Votre post-mortem de projet en 6 étapes

Dans le processus de gestion de projet, l’une des choses les plus importantes est l’achèvement du projet lui-même. Vous avez travaillé dur avec votre équipe pour en arriver là et avant de passer à autre chose, il est important de prendre un moment pour célébrer et analyser le travail accompli. 

La réunion post-mortem est un bon moyen d’effectuer cette analyse. Dans cet article, nous allons vous présenter ses aspects clés, en nous appuyant sur six étapes simples pour la réussir. 

Qu’est-ce qu’une réunion post-mortem ?

Les réunions post-mortem (ou retours sur expérience) se tiennent une fois le projet terminé. Elles permettent à votre équipe d’identifier ce qui s’est bien déroulé au cours du projet et ce qui aurait pu se passer différemment. 

Les réunions post-mortem représentent une bonne opportunité de célébrer les victoires, d’analyser le flux de travail de votre équipe et de faire évoluer vos processus, afin d’améliorer le déroulement des prochains projets. 

Les réunions post-mortem peuvent porter plusieurs noms. Elles sont généralement appelées :

• Le débriefing de projet : le terme « debrief » vient du domaine militaire, où il est employé par les équipes après une mission, afin de comprendre ce qu’il s’est passé. 

• La rétrospective : la rétrospective de projet est couramment utilisée en gestion de projet Agile. L’objectif principal de la méthodologie Agile étant l’amélioration continue, cette réunion offre à l’équipe un moment de réflexion à la fin d’un cycle de sprint. 

• Le récapitulatif de projet : un récapitulatif consiste à résumer par écrit les éléments clés d’une réunion. Les récapitulatifs de projet sont fondés sur le même principe, mais soulignent quant à eux les éléments clés de l’ensemble du projet.

• La réunion de clôture : généralement utilisée en fin de projet pour conclure tout dossier en suspens.

• La réunion sur les enseignements tirés : le Project Management Institute utilise ce terme pour désigner la fin d’un projet. Cette réunion offre au chef de projet des indicateurs clairs sur ce qui a fonctionné ou non, ainsi que sur les possibilités d’amélioration.

Réunion post-mortem ou pre-mortem ?

La réunion post-mortem se distingue principalement de la pre-mortem par le moment auquel est se tient, cette dernière ayant lieu avant le début d’un projet. Lors d’une réunion pre-mortem, l’équipe réfléchit de manière proactive à ce qui pourrait mal se passer afin d’en atténuer les risques. 

Les réunions post-mortem quant à elles sont tenues une fois le projet terminé. Elles servent ainsi de rétrospective pour analyser ce qu’il s’est passé tout au long du projet. 

Quelle est l’utilité d’une réunion post-mortem ?

Tenir une réunion post-mortem offre au chef de projet de nombreux indicateurs qui lui permettent d’améliorer ses processus. En voici quelques exemples :

Apprenez de vos expériences passées

Les réunions post-mortem sont importantes, car elles permettent aux chefs de projet de fluidifier les processus pour les projets à venir. En prenant le temps de réfléchir sur ce qui s’est bien déroulé durant un projet, vous obtenez un feedback intéressant pour mettre en œuvre vos prochains projets. Si un problème est survenu pendant un projet, c’est là l’opportunité d’adapter votre stratégie. 

Exploiter vos apprentissages tirés d’anciens projets vous permet également d’éviter les erreurs et d’en atténuer les risques. Si vous gérez régulièrement des projets similaires, vous pouvez créer un modèle basé sur les processus d’un projet passé. Votre équipe projet saura alors quelles actions à traiter et quels livrables sont à inclure dans votre plan projet. 

Les rétrospectives et le processus itératif sont les piliers de la méthodologie de gestion de projet Agile. Sans prendre le temps de réfléchir sur ce qui s’est bien passé ou non, vous ne serez pas en mesure de modifier vos processus en vue du prochain sprint.

Renforcez la communication d’équipe

Un des grands avantages d’une réunion post-mortem est d’offrir aux chefs de projet l’opportunité de prendre du recul en analysant le ressenti des membres de l’équipe sur leur participation au projet. 

La réussite d’un projet dépend souvent du niveau de collaboration d’une équipe. Il est donc important de laisser chacun faire part de ses propres expériences. Chaque collaborateur a ainsi l’occasion d’exprimer ses difficultés, ce qui permet de chercher ensemble des solutions afin qu’elles ne surviennent plus dans les projets à venir.

Améliorez le moral de l’équipe

Prendre le temps de réfléchir sur les accomplissements de votre équipe est un bon moyen d’améliorer son moral. À la clôture d’un projet, bien qu’il soit plus facile d’en commencer un nouveau sans attendre, il est important de célébrer les réussites de votre équipe afin d’en renforcer la cohésion. 

La réunion post-mortem est votre chance de reconnaître le mérite des membres de l’équipe qui se sont surpassés pour la réussite du projet. Cette reconnaissance influe grandement sur le moral de l’équipe.

Voici comment améliorer le moral de l’équipe lors de votre réunion post-mortem :

• Intégrez une section « victoires » dans votre modèle de rétrospective. 

• Donnez l’occasion à chacun des membres de l’équipe d’en remercier au moins un autre.

• Préparez plusieurs victoires clés à présenter, en amont de la réunion.

6 étapes pour une réunion post-mortem réussie

Il est inutile de compliquer le processus post-mortem. Nous allons vous présenter quelques étapes simples à suivre afin de mener à bien ce type de réunion.

1. Planifiez la réunion dans les quelques jours qui suivent la fin du projet

Une analyse post-mortem est plus efficace si le projet est encore frais dans l’esprit des membres de votre équipe. Un bon moyen de s’assurer qu’elle soit tenue dans une période raisonnable est de la planifier dès le lancement du projet. Intégrer le processus post-mortem dans votre processus global vous assure que cette étape n’est pas oubliée.

De manière générale, il est primordial de planifier la post-mortem dans les quelques jours qui suivent la fin du projet. Les membres de votre équipe disposent ainsi d’un temps de réflexion personnelle avant d’effectuer cette rétrospective d’équipe.

2. Envoyez un questionnaire de préparation à la réunion

Entre la fin du projet et la réunion post-mortem, veillez à envoyer un questionnaire à votre équipe afin de recueillir leurs premières impressions sur le projet. Si plusieurs membres de l’équipe mentionnent le même problème, ce sujet devra compter parmi les éléments clés de la réunion post-mortem. 

Quelques exemples de questions à poser en amont de la réunion :

• Citez trois choses qui se sont bien passées durant le projet.

• Citez trois problèmes rencontrés durant le projet.

• Que pourrions-nous améliorer pour le prochain projet ?

Après avoir identifié ces sujets de discussion, il est temps de créer l’ordre du jour, puis de l’envoyer à l’équipe et ce, avant la réunion.

3. Communiquez l’ordre du jour de la réunion post-mortem

Communiquer l’ordre du jour avant une réunion est une bonne pratique, notamment quand il s’agit d’une post-mortem. Cela permet de présenter les sujets clés aux participants, afin qu’ils préparent leurs questions ou remarques à l’avance.

Exemple d’ordre du jour :

• Introduction (2,5 minutes)

• Remerciements à l’équipe (5 minutes)

• Les réussites (5 minutes)

• Ce qui aurait pu mieux se passer (5 minutes)

• Les suggestions pour le prochain projet (5 minutes)

• Conclusion (2,5 minutes)

4. Désignez un preneur de notes et un modérateur

Identifiez un preneur de notes et un modérateur avant le début de la réunion. Il est préférable de choisir deux personnes distinctes afin d’éviter tout temps mort dans la discussion. Le chef de projet principal a souvent le rôle de modérateur et quelqu’un d’autre prend les notes. 

Si cette réunion est en visioconférence, il est bienvenu de l’enregistrer afin que les participants puissent la regarder de nouveau. Cette vidéo vous servira également de référence lorsque vous réviserez vos notes de réunion.

5. Organisez la réunion

Lors de la réunion, il est important de poser certaines règles simples concernant son déroulement. Généralement, le modérateur guide la discussion selon les éléments clés de l’ordre du jour. Mais que faire en cas de temps mort ? 

C’est le rôle du modérateur de continuer et d’encourager la discussion autour du projet. Voici quelques exemples de questions à poser aux membres de l’équipe pour relancer la discussion :

• Quelqu’un a-t-il eu des difficultés à tenir les échéances du plan projet ? Sinon, avez-vous rencontré des points de blocage ?

• Estimez-vous que l’équipe avait les ressources nécessaires pour terminer le projet dans les temps ? Sinon, lesquelles manquaient ?

• Avec l’expérience que vous venez d’acquérir, que feriez-vous différemment si le projet était à recommencer ?

• Voudriez-vous travailler de nouveau sur un tel projet ? Et pour quelles raisons ?

• Considérez-vous ce projet comme une réussite ? Et pour quelles raisons ?

Des questions ouvertes comme celles-ci vous permettent d’identifier les aspects de votre projet qui seraient restés invisibles au cours du processus. Ces indicateurs fournis par votre équipe peuvent alors être utilisés pour améliorer le processus en vue du prochain projet.

6. Envoyez un compte rendu de réunion aux participants

Après la réunion, envoyez un compte rendu des principaux enseignements à votre équipe. Assurez-vous d’y inclure les actions à mener identifiées au cours de la réunion et communiquez votre réflexion initiale quant aux implications pour le projet suivant.

Découvrez-en plus les compétences essentielles en gestion de projet

En plus des enseignements tirés de votre réunion post-mortem, vous pouvez également préparer efficacement votre réussite future grâce aux compétences clés en gestion de projet, telles que l’établissement d’un plan projet et l’organisation d’une réunion de lancement, l’idéal pour mener à bien tous vos projets !

Envie de développer vos compétences en gestion de projet ? Consultez les ressources Asana sur la gestion de projet pour en savoir plus.