Le travail en profondeur, mode d’emploi : 7 astuces pour gagner en concentration

Deux fois par an, Bill Gates, cofondateur de Microsoft, se retire dans une cabane au milieu des bois, simplement pour lire et prendre le temps de réfléchir à de grandes questions. Pendant ces « semaines de réflexion » autoproclamées, Bill Gates s’isole complètement du monde extérieur : pas d’e-mails, pas d’appels, pas de connexion Internet. Il reste seul avec une pile de documents fournis par certains employés de Microsoft, qui abordent de nouvelles innovations possibles ou des investissements potentiels.

Bill Gates élimine ainsi toutes les distractions de son environnement afin de privilégier le travail en profondeur : un état de concentration qui décuple la créativité et l’attention. Selon toute vraisemblance, le pari est réussi, puisque le travail effectué par B. Gates pendant ces « semaines de réflexion » a permis à des innovations de grande envergure de voir le jour, avec notamment le lancement d’Internet Explorer en 1995.

Cela étant, se retirer dans une cabane au milieu des bois pour profiter pleinement des avantages du travail en profondeur est un cas extrême. La plupart d’entre nous n’ont en effet pas le luxe de pouvoir s’éloigner pendant plusieurs jours ou semaines. Toutefois, nous pouvons intégrer ce travail en profondeur dans notre routine quotidienne par l’intermédiaire de quelques pratiques simples.

Qu’est-ce que le travail en profondeur ?

Le travail en profondeur désigne un état de concentration maximale qui vous permet d’aborder des tâches complexes et de fournir rapidement un travail de qualité. C’est Cal Newport, professeur de sciences informatiques à l’université de Georgetown (Washington D.C.) et auteur de l’ouvrage « Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World » qui le premier utilisa le terme « deep work ». Dans son livre, C. Newport définit le travail en profondeur comme un état de concentration dénué de toute distraction qui permet à notre cerveau de fonctionner au maximum de son potentiel.

En bref, la théorie du travail en profondeur de Newport suggère que pour optimiser notre productivité, nous devons nous affranchir de tous nos outils de communication. Nous pouvons alors travailler pendant de longues heures chaque jour, sans interruption. Ainsi, même si vous ne parvenez pas vous détacher complètement des outils de communication utilisés au sein de votre équipe, essayez d’éliminer toutes les distractions pendant 60 à 90 minutes.

Travail en profondeur ou travail superficiel (dit « shallow work ») ?

Pour C. Newport, le travail superficiel ou « shallow work » correspond aux tâches de type logistique qui peuvent être accomplies facilement et mécaniquement, même en étant distrait (des tâches de coordination du travail ou de communication par exemple).

C’est précisément ce qu’Asana nomme le « work about work », à savoir des tâches d’organisation. D’après notre étude sur l’Anatomie du travail 2021, 60 % du temps des employés est consacré à ce type d’activités secondaires : gestion des e-mails, coordination des projets et planification des réunions, entre autres. Si éliminer l’ensemble du travail superficiel semble constituer un objectif assez peu réaliste pour la plupart des entreprises, limiter les heures passées à ces tâches superflues vous permettra de garder davantage de temps pour les activités clés à forte valeur ajoutée.

Les avantages du travail en profondeur

Le travail en profondeur est efficace pour deux raisons : il vous permet de limiter les distractions et de reprogrammer votre cerveau pour vous aider à accomplir plus rapidement des tâches complexes. Ainsi, vous gagnez en productivité et économisez du temps. Voyons cela plus en détail.

Le travail en profondeur limite les distractions

Éliminer les distractions constitue un élément essentiel du « deep work », et ce n’est pas un hasard. Lorsque vous passez d’une tâche à l’autre (consulter votre téléphone et rédiger une proposition de projet en même temps par exemple), une partie de votre attention reste bloquée sur la tâche qui précède. Ainsi, même lorsque vous reprenez la rédaction de votre document, une partie de votre cerveau pense encore au SMS que vous venez de lire. Ce phénomène s’appelle le résidu d’attention et entraîne de lourdes conséquences. Une étude montre qu’il faut parfois plus de 20 minutes pour se reconcentrer après une interruption. Ainsi, si vous consultez votre téléphone deux fois en une heure, vous perdez les deux tiers de votre temps de concentration.

Le travail en profondeur reprogramme votre cerveau

Le travail en profondeur est le meilleur moyen d’acquérir rapidement de nouvelles compétences. Une fois dans un état de pleine concentration, votre cerveau consolide les voies d’apprentissage et renforce les connexions entre les neurones afin d’en accélérer le fonctionnement. Par conséquent, lorsque vous vous concentrez intensément sur une compétence déterminée, vous remettez votre cerveau en condition pour qu’il vous aide à la mobiliser plus efficacement. En outre, une étude montre que cette reprogrammation ne peut se produire que si vous vous concentrez sur une seule tâche à la fois, en évitant toute distraction (en d’autres termes, si vous travaillez de manière approfondie).

Pourquoi est-il indispensable de travailler de manière approfondie ?

La capacité à travailler en profondeur est un avantage au sein de notre environnement de travail moderne, mais donne également du sens aux tâches que vous accomplissez et rend le travail plus agréable. Voici comment ce travail de fond peut maximiser vos performances professionnelles et enrichir votre vie quotidienne :

Il accroît la qualité du travail

Un travail approfondi vous permet d’acquérir des connaissances complexes et de fournir rapidement un certain niveau de qualité ; deux compétences qui peuvent vous ouvrir (ainsi qu’à votre équipe) les portes de la réussite dans le monde du travail actuel.

• Acquérir des connaissances complexes en un rien de temps : peu importe l’entreprise concernée, le poste occupé ou le domaine, l’apprentissage est un élément clé. Ainsi, un responsable informatique doit apprendre à résoudre des problèmes technologiques à l’échelle d’une organisation, un comptable doit se familiariser avec le droit fiscal et un ingénieur logiciel a tout intérêt à apprendre de nouveaux langages de programmation. Votre capacité à acquérir de nouvelles compétences par un travail approfondi vous dote donc d’un atout précieux.

• Fournir rapidement un travail de qualité : acquérir de nouvelles compétences est une chose, produire des résultats de qualité en est une autre. Ce deuxième atout du travail en profondeur vous aide à mobiliser vos compétences afin d’avoir un impact positif. Par exemple, un chef de projet pourrait profiter d’un état de pleine concentration pour apprendre à rédiger une proposition de projet, avant de créer sa propre proposition détaillée. Cette dernière lui permettra d’obtenir plus facilement le financement d’une nouvelle initiative.

Il se fait rare

D’après l’Anatomie du travail d’Asana, les travailleurs de la connaissance consacrent 60 % de leur temps à des tâches de coordination, et non au travail stratégique et qualifié pour lequel ils ont été embauchés. Cette tendance à privilégier le travail superficiel au détriment de la véritable productivité constitue une opportunité sans pareille pour les équipes qui misent sur la concentration au travail. Les efforts de ces dernières leur permettent d’obtenir de meilleurs résultats et de se démarquer de la concurrence.

Même si réussir à travailler en profondeur est rare, ce n’est pas une fatalité. Vous pouvez prendre des mesures concrètes pour aider votre équipe à mener un travail approfondi : éliminer les tâches chronophages, clarifier les priorités de travail ou renforcer la visibilité au sein de l’équipe. Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de :

• Définir des normes de communication

• Centraliser vos activités sur un même outil

• Planifier des réunions utiles

Il est agréable

Le « deep work » ne permet pas uniquement de gagner en productivité, c’est aussi un moyen de travailler sereinement. Le travail en profondeur est une méthode qui vous permet d’atteindre un état d’hyper-concentration, lequel active une zone cognitive qui libère des ondes positives. Vous parvenez ainsi à trouver un équilibre idéal entre compétences et mise au défi.

En prime, cet état de pleine concentration vous aide à accomplir un travail qui compte et à créer des produits ou services à plus forte valeur ajoutée. Ces réussites peuvent, à leur tour, contribuer à améliorer votre vie professionnelle et renforcer votre sensation de bien-être. Les recherches en neurosciences suggèrent que notre perception du monde est façonnée par les éléments auxquels nous prêtons attention. Ainsi, si vous accordez un certain temps au travail en profondeur, vous percevez le monde qui vous entoure comme un tout sensé et signifiant.

Une vie profonde est une bonne vie.”

7 façons d’intégrer le travail en profondeur dans votre emploi du temps

Votre cerveau est un muscle. Vous êtes donc en mesure de développer votre capacité à effectuer un travail de fond. Le secret ? Pratique et constance. Pour vous aider à vous lancer et à prendre de bonnes habitudes, nous avons défini sept règles clés.

1. Choisir une philosophie en la matière

Pour réussir à travailler en profondeur, vous devez opter pour une approche adaptée à votre emploi du temps et à vos préférences de travail. Dans son livre, Cal Newport présente quatre approches (ou « philosophies ») distinctes à adopter au moment de choisir la meilleure manière de planifier ces temps de travail. En fonction de votre mode de vie, certaines approches peuvent s’avérer plus efficaces que d’autres :

• La philosophie rythmique : cette approche permet de créer une habitude et de garder le rythme de façon à travailler en profondeur à intervalle régulier. Pour ce faire, il convient de constituer des blocs de travail quotidiens d’une durée de une à quatre heures, sur la même plage horaire. Toutefois, n’oubliez pas que la plupart d’entre nous ont bien du mal à exécuter plus de quatre heures de « deep work » par jour. Par exemple, vous pouvez programmer une session de travail en profondeur de 8 à 10 heures tous les jours de la semaine. Le maître-mot de cette stratégie est la cohérence : effectuer chaque jour une certaine quantité de travail de ce type est donc une très bonne résolution. Pour mettre en œuvre cette stratégie de manière efficace et la compléter, optez pour une technique de gestion du temps comme le « Time blocking » (ou blocage du temps).

• La philosophie journalistique : cette méthode est la plus souple et vous permet d’intégrer le travail en profondeur dans votre emploi du temps quand vous le pouvez. Par exemple, si vous disposez d’au moins 1 h 30 entre deux réunions, il est possible d’envisager une séance de travail approfondi. N’oubliez pas que dans cette approche, rien ne vous oblige à entrer dans un état de pleine concentration ; tout repose sur votre bon-vouloir. Réussir à mobiliser son attention peut donc s’avérer difficile pour ceux qui découvrent le « deep work ». Si vous débutez et si vous disposez d’une bonne visibilité sur votre planning de réunion, la philosophie rythmique sera sans doute une bien meilleure option.

• La philosophie monastique : cette approche vous permet d’éliminer totalement ou de réduire radicalement le travail superficiel, et ce, dans tous les domaines de votre vie. Par exemple, l’écrivain de science-fiction Neal Stephenson est connu pour limiter un maximum les échanges d’e-mails et les conférences afin de se libérer du temps pour écrire. N. Stephenson est donc quasiment impossible à joindre, mais, en contrepartie, il se montre extrêmement prolifique, avec plus de 80 ouvrages à son actif à ce jour. Si vous souhaitez appliquer la philosophie monastique au travail, songez à déployer des stratégies de gestion du temps, comme la méthode GTD (« Getting Things Done »), qui vous aideront à réduire le « work about work », c’est-à-dire les tâches d’organisation superflues.

• La philosophie bimodale : cette méthode vous invite à diviser votre temps, en réservant de longues périodes (au moins une journée entière) au travail en profondeur. Le reste de votre temps de travail sera consacré à toutes vos autres tâches. La planification bimodale se rapproche de la philosophie monastique, mais accorde davantage de flexibilité : vous effectuez un travail de fond pendant une journée ou plus, avant de retourner à vos autres obligations. Ainsi, le travail superficiel ne disparaît pas totalement. Les « semaines de réflexion » de Bill Gates, évoquées en introduction, constituent un très bon exemple de cette philosophie. Pour rappel, le cofondateur de Microsoft se retire deux fois par an dans une cabane dans les bois pour lire et réfléchir. Chez Asana, nous nous sommes inspirés de la philosophie bimodale pour développer notre propre version : nous avons instauré le mercredi sans réunion, une journée entière sans événement pour que les membres de notre équipe puissent faire leur travail sans être interrompus.

Organiser ma vie de façon à pouvoir disposer de longues périodes de temps successives et libres de toute interruption me permet d’écrire des romans. En revanche, si ces plages de temps sont dispersées et fragmentées, ma productivité chute de façon vertigineuse.”

2. Établir des rituels pour rester concentré

Une étude suggère que notre cerveau se souvient d’associations spécifiques. Lorsque nous combinons deux éléments (comme le sel et le poivre ou un bureau propre et un état de concentration), notre cerveau enregistre cette combinaison et saura l’anticiper à l’avenir. Cela signifie que nous pouvons créer des mécanismes pour déclencher une réaction et indiquer à notre cerveau qu’il est temps de se concentrer. Par exemple, si vous nettoyez toujours votre bureau avant votre séance d’écriture, travailler dans un espace de travail propre vous permettra de vous concentrer plus facilement sur cette tâche à l’avenir.

Pour élaborer votre rituel de travail en profondeur, posez-vous les questions suivantes :

• Où vais-je travailler ? Pensez à l’environnement que vous allez créer. Par exemple, vous pouvez travailler dans votre bureau, la porte fermée et sur une surface de travail propre.

• Quand et pendant combien de temps vais-je travailler ? Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de vous mettre à la tâche tôt le matin et de vous concentrer pendant 1 h 30 avant de vous accorder une pause café.

• Comment vais-je procéder ? Définissez des règles pour guider votre cerveau et savoir sur quoi vous concentrer : l’utilisation ou non d’Internet, le nombre de mots qui doivent être écrits en 20 minutes ou l’endroit où poser votre téléphone.

• Sur quelles ressources vais-je m’appuyer ? Assurez-vous de préparer en amont tout ce dont vous avez besoin : documents de référence, café, nourriture, etc.

Vous pouvez également ajouter d’autres déclencheurs à votre routine pour gagner en concentration : allumer une bougie, écouter un genre de musique précis ou porter une tenue particulière.

3. Donner la priorité aux tâches clés

Pour parvenir à se concentrer, il est essentiel d’établir des priorités. Bien souvent, si vous essayez de faire plusieurs activités en même temps, aucune n’avance vraiment. Pour travailler en profondeur, vous devez donc focaliser votre attention sur la tâche la plus importante et ignorer tout le reste. Voici comment procéder :

• Décidez en amont sur quelles tâches vous allez travailler pendant chaque session de « deep work ». Vous devez vous concentrer sur une seule activité et laisser tout le reste de côté. Si vous savez sur quelle tâche vous concentrer et à quel moment, vous éviterez de travailler sur plusieurs activités à la fois. Si vous recevez de nouvelles demandes pendant votre temps de concentration, vous serez moins tenté d’abandonner votre travail pour y répondre immédiatement. Pour identifier et traiter vos tâches clés, optez pour une stratégie de hiérarchisation : testez la matrice d’Eisenhower, le principe de Pareto ou encore la stratégie « Avalez le crapaud » (Eat the frog).

• Gagnez en transparence au sein de votre équipe et définissez des objectifs d’entreprise. Comme une boussole lorsque vous cherchez votre chemin, des objectifs clairs sauront vous guider pour prendre les bonnes décisions et identifier vos tâches clés. Par exemple, si l’objectif trimestriel de votre équipe est la refonte du site Web de votre entreprise, n’hésitez pas à ajuster vos priorités et à reporter le traitement des demandes d’amélioration de votre application. Pensez également à définir des objectifs mesurables et spécifiques. Pour ce faire, appuyez-vous sur une méthode de définition des objectifs, comme la méthodologie SMART ou les objectifs et résultats clés (OKR).

4. Gérer efficacement son temps

Pour produire un travail efficace, vous devez y investir du temps, et le « deep work » ne fait pas exception. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de gérer efficacement votre planning et de contrôler votre temps. Pour que le travail en profondeur devienne une habitude, vous devez lui faire un peu de place dans votre agenda.

Voici quelques stratégies pour vous aider à gérer votre temps et comprendre l’utilisation que vous en faites :

• Analysez l’utilisation de votre temps de travail. Avant de pouvoir éliminer le travail superficiel (« shallow work ») et vous focaliser sur vos activités clés, vous devez comprendre la nature du travail que vous accomplissez au quotidien. Pour ce faire, dressez la liste de toutes les activités ou tâches auxquelles vous participez, puis précisez la complexité de chaque activité afin de déterminer le temps consacré respectivement au travail en profondeur et au travail superficiel.

• Évaluez la pertinence de vos réunions. Dressez une liste de toutes les réunions professionnelles auxquelles vous participez et quantifiez leur valeur réelle sur une échelle de 1 à 5. Vous pouvez également analyser le degré d’attention que vous portez à la réunion, déterminer la présence ou l’absence d’actions à traiter de manière générale et si un ordre du jour est rédigé en amont. Ainsi, vous distinguerez les réunions vraiment productives de celles qui pourraient être remplacées par des mises à jour en différé.

• Planifiez votre journée. Gardez le contrôle de votre programme quotidien en allouant des blocs de temps à chaque tâche que vous souhaitez accomplir. Pour ce faire, vous avez le choix entre deux méthodes courantes : le « Timeboxing » (gestion par blocs de temps) et le « Time blocking » (blocage de temps). Le Timeboxing est une stratégie de gestion du temps qui consiste à estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche et à bloquer un créneau dans votre emploi du temps pour la réaliser. Le Time blocking est un concept analogue, si ce n’est qu’au lieu de prévoir un bloc de temps pour une seule tâche, vous regrouperez les tâches similaires et les traiterez au cours d’un même bloc. Le Timeboxing est idéal pour planifier une séance de travail approfondi, tandis que le Time blocking vous permettra de traiter un grand nombre de tâches superficielles (la rédaction de vos e-mails par exemple) au cours d’un même bloc de temps.

5. Limiter les distractions numériques

Faut-il le préciser, la distraction est l’ennemi juré de la concentration. Mais la distraction, en particulier numérique, est plus fréquente que jamais dans le monde du travail actuel qui file à cent à l’heure. 80 % des travailleurs de la connaissance déclarent travailler avec leur boîte de messagerie ouverte en permanence et près de trois employés sur quatre se sentent poussés à effectuer plusieurs tâches à la fois dans la journée. Face à ce constat, éliminer les distractions numériques semble presque impossible.

Réduire les distractions reste néanmoins possible grâce à quelques stratégies simples :

• Désactiver les notifications. Les sons, bannières et notifications qui inondent sans cesse votre écran ont des répercussions négatives sur le « deep work » et peuvent ruiner en un rien de temps votre bulle de concentration. Lorsque vous prévoyez de travailler de manière approfondie, mettez en sourdine les notifications de votre téléphone et de toutes les applications de communication dont vous vous servez. S’il est disponible, vous pouvez aussi activer le mode Ne pas déranger. Si vous souhaitez ne pas être interrompu du tout, nous vous conseillons de fermer vos applications de messagerie (e-mails et messages instantanés). N’oubliez pas que vous pourrez toujours consulter vos notifications lors de votre prochaine pause.

• Faites du travail en profondeur une habitude. Plutôt que de vivre dans un océan de distractions et de lutter constamment pour indiquer à votre cerveau de passer en mode concentration afin d’accomplir vos tâches, planifiez des pauses entre vos temps de concentration : des moments où vous vous autorisez à vous détendre et à céder complètement aux distractions. Cette stratégie peut vous servir tant dans votre vie professionnelle que personnelle. Par exemple, prévoyez de faire une pause après le travail : vous vous autoriserez à naviguer sur Internet et à consulter les réseaux sociaux, avant de consacrer toute votre attention à la préparation du dîner, de regarder un film ou de discuter avec vos proches.

• Choisissez vos outils judicieusement. D’après les recherches d’Asana, les travailleurs de la connaissance basculent en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications pour mener à bien leurs tâches. Ces derniers sont également plus susceptibles d’éprouver des difficultés à déterminer efficacement leurs priorités. Mais ce n’est pas parce qu’un outil existe que vous devez nécessairement vous en servir. Cessez d’éparpiller votre travail dans de trop nombreuses applications et choisissez soigneusement un outil de gestion de projet qui s’intègre à tous vos outils professionnels. Ainsi, vous disposerez d’une source unique de référence rassemblant l’ensemble de vos informations au même endroit. Toutes vos activités seront donc centralisées, ce qui en simplifiera le suivi.

6. Garder du temps pour soi

Si le travail est sacré, le repos l’est tout autant. Se réserver chaque jour du temps pour se ressourcer permet d’éviter le burnout et de pérenniser votre nouvelle routine qui met à l’honneur le travail en profondeur. Cal Newport suggère de se déconnecter complètement du travail pour profiter pleinement de son temps de repos, ce qui suppose de poser absolument des limites claires. Il recommande de déterminer clairement la fin de sa journée en se fixant une heure limite à ne pas dépasser (17 h 30 dans son cas), mais également d’éviter de travailler le week-end. Ainsi, quand votre journée est terminée, la sentence est irrévocable : hors de question de consulter Slack sur votre téléphone, de rédiger des e-mails dans votre tête ou de penser aux réunions à venir.

Si vous éprouvez des difficultés à déconnecter, essayez de créer une « procédure d’arrêt » que vous exécuterez à la fin de chaque journée de travail. Vous pouvez notamment consulter une dernière fois votre boîte de réception pendant 10 à 20 minutes, histoire de ne pas laisser passer de notifications importantes ou bien déterminer dans quel ordre vous allez accomplir vos tâches non terminées et vérifiez votre programme du lendemain. Cette bonne pratique vous permet de terminer la journée l’esprit tranquille et de vous éviter tout tracas quant au travail inachevé.

7. Suivre sa progression par rapport aux objectifs fixés

Se fixer des objectifs clairs est l’un des meilleurs moyens pour rester motivé et ne pas oublier trop vite ses bonnes habitudes (soit continuer à pratiquer le « deep work » régulièrement). Des psychologues ont analysé les répercussions de différentes techniques de motivation sur les performances d’un groupe. Ils ont constaté que la définition d’objectifs était particulièrement efficace. En effet, les objectifs constituent une source de motivation intrinsèque. En d’autres mots, il s’agit de la volonté de réussir propre à chacun, que nous puisons en notre for intérieur et sur laquelle les facteurs externes (félicitations, avantages financiers, etc.) n’ont aucune influence.

Pour prendre l’habitude de travailler en profondeur, fixez-vous des objectifs à court terme et suivez des indicateurs comme le nombre d’heures que vous souhaitez consacrer à votre travail chaque jour. Cal Newport suggère de créer un tableau de bord sur lequel enregistrer vos heures quotidiennes et de cocher chaque objectif atteint. Vous pouvez également définir des objectifs à long terme de plus grande envergure sur lesquels vous travaillerez un certain nombre d’heures, réparties au fil du temps : au début, une heure par jour, puis jusqu’à quatre heures quotidiennes sur une période de trois mois. Veillez également à définir des objectifs mesurables et spécifiques. Pour ce faire, appuyez-vous sur une méthodologie de définition d’objectifs, comme la méthode SMART ou les objectifs et résultats clés (OKR).

Il est temps d’aller chercher en profondeur

Quoi de mieux que le travail en profondeur pour décupler votre créativité ? Toutefois, la productivité ne fait pas tout. Le « deep work », c’est en fin de compte un sentiment de bien-être et un moyen de faire le plein d’énergie pour accomplir chaque jour des tâches complexes. Pour reprendre les mots de Cal Newport : « une vie profonde est une bonne vie ».

Donnez-vous les moyens de travailler en profondeur et réduisez la quantité de travail superficiel effectuée par votre équipe. Asana vous permet de coordonner toutes vos activités depuis un même outil et de gagner du temps. Finies la recherche de documents, la course aux approbations et la réponse aux e-mails : avec Asana, vous disposez du temps nécessaire pour accomplir les tâches qui comptent vraiment.