Équipes tigres : agiles et rapides comme l’éclair

« Houston, on a un problème »

Nous sommes en 1970 et l’astronaute Jim Lovel arrive à court d’oxygène. Après deux jours sans incident à bord de la fusée Apollo 13, une détonation secoue le vaisseau. L’explosion a touché un réservoir d’oxygène dans le module de service, laissant s’échapper le précieux gaz dans l’espace et mettant en danger la survie de l’équipage. Les heures de Jim et ses coéquipiers sont comptées.

Pendant ce temps, sur Terre, le directeur de vol de la NASA s’affaire. Gene Kranz a réuni une équipe de spécialistes pour sortir le vaisseau de cette situation périlleuse. Après quatre jours de travail acharné, le groupe parvient à faire amerrir le module et son équipage dans l’océan Pacifique Sud.

Plus tard, cette équipe de spécialistes sera désignée sous le nom de « Tiger Team » ou équipe tigre, un terme encore aujourd’hui en usage.

Équipe tigre : définition

Une équipe tigre est un groupe d’experts réunis pour résoudre un problème précis. Il s’agit ici de s’éloigner de l’organisation habituelle en entreprise pour regrouper des spécialistes interfonctionnels au même endroit, de façon à décloisonner l’information et à aborder les problèmes critiques sous plusieurs angles. Ce type d’équipe de taille réduite fait preuve d’une grande agilité et peut agir rapidement pour proposer des solutions novatrices inaccessibles aux équipes traditionnelles.

Au moment de mettre sur pied une équipe tigre, vous avez le choix entre deux approches :

• Première option : les membres de l’équipe travaillent essentiellement sur un projet spécial équipe tigre jusqu’à la résolution du problème ou l’atteinte de l’objectif concerné. Dès que le projet prendra fin, chacun pourra reprendre ses activités quotidiennes habituelles. Nous retrouvons ici l’approche adoptée pour Apollo 13 dans l’exemple ci-dessus, puisque les membres de l’équipe se sont exclusivement focalisés sur le retour de l’équipage sur le plancher des vaches.

• Seconde option : les membres de l’équipe peuvent travailler sur un projet spécial équipe tigre en parallèle de leurs activités quotidiennes. Ils n’ont pas à tout laisser tomber pour ne s’intéresser qu’à l’équipe tigre ; cette dernière gère un projet interfonctionnel classique, quoi qu’avec davantage de détermination et sur un modèle plus structuré.

Dans quels cas faire appel à une équipe tigre ?

En tant que groupe de travail d’élite, les équipes tigres sont là pour vous aider à agir au plus vite et à répondre à des questions critiques au sein de l’entreprise ou à résoudre des problèmes complexes. Leur taille réduite leur laisse tout le loisir d’adopter une approche créative dans leurs réflexions et de prendre des décisions rapidement. Grâce à leur agilité, elles ne perdent pas de temps à résoudre une multitude de problèmes auprès des uns et des autres.

Une équipe tigre sera donc tout indiquée pour remettre un projet défaillant sur les rails, travailler sur un nouveau projet à haute valeur ajoutée ou trouver des solutions aux problèmes de l’entreprise. Quelques exemples : lorsque la pandémie de Covid-19 s’est déclarée, certaines agences de voyages ont formé des équipes tigres pour en gérer les répercussions commerciales. Dans des circonstances moins difficiles, une entreprise technologique peut décider de monter une équipe tigre dans le but de trouver des solutions aux difficultés rencontrées couramment par ses clients.

Vous hésitez encore à créer une équipe tigre ? Pour déterminer si celle-ci répondra à vos besoins, posez-vous les questions suivantes :

• Avez-vous besoin d’une équipe interfonctionnelle capable d’étudier un problème sous plusieurs angles ? Les équipes tigres intègrent des experts spécialisés dans différents domaines, issus de plusieurs équipes. Vous pouvez ainsi décloisonner les informations et réunir un large éventail de compétences.

• Avez-vous un problème précis à résoudre ou un projet à terminer ? Les équipes tigres adoptent une approche ciblée. Pour recruter les bons spécialistes, vous devez déjà connaître l’objectif de l’équipe.

• Avez-vous besoin d’accomplir des actions rapides et décisives ? Les équipes tigres n’ont pas à obtenir l’approbation de nombreuses parties prenantes avant chaque décision, c’est pourquoi elles peuvent agir plus vite que les équipes traditionnelles.

• Votre projet exige-t-il un maximum de transparence et une bonne entente entre les parties prenantes ? La taille restreinte des équipes tigres facilite les communications et le partage d’informations.

• Cherchez-vous à éviter les mauvaises décisions ? Au sein des équipes tigres, les responsabilités sont réparties entre plusieurs experts d’un même groupe pour aider l’équipe à faire le meilleur choix possible.

Si vous avez répondu par l’affirmative à au moins une de ces questions, dans votre cas, une équipe tigre sera certainement à même de vous aider.

Qui intégrer à votre équipe tigre ?

Pour faire court, tout dépend de ce dont vous avez besoin.

Différents problèmes exigent différents types d’expertise et selon son objectif global, votre équipe tigre pourra compter des rôles variés. Par exemple, si vous devez monter une équipe de ce type dans le but de résoudre une problématique client, vous devrez certainement y inclure des membres du service client, des ingénieurs, des commerciaux et des spécialistes du design produit. En revanche, vous n’aurez probablement pas besoin des services de vos collaborateurs RH ou des finances, dont l’expertise n’est pas nécessaire dans le cadre d’améliorations produit.

Chacun dans l’équipe est spécialiste dans son domaine, tout en étant suffisamment expérimenté pour faire le lien entre son travail et celui des autres équipes. La plupart du temps, les membres de l’équipe tigre sont donc des employés chevronnés ayant acquis une large palette de connaissances. Évitez d’y intégrer trop de membres d’équipe hyperspécialisés, sans quoi il vous faudra constamment combler les lacunes des uns et des autres, ce qui ralentira le groupe.

Les équipes tigres doivent être de taille restreinte et il est donc préférable de limiter le nombre de membres actifs dans le groupe. Cela dit, vous pouvez toujours informer les autres parties prenantes de leur progression. Les plus aguerris pourront ainsi s’assurer que tout est en bonne voie sans avoir à tout gérer dans le moindre détail. Par exemple, l’équipe tigre peut envoyer des rapports d’avancement aux parties prenantes à intervalle régulier.

Les bonnes pratiques au sein d’une équipe tigre

Quiconque a déjà fait partie d’une équipe comme celle-ci le sait bien : il n’y a aucune règle de départ, vous devez les établir au fil de l’eau. Toutefois, vous pouvez mettre en place quelques bonnes pratiques pour structurer votre équipe et l’aiguiller dans la bonne direction, afin de l’aider à résoudre des problèmes complexes rapidement.

Précisez les responsabilités et les normes de communication

Après avoir soigneusement sélectionné les membres de votre équipe tigre, vous devrez préciser les rôles et responsabilités de chacun : organisation des réunions, approbations, suivi du budget, etc. Lorsque les responsabilités sont claires, les collaborateurs peuvent agir plus rapidement, sans se poser de questions superflues ni perdre de temps à décider qui fait quoi. Pour clarifier la situation à 100 %, vous pouvez concevoir une matrice RACI ou un organigramme d’équipe répertoriant les rôles des uns et des autres.

Dans un même souci de transparence, vous pouvez élaborer un plan de communication indiquant les modalités de contact au sein de l’équipe dans différents scénarios. Il s’agit ici notamment de préciser à quel sujet communiquer et à quel moment, mais aussi dans quelles situations pratiquer une communication asynchrone.

Identifiez la nature du problème

Tous les membres de l’équipe tigre doivent connaître la nature du problème à résoudre. Cette compréhension fondamentale est nécessaire à votre équipe pour se fixer des objectifs et trouver des solutions qui traiteront la cause racine du problème.

Faites le point sur ce dernier tous ensemble pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur les questions suivantes :

• Qui est impliqué dans le problème ou affecté par celui-ci ?

• Quelle est la nature du problème et quels sont les processus concernés ?

• Où le problème est-il survenu ?

• À quel moment le problème est-il survenu ?

• Quelle est la raison du problème et pourquoi est-il aussi gênant ?

• Comment le problème est-il survenu ?

Donnez-vous un objectif

En se donnant un objectif, votre équipe tigre sait vers quoi s’orienter pour travailler. Elle peut définir des critères de réussite, grâce auxquels vous pourrez repérer à quel moment l’équipe aura atteint son objectif et terminé le travail. Cet objectif est d’autant plus indispensable lorsque les employés sont pleinement focalisés sur un projet tigre : en effet, ils attendent que leur travail soit terminé pour vaquer à leurs occupations habituelles.

Il existe de nombreuses méthodes pour se fixer des objectifs, notamment les objectifs SMART et les objectifs et résultats clés (OKR). Quelle que soit la méthode sélectionnée, si vous voulez atteindre votre objectif, vous devrez définir des indicateurs de progression et établir un calendrier précis.

Définissez la portée du projet

Sans surprise, la dérive des objectifs est la cause numéro un des échecs de projet. Quoi de plus classique ? Au départ, l’équipe est concentrée sur ses objectifs, puis petit à petit, les discussions dévient vers des sujets connexes non essentiels à l’atteinte de votre objectif principal. Vous avez alors tendance à vouloir produire des livrables supplémentaires et à étendre le périmètre du projet en y ajoutant d’autres activités… vous éloignant ainsi progressivement du problème initial.

Pour vous prémunir de ce genre de dérives, vous pouvez définir la portée du projet avant de vous mettre au travail. À ce titre, vous devrez décrire les objectifs et les livrables du projet afin de rester focalisés sur votre objectif principal. Ainsi, dès que votre équipe tigre commencera à s’intéresser un peu trop à des problèmes secondaires, vous pourrez faire référence à la portée du projet pour la ramener dans le droit chemin.

Regroupez-vous dans la même salle (ou appelez-vous en visio)

À l’origine, les équipes tigres misaient beaucoup sur la collaboration en présentiel pour avancer. Si nous disposons aujourd’hui d’outils de communication et de logiciels de gestion de projet utiles pour nous aider à travailler en différé, les échanges en face à face n’en restent pas moins importants. En effet, ce type d’équipe tire son efficacité des liens interfonctionnels profonds qui se nouent en son sein. Les réunions (notamment virtuelles) sont essentielles pour développer de bonnes relations et un esprit de camaraderie, en particulier lorsque les membres de l’équipe sont issus de différents services et endossent des responsabilités variées.

Prévoyez des canaux de communication asynchrone

Une collaboration en présentiel présente des avantages indéniables, mais il serait irréaliste et peu efficace de regrouper tout le monde au même endroit à chaque fois. Chacun a besoin de temps à lui pour se concentrer. Or, la multiplication des réunions encombrerait vite les agendas de vos collègues et les empêcherait de consacrer du temps au travail approfondi. Pour aider les équipes tigres à garder le contact tout en laissant à chacun suffisamment de temps pour se concentrer et réfléchir à des solutions potentielles, mieux vaut donc trouver le bon équilibre entre communications en différé et en présentiel.

La communication asynchrone peut prendre de nombreuses formes. Ici, une seule préoccupation : tous les membres de l’équipe tigre doivent utiliser les mêmes outils de communication. Un outil de gestion de projet comme Asana peut vous simplifier la tâche en vous permettant d’échanger là où vous documentez et assurez le suivi de vos activités. Votre équipe n’aura ainsi plus à passer d’un canal de communication à un autre à longueur de journée.

Gérez votre charge de travail

Au sein d’une équipe tigre, le travail est prenant et s’éloigne bien souvent des tâches quotidiennes ordinaires. Vous devrez donc peut-être lever le pied sur vos autres obligations professionnelles pour faire de la place à ces projets. Si vous endossez le rôle de manager, vous devrez aussi aider vos subordonnés directs qui rejoignent une équipe tigre à hiérarchiser leurs tâches et à maintenir un bon équilibre dans leur charge de travail.

L’avenir de la collaboration interfonctionnelle

Ces dernières années, la nature de notre travail a grandement évolué. L’organisation des entreprises est de plus en plus décentralisée, avec des employés travaillant sur des fuseaux horaires et dans des pays différents. Mais cela ne signe pas pour autant la fin des équipes tigres et autres stratégies de collaboration interfonctionnelle, loin de là. Vous devez simplement utiliser les bons outils pour maintenir une communication, une coordination et une agilité optimales. N’oubliez pas : ce ne sont pas votre lieu de travail, mais vos méthodes de travail qui comptent.