Concevoir un processus de recrutement hors pair

Portrait du contributeur – Caeleigh MacNeilCaeleigh MacNeil17 mars 202217 min de lecture
facebooktwitterlinkedin
Concevoir un processus de recrutement hors pair - Image bannière de l’article
Essayer Asana

Résumé

Un processus de recrutement est une approche structurée conçue pour vous aider à dénicher, évaluer et intégrer de nouvelles recrues au sein de votre équipe. Bien que nous ne pensions pas forcément à établir une procédure d’embauche formelle, concevoir un processus de recrutement efficace simplifie la collaboration avec les parties prenantes, notamment avec le service des ressources humaines et les responsables du recrutement. En outre, structurer votre recrutement vous permettra de réunir toutes les conditions pour embaucher les candidats les plus talentueux. Découvrez toutes les informations clés en matière de recrutement, puis créez votre processus en 11 étapes concrètes.

Rome ne s’est pas faite en un jour. De même, vous aurez besoin de temps pour constituer votre équipe. Pour recruter des individus brillants, mieux vaut être patient ; mais votre persévérance sera récompensée. En effet, la force motrice d’une équipe réside dans les membres qui la composent, lesquels vous permettront d’accomplir l’impossible. Pour atteindre des objectifs ambitieux, vous devez pouvoir compter sur une équipe fiable. Et pour constituer votre équipe, s’appuyer sur un processus de recrutement bien organisé s’avère indispensable.

Qu’est-ce qu’un processus de recrutement ?

Un processus de recrutement est une approche structurée conçue pour dénicher, évaluer et intégrer de nouvelles recrues au sein de votre équipe. Il s’agit d’un ensemble d’étapes prédéfinies à suivre à chaque fois que vous souhaitez embaucher un nouvel employé, qu’il s’agisse d’un remplacement à un poste existant ou de la création d’un nouveau poste au sein de votre équipe. Les recrutements ont tendance à s’effectuer dans l’urgence (surtout lorsque vous manquez de personnel ou que vous devez pourvoir un poste vacant), mais concevoir un processus de recrutement avant de se lancer tête baissée dans la recherche de candidats présente des avantages incontestables. Consacrer un certain temps à la conception d’un processus vous permettra d’économiser de précieuses heures et de nombreux soucis par la suite.

Le processus de recrutement est souvent interfonctionnel. Vous devrez travailler en collaboration avec certaines parties prenantes comme les recruteurs et l’équipe des ressources humaines, mais également avec l’ensemble des collègues qui vous aideront à interroger les candidats potentiels. En fonction du profil que vous recherchez et des ressources dont vous disposez, le processus diffère. Par exemple, recruter un ingénieur logiciel vous demandera de suivre certaines étapes précises, lesquelles seront tout autres si vous souhaitez embaucher un thérapeute clinicien. En outre, les responsabilités en matière de recrutement ne seront pas les mêmes selon que vous gérez une grande entreprise dotée d’une équipe RH ou une petite structure qui n’en possède pas.

Vous ne savez pas par où commencer ? La gestion des parties prenantes n’est pas vraiment votre tasse de thé ? Pas d’inquiétude. Standardiser votre processus de recrutement simplifiera la collaboration. Commencez par déterminer les méthodes qui fonctionnent pour votre équipe et documentez chaque étape de votre processus. Ainsi, vous disposerez d’une feuille de route à suivre, lèverez tous les doutes quant à ce que vous devez accomplir et identifierez les collaborateurs à contacter à chaque nouveau recrutement.

Processus de recrutement et d’intégration : quelles différences ?

Lorsque vous souhaitez accueillir de nouvelles recrues dans votre équipe, le processus de recrutement et le processus d’intégration revêtent la même importance. Toutefois, veillez à bien différencier ces deux étapes.

Avant de pouvoir intégrer de nouveaux membres au sein de votre équipe, vous devez évidemment commencer par les embaucher. Par conséquent, votre processus de recrutement doit comprendre plusieurs étapes : identification des exigences du poste, recherche de candidats qualifiés, réalisation des entretiens et proposition d’une offre d’emploi définitive. Outre ces étapes majeures, votre processus de recrutement doit également préciser certains points, notamment les personnes qui seront chargées de communiquer avec les candidats ou encore la méthode à suivre pour évaluer chacun d’eux. Pour faire simple, ce processus doit couvrir toutes les étapes qui précèdent l’acceptation de l’offre par le candidat.

L’intégration d’un nouvel employé commence après la signature de la proposition d’embauche définitive (contrat de travail) par le candidat retenu. C’est à ce moment-là que débute l’accueil de votre nouvelle recrue, à qui vous transmettez toutes les informations utiles. Étonnamment, certaines étapes essentielles du processus d’intégration sont souvent accomplies avant le premier jour de travail du nouvel arrivant, comme lui fournir un ordinateur portable et un badge d’accès aux locaux ou lui envoyer un e-mail de bienvenue pour qu’il sache à quoi s’attendre. Après la prise de fonction effective de l’employé, l’intégration se poursuit progressivement : le nouveau venu découvre la culture de l’entreprise, apprend à connaître ses collègues, puis se familiarise avec les outils et processus dont il se servira pour mener à bien son travail.

Modèle gratuit de suivi des candidats

En quoi le processus de recrutement est-il important ?

Un processus de recrutement structuré vous simplifie la vie, mais aide aussi vos partenaires et les candidats potentiels. En voici les principaux avantages :

Proposer une expérience optimale aux candidats

L’expérience du candidat est un élément clé de la culture d’entreprise. Selon une étude, 78 % des candidats affirment que les processus d’entretien et de recrutement sont révélateurs de la valeur que l’entreprise accorde à son personnel. Il est donc essentiel de mettre en avant vos atouts durant ces étapes, car c’est à ce moment-là que les employés potentiels se font une première impression de votre organisation.

Un processus d’embauche propose à chaque candidat une expérience homogène et vous permet de lui transmettre les bonnes informations au moment opportun. Concevez un processus d’embauche prédéfini pour être en mesure d’indiquer aux candidats les prochaines étapes à suivre et la durée estimée de chacune d’elles. Vous ne laisserez ainsi aucune place au doute : les postulants sauront quoi faire à tout moment, y compris pendant les temps morts. Pour vous assurer que rien ne vous échappe, vous pouvez également choisir de communiquer avec les candidats sur certains points essentiels du processus de recrutement : leur envoyer les informations dont ils ont besoin pour se préparer aux entretiens ou bien prévoir des e-mails de suivi pour signaler aux postulants non retenus que vous avez engagé un autre candidat.

Éviter les biais inconscients

Les biais inconscients sont des conjectures, croyances ou attitudes apprises dont nous n’avons pas toujours conscience. Mais d’où peuvent-ils bien provenir ? Rassurez-vous, tout cela n’a rien d'anormal : notre cerveau traite quotidiennement tout un tas d’informations, si bien qu’il prend parfois des raccourcis. Il s’agit par exemple d’apercevoir par la fenêtre une fine couche de givre sur votre pare-brise et d’en déduire qu’il fait froid dehors, d’associer systématiquement l’heure de pointe à une circulation très dense ou encore de supposer que le lait que vous achetez au supermarché ne représente aucun danger pour la santé.

Les exemples ci-dessus sont sans conséquence, mais nos préjugés peuvent également se glisser dans le processus d’embauche et influencer le choix du candidat retenu pour un poste spécifique. Par exemple, une étude de l’université de Princeton a montré que lorsque les orchestres symphoniques organisaient des auditions à l’aveugle, la chance pour les femmes d’accéder à l’étape de sélection suivante doublait immédiatement. En clair, lorsque les membres du jury connaissaient le sexe des candidats, un biais inconscient les incitaient à privilégier ceux de sexe masculin.

Heureusement, apprendre à reconnaître les biais inconscients vous aidera à mettre en place des mesures efficaces pour les limiter. Concevoir un processus de recrutement structuré permet à chaque candidat de suivre les mêmes étapes et vous aide à éviter les biais inconscients. Ainsi, vous recueillez le même type d’informations pour chacun des postulants et vous prenez des décisions qui s’appuient sur des données concrètes, laissant de côté les idées vagues, comme la « compatibilité » des candidats avec l’entreprise. Par exemple, vous pouvez définir un ensemble standard de questions à poser en entretien et l’intégrer à votre processus de recrutement afin de garantir une évaluation impartiale de chaque individu, basée sur les mêmes critères.

Modèle gratuit de questions d’entretien

Recruter le candidat idéal

Le recrutement ressemble un peu au speed dating (littéralement des « rencontres rapides » lorsque vous cherchez un partenaire, professionnel dans ce cas précis). Vous jaugez la personne qui souhaite rejoindre l’entreprise : souhaitez-vous créer et entretenir une relation professionnelle à plus long terme ? Le candidat pourra-t-il s’intégrer à votre équipe ? Mais ce dernier cherche lui aussi à déterminer s’il souhaite vraiment travailler dans votre entreprise… Veillez également à ne pas brûler les étapes : chacun de vous risquerait de passer à côté de certaines informations clés, pourtant essentielles pour prendre une décision réfléchie. En outre, un excès de précipitation compromettra la fidélisation de l’employé, surtout si la nouvelle recrue n’est pas qualifiée pour le poste.

Concevoir préalablement un processus de recrutement vous permet de vous assurer que les candidats et vous-même disposez de toutes les informations essentielles à votre prise de décision. Un processus de ce type permet de définir des étapes clés : un premier appel de sélection, une évaluation pratique à faire chez soi ou encore la définition de la structure de vos entretiens, en gardant un maximum de temps pour les questions. Vous disposez ainsi d’un ensemble de données fiables dont tenir compte avant de choisir la personne qui rejoindra votre entreprise. En outre, il est tout aussi essentiel de fournir aux candidats une transparence totale sur les responsabilités journalières liées au poste à pourvoir, mais aussi sur la routine de travail quotidienne au sein de votre organisation.

Collaborer efficacement avec les parties prenantes

Le recrutement suppose bien souvent un travail collectif, avec plusieurs parties prenantes : les recruteurs, l’équipe des ressources humaines ou encore les collègues-examinateurs qui font passer les entretiens. Vous travaillez avec divers intervenants impliqués à différentes étapes du processus ; il est donc parfois difficile de coordonner le travail de chacun. Par exemple, chargez l’équipe de recrutement de la publication des offres d’emploi et de la sélection des CV. Le responsable du recrutement planifiera les entretiens sur site et les examinateurs discuteront ensemble de leurs commentaires respectifs à propos de chaque candidat.

Structurer votre processus de recrutement donne à votre équipe une feuille de route claire à suivre. Il vous permet de déterminer quelles sont les parties prenantes à impliquer à chaque étape, vous indique le responsable de chaque tâche et la durée de chacune des étapes du processus. Pour vous simplifier encore davantage la vie, adoptez un outil de gestion de projet afin de planifier et d’exécuter votre processus d’embauche. L’application logicielle Asana vous permet justement de créer des modèles réutilisables ; ils permettent d’inclure chacune de vos tâches dans un processus, et de préciser le propriétaire de la tâche, l’échéance de cette dernière et ses éventuelles dépendances.

[Ressources] Exemple de processus de recrutement au sein d’une équipe de rédaction (capture d’écran)
Modèle gratuit de suivi des candidats

Concevoir un processus de recrutement hors pair en 11 étapes

Embaucher un nouvel employé peut sembler fastidieux, surtout si l’on tient compte de la complexité engendrée par la publication des offres d’emploi, la réalisation des entretiens, la vérification des antécédents, etc. Mais comme souvent, il existe une solution pour y voir plus clair : simplifiez votre processus de recrutement et décomposez-le en une série de petites étapes. Pour vous aider à vous lancer, nous avons listé 11 étapes clés que l’on retrouve dans les processus de recrutement de la plupart des entreprises. Une fois ces étapes en tête et après quelques tentatives, vous pourrez adapter votre processus à vos besoins et aux ressources dont vous disposez.

1. Définissez vos objectifs d’embauche

Avant de lancer le processus de recrutement, fixez-vous des objectifs clairs qui décrivent ce que vous cherchez à atteindre. Définir des objectifs vous donne un cap à suivre tout au long du recrutement et de l’évaluation des candidats. Elle vous aide à rédiger un descriptif de poste qui répond au besoin que vous essayez de combler, à évaluer les candidats en fonction de vos objectifs et à gérer la chronologie de votre processus de recrutement. Veillez à définir des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

Avant de rédiger vos objectifs d’embauche, posez-vous les questions suivantes :

  • Quel serait votre candidat idéal ?

  • Quelles compétences spécifiques recherchez-vous chez les candidats ?

  • Quel doit être leur niveau d’expérience ?

  • Quels sont les besoins ou lacunes en matière de recrutement que vous essayez de combler en embauchant à ce poste ? Par exemple, souhaitez-vous pourvoir un poste vacant, rééquilibrer la charge de travail de votre équipe ou créer un nouveau domaine de responsabilité ?

  • À quelle date le poste doit-il être pourvu ? Combien de temps doit durer le processus de recrutement ?

2. Identifiez les parties prenantes

Le temps est venu d’identifier les parties prenantes avec lesquelles vous collaborerez tout au long du processus. Voici les plus courantes, bien qu’elles puissent varier d’une entreprise à l’autre :

  • Le responsable du recrutement : la personne qui va gérer le nouvel employé. Elle dirige souvent le processus de recrutement et a le dernier mot quant au choix du candidat.

  • Les équipes des ressources humaines et du recrutement : selon la taille de l’organisation, les recruteurs peuvent être responsables de la publication des offres d’emploi, de la prise de contact, de la présélection des candidats, de la planification des entretiens et de la négociation des propositions d’embauche. Dans les grandes entreprises, le recruteur est parfois le principal point de contact du candidat tout au long du processus. Le responsable du recrutement s’en charge souvent dans les plus petites entreprises, en partie ou totalité. Si votre structure ne dispose pas en interne d’une équipe chargée de ce type de tâches, vous pouvez aussi faire appel à une agence de recrutement et lui déléguer certaines étapes du processus.

  • Les examinateurs qui font passer les entretiens (le jury) : vous l’aurez compris, ils interrogent chaque candidat. Il peut s’agir de collègues, de partenaires interdisciplinaires ou de spécialistes de certains domaines spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez recruter une personne avec des compétences en conception, placez un concepteur produit parmi les examinateurs. Veillez simplement à donner à chaque membre du jury des indications sur le type de questions qu’il doit poser. Pour reprendre notre exemple, le concepteur produit devra poser des questions ciblées sur l’expérience du candidat en matière de conception.

Lors de la phase d’identification des parties prenantes, vous pouvez aussi créer une matrice RACI afin de préciser les rôles de chacun pour chaque étape du processus de recrutement : Responsable, Approbateur, Consulté ou Informé.

3. Rédigez un descriptif de poste

Rédiger un descriptif de poste efficace est indispensable pour parvenir à attirer des talents. L’objectif de ce bref résumé est d’aider les candidats potentiels à comprendre les tâches quotidiennes qui incombent aux individus qui exercent ces fonctions, pour confirmer ou infirmer leur souhait de postuler. Il est donc important que votre descriptif reflète fidèlement les rôles et responsabilités liés au poste.

Voici quelques éléments clés à inclure dans un descriptif de poste, bien que chacun présente ses singularités :

  • Le nom du poste

  • Les objectifs du poste

  • Les devoirs et responsabilités liés au poste

  • Les qualifications exigées (parcours académique, niveau d’expérience ou compétences)

  • Les qualifications souhaitées

  • Les conditions de travail (exemples : le futur employé devra-t-il exercer ses fonctions à distance ou sur site ? Quels sont les horaires de travail envisagés ?)

  • La grille des salaires et la liste des avantages

Votre descriptif de poste peut également mentionner les aspects clés de votre culture d’entreprise. Chez Asana, nous incluons un paragraphe à la fin de chaque descriptif : nous soulignons notre engagement en faveur du développement d’une culture inclusive et précisons accueillir des candidats de tous horizons.

4. Publiez votre annonce et lancez le recrutement

Il est temps de publier votre annonce d’emploi. Il est parfois difficile de trouver des candidats qualifiés, c’est pourquoi les entreprises jouent souvent sur deux tableaux : diffusion de l’offre et recrutement actif. Si votre structure dispose d’une équipe de recrutement, cette dernière gérera ces deux aspects.

  • Avant de diffuser l’offre, déterminez si vous souhaitez recruter en interne, en externe ou si vous recherchez dans les deux camps. Vous pouvez notamment commencer par publier votre descriptif en interne, puis le diffuser auprès de candidats externes. Les « Job boards » (sites en ligne qui publient des offres d’emploi), les applications professionnelles comme LinkedIn, les salons de l’emploi ou même le site Web de votre entreprise constituent d’excellents points de départ pour une diffusion de votre descriptif à l’extérieur de votre structure. Vous pouvez également encourager vos employés actuels à parler de l’offre dans leur entourage grâce à une prime de cooptation.

  • Pour recruter, vous devez contacter activement des candidats qualifiés, soit via LinkedIn, par e-mails, sur les réseaux sociaux ou les approcher lors de salons de l’emploi. Le processus de recrutement permet d’examiner la candidature de certains postulants pas forcément en recherche active, mais qui pourraient correspondre au poste.

5. Analysez les candidatures

Vous devriez désormais avoir rassemblé un certain nombre de CV et de lettres de motivation. Prenez le temps d’examiner chaque candidature et repérez les individus qui répondent aux qualifications requises, énumérées dans votre descriptif de poste. À ce stade, essayez de vous en tenir aux compétences spécialisées (les « hard skills ») et à l’expérience concrète, car il est difficile de se faire une idée des compétences complémentaires (les « soft skills ») à partir d’un simple curriculum vitae. Vous pouvez également établir des directives pour vous aider à lutter contre les biais inconscients lors de l’évaluation des candidatures : masquer le nom du candidat pour éviter les préjugés sexistes ou raciaux ou poser des questions sur certaines expériences pertinentes, sans attacher trop d’importance au nombre d’années passées sur le marché du travail pour éviter la discrimination fondée sur l’âge.

Certaines entreprises reçoivent un très grand nombre de candidatures. Le cas échéant, les recruteurs de l’équipe des ressources humaines présélectionneront pour vous un ensemble de CV à consulter. Votre organisation peut également se doter d’un système de suivi des candidats comme Greenhouse, Workday ou ADP afin d’enregistrer et d’organiser les candidatures, et les coordonnées de chacun.

[À lire] Compétences spécialisées vs complémentaires : les exemples de 14 membres de l’équipe Asana

6. Organisez un entretien téléphonique

L’entretien téléphonique est votre premier contact avec un candidat et son objectif est double. Premièrement, déterminer si le candidat possède les qualifications requises, et s’il est en phase avec la culture et les valeurs de l’entreprise. Deuxièmement, accorder au candidat le temps de poser des questions. N’oubliez pas que ce dernier est également en train de déterminer s’il souhaite rejoindre votre équipe.

Si vous travaillez en partenariat avec une équipe de recrutement, il est possible qu’elle procède à une première sélection par téléphone pour vérifier l’éligibilité du candidat et s’assurer qu’il est vraiment intéressé par le poste. Le cas échéant, l’équipe vous transmettra le dossier en vue d’une conversation plus approfondie.

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques questions à poser lors d’un entretien téléphonique :

  • Parlez-moi de vous. Qui êtes-vous ? Quelles sont vos sources de motivation ?

  • Pourquoi ce poste vous attire-t-il ?

  • Résumez-moi votre CV. Parlez-moi des réussites dont vous êtes le plus fier, pour chacune de vos expériences.

  • Quelle serait la configuration de votre équipe idéale ?

  • Quel type de collaboration préférez-vous ?

  • Qu’attendez-vous de votre manager et de votre équipe pour avoir, à titre personnel, le sentiment de réussir ?

  • Avez-vous des questions à me poser ?

7. Évaluez les compétences du candidat

Il est difficile de fournir des preuves de ses « hard skills » en entretien. C’est la raison pour laquelle il est important de réaliser une évaluation des compétences, tout particulièrement pour les postes qui requièrent des aptitudes techniques comme la rédaction, l’analyse de données ou la programmation. Pour les postes qui exigent des compétences plus générales (chargé de clientèle par exemple), vous pouvez faire l’impasse.

L’évaluation des compétences du candidat peut prendre la forme d’un exercice à faire à domicile, d’une évaluation en ligne chronométrée ou même d’un test sur site. Pour un poste de rédacteur, vous pouvez notamment concevoir un exercice de rédaction, puis demander au candidat de l’effectuer chez lui. Pour un poste de développeur, créez une épreuve de code en ligne chronométrée. Pour les postes à responsabilités ou les rôles qui impliquent une grande collaboration interfonctionnelle, l’évaluation sera bien souvent une présentation. Le cas échéant, vous pouvez demander au candidat de présenter un projet sur lequel il a travaillé, en gardant du temps à la fin pour que les examinateurs puissent poser des questions.

Quel que soit le format choisi, une évaluation de ce type est le meilleur moyen d’analyser en pratique l’expérience et les compétences d’un candidat.

8. Organisez des entretiens sur site

Les entretiens sur site renferment de nombreuses variables. Pour autant, si vous réglez d’abord quelques détails clés, vous pourrez organiser tous ces éléments et rendre votre processus de recrutement aussi fluide que possible pour tous les concernés.

Pour organiser des entretiens sur site efficaces, posez-vous les questions suivantes :

Quel format pour l’entretien ?

Ces entretiens prennent souvent la forme de rencontres individuelles avec chacun des membres du jury. Cela étant, vous pouvez également organiser une rencontre de groupe avec plusieurs membres du jury qui partagent un même domaine d’expertise. Il est également possible d’organiser des entretiens de plus grande envergure avec toute une équipe. Toutefois, ce format peut s’avérer intimidant et nous vous conseillons plutôt d’y recourir lors d’un recrutement pour des postes à responsabilités.

En outre, décidez si vos entretiens se dérouleront au sein de l’entreprise ou à distance. Si vous optez pour une rencontre virtuelle, prenez soin de choisir une plateforme de visioconférence facilement accessible aux personnes extérieures à votre organisation.

Combien de temps l’entretien doit-il durer ?

Tout dépend si l’entretien se déroule en personne ou à distance. Une étude réalisée par Microsoft a démontré qu’après 30 minutes de réunion en ligne, il devient bien plus difficile de se concentrer. À l’inverse, lorsque nous échangeons en face à face, nous sommes généralement en mesure de maintenir notre attention pendant 45 à 60 minutes.

À quel moment planifier les entretiens ?

Il est souvent plus simple d’opter pour des entretiens qui s’enchaînent. Si la rencontre a lieu en personne, cela signifie que le candidat ne doit se rendre qu’une seule fois dans vos bureaux. Pour des entretiens à distance, vous pouvez néanmoins répartir les échanges sur deux jours afin d’éviter la fatigue engendrée par les visioconférences. Vous pourriez, par exemple, programmer deux entretiens de 90 minutes au cours de la même semaine. Si vous prévoyez de mener des entretiens consécutifs, pensez à prévoir des pauses de cinq minutes entre chaque réunion pour que le candidat puisse s’étirer, se dégourdir les jambes ou aller aux toilettes.

Vous êtes recruteur : comment vous préparer ?

Une bonne préparation montre que vous accordez de l’importance au temps mobilisé par le candidat et vous aide à recueillir des informations plus pertinentes. Voici quelques conseils pour aider les examinateurs à préparer ces entretiens et faire en sorte qu’ils soient efficaces :

  • Tout d’abord, veillez à ce que chaque examinateur comprenne les compétences qu’il lui faut évaluer. Ainsi, un designer qui interroge un candidat pour un poste en lien avec des travaux de conception doit lui poser les questions les plus techniques. Un partenaire interfonctionnel questionnera le candidat sur la collaboration et sur la façon dont ce dernier travaille avec des collègues qui ne font pas partie de l’équipe de conception.

  • Demandez à chaque examinateur de rédiger ses questions à l’avance. Vous garantissez ainsi qu’ils sont bien préparés et vous limitez les préjugés par la même occasion.

  • Si certains examinateurs n’ont encore jamais mené d’entretiens, vérifiez auprès des ressources humaines si une formation est prévue pour les novices.

Comment préparer le candidat à passer cet entretien ?

Veiller à ce que votre candidat se sente bien armé pour ses entretiens sur site est tout aussi essentiel. Assurez-vous de lui communiquer les éléments listés ci-dessous avant votre rencontre :

  • La date et l’heure de chaque entretien, y compris l’heure à laquelle il est attendu s’il se rend en personne au sein de votre entreprise.

  • Comment accéder à vos bureaux : l’accueillerez-vous dans le hall ou devra-t-il se signaler à la réception ? Pour les entretiens virtuels, fournissez au candidat toutes les instructions nécessaires pour qu’il réussisse à accéder facilement aux liens de visioconférence.

  • Les personnes que le candidat rencontrera, y compris le nom et la fonction de chaque interlocuteur. Lui donner un aperçu du domaine d’expertise de chaque examinateur peut également s’avérer utile, afin que le candidat puisse préparer ses questions en amont.

  • Toute information complémentaire pertinente. Ainsi, si votre environnement de travail est particulièrement décontracté, vous pouvez faire savoir au candidat qu’il n’est pas obligé de porter la tenue professionnelle habituellement associée à ce type d’entretiens.

Pour les rencontres à distance, n’hésitez pas à prévoir une réunion rapide d’une dizaine de minutes avec un recruteur ou une personne du service informatique avant le début de l’entretien. Le candidat pourra mettre ce temps à profit pour résoudre tout problème technique éventuel.

9. Prenez une décision

Maintenant que vous avez interrogé les meilleurs candidats, le temps est venu de prendre une décision. Vous devez donc passer en revue tous les commentaires des examinateurs, soit de manière asynchrone (en différé), soit lors d’une réunion en leur compagnie. En définitive, c’est le responsable du recrutement qui décidera du candidat retenu, bien entendu en tenant compte de l’avis de chacun.

Si vous hésitez fortement entre deux ou trois candidats tous aussi qualifiés, créez une matrice de décision pour structurer votre comparaison et faire un choix fondé sur des éléments concrets.

[À lire] Échelle d’inférence : en finir avec les suppositions et faire les bons choix

10. Vérifiez les antécédents et les références du candidat sélectionné

Ça y est, vous avez trouvé la perle rare ! Toutefois, avant de formuler une offre d’embauche en bonne et due forme, il est important de procéder à une vérification des antécédents et des références de la personne choisie. Voici quelques précisions :

  • La vérification des antécédents exige bien souvent de faire appel à une agence de spécialisée pour s’assurer de l’authenticité de certains éléments liés à la candidature de la personne concernée : son historique d’emploi, son parcours académique ou ses antécédents criminels.

  • La vérification des références consiste à appeler chacune des entreprises ou personnes évoquées par le candidat, généralement d’anciens collègues ou managers. Le plus souvent, c’est le responsable du recrutement ou le recruteur qui se charge de cette étape. L’objectif ? Vérifier que le candidat répond à vos critères d’embauche et rechercher d’éventuels signaux d’alarme qui vous auraient échappé.

11. Formulez une proposition d’embauche et négociez

Ça y est, vous pouvez enfin formuler une proposition d’embauche officielle. Si vous collaborez avec un recruteur, c’est généralement ce dernier qui enverra l’offre initiale et s’occupera des négociations. Indépendamment de celui qui s’en charge, voici quelques éléments à garder en tête :

  • Les négociations terminées, envoyez à la personne concernée une version écrite de la proposition d’embauche définitive. Une offre et une acceptation orales n’engagent aucune des parties, contrairement à un document écrit de nature formelle.

  • Indiquez au candidat sélectionné le temps dont il dispose pour prendre sa décision.

  • Une fois que ce dernier a accepté votre proposition (croisez les doigts), veillez à informer les autres candidats que le poste est désormais pourvu.

Prochaine étape : l’intégration

Félicitations, vous avez une toute nouvelle recrue ! Vous pouvez maintenant lancer votre processus d’intégration et vous assurer que le nouveau venu est prêt à briller à son poste.

Comme en matière de recrutement, concevoir un processus d’intégration standardisé est essentiel. Pour créer le vôtre, appuyez-vous sur notre modèle d’accueil des nouveaux employés. Vous pouvez également consulter nos articles pour découvrir comment créer le meilleur processus d’intégration et surmonter les défis courants liés à l’intégration des employés à distance.

Modèle gratuit pour l’accueil des nouveaux employés

Ressources associées

Article

Bien-être au travail : bien plus qu’un simple effet de mode