Se focaliser pleinement sur son travail dans un monde de distractions

Portrait du contributeur – Caeleigh MacNeilCaeleigh MacNeil8 novembre 202113 min de lecture
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Résumé

La simple volonté de se concentrer ne suffit pas à mobiliser toute son attention. Adoptez une approche de travail optimale pour vous prémunir des distractions qui vous assaillent constamment, maîtriser votre emploi du temps et ne pas sombrer dans l’épuisement professionnel. Dans cet article, vous découvrirez les pratiques qui troublent votre attention et les solutions pour y remédier, ainsi que plusieurs astuces scientifiquement prouvées pour une concentration maximale.

Imaginez : vous avez une tâche exigeante à accomplir, mais vous avez toutes les peines du monde à vous focaliser sur celle-ci. Vous tentez tant bien que mal de vous y astreindre, mais le travail traîne en longueur et vous prend bien plus de temps que prévu.

Cela vous dit quelque chose ? Si la réponse est oui, ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas un cas isolé.

À vrai dire, il ne suffit pas toujours de vouloir se focaliser sur son travail pour y parvenir. De nombreux facteurs entrent en jeu dans notre capacité attentionnelle, des distractions numériques au manque de clarté entourant les tâches les plus essentielles. Cet article décrit plusieurs pratiques courantes qui troublent notre attention et vous propose des solutions scientifiquement prouvées pour vous aider à garder le fil.

Quand est-on focalisé sur une tâche ?

Cet état dans lequel nous sommes plongés nous permet d’accorder toute notre attention à une seule et même tâche, en ignorant toute distraction extérieure. Le monde du travail actuel file à cent à l’heure ; c’est pourquoi pour accorder notre attention à une tâche, il nous faut bien souvent en mettre de côté de nombreuses autres et choisir nos priorités. En résumé et pour reprendre les propos du regretté Steve Jobs, cofondateur d’Apple, « se focaliser, c’est savoir dire non ».

Une bonne capacité attentionnelle nous permet de traiter les tâches les plus difficiles, faire preuve de créativité et travailler efficacement, à la fois plus vite et mieux. Fini le burnout, vive le sentiment du devoir accompli en fin de journée !

Les pratiques qui troublent notre attention

De nos jours, dans le cadre professionnel, notre attention est souvent mise à rude épreuve. Voici quatre des raisons les plus courantes derrière les baisses d’attention de votre équipe, accompagnées de solutions pour y remédier.

Chercher à tout faire en même temps

D’après nos recherches, près de trois employés sur quatre (72 %) se sentent poussés à effectuer plusieurs tâches à la fois dans la journée. Pourtant, cette approche semble-t-il plus productive est un leurre, puisque sans le savoir, nous passons incessamment d’une activité à l’autre.

Le cerveau humain n’est pas fait pour être multitâche. Dès que nous tentons de faire plusieurs choses en parallèle, par exemple lorsque nous rédigeons des brouillons d’e-mails en réunion, nous passons simplement d’une tâche à l’autre à toute allure. Tout cela a un prix : davantage d’efforts, pour des résultats plus modestes.

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L’approche multitâche est un mythe. Concrètement, il s’agit de passer rapidement d’une tâche à une autre, puis de recommencer. Chaque fois que nous basculons entre deux tâches, nous payons une « commission » en temps et en énergie. C’est justement pour cela qu’il est presque toujours plus efficace de traiter une seule tâche à la fois : concentrez-vous sur une activité et passez à autre chose lorsque vous avez terminé, afin de ne pas y laisser des plumes inutilement.”
 Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, université de Californie à Berkeley
[À lire] Travail multitâche : 5 idées fausses démystifiées et 6 astuces de productivité pour s’en défaire

La solution : planifier des temps de concentration

Plutôt que de jongler entre vos tâches au fil de la journée, prévoyez des périodes pour vous concentrer sur un projet en particulier. Pour ce faire, vous avez le choix entre deux méthodes courantes : le « Timeboxing » (gestion par blocs de temps) et le « Time blocking » (blocage de temps). Le Timeboxing est une stratégie de gestion du temps qui consiste à estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche et à bloquer un créneau dans votre emploi du temps pour la réaliser. Vous ignorerez toutes les tâches autres que celle prévue jusqu’à la fin de ce laps de temps. Le Time blocking est un concept analogue, si ce n’est qu’au lieu de prévoir un bloc de temps pour une seule tâche, vous regrouperez les tâches similaires et les traiterez au cours d’un même bloc (ex. : un bloc de temps dédié à la rédaction de vos e-mails).

Nous vous avons concocté quelques astuces pour vous aider à vous organiser, quelle que soit la méthode sélectionnée :

  • Bloquez du temps sur votre calendrier : changez votre statut sur les applications de messagerie instantanée que vous avez l’habitude d’utiliser (par exemple en indiquant « ne pas déranger » ou « en pleine concentration ») pour faire savoir à vos collègues que vous êtes occupé.

  • Éliminez les distractions : désactivez les notifications de messagerie (e-mails et messages instantanés) et fermez toutes les applications ou fenêtres dont vous n’avez pas besoin pour le travail en cours. Rangez votre téléphone dans un tiroir ou mettez-le hors de portée afin de résister à la tentation de répondre à un coup de fil ou un SMS.

  • Une fois la tâche terminée, faites une pause : si possible, éloignez-vous de l’ordinateur et pratiquez une activité physique (des étirements ou une petite marche, par exemple).

Une équipe qui a le temps de se concentrer sur des tâches précises verra sa productivité grimper en flèche. D’après des recherches sur la productivité conduites dans le laboratoire « Becoming Superhuman » de l’université de Californie à Berkeley, lorsque les leaders encouragent leurs équipes à organiser leur travail en « focus sprints » ou sprints de pleine concentration (des temps de travail au cours desquels les membres d’équipe évitent de changer d’application et ne consultent pas leur boîte de messagerie), les employés indiquent être 43 % plus productifs en moyenne.

Surveiller votre boîte mail

Bien que les outils de messagerie soient essentiels à notre travail, ils sont en réalité mal utilisés. Ils sont à l’origine du désordre ambiant et poussent les gens au bord de l’épuisement. Au lieu de rassembler, ils encouragent le travail en vase clos, car les informations se retrouvent éparpillées dans de multiples applications et groupes.

En outre, ces outils sont conçus pour communiquer, et non pour gérer des projets à grande (voire à petite) échelle. Lorsque les projets sont gérés par courrier électronique ou messagerie instantanée, les employés se retrouvent face à d’interminables notifications et à des informations disséminées. Il devient alors difficile pour eux de se concentrer sur leur travail.

Pourtant, 80 % des travailleurs de la connaissance déclarent travailler avec leur boîte de réception ou autres applications de communication ouvertes. Or, beaucoup se sentent obligés de répondre aux messages dans l’immédiat, ce qui n’est pas sans conséquences. En effet, si vous vous intéressez à ces notifications pendant votre travail, vous allez incessamment passer d’une activité à l’autre et perdre le rythme à chaque fois que vous recevez un nouveau message dans votre boîte mail. Et pour reprendre le rythme après une telle interruption, il peut vous falloir jusqu’à 20 minutes ! Ainsi, consulter vos messages trois fois en deux heures vous coupera de 50 % de votre temps de concentration potentiel.

Ces notifications qui accaparent votre attention vous empêchent de rentrer dans un état d’hyper-concentration (« flow ») ou de travail en profondeur (« deep work »), grâce auquel vous pouvez vous focaliser sur le travail en cours sans aucune distraction, et effectuer les tâches difficiles plus rapidement et efficacement. 

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Dans mon entourage, la plupart des gens n’ont plus de vraie journée de travail. Il ne leur reste que de courtes périodes pour travailler, au milieu d’un flot de réunions, de coups de fil et d’e-mails : 15 minutes par-ci, 30 à 45 minutes par-là… Voilà maintenant à quoi ressemble leur journée de travail.”
 Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, université de Californie à Berkeley

La solution : regrouper les réponses aux e-mails et messages

D’après une étude de 2016 réalisée par le MIT, les employés qui répondent à leurs e-mails de façon groupée indiquent être davantage productifs que leurs homologues qui suivent les notifications et répondent au fil de l’eau. Mieux vaut donc s’octroyer des périodes précises au cours de la journée pour vérifier sa boîte mail et ses messages, ce dans le but d’éviter au maximum les interruptions gênantes au moment de réaliser les tâches clés de son planning. 

Quelques astuces pour y parvenir :

  • Prévoyez du temps pour traiter vos messages et e-mails : la fréquence dépendra de la nature de votre travail. Par exemple, un chargé de compte devra certainement surveiller sa boîte de messagerie à intervalle régulier s’il veut maintenir le lien avec ses clients. Si possible, commencez par vous laisser 30 minutes matin et soir pour vous en occuper.

  • Désactivez les notifications : quelles que soient les applications que vous utilisez pour vos communications, mettez les notifications en sourdine ou activez le mode Ne pas déranger pour ne plus voir s’afficher sur votre écran icônes et autres bannières distrayantes alors que vous avez besoin de vous concentrer. Et s’il vous faut vraiment mobiliser toute votre attention au maximum, nous vous conseillons directement de fermer vos applications de messagerie (e-mails et messages instantanés).

  • Communiquez vos heures de disponibilité à votre équipe : indiquez vos préférences aux membres de votre équipe en matière de communication et précisez à quel moment vous êtes généralement le plus susceptible de répondre à leurs messages. Si vous êtes manager, encouragez vos subordonnés directs à en faire de même. Enfin, si votre équipe se sert d’une application de messagerie instantanée, par exemple de Slack, précisez si vous êtes disponible ou non dans votre statut.

[À lire] Méthode Inbox Zero : idées reçues et fonctionnement

Organiser de longues réunions virtuelles

D’après le Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, les réunions organisées en vidéo mobilisent bien plus nos capacités cognitives que les réunions en présentiel. En effet, une étude réalisée par Microsoft en 2020 a démontré qu’après 30 minutes de réunion en ligne, il devient bien plus difficile de se concentrer : la multiplication des visioconférences entraîne une fatigue supplémentaire, également appelée « Zoom fatigue ». À l’inverse, lorsque nous échangeons en face à face, nous sommes généralement en mesure de maintenir notre attention pendant 45 à 60 minutes.

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Les visioconférences mettent notre corps à rude épreuve et nous demandent davantage d’efforts pour garder l’esprit alerte et rester attentif. En fin de compte, si la fatigue physique se fait ressentir et que notre attention n’y est plus, ce n’est pas notre faute ! C’est notre cerveau qui est en état de surcharge.”
 Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, université de Californie à Berkeley

La solution : planifier minutieusement ses réunions virtuelles

Si vous voulez diminuer cette fatigue liée à la vidéo, raccourcissez vos réunions (30 minutes maximum) et faites en sorte qu’elles soient les plus productives possible. Voici quelques astuces pour vous aider dans votre tâche :

  • Réfléchissez bien à la nécessité d’organiser une réunion ou non : un rapport d’avancement ou une simple mise à jour en différé est parfois suffisante (voire préférable) à une visioconférence. Mieux encore, ces communications asynchrones laisseront à votre équipe tout le temps nécessaire pour se concentrer sur ses activités essentielles.

  • Communiquez l’ordre du jour et les documents à consulter par les participants en amont : en établissant un ordre du jour, vous facilitez la transition d’un sujet à l’autre et réduisez les chances de passer à côté d’un point important. En outre, le fait de communiquer les ressources à l’avance aidera chacun à se préparer aux discussions et à proposer des solutions pertinentes.

  • Prenez en compte les préférences de votre équipe : demandez à vos collègues à quel moment ils préfèrent se rencontrer ou se concentrer pleinement sur leur travail. Par exemple, si une majorité d’entre eux souhaitent consacrer leurs matinées au travail intensif, organisez vos réunions l’après-midi autant que faire se peut.

  • Terminez vos réunions cinq minutes avant la fin : organiser une multitude de réunions à la suite peut vite devenir usant pour tout le monde, c’est pourquoi il est conseillé de prévoir quelques minutes de pause entre deux sessions, le mieux étant de s’éloigner de l’écran un moment. C’est le moyen idéal pour mettre son cerveau en pause et repartir sur de bonnes bases.

  • En visioconférence, éteignez votre propre retour vidéo ou cachez la partie de l’écran sur laquelle vous apparaissez en y collant une note adhésive. Pourquoi ? Parce que la vision de notre visage en vidéo active la partie de notre cerveau qui gère la reconnaissance faciale, ce qui nous perturbe d’autant plus. « Imaginez seulement devoir vous rendre en réunion avec un grand miroir, dans lequel vous vous voyez constamment », explique le Dr Yousef. « C’est exactement le même problème lorsque nous avons notre propre visage sous les yeux en visioconférence. »

[À lire] Trop de temps perdu en réunion ? Nos conseils pour y remédier

Manque de transparence

Nos activités réalisées dans un cadre professionnel requièrent un maximum de visibilité : il nous faut savoir sur quelles tâches travailler en priorité, mais aussi avoir bien conscience de nos objectifs et responsabilités. Sans une grande transparence, il devient difficile de hiérarchiser les tâches et de délimiter le périmètre de travail. Résultat, vous pourriez errer sans but entre plusieurs projets, en oublier les petites tâches perdues au fin fond de votre boîte de réception ou votre messagerie instantanée, pour au final ressentir de la frustration à l’idée de ne pas en faire assez.

Pourtant, un tel manque de transparence est monnaie courante. D’après nos recherches, 29 % des travailleurs de la connaissance se sentent surchargés en raison d’un manque de clarté sur les tâches et les rôles.

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Définir ce qui est essentiel permet aussi d’identifier ce qui ne l’est pas.”
 Cal Newport, auteur de l’ouvrage « Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World »

La solution : se fixer des objectifs clairs (et les communiquer)

Comme une boussole lorsque vous cherchez votre chemin, des objectifs clairs sauront vous guider. Grâce à eux, vous pourrez déterminer sur quoi il n’est pas urgent de travailler à l’instant T. Imaginez que vous vous êtes fixé pour objectif trimestriel d’augmenter l’engagement sur Instagram, de même qu’un autre objectif à court terme qui consiste à rédiger 10 publications Instagram par semaine. Dans cette optique, plutôt que de répondre à vos e-mails, vous pouvez décider de vous employer à rédiger le brouillon et le plan du texte destiné aux réseaux sociaux au cours de votre prochain bloc de temps ininterrompu. Cet exemple montre bien qu’un objectif précis peut vous aider à vous focaliser sur le travail essentiel sans être distrait par d’autres tâches moins importantes.

Quelques conseils pour vous fixer des objectifs clairs :

  • Définissez des objectifs SMART avec votre équipe et communiquez à leur sujet. Ces objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis vous permettront de dresser une feuille de route précise de votre projet et d’en déterminer le résultat final. Un exemple d’objectif SMART établi par une équipe produit : « Au 3e trimestre, travailler au développement d’un chatbot pour notre site Web aux côtés de l’équipe du service client ».

  • Suivez votre progression par rapport à vos objectifs : les objectifs sont une très bonne source de motivation, dans la mesure où ils donnent un sens à notre travail quotidien. Mais pour que ceux-ci soient productifs, ils doivent être reliés à vos activités. Vous devez donc prévoir d’évaluer votre progression et de la mettre à jour à intervalle régulier, par exemple en fin de journée ou de semaine.

  • Repérez les tâches essentielles de la journée : tous les jours, mettez par écrit une à trois tâches à réaliser absolument. Cela vous aidera à vous focaliser sur ces tâches et à clore votre journée de travail une fois celles-ci terminées ; une très bonne technique pour éviter tout risque de burnout et maintenir une attention optimale sur votre travail à long terme. Lors de ses essais en laboratoire, la chercheuse en neurosciences cognitives Sahar Yousef a constaté une hausse de la productivité de 28 % au niveau individuel, ainsi qu’une diminution de la propension au burnout de 42 % au sein de l’équipe concernée.

Définir et atteindre ses objectifs avec Asana

5 astuces pour un maximum d’attention

Nous avons donc expliqué les raisons qui se cachent derrière notre manque d’attention et évoqué des solutions pour régler le problème. Vous rencontrez encore des difficultés ? Voici cinq astuces supplémentaires pour vous aider à rester pleinement concentré et à maximiser votre productivité.

1. Créez-vous des déclencheurs pour mobiliser toute l’attention de votre cerveau

D’après le Dr Yousef, le cerveau humain a ses propres souvenirs. Lorsqu’un environnement particulier est associé à un certain stimulus (par exemple, le fait d’écrire sur un bureau bien rangé), notre cerveau crée une association cognitive : il se souvient du stimulus et anticipe sa présence future. La prochaine fois que vous ferez le ménage dans votre espace de travail et que vous vous mettrez à écrire, votre cerveau sera prédisposé à se focaliser sur cette tâche.

Si vous avez du mal à vous concentrer, nous vous conseillons donc de tenter de créer des associations cognitives de ce type afin d’indiquer à votre cerveau quand mobiliser son attention. Quelques idées pour vous inspirer :

  • Allumez une bougie.

  • Servez-vous une boisson particulière, par exemple une tasse de thé ou de café.

  • Écoutez un certain type de musique.

  • Portez des vêtements spécifiques : si vous travaillez à la maison, vous pouvez vous habiller comme si vous vous rendiez au bureau à l’extérieur.

  • Rangez votre bureau.

  • Rendez-vous dans un lieu particulier (bureaux, café, etc.) ou dans une pièce de chez vous réservée au travail.

2. Respectez votre horloge biologique

Notre propre corps peut avoir une influence sur les heures de la journée auxquelles nous faisons preuve d’un maximum de productivité. D’après certaines recherches récompensées par un prix Nobel, nous disposons tous de notre propre « chronotype » : ce rythme circadien prédéfini détermine de quelle façon fluctuent nos niveaux d’énergie au quotidien. Une fois que vous aurez établi votre chronotype, vous pourrez prévoir des blocs de temps dédiés à la pleine concentration aux moments les plus opportuns pour vous. À l’inverse, les tâches les moins exigeantes attendront les moments où vous avez moins d’énergie et où votre esprit n’est plus aussi affûté. Pour la plupart, nous rentrons dans l’une de ces trois catégories :

  • Plutôt du matin : vous avez naturellement tendance à vous lever tôt le matin, et vous vous sentez le plus productif en début de journée. Si vous vous retrouvez dans cette description, traitez les tâches créatives dès le matin et gardez le travail le moins complexe pour l’après-midi.

  • Biphasé : vous êtes au maximum de vos capacités entre 10 h et 14 h, avec une baisse de régime à la mi-journée. Vous regagnez ensuite de l’énergie dans la soirée, en mode « second souffle ». Concentrez-vous sur les tâches majeures avant le déjeuner ou occupez-vous-en plus tard dans la journée, après votre perte de vitesse de l’après-midi.

  • Plutôt du soir : vous préférez vous lever plus tard et êtes davantage productif en fin d’après-midi et en soirée. Si tel est le cas, commencez votre journée par des tâches qui ne vous demandent pas trop de réflexion et réservez celles qui exigent toute votre attention pour la fin de journée.

[À lire] Le secret pour arrêter de procrastiner au travail

3. Regroupez toutes vos tâches sur un même outil

Vous vous fiez uniquement à votre mémoire pour vous rappeler des tâches à réaliser ? Sachez que vous perdez une énergie précieuse à essayer de vous souvenir de tout. Mieux vaut donc consigner par écrit tout le travail prévu, au même endroit, de façon à consacrer toute votre énergie mentale à leur seule réalisation. L’auteur et spécialiste de la productivité David Allen développe davantage ce concept dans sa méthode Getting Things Done (GTD) : pour hiérarchiser ses tâches, il faut déjà toutes les répertorier.

Par ailleurs, la façon dont nous enregistrons nos tâches n’est pas anodine. Il est préférable d’éviter de dresser des listes sur papier ou d’utiliser plusieurs outils en ligne pour le faire. Aidez-vous plutôt d’un outil de gestion de projet pour organiser toutes vos informations et tâches de projet. Vous pourrez ainsi suivre les actions à entreprendre et les partager, en contexte.

Créer des listes de tâches avec Asana

4. Adoptez une stratégie de gestion du temps

Avec la bonne stratégie de gestion du temps, vous céderez moins à la tentation de traiter plusieurs tâches à la fois et pourrez analyser précisément à quoi vous consacrez votre temps, ce qui vous aidera à vous focaliser sur le travail en cours. L’approche choisie dépendra de vos préférences de travail personnelles, mais voici quelques options envisageables :

  • La technique Pomodoro : inutile de passer des heures à se focaliser intensément sur une tâche pour travailler efficacement ! Cette technique repose sur des sessions de travail de 25 minutes entrecoupées de pauses de cinq minutes. Elle permet de traiter une tâche à la fois et de réduire la fatigue intellectuelle.

  • Le Time blocking : cette technique vise pour sa part à planifier tous les moments de sa journée, sans exception. Elle vous sera utile si vous souhaitez reprendre le contrôle de votre journée de travail et à comprendre comment vous utilisez votre temps.

  • Le Timeboxing : ici, il s’agit de créer des blocs de temps. À l’occasion de chaque bloc, vous vous fixez pour objectif de réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps. Vous avez du mal à résister à l’envie d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de vérifier vos notifications à longueur de journée ? Optez pour cette méthode !

  • « Eat the frog » ou « Avalez le crapaud » : cette méthode-ci consiste à réaliser la tâche la plus difficile de la journée avant toute autre tâche. En effet, d’après les mots de Mark Twain, « qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure ; rien ne pourra lui arriver de pire dans la journée ».

  • Le principe de Pareto : également connu comme la règle des 80/20, ce principe affirme qu’environ 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes. En matière de productivité, on estime donc que certaines tâches ont bien plus d’incidence que d’autres, et que c’est sur ces tâches qu’il faut vous focaliser pour produire le maximum de résultats.

5. Faites passer votre bien-être avant tout

Enfin, dernière astuce pour être en mesure d’apporter toute l’attention nécessaire à votre travail, vous devez absolument prendre soin de votre santé, aussi bien physique que mentale. Un esprit sain dans un corps sain, et vous aurez les idées claires. Adieu le stress et le burnout ! Si votre santé physique dépend évidemment de nombreux facteurs, vous pouvez d’ores et déjà appliquer quelques conseils fondamentaux : dormez suffisamment, accordez-vous du temps pour pratiquer une activité physique, mangez sainement et faites de courtes pauses tout au long de la journée. Une simple anxiété de fond peut vous gêner dans votre concentration ; dès que vous sentez monter le stress, faites une pause, échangez avec un ami, allez vous promener ou pratiquez la méditation consciente.

Et surtout, si vous avez des baisses de régime, ne vous en tenez pas rigueur ! Personne n’est à 100 % en permanence, notre attention fluctue au gré de la journée et de la semaine.

[À lire] Sentiment de surmenage : des stratégies pour aider les équipes à retrouver leur équilibre

Concentrez-vous sur l’essentiel

En accordant toute votre attention à votre travail, vous faites bien plus que d’accomplir des tâches. Une telle approche de travail vous aide à vous prémunir des distractions qui vous assaillent constamment, à maîtriser votre emploi du temps et à ne pas sombrer dans l’épuisement professionnel. Au travail, le rythme est parfois très soutenu et l’organisation chaotique ; heureusement, grâce à nos conseils, vous devriez pouvoir prendre du recul et consacrer tout votre intellect aux tâches clés.

À la recherche d’autres conseils ? Découvrez aussi comment maximiser votre productivité.

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