Travail multitâche : 5 idées fausses démystifiées et 6 astuces de productivité pour s’en défaire

Vous êtes au four et au moulin, et jamais vous n’avez eu l’impression d’être aussi utile et productif... Vous avez pourtant déjà entendu dire qu’avec le travail multitâche, il y avait anguille sous roche, mais qu’importe : vous avez sans aucun doute trouvé LA recette magique tant recherchée par les autres (eux aussi étrangement persuadés de la même chose, d’ailleurs) !

Oups, mauvaise nouvelle : les rumeurs disaient vrai. C’est fort dommage, mais notre cerveau n’est absolument pas conçu pour faire plus d’une chose à la fois. Vous aurez beau vous convaincre de pouvoir réaliser deux tâches en même temps, tout ce que vous parviendrez à faire, c’est passer d’une tâche à l’autre à toute vitesse. Et mine de rien, ce processus mobilise une quantité folle de matière grise.

L’approche multitâche est un mythe. Concrètement, il s’agit de passer rapidement d’une tâche à une autre, puis de recommencer. Chaque fois que nous basculons entre deux tâches, nous payons une « commission » en temps et en énergie. C’est justement pour cela qu’il est presque toujours plus efficace de traiter une seule tâche à la fois : concentrez-vous sur une activité et passez à autre chose lorsque vous avez terminé, afin de ne pas y laisser des plumes inutilement.”

Si ce concept est un mythe, cela ne nous empêche pas de nous retrouver à devoir jongler entre différentes tâches à un moment ou un autre. En effet, d’après nos recherches, près des trois quarts des employés (72 %) se sentent obligés d’effectuer plusieurs tâches à la fois dans la journée. Si vous en faites partie, nous avons la solution ! Dans cet article, nous allons vous expliquer toute la science qui se cache derrière un travail multitâche et vous donner six conseils pour gagner en productivité.

Cinq mythes sur le travail multitâche

Le travail multitâche est associé à certains mythes. Dans cette section, nous allons détailler chacun d’entre eux et vous faire découvrir la vérité derrière la science. Mais avant toute chose, commençons par expliquer précisément ce que l’on entend par « être multitâche ».

Mythe n° 1 : l’être humain est multitâche

Accomplir deux tâches en parallèle, c’est un peu notre rêve à tous. Malheureusement, plusieurs études démontrent que notre cerveau n’est pas apte à accorder à plus d’une activité en même temps toute l’attention qu’elle mérite. Pire encore, il a même évolué de façon à ne pouvoir réfléchir qu’à une seule chose à la fois.

Le résultat ? Nous avons l’impression d’être multitâche, mais pas du tout : nous basculons simplement très rapidement d’une tâche à l’autre. Et à chaque fois que cela se produit, nous devons en payer le prix. Outre la multiplication des erreurs, nous prenons quasiment tous plus de temps à réaliser deux tâches en même temps que l’une après l’autre.

Chaque passage d’une tâche à l’autre a des conséquences. La procédure est fatigante et il nous faut davantage de temps pour faire la même chose.”

Mythe n° 2 : le travail multitâche n’a aucun effet négatif

Même en sachant que cette pratique n’est pas viable, difficile d’imaginer à quel point elle pèse sur notre mental. Si vous l’avez adoptée il y a un certain temps et qu’elle est votre lot quotidien, vous pourriez bien avoir l’impression d’avoir développé des capacités spéciales, sans plus vous rendre compte de son influence néfaste.

Et le plus incroyable, c’est que nous sommes nombreux à avoir cette impression. D’après cette étude, notre perception quant à notre capacité à réaliser plusieurs tâches en même temps est en total décalage avec nos aptitudes réelles. En bref, nous croyons pouvoir jongler entre plusieurs tâches sans que ce soit le cas.

Mythe n° 3 : être multitâche nous fait gagner en productivité

Mais optimisation ou pas, n’est-on pas plus rapide dans tous les cas lorsque l’on fait plusieurs choses à la fois ?

Eh bien non, c’est tout l’inverse. Les recherches conduites par le Dr David Meyer démontrent que les brefs blocages psychologiques résultant de ce changement de contexte peuvent déjà amputer à eux seuls jusqu’à 40 % de nos heures productives. Étant donné l’effort mental que demande cette opération, une approche multitâche nuit à notre capacité à travailler de façon efficace et efficiente.

Mythe n° 4 : il existe plusieurs formes de travail multitâche

On entend souvent dire qu’il existe deux à trois types de travail multitâche : on distingue ainsi le fait de basculer d’une tâche ou d’un contexte à l’autre, sans compter le résidu d’attention. Mais en vérité, il ne s’agit là que d’éléments de cause à effet qui expliquent l’inefficacité de cette approche.

Pour faire simple :

• Le travail multitâche consiste à s’efforcer de réaliser deux activités ou plus en même temps.

• Le changement de contexte(ou changement de tâche) survient dans un contexte multitâche : il s’agit donc de passer d’une tâche à une autre.

• Lorsque l’on travaille sur autant de tâches en si peu de temps, nous faisons face à un résidu d’attention, qui nous fait penser à notre activité précédente alors que nous sommes passés à une autre.

Mythe n° 5 : au travail, mieux vaut être multitâche

Même si vous parvenez à l’éviter dans votre vie personnelle, il y a des chances pour que vous y soyez confronté au travail, comme beaucoup d’entre nous. Selon nos recherches, en moyenne, un travailleur de la connaissance bascule jusqu’à 25 fois par jour entre 10 applications. Plus d’un tiers (27 %) d’entre eux déclarent d’ailleurs passer à côté de certains messages et tâches en raison de ce va-et-vient entre applications, et 26 % affirment que cette surcharge d’applications leur fait perdre en efficacité à titre personnel.

Le fait de basculer entre plusieurs technologies porte même un nom : le multitâche multimédia. Outre les écueils habituellement associés à un fonctionnement multitâche, le multitâche multimédia aurait des effets délétères sur notre mémoire à long terme et notre mémoire de travail.

Les conséquences : burnout et surmenage

Le travail multitâche ne nuit pas seulement à notre productivité, mais aussi à notre santé mentale. En effet, nos recherches indiquent que sept travailleurs de la connaissance sur dix (71 %) ont connu au moins un épisode de burnout l’année dernière, et le lien entre burnout et environnement multitâche semble assez clair. À l’occasion de cette même enquête, nous avons découvert que près des deux tiers (65 %) des employés qui ressentent un sentiment d’inconfort à l’idée de ne pas accéder à leur téléphone portable déclarent être en surmenage, contre seulement 45 % chez les personnes pour qui cela n’a pas d’incidence particulière.

6 astuces pour être productif sans être multitâche

À l’opposé du multitâche se trouve le travail monotâche : plus besoin de passer rapidement d’une tâche à l’autre, il s’agit ici d’allier attention et intention au quotidien de façon à se concentrer sur une seule activité. Vous avez de nombreuses solutions à disposition pour atteindre un tel niveau d’hyper-concentration, que vous avez tout intérêt à adopter.

Le passage rapide à des activités décentralisées a exacerbé les distractions et autres interruptions. Nous n’avons jamais reçu autant de messages ni participé à autant de réunions qu’aujourd’hui, et les moments réservés à notre pleine concentration sont en voie de disparition. Une chose est sûre, il faut réagir.”

1. Testez le Timeboxing

Le Timeboxing ou gestion par blocs de temps en français, désigne une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs, qui nous permet de nous concentrer et de travailler efficacement. Quand vous créez un bloc de temps, vous vous donnez pour objectif d’accomplir une tâche précise dans un certain laps de temps. Le but consiste à attribuer un bloc à chaque tâche afin de se focaliser sur une seule activité à la fois. Dès que le bloc de temps commence, vous devez ignorer toute distraction jusqu’à sa fin.

Le Timeboxing est donc une bonne piste si vous cherchez à terminer une tâche après l’autre. Selon les recherches sur la productivité réalisées par le laboratoire Becoming Superhuman de l’université de Californie à Berkeley, les membres d’équipe qui s’organisent en « Focus Sprints » (des temps de concentration sans changement d’application ni consultation de sa boîte de messagerie) constatent un gain de productivité de 43 %.

2. Programmez des blocs de temps

Le Time blocking ou blocage du temps en français, se rapproche du Timeboxing, à une exception près : cette fois-ci, il s’agit non pas d’attribuer un bloc de temps à chaque tâche, mais de regrouper plusieurs tâches similaires et de les terminer au cours d’un même bloc. Grâce à cette méthode, vous évitez toute perte de concentration due à des notifications et distractions indésirables, notamment liées à vos e-mails. En effet, d’après nos recherches, huit personnes interrogées sur dix (80 %) déclarent travailler avec leur boîte de réception ou autres applications de communication ouvertes. Malheureusement, à chaque nouvelle notification reçue, c’est un peu de notre concentration qui s’envole.

Il est donc plutôt conseillé de se réserver une heure de travail le matin pour consulter ses e-mails, et une autre le soir pour répondre à ceux qui nous sont parvenus entre temps, avant de terminer notre journée. C’est le moyen idéal pour se concentrer sur les autres tâches au fil de la journée sans être constamment distraits par des notifications de messagerie à n’en plus finir.

Pour gagner en productivité, je prévois des blocs de temps entre les réunions pour travailler sur différents projets, en faisant aussi attention à me laisser de courtes pauses. Autre technique utile, mes collègues et moi avons pris l’habitude de signaler en statut Slack que nous sommes en pleine concentration et que nous répondrons aux demandes plus tard.”

3. Utilisez les fonctionnalités Ne pas déranger

Que vous ayez ou non adopté le Timeboxing ou le Time blocking afin d’organiser votre emploi du temps, il existe une autre solution intéressante pour se réserver du temps de concentration : les fonctionnalités Ne pas déranger, qui vous aideront grandement à accorder autant d’attention que possible à vos intentions. Vous devez mener un projet à bien, mais vous vous faites sans cesse interrompre par des notifications ? Faites appel à ce type de fonctionnalité pour vous concentrer un maximum !

Et bien sûr, pour bien faire, il ne s’agit pas seulement de désactiver les notifications sur votre ordinateur, mais aussi sur votre téléphone.

Les distractions peuvent se payer cher. Nous avons donc fait en sorte de les éliminer autant que possible. Avec Asana, les employés peuvent appliquer un processus et se mettre au travail sans difficulté, car chacun sait ce que l’on attend de lui. Pas besoin de mise au point.”

4. Testez la méthode Pomodoro

Des pauses productives, est-ce seulement possible ? Oui, grâce à la méthode Pomodoro ! Un pomodoro représente une séance de travail de 25 minutes, suivie d’une pause de cinq minutes. Et après quatre pomodoros, il est temps de faire une pause plus longue de 20 à 30 minutes. Ces séances de travail courtes ont l’avantage d’être plus productives et motivantes.

Un tel surplus de concentration vous oblige à vous focaliser sur une seule activité, vous empêchant ainsi de vous disperser. Vous aurez tout le loisir de pianoter sur votre téléphone, répondre à vos e-mails, consulter les réseaux sociaux et même vous préparer un petit en-cas pendant la pause prévue.

5. Restez fidèles à vos priorités

Mais comment faire pour ne pas passer en mode multitâche lorsque toutes les tâches semblent se valoir ? Par exemple, si vous travaillez à la rédaction d’un article de blog ou à la conception d’une nouvelle image, vous pourriez tout de même céder à la tentation à la réception d’une nouvelle demande, et tout laisser tomber pour vous en occuper.

C’est pour cette raison qu’il est impératif de connaître l’incidence relative de chaque tâche pour mieux les hiérarchiser dans leur ensemble. Vous pourrez ainsi ignorer l’arrivée d’une nouvelle demande moins essentielle que ce sur quoi vous travaillez, éviter de faire plusieurs choses à la fois et donc mieux vous concentrer. À l’inverse, vous pourrez remettre à plus tard vos activités en cours pour vous intéresser à toute nouvelle demande plus urgente.

6. Repérez les tâches essentielles

Les tâches essentielles (en anglais Most Important Tasks ou MITs) vont au-delà du simple concept des priorités. Impossible de tout faire dans la même journée alors que vous avez de nombreuses tâches à haute priorité dans votre planning ? Identifiez les tâches essentielles du jour, qu’il vous faudra absolument réaliser. Quand vous en aurez terminé avec celles-ci, vous pourrez voir arriver la fin de journée l’esprit tranquille.

D’après une étude récemment réalisée par le Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives à l’université de Californie à Berkeley, se focaliser sur les tâches essentielles peut grandement nous aider à moins procrastiner et nous éviter un burnout. En effet, Sahar Yousef a lancé un défi à toute une organisation sur ce thème. Après trois semaines à repérer puis partager sur Slack les tâches essentielles au quotidien, l’équipe du Dr Yousef a vu augmenter sa productivité individuelle de 28 % et réduit le niveau de surmenage de 42 % (du PDG jusqu’au tout nouveau stagiaire).

Du multitâche au monotâche

Soyons sincères, il n’est pas toujours aisé de résister aux sirènes du travail multitâche, qui fait bien souvent partie de notre quotidien. Mais quand vous aurez cessé d’essayer de tout faire à la fois pour bien vous concentrer sur une seule activité, vous constaterez une nette différence à tous les niveaux : implication, productivité et résultats.

Pour encore plus de conseils, consultez notre article spécial gains de productivité au travail.