Pourquoi les projets échouent-ils ? Sept erreurs fréquentes à éviter

La plupart des chefs de projet ont déjà essuyé l’échec d’un projet. D’ailleurs, selon une enquête menée en 2021 par le Project Management Institute, 12 % des projets réalisés l’année dernière au sein de l’organisation ont été considérés comme des échecs. La simple lecture de cet article prouve déjà votre motivation à éviter l’échec de vos projets. Vous y découvrirez notamment que pour étouffer l’échec dans l’œuf, un maître-mot est à respecter : la planification.

À quel moment considère-t-on qu’un projet a échoué ?

Un projet peut être considéré comme un échec pour les raisons suivantes :

• Le projet n’a pas atteint vos objectifs.

• Vous n’avez pas obtenu le livrable voulu.

• Le travail n’a pas été achevé à temps.

La notion d’échec est subjective. Souvent, les projets « ratés » donnent lieu à des résultats probants, même si vous avez dépassé la date limite ou que vous n’avez pas obtenu un livrable donné. Bien que l’échec laisse un goût amer, il va souvent de pair avec la définition d’objectifs ambitieux.

Chez Asana, nous avons une certitude : si vous réussissez 100 % du temps, c’est que vos objectifs ne sont pas assez ambitieux. Cela dit, lorsque vos projets échouent, ce doit être pour une bonne raison (parce que vous avez défini un objectif ambitieux pour dynamiser votre équipe, par exemple) plutôt qu’à cause d’un piège que vous auriez pu éviter.

Sept causes courantes d’échec des projets (et leurs solutions)

Heureusement, ces problèmes courants peuvent être résolus, et il vous suffit de vous préparer à l’avance pour enrayer l’échec à sa source.

1. Objectifs confus

Problème : votre équipe n’est pas au clair sur les objectifs du projet. Par ailleurs, vous n’avez aucun moyen de mesurer leur accomplissement.

Pour être efficaces, vos objectifs de projet doivent être spécifiques, temporellement définis et mesurables. Sans objectifs clairs, vous ne pouvez pas assurer la cohésion de votre équipe ni même savoir si votre projet a réussi ou échoué.

Imaginons que votre équipe soit en train de concevoir une nouvelle page de paiement pour votre application mobile. Sans objectif clair (réduire le délai de paiement des utilisateurs finaux de 30 % d’ici le deuxième trimestre, par exemple), difficile de savoir quelles nouvelles fonctionnalités feront le succès de la page. Une fois le projet terminé, vous serez bien en peine de mesurer les performances sans objectif concret avec lequel comparer vos résultats.

Les problèmes d’objectifs confus sont courants. D’après une enquête menée dans le cadre de L’Anatomie du travail 2021, moins de la moitié des 10 000 travailleurs de la connaissance interrogés savent en quoi leur travail quotidien contribue aux objectifs généraux de leur entreprise.

Solution : définir des objectifs clairs pendant le processus de planification.

En plus de favoriser la coordination de votre équipe, les objectifs de projet offrent un cadre de référence auquel comparer vos résultats. Définissez des objectifs avant de commencer et servez-vous-en pour mettre le projet sur la bonne voie. Mieux encore, impliquez votre équipe dans le processus de définition d’objectifs de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde dès le départ.

Nous vous conseillons de définir ces objectifs dans le cadre de votre plan de projet global, qui présente aussi les parties prenantes, les livrables, la chronologie du projet, etc.

2. Dérive des objectifs

Problème :: les livrables du projet évoluent à mesure que le travaille avance.

La dérive des objectifs est difficile à repérer, car elle survient souvent progressivement. Ce phénomène a lieu quand les livrables dépassent le périmètre du projet, entraînant une surcharge de travail.

Imaginons que vous aviez prévu de publier 10 articles de blog ce mois-ci dans le cadre d’un nouveau lancement de produit. Cependant, un intervenant vous demande de publier deux articles supplémentaires liés à un autre produit. Cette nouvelle tâche met à rude épreuve vos ressources et vous force à reporter la date de livraison.

La dérive des objectifs est l’une des principales sources de retard et d’échec des projets. D’ailleurs, les participants à une enquête menée en 2021 par le Project Management Institute déclarent que 34 % des projets de leur organisation ont subi une dérive des objectifs l’an dernier.

Solution : définir et diffuser la portée de votre projet avant de commencer.

Lorsque vous définissez la portée (ou périmètre) du projet à l’avance, vous avez plus de chances d’obtenir des résultats dans les temps et de respecter le budget. Vous pouvez préparer l’attribution des ressources et veiller à ce que votre équipe ne soit pas dérangée par des demandes de dernière minute. Un périmètre de projet bien établi vous aidera aussi à refuser les demandes supplémentaires des intervenants. Pour reprendre notre exemple, vous pourrez vous en tenir à 10 publications, ce qui vous permettra de livrer votre projet à temps.

Pourquoi ne pas définir le périmètre de votre projet dans un énoncé de portée de projet ? Ce dernier peut faire partie de votre plan de projet ou se suffire à lui-même. Une fois que vous avez créé votre énoncé de portée de projet, pensez à le partager avec les parties prenantes. Quand elles auront une idée précise de ce qui est inclus ou non dans votre projet, elles auront moins tendance à vous rajouter des tâches. Si vous recevez tout de même une demande supplémentaire, utilisez un processus de contrôle du changement pour déterminer si elle est assez importante pour que vous l’ajoutiez au périmètre de votre projet.

3. Attentes irréalistes

Problème : le succès est hors de portée.

Certes, des objectifs ambitieux peuvent être source de motivation, mais ils doivent tout de même rester atteignables, car une ambition excessive est synonyme de stress et de délais manqués.

Imaginons que votre équipe de vente ait pour objectif de percevoir 100 commissions ce mois-ci. Deux de vos collaborateurs sont en congé, le reste de l’équipe devra donc faire des heures supplémentaires pour atteindre cet objectif. Cependant, comme vous manquez de ressources, l’accomplissement de cet objectif risque d’être compliqué.

Les objectifs trop ambitieux ne font pas bon ménage avec les échéances. D’après L’Anatomie du travail 2021, les délais manqués sont principalement causés par des attentes irréalistes.

Solution : définir des objectifs SMART.

Avec un peu de planification, vous pouvez quand même définir des objectifs ambitieux sans avoir à faire d’heures supplémentaires. Pour créer des objectifs ambitieux (mais atteignables), suivez la méthode SMART : spécifique, mesurable, réaliste et temporellement défini. Les objectifs SMART définissent les critères de réussite tout en fournissant une feuille de route de projet et en traçant une ligne d’arrivée. Avec des objectifs atteignables qui ne dépassent pas la portée de votre projet, vous atténuez les risques et assurez la réussite de votre équipe.

4. Ressources limitées

Problème : vous ne disposez pas d’assez de ressources pour accomplir le travail.

Budget, personnel, temps, espace, outils… Vous avez besoin de diverses ressources pour accomplir votre projet, sans qu’il risque d’être retardé, voire stoppé net.

Par exemple, imaginons que vous travailliez sur une campagne publicitaire pour un nouveau produit. L’échéance approche, mais vous n’avez pas un budget suffisant pour faire appel à un monteur vidéo freelance. N’ayant qu’un seul monteur vidéo interne à votre disposition, vous devez reporter le lancement de la campagne. Dans ce cas, vous avez épuisé le budget et la main-d’œuvre nécessaires pour livrer le travail à temps.

Solution : préparer à l’avance un plan de gestion des ressources.

Comme leur nom l’indique, les imprévus surviennent sans crier gare. Néanmoins, il vous suffit de planifier votre projet pour prévoir ce qui peut l’être et vous assurer que votre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour atteindre les objectifs fixés. Créez un plan de gestion des ressources pour définir avec précision la quantité et le type de ressources dont vous avez besoin pour votre projet, et ce, avant même son lancement. Ensuite, suivez des bonnes pratiques en matière d’allocation des ressources pour identifier avec exactitude à quel moment chaque ressource (disponibilité des employés, budget, équipement technologique, espace de travail, etc.) doit être attribuée à chaque projet.

5. Problèmes de communication

Problème : les membres d’équipe ne comprennent pas quand et comment transmettre les mises à jour.

De nos jours, la communication est plus complexe que jamais. D’après L’Anatomie du travail 2021, un employé bascule en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications, et 27 % des employés affirment qu’une partie des actions et des messages passe à la trappe lors de ces changements d’outil.

Face au trop-plein d’applications propre à notre époque moderne, difficile de savoir quand et où transmettre des rapports d’avancement de projet. Si les membres d’équipe ne sont pas au clair sur les canaux de communication à utiliser, sur le moment où s’en servir ou sur qui doit communiquer quoi, le travail risque de prendre du retard.

Imaginons que vous dirigiez une équipe disséminée en Amérique du Nord et en Europe. Vous dépendez de plusieurs outils de communication, dont les e-mails, les messages, les visioconférences et les documents partagés. Cependant, votre équipe ne dispose pas d’informations précises sur le canal à utiliser en fonction de la situation. Souvent, vos collaborateurs communiquent des informations importantes sur des canaux auxquels seule une partie des utilisateurs a accès. Résultat : vous passez à côté d’informations importantes et certaines tâches sont effectuées en double.

Solution : créer et diffuser un plan de communication.

Un plan de communication clair vous permet de présenter la façon dont vous transmettrez les informations importantes et récurrentes du projet. Il aide votre équipe à savoir clairement quel outil utiliser dans quels cas, indique la fréquence à laquelle les mises à jour seront envoyées (et qui doit s’en charger) et présente les situations dans lesquelles impliquer les parties prenantes clés. Grâce à un plan de communication robuste, vous passerez moins de temps à chercher des informations et plus de temps à travailler à l’accomplissement des objectifs de votre projet.

En général, un plan de communication inclut la fréquence, le canal, le public et le responsable de chaque type de communication. Par exemple, vous pouvez inclure les informations suivantes pour les mises à jour hebdomadaires du statut du projet :

• Type de communication : mises à jour du statut du projet

• Fréquence : hebdomadaire

• Canal : e-mail

• Public : équipe projet

• Responsable : chef de projet

6. Retards de planning

Problème : le non-respect des délais entraîne l’exécution à la hâte du travail et retarde considérablement le projet.

Un délai manqué par ci, une réunion reportée par là… Même si ces aléas semblent anodins sur le moment, ils peuvent prendre de l’ampleur et avoir diverses conséquences négatives : travail bâclé, collègues stressés, retards de projets, etc.

Imaginons que vous prépariez une exposition, et que votre réunion logistique avec le musée où elle va être organisée ait été reportée plusieurs fois. Il ne vous reste que deux semaines avant l’inauguration, et votre équipe doit bâcler le processus de planification pour être prête à temps. Pire, vous êtes contraint de reporter l’événement. Les retards de planning comme celui-ci sont de plus en plus courants. D’ailleurs, d’après L’Anatomie du travail 2021, 26 % des échéances sont manquées chaque semaine.

Solution : ajouter un calendrier à votre plan de projet.

Vous vous souvenez du fameux plan de projet dont nous parlions plus tôt ? Ce dernier inclut généralement un calendrier de projet détaillé, où sont présentées diverses informations clés : différentes étapes à suivre, personnes responsables de chaque tâche et échéance de celles-ci, par exemple.

Pour être efficace, votre calendrier de projet doit présenter comment s’articule votre projet. Il vous permet de facilement identifier quels jalons clés dépendent des autres, et de faire un rétroplanning afin de vérifier que vous avez assez de temps pour chaque étape. Vous pouvez également inclure votre équipe dans le processus de planification afin de prendre en compte le calendrier et les responsabilités de chacun.

7. Manque de transparence

Problème : les membres d’équipe ne trouvent pas les documents clés liés au projet.

Vous avez créé un plan de projet, un calendrier de projet, un plan de communication, un plan de gestion des ressources et des objectifs SMART. Et maintenant ?

Si ces documents sont statiques et difficilement accessibles pour votre équipe, vous pouvez avoir du mal à transmettre des mises à jour, sauf à organiser de chronophages réunions d’avancement. Même dans ce cas, certaines informations peuvent se perdre en cours de route.

Solution : utilisez un outil de gestion du travail pour regrouper au même endroit toutes les informations liées à vos projets.

La gestion du travail vous aide à organiser vos flux de travail et à mettre au point des processus pour faciliter la collaboration à long terme. Un bon outil de gestion du travail vous permet de regrouper les informations sur vos projets, mais aussi votre documentation et le statut des projets. Évidemment, nous vous recommandons Asana, qui offre aux équipes un système dynamique où chacun peut gérer son travail et ses priorités de la façon qui lui convient le mieux. Cependant, peu importe l’outil utilisé, il vous offrira l’accès aux informations dont vous avez besoin pour suivre l’avancement de vos projets. Dites adieu à l’obsolescence rapide des suivis Excel et fournissez à votre équipe des informations en temps réel dès qu’elle en a besoin.

La solution pour des projets infaillibles

Maintenant que vous connaissez ces motifs d’échec les plus courants, voici quelques outils qui vous aideront à assurer la réussite de vos projets :

Une charte de projet pour présenter votre projet aux parties prenantes.

Un plan de projet pour assurer le bon déroulement du travail. Un plan de projet inclut les éléments suivants :

• Buts et objectifs de projet

• Indicateurs de réussite

• Parties prenantes et rôles

• Portée et budget

• Jalons et livrables

• Chronologie et planning

• Plan de communication

Un plan de gestion des ressources pour gérer la charge de travail de votre équipe. 

Un registre des risques pour identifier les obstacles potentiels.

Une réunion de lancement de projet pour mettre au clair les informations clés et favoriser l’adhésion des parties prenantes.

Un outil de gestion du travailpour tout coordonner.

Donnez à vos projets toutes les chances de réussir

Vous l’aurez compris, la planification est capitale en matière de gestion des risques et de réussite des projets. Encouragez votre équipe à établir des plans stratégiques et tenez compte de tous les éléments de votre projet pour enchaîner les réussites et dépasser vos objectifs clés. Il ne vous reste plus qu’à planifier vos projets, et le succès sera au rendez-vous !