l’entreprise et les membres de l’équipe. Ces derniers peuvent se servir des compétences qu’ils auront acquises grâce à vous pour accomplir leurs tâches au quotidien.

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Un plan de formation permet aux membres de votre équipe d’acquérir une certaine compétence grâce à un programme et des supports d’apprentissage prédéfinis. Cela sera également l’occasion d’établir un processus standard pour les actions attendues : lorsque d’autres équipes ou collègues souhaiteront acquérir cette compétence, vous n’aurez qu’à leur transmettre la documentation prévue à cet effet.

Les objectifs d’un plan de formation sont les suivants :

1. Préparer les managers en amont de la formation.

2. Structurer l’apprentissage des membres de l’équipe.

Sans plan de formation, les membres de l’équipe auront du mal à savoir s’ils ont atteint les objectifs d’apprentissage définis pour leur poste. De plus, ceux qui souhaiteront approfondir leurs connaissances individuellement n’auront aucun moyen de mesurer leur réussite.

Quels sont les éléments fondamentaux d’un plan de formation ?

Nombreuses sont les méthodes disponibles pour former votre équipe à un processus. Néanmoins, un plan de formation doit comprendre quelques éléments clés pour être considéré comme tel. Une bonne connaissance de ces éléments vous permettra d’aborder la formation dans les meilleures dispositions.

1. Objectifs d’apprentissage : à l’instar de tout projet, votre plan de formation doit inclure des objectifs de réussite. Posez-vous la question : quels enseignements souhaiteriez-vous que votre équipe tire de cette formation ? Servez-vous des objectifs d’apprentissage comme de guides lorsque vous rédigez votre plan.

2. Programme de la formation : il s’agit de l’essence de votre plan de formation. Il explique la manière dont la formation sera menée et apporte des instructions étape par étape à la personne qui en sera responsable.

3. Supports : selon la méthode de formation choisie, vous aurez besoin de supports d’apprentissage particuliers pour qu’elle ait l’effet escompté. Par exemple, si votre formation prend la forme d’un atelier, vous devrez imprimer des documents pour l’ensemble des participants ou vous munir d’un ordinateur et d’un vidéoprojecteur.

Que vos formations se tiennent à distance ou dans une grande salle de conférence, la planification de ces éléments demeure une composante clé de la gestion de la formation.

Créer un plan de formation en 7 étapes

Les éléments du plan de formation n’ont plus de secret pour vous ? Avant d’aller plus loin, identifiez les domaines dans lesquels votre équipe pourrait bénéficier d’un coup de pouce. Vous pourrez alors personnaliser le programme selon les besoins de votre équipe.

Les étapes suivantes guideront la création de votre plan de formation :

1. Évaluer les besoins de formation

Avant de créer votre plan, commencez par réaliser une analyse des besoins de formation. Cette étape préalable est l’occasion de déterminer le type de participants et le contenu de votre formation. Par exemple, vous pouvez évaluer les besoins de vos nouvelles recrues : la formation dont ils ont besoin fait-elle déjà partie du processus d’intégration ? Ou devriez-vous créer un plan de formation qui favoriserait une meilleure intégration au sein de l’entreprise ?

Les actions suivantes vous aideront à déterminer les besoins de formation de votre entreprise ou de votre équipe :

• Demander l’avis des managers et des membres de l’équipe.

• Obtenir des données à partir des évaluations des performances.

• Évaluer les performances des membres de l’équipe grâce à des outils de gestion du travail.

• Préparer des enquêtes pour connaître les compétences que les membres de l’équipe souhaitent améliorer.

Après avoir mené vos recherches, hiérarchisez vos besoins selon leur degré de priorité. Choisissez ensuite une compétence ou un processus sur lequel vous focaliser et créez un modèle de plan de formation sur mesure.

2. Choisir un type de plan de formation

Avant de commencer la création de votre plan de formation, il est primordial de décider de la façon dont vous enseignerez. Celle-ci dépendra du thème de la formation, ainsi que du nombre de participants. Certaines compétences peuvent se transmettre en ligne, tandis qu’il est plus pertinent d’en acquérir d’autres au cours d’ateliers physiques. Par ailleurs, vous pourrez plus facilement échanger avec un petit groupe, alors que les interactions seront limitées face à une salle comble.

Types de plans de formation :

• Ateliers : une participation active de la part du groupe est nécessaire pour les mener à bien.

• Formations par un professeur/formateur : semblables à une conférence, ces formations peuvent se dérouler aussi bien à distance qu’en présentiel.

• Formations individuelles : les formations individuelles peuvent se révéler utiles pour s’adapter à des niveaux et besoins variés.

• Formation sur le terrain : les compétences s’acquièrent souvent sur le tas, mais il est également possible de prévoir des formations pour les membres de votre équipe dans le cadre de leur travail quotidien.

• Formation en ligne : à différencier d’une formation à distance avec un professeur ou formateur. Lors de ces formations, les membres de l’équipe doivent suivre un ensemble de modules qui s’appuient généralement sur des vidéos, questionnaires ou encore des lectures.

• Mentorat : les membres de l’équipe sont pris sous l’aile d’un mentor ou d’un professionnel expérimenté dont ils peuvent apprendre et qui les aident à évoluer professionnellement. Certains parviennent à trouver un mentor de leur propre initiative, mais il est également possible de mettre en place un programme de mentorat.

• Recherche : les formations qui reposent sur la recherche consistent en la lecture d’articles, d’études de cas ou d’analyses de données provenant de sources fiables.

À présent, quel type de plan de formation choisir ? Voici deux scénarios qui pourront vous orienter sur la manière de faire ce choix :

Scénario 1 : votre entreprise adopte un nouveau logiciel de gestion de projet et tout le monde doit être formé à son utilisation. En raison du nombre important de participants, il vaut mieux privilégier une formation de type conférence, avec un formateur.

Scénario 2 : votre entreprise souhaite promouvoir ses activités sur les réseaux sociaux et ceci requiert de savoir programmer du contenu. De ce fait, il est plus judicieux d’organiser une formation en atelier pour montrer concrètement aux membres de l’équipe comment s’y prendre.

3. Étudier votre équipe

Outre le nombre de participants, il est important d’étudier votre équipe pour élaborer un programme de formation efficace, car chaque membre possède sa propre expérience : si vous souhaitez rafraîchir la mémoire de votre équipe en matière de bonnes pratiques sur les réseaux sociaux, vous pouvez partir du principe qu’elle dispose déjà de certaines bases.

Dans cette démarche, posez-vous les questions suivantes :

• Cette formation est-elle facultative ?

• Cette formation sera-t-elle plus efficace si des échanges ont lieu avec les membres de l’équipe ?

• Quels sont les points forts de l’équipe ?

• Comment puis-je adapter cette formation à l’équipe ?

Les membres de votre équipe seront plus enthousiastes à l’idée de participer à la formation si elle les concerne concrètement. Aidez-les à se projeter grâce à des exemples et en interagissant avec eux. Vous pouvez également identifier les points forts de votre équipe pour en tirer le meilleur parti. Par exemple, si votre équipe est plus efficace le matin, planifiez votre formation en conséquence.

4. Déterminer des objectifs d’apprentissage

Comme pour un projet, vous devrez définir des objectifs pour votre plan de formation. Pour cela, réfléchissez aux enseignements que vous souhaitez transmettre aux participants.

Toujours dans le cadre d’une formation de marketing sur les réseaux sociaux, vos objectifs d’apprentissage pourraient être les suivants :

• Comprendre les indicateurs Google Analytics

• Identifier les réseaux sociaux utilisés par le public cible de l’entreprise

• Comprendre le rôle des réseaux sociaux dans l’entonnoir marketing.

• Créer du contenu SEO, le publier sur les réseaux sociaux et suivre sa performance.

Les objectifs d’apprentissage peuvent également être considérés comme des exigences de formation. Vous pouvez très bien décider que les participants doivent remplir l’ensemble de ces exigences pour réussir la formation et maîtriser la compétence enseignée.

5. Élaborer des supports de formation

Les supports de formation représentent l’essentiel de votre présentation. Certains vous aideront à présenter le contenu de la formation aux participants (diaporama ou présentation PowerPoint), tandis que d’autres serviront à les impliquer dans les activités (feuille d’exercice).

Voici quelques exemples de supports de formation :

• Présentations

• Cahiers d’activités

• Vidéos

• Articles en ligne

• Procédures opérationnelles normalisées et manuels de formation

• Évaluations

Prévoyez les supports dont vous avez besoin, sans oublier d’en garder en plus sous la main. Ainsi, vous serez préparé à l’arrivée de participants non prévus et autres éventualités le jour de la formation.

6. Établir votre programme

Votre programme de formation est prêt à être finalisé et présenté aux membres de votre équipe. Vous ne vous sentez pas confiant ? Rédigez votre programme étape par étape, comme suit :

1. Le formateur accueille les participants avec la première diapositive de la présentation projetée sur le tableau.

2. Le formateur demande aux participants d’allumer leurs ordinateurs et de se rendre sur le site Web de l’entreprise.

3. Le formateur passe sur chaque diapositive de la présentation et demande aux participants de la suivre sur leurs ordinateurs.

4. Le formateur envoie les feuilles d’exercice.

5. Les participants effectuent une activité sur les feuilles d’exercice ou sur leurs ordinateurs.

6. Le formateur demande aux participants de partager leur ressenti quant à l’activité effectuée.

7. Le formateur termine sa présentation et amorce une discussion.

8. Le formateur demande s’il y a encore d’autres questions.

Avec un programme bien défini, vous aurez toutes les cartes en main pour dispenser votre formation. Néanmoins, n’ayez pas peur de dévier de votre trajectoire pendant les discussions : tout est permis du moment que cela reste pertinent et productif.

7. Réviser si besoin

Pour vous assurer de l’efficacité de votre formation, révisez votre modèle de plan de formation et efforcez-vous de l’optimiser autant que possible. Un plan de formation réussi permet aux participants de maîtriser le processus concerné. Peu importe la pertinence de votre discours, le groupe ne les retiendra que s’il est impliqué.

Lorsque vous aurez organisé quelques sessions de formation, réalisez une analyse après action. Fort des retours des participants et des informations concernant leur maîtrise de la compétence enseignée, vous pourrez ajuster votre plan de formation pour mieux répondre aux besoins du prochain groupe.

Modèle de plan de formation et exemple

Vous retrouverez un exemple de plan de formation ci-dessous. Dans celui-ci, l’équipe a identifié qu’elle avait besoin d’être formée à la recherche de mots-clés au sein de l’entreprise. Cette formation pourrait être utile aux nouvelles recrues, mais également pour rafraîchir les connaissances des autres employés.

Développez les compétences de votre équipe grâce au modèle gratuit de plan de formation ci-dessous :

Créez votre plan de formation dans une plateforme de gestion du travail

Pour créer des plans de formation personnalisés, il est indispensable d’identifier les axes d’amélioration de votre équipe. Un logiciel de gestion du travail propose une vue d’ensemble sur les performances de votre équipe pour vous aider à déterminer quels aspects développer en priorité.

Échangez des idées, partagez votre programme et révisez-le avec Asana. Grâce à cet outil partagé, vous pourrez créer votre plan de formation et le mettre en œuvre en un seul et même endroit.