Collaboration transverse, décloisonner pour mieux avancer ensemble

Vous venez de lancer une campagne d'envergure et vous réalisez le nombre d'équipes qui y ont contribué : marketing, création, ventes, finances. Ce type de réussite ne tient jamais à un seul service, mais à leur capacité à travailler de concert.

Pourtant, dès que les priorités divergent ou que l'information se cloisonne, le travail se dédouble, les réunions se multiplient et l'élan retombe. L'enjeu est loin d'être anecdotique : selon l'Anatomie du travail 2023 d'Asana, 55 % des employés d'entreprises misant sur une gestion collaborative du travail constatent une hausse de leurs recettes, soit près du double de celles où la collaboration reste faible. Reste à savoir comment instaurer cette collaboration transverse au quotidien, sans réorganiser tout l'organigramme.

Collaboration transverse, définition et périmètre

La collaboration transverse, ou travail interfonctionnel, désigne le travail qui exige la coopération de plusieurs équipes ou services d'une même entreprise autour d'un objectif commun. Dans la plupart des structures, les équipes sont organisées par spécialité (marketing, ventes, ingénierie) ; or les tâches les plus importantes reposent rarement sur une seule d'entre elles, mais impliquent au contraire plusieurs services.

Équipe interfonctionnelle ou travail interfonctionnel, quelle différence ?

Les équipes interfonctionnelles et le travail interfonctionnel sont deux rouages d'une seule et même machine. Les équipes interfonctionnelles sont les individus de différents services qui travaillent ensemble à l'accomplissement d'un objectif commun. Il peut aussi bien s'agir d'une équipe tigre composée de représentants de différents services, ou de deux équipes à part entière qui collaborent dans le cadre d'un projet plus limité dans le temps. Le terme « travail interfonctionnel » fait quant à lui référence aux activités quotidiennes que les équipes interfonctionnelles accomplissent pour atteindre leurs objectifs.

Collaboration transverse, obstacles courants et solutions

Certes, la collaboration transverse a ses avantages, mais encore faut-il qu'elle soit efficacement mise en place : plus facile à dire qu'à faire ! Vous trouverez ci-dessous certains des obstacles auxquels vous pouvez faire face ainsi que des solutions pour les surmonter.

Problèmes de communication

Pour un travail interfonctionnel efficace, votre équipe doit régulièrement communiquer avec d'autres équipes. Étant donné que chacune a généralement ses propres modes de communication et de fonctionnement, il peut s'avérer délicat d'établir des liens et de communiquer avec des personnes autres que vos collaborateurs habituels.

Solution : dès le début du processus de planification, établissez un langage et des objectifs communs afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Créez un plan de communication et mettez-le à disposition de tous : ainsi, chacun pourra y accéder et saura quelle stratégie suivre.

Absence de système d'archive centralisé

Les équipes s'appuient sur tout un éventail de documents, de fichiers et de plateformes de messagerie pour travailler. Faute d'un système d'archive centralisé où stocker toutes les décisions finales et informations contextuelles, votre équipe risque de perdre du temps à courir après les informations. Malentendus, versions de documents incohérentes et mises à jour de statut superflues font partie des problèmes que vous aurez à gérer si vos équipes n'ont pas accès à une plateforme centralisée où se trouvent les informations.

Solution : stockez toutes les informations propres à votre projet sur une plateforme centralisée. L'utilisation d'une plateforme de gestion de projet telle qu'Asana vous permettra de créer un système d'archive accessible à tous les membres de votre équipe. En plus de favoriser la coordination et la communication entre les équipes, cette source unique de référence contient toutes les informations propres au projet et aux décisions clés qui ont été prises.

Divergence des priorités

Chaque équipe a ses propres compétences, objectifs et priorités, ce qui peut compliquer la collaboration transverse. Peu importe le nombre de partenaires interfonctionnels impliqués dans le projet, il est essentiel d'établir un objectif commun sur lequel tout le monde s'accorde. Sans cet objectif, chaque équipe aura tendance à se concentrer sur les initiatives qui lui sont bénéfiques.

Solution : faites le lien entre le travail de vos équipes interfonctionnelles et les objectifs commerciaux à plus grande échelle. Pour une coordination optimale, vos équipes doivent comprendre et visualiser la façon dont leur travail contribue aux objectifs commerciaux généraux et s'inscrit dans une vision d'ensemble.

Absence de résolution des conflits

Lorsque vous travaillez au sein d'une équipe interfonctionnelle, il y a des chances pour que vous deviez collaborer avec une personne que vous ne connaissez pas bien. La communication est clé, mais parfois, les styles de communication sont si différents les uns des autres que des conflits et des problèmes surviennent au sein de l'équipe. Dans ce cas, l'absence de processus de résolution risquerait de nuire à la collaboration transverse.

Solution : la résolution de problèmes au sein d'un grand groupe peut s'avérer complexe, surtout en l'absence d'un responsable désigné. L'idéal pour éviter les conflits et assurer le bon déroulement du travail ? Définir un responsable de projet chargé de gérer la prise de décisions et la résolution de conflits, pour un déroulement sans accroc des activités.

Bonnes pratiques pour une collaboration transverse efficace

Les bénéfices sont tangibles : selon l'Anatomie du travail 2023 d'Asana, 79 % des employés issus d'entreprises collaboratives se sentent prêts à relever de nouveaux défis commerciaux, soit quatre fois plus que dans les organisations peu collaboratives. Si vous cherchez à encourager la collaboration transverse, voici quelques bonnes pratiques qui vous seront utiles.

• Attribuez clairement un rôle à chacun. Parfois, les équipes interfonctionnelles sont composées de personnes de même niveau hiérarchique, et aucun responsable n'émerge clairement. Utilisez une matrice RACI pour que chacun connaisse son rôle et s'y tienne.

• Définissez des objectifs de projet (plutôt que des objectifs d'équipe) raisonnables. Pour être efficaces, les équipes interfonctionnelles définissent des objectifs pour chaque projet, de façon à ce que tous les membres d'équipes connaissent les buts précis vers lesquels ils tendent. Utilisez des techniques telles que les objectifs SMART ou les OKR afin d'établir des objectifs réalistes pour votre équipe. Le recours à des techniques de définition d'objectifs aidera les chefs d'équipe à définir des plans d'action en vue de les atteindre.

• Établissez clairement des habitudes de communication. La mise en place de processus de communication clairs limitera les inefficacités et les échanges d'e-mails interminables. Par ailleurs, une plateforme centralisée dédiée aux échanges permettra à votre équipe de se concentrer sur l'exécution du projet plutôt que de perdre son temps à chasser des informations. Dans le cadre d'une collaboration transverse, mettez en œuvre un plan de communication dès le processus de planification du projet.

• Offrez une visibilité aux parties prenantes clés. Cette transparence vous épargnera de constantes mises à jour de statut et messages sur l'avancement du projet, tout en permettant aux parties prenantes d'ajuster leur stratégie ou de suivre la progression du travail. Grâce à cette transparence sur l'avancement, les équipes gagnent en agilité et adaptent leur approche si nécessaire.

Automatiser la coordination interservices avec l'IA Asana

Une fois les bonnes pratiques en place, l'automatisation permet de soulager vos équipes des tâches de coordination répétitives qui grèvent le travail transverse. Deux capacités de l'IA Asana s'y prêtent particulièrement.

• Le Studio IA permet de concevoir, sans code, des automatisations qui fluidifient les passations entre services : attribution des tâches à la bonne équipe, mise à jour des statuts et transmission des informations clés d'un projet à l'autre. Vos équipes cessent de courir après l'information et se concentrent sur les décisions à valeur ajoutée.

• Les AI Teammates (agents IA autonomes intégrés à Asana) prennent en charge des tâches récurrentes de suivi, comme la relance sur les échéances ou la synthèse de l'avancement, en s'appuyant sur le contexte partagé du projet. Résultat : une coordination interservices plus fluide, sans réunion de statut superflue. Bien utilisées, ces fonctionnalités ne remplacent pas la collaboration, elles en réduisent la charge administrative pour que vos équipes gardent le cap sur l'objectif commun.

FAQ - Tout savoir sur la collaboration transverse

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes sur la collaboration transverse.

Ce qu'il faut retenir sur la collaboration transverse

La collaboration transverse n'est pas une formule d'organisation de plus : c'est ce qui permet à une entreprise d'avancer vite sans sacrifier la qualité de ses projets les plus complexes. Les obstacles sont connus, silos d'information, objectifs divergents, absence de source unique de référence, et ils se lèvent moins par de nouveaux logiciels que par des décisions claires.

Alignez chaque équipe sur un objectif commun et rendez-le visible ; centralisez l'information dans un espace partagé pour que personne ne perde de temps à la chercher ; désignez un responsable capable d'arbitrer et de fluidifier les échanges. En donnant à vos équipes un cadre commun et les bons outils, vous transformez la coordination interservices en avantage durable. La collaboration transverse cesse alors d'être un défi permanent pour devenir un réflexe partagé, au service de vos résultats.