Fondée en 2004 par Becky Brown, l'entreprise de services complets de tenue de livres, de comptabilité et de RH a été rachetée en 2018 par trois entrepreneurs du secteur technologique : Eric Page, Russell Benaroya et Raja Kapadia. En tant qu'entrepreneurs chevronnés, ils connaissaient bien les difficultés liées à la gestion des tâches administratives. Eric, Russell et Raja ont donc uni leurs forces à celles de Becky en tant que partenaires et se sont attelés à une tâche très simple, mais cruciale : donner aux entrepreneurs la tranquillité d'esprit que leur comptabilité est toujours correctement tenue. Ils souhaitaient également fournir des indicateurs exploitables à partir des données financières de leurs clients pour les aider à planifier l’avenir de leur entreprise en toute sérénité.

Les quatre associés ont rebaptisé l'entreprise Stride et ont augmenté leur chiffre d'affaires de plus de 100 % et leur équipe à plus de 35 collaborateurs au cours de leur première année seulement. Leurs clients proviennent de divers secteurs d'activité et comptent généralement entre 5 et 50 collaborateurs, avec un chiffre d'affaires annuel compris entre 1 et 25 millions de dollars.

Le besoin de structure et de processus

Tandis qu’Eric se concentre sur les opérations et la gestion des clients, Russell dirige les programmes de génération de demande et d’acquisition de l’entreprise. Alors que les deux partenaires commençaient à réorganiser et à développer leur Business, ils ont rapidement compris qu'ils devaient :

• Mettre en place une structure et des processus pour développer et faire évoluer l'entreprise avec succès.

• Centraliser le travail de chacun pour assurer la transparence et la visibilité dans l’ensemble de Business, car tout le monde est en télétravail et réparti sur plusieurs fuseaux horaires.

Après avoir évalué quelques outils de gestion du travail, Eric et Russell ont choisi Asana en raison de son interface intuitive, de sa flexibilité pour gérer différents processus et de son haut niveau de transparence visuelle. Ils y ont également vu une occasion de supprimer d'autres logiciels, car ils pouvaient centraliser les informations au même endroit.

Faire adhérer l'ensemble de l'entreprise

Pour que l'équipe se familiarise avec ce nouveau niveau de transparence et cette nouvelle façon de travailler, Eric et Russell ont adopté une approche d'apprentissage par la pratique pour la mise en œuvre d'Asana. Chaque membre de l'équipe a d'abord appris les bases d'Asana, puis tout nouveau travail a été planifié et attribué dans l'outil plutôt que dans des feuilles de calcul, des réunions ou des chaînes d'e-mails.

Grâce à Asana, nous savons à tout moment où en est chaque client, ce qui nous permet d'adopter une approche proactive pour régler les problèmes éventuels. Cette transparence nous a aidés à augmenter la valeur vie client, ce qui nous apporte une valeur ajoutée significative.

Eric Page, cofondateur et associé

Si l’approche d’apprentissage par la pratique d’Eric et Russell a aidé les membres de l’équipe à adopter Asana, son utilisation a considérablement augmenté au sein de l’équipe de comptables et de RH lorsqu’ils ont créé un tableau de suivi de la santé des clients pour suivre le statut de chaque compte. Dans ce projet, chaque responsable de compte peut préciser le statut de ses relations clients afin d'obtenir davantage d'aide si nécessaire, avant que les problèmes ne s'aggravent.

Augmenter la transparence pour permettre une croissance rapide

À présent, l'équipe Stride gère l'ensemble de son travail sur Asana, de la définition des objectifs de l'entreprise à l'intégration des nouveaux collaborateurs. Stride utilise Asana pour différents processus afin de fonctionner plus efficacement. En voici quelques exemples :

• Suivi des OKR : chacun peut voir à tout moment les principaux objectifs de l'entreprise ainsi que l'ensemble du travail effectué pour les atteindre. Les collaborateurs sont également encouragés à soumettre des idées pour chaque objectif, que les équipes utilisent ensuite lors de la planification de leur sprint.

• Commentaires des clients : lorsqu'un client a des commentaires, il les envoie désormais via un Formulaire Asana. Ainsi, rien ne passe entre les mailles du filet et le membre de l’équipe responsable de cette fonction ou de ce domaine de l’entreprise peut prendre les mesures qui s’imposent.

• Plans de développement personnel : l'un des principes clés de l'entreprise est « investir en soi ». Les collaborateurs utilisent Asana pour suivre leurs plans de développement personnel afin de voir où ils progressent et sur quels points ils doivent se concentrer pour atteindre leurs objectifs personnels.

• Intégration des nouveaux collaborateurs : chaque nouveau collaborateur commence sa première journée chez Stride en recevant son plan d’intégration sur Asana. Il dispose ainsi de toutes les informations nécessaires pour réussir et connaît les jalons clés à atteindre au cours de ses 30 premiers jours.

• Réunions : bien que l'équipe ait pu réduire la plupart des réunions en suivant le statut des projets dans les portefeuilles, lorsqu'elle se réunit, les discussions se concentrent désormais sur les questions essentielles, plutôt que sur les mises à jour de la progression.

Regard vers l'avenir

En transférant son travail sur Asana, chaque membre de Stride a désormais son mot à dire sur les priorités et les actions à mener au sein de l'organisation. Les collaborateurs sont plus impliqués et travaillent mieux, car ils se sentent habilités à partager leurs idées et savent quels objectifs ils poursuivent. Résultat ? Une équipe plus concentrée, moins stressée et qui aide l’entreprise à doubler sa croissance pour la deuxième année consécutive.

Les distractions peuvent se payer cher. Nous avons donc fait en sorte de les éliminer autant que possible. Avec Asana, les employés peuvent appliquer un processus et se mettre au travail sans difficulté, car chacun sait ce que l’on attend de lui. Pas besoin de mise au point.

Russell Benaroya, cofondateur et associé