Le guide ultime des chefs d’équipe pour choisir un outil de génération de rapports

Si vous n’avez encore jamais utilisé d’outil de génération de rapports, les premiers pas peuvent sembler intimidants. Ces outils vous aident à prendre des décisions efficaces, appuyées par des données, mais comment choisir le bon outil pour votre équipe ? Quelles fonctionnalités vous aideront à prendre de meilleures décisions ? Comment mettre en place un tel outil ? Faut-il craindre un trop-plein d’informations ?

Vous trouverez et créerez des rapports à tout niveau de l’entreprise. Les équipes stratégiques peuvent générer des rapports à grande échelle, tandis que les équipes commerciales ont besoin de rapports spécifiques à leur service. En tant que chef d’équipe, peu importe le service auquel vous appartenez, vous avez besoin d’un moyen de visualiser toutes les informations de votre équipe et de les relier à ses processus principaux. Recueillir, assimiler et analyser les données d’un projet n’est pas une mince affaire, c’est donc là que les outils de génération de rapports entrent en scène.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment trouver le meilleur outil de génération de rapports pour votre équipe. De l’analyse des données à l’expérience de l’utilisateur final, découvrez comment ces outils peuvent vous aider à analyser les données d’un projet et à atteindre les indicateurs clés de performance (ICP ou KPI) de votre équipe.

Qu’est-ce qu’un outil de génération de rapports ?

Un outil de génération de rapports vous aide à organiser, analyser et visualiser les données pertinentes. Grâce à un tel outil, vous facilitez l’analyse des informations par vos équipes, qui prennent ainsi leurs décisions rapidement et en toute confiance. De manière générale, les outils de génération de rapports constituent l’un des meilleurs moyens de traiter les données dans l’objectif de comprendre l’état ou la progression de diverses initiatives.

Certaines plateformes de génération de rapports proposent également :

• Des API et des connecteurs, pour automatiser la génération de rapports et connecter ces derniers à vos outils de travail les plus importants. 

• Des analyses intégrées, qui créent des rapports dans les outils que vous utilisez déjà et évitent ainsi le va-et-vient entre applications.

• Des prévisions, pour assimiler les informations actuelles et extrapoler les performances en fin de projet.

• Des rapports à l’échelle de l’entreprise, avec des mesures de sécurité supplémentaires pour s’assurer que les bonnes informations sont transmises aux bonnes personnes. 

Qu’est-ce qu’un outil de business intelligence (BI) ? 

Les outils de business intelligence (BI), de la même manière que les outils de génération de rapports, assimilent et analysent des informations. Mais en plus de cela, les outils de BI transforment et interprètent les données pour en tirer des informations significatives. Ces outils sont conçus pour regrouper une grande variété d’informations provenant de tous les niveaux de votre entreprise et vous permettre de prendre des décisions stratégiques plus globales et à plus long terme. Les responsables BI élaborent souvent des tableaux de bord à l’aide du langage SQL ou de l’analyse des données pour tirer de ces dernières des informations et des conclusions spécifiques.

En d’autres termes, les logiciels de génération de rapports vous aident à comprendre l’état actuel de vos données et la santé de diverses initiatives, tandis que les outils de business intelligence vous aident à comprendre pourquoi ces éléments se produisent.

Les trois types d’outils de génération de rapports

Avant de parler du quoi et du comment de la génération de rapports, il est également essentiel de comprendre le pourquoi. Vous devez pouvoir accéder aux données et regrouper les informations dont vous avez besoin pour prendre de bonnes décisions commerciales. Il est donc important de savoir dans un premier temps ce que vous attendez de la génération de rapports pour ensuite choisir l’outil le plus adapté à votre entreprise. 

La première étape consiste à identifier le type d’outil que vous recherchez. Il existe trois grands types d’outils de génération de rapports : 

• Les outils qui génèrent des rapports sur des types d’informations spécifiques. Par exemple, Google Analytics peut vous donner des informations sur le SEO et sur le trafic sur votre site Web. De la même manière, un outil de gestion de la relation client (CRM), comme Salesforce, génère des rapports sur l’évolution de vos prospects et de vos opportunités.

• Les outils qui regroupent tous les types de données. Par exemple, Microsoft Power BI et Google Data Studio vous proposent d’importer des informations à partir de diverses sources de données pour créer des rapports communs.

• Les outils qui peuvent être liés à vos activités. Par exemple, notre fonctionnalité Rapports vous offre un point de référence unique pour suivre l’avancement du travail au sein de votre entreprise. En reliant ces activités aux objectifs clés de votre entreprise, les hauts dirigeants bénéficient d’une visibilité en temps réel et de données exploitables sur tous les projets au même endroit.

Quel outil dois-je utiliser ?

Le type d’outil de génération de rapports dans lequel vous investissez dépend des besoins propres à votre équipe. Si vous générez des rapports à l’échelle de l’entreprise, vous pouvez tout à fait vous tourner vers un outil comme Zoho Analytics pour créer des rapports sur de grandes quantités de données, tout en bénéficiant d’un maximum de possibilités de personnalisation. En revanche, si vous souhaitez simplement en savoir plus sur l’une de vos initiatives (ex. : nombre d’utilisateurs qui interagissent avec vos comptes sur les réseaux sociaux), il serait préférable d’utiliser un outil de génération de rapports adapté, comme Hootsuite. 

Toutefois, pour un chef d’équipe, les données des projets comptent certainement parmi les éléments les plus intéressants à suivre. Les rapports liés à toutes vos données créent un point de référence unique pour suivre l’avancement du travail vis-à-vis des objectifs clés de votre entreprise. Les outils de génération de rapports adaptés vous fournissent des tableaux de bord à jour sur tous les projets et toutes les équipes, avec des informations au sujet des charges de travail, budgets, délais, et plus encore. Aucune maintenance ni mise à jour manuelle n’est nécessaire : ces outils sont associés aux activités tout au long de leur cycle de vie, ils sont toujours à jour !

La génération de rapports est souvent négligée, mais elle est essentielle si vous souhaitez obtenir de meilleurs résultats. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur ce sujet et sur la manière d’utiliser ces outils pour vous assurer que votre équipe accomplit ses tâches clés de la façon la plus efficace possible.

Les avantages d’un outil de génération de rapports « universels »

Les outils de génération de rapports en vase clos, tout comme ceux dédiés aux rapports de haut niveau et à grande échelle, manquent d’une chose : une connexion directe aux données de votre équipe. Sans lien entre les tâches que vous accomplissez et votre logiciel de génération de rapports, il vous faut soit investir dans un logiciel connecteur, soit créer des API fiables mais longues à mettre en œuvre. Pire encore, cela signifie que vos données et vos rapports ne sont pas reliés aux tâches correspondantes. Si les membres de votre équipe souhaitent en savoir plus sur les données couvertes par le rapport, ils doivent aller chercher ces informations, planifier une réunion de suivi ou recréer ces informations manuellement. 

Ce point constitue déjà un problème : d’après notre enquête, un travailleur de la connaissance bascule en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. En outre, les travailleurs de la connaissance consacrent 13 % de leur temps à des tâches déjà effectuées par quelqu’un d’autre. Avec un outil adapté, vous pouvez résoudre ces problèmes, tout en donnant à votre équipe les moyens de se dépasser. 

Les outils de génération de rapports dits « universels » rassemblent et organisent les données des projets en ressources visuelles, idéales pour éclairer votre processus de prise de décision. Ce niveau d’information peut s’avérer essentiel pour prendre rapidement des décisions importantes. 

Un bon outil de génération de rapports peut vous offrir les avantages suivants :

• Des mises à jour en temps réel et un aperçu des données brutes

• Un moyen de visualiser les informations et de les partager

• Un moyen d’approfondir des éléments spécifiques plus en détail 

• Un moyen d’accélérer le processus de génération de rapports (notamment grâce à l’automatisation et aux modèles)

• Des rapports personnalisables avec les paramètres précis dont vous avez besoin

• Des prises de décision mieux informées

Le temps que vous passez ensemble doit être consacré à l’obtention de ressources, à des discussions actives et à l’élimination des obstacles à vos projets, et non pas à des échanges du type « Voilà ce que j’ai fait et pourquoi ».”

Cinq fonctionnalités courantes des outils de génération de rapports

L’outil de génération de rapports que vous choisissez doit proposer au moins certaines de ces fonctionnalités, sinon toutes. Associées, ces cinq fonctionnalités vous aideront à tirer le meilleur parti de votre outil d’analyse de données.

Fonctionnalité de visualisation

La fonctionnalité de visualisation de données est un élément essentiel de la plupart des outils de génération de rapports. Elle vous permet d’analyser rapidement les informations en transformant les données en diagrammes, graphiques et cartes. 

Génération de rapports en libre-service

Les options de génération de rapports en libre-service ont des fonctionnalités simples et des fonctions de glisser-déposer qui facilitent leur mise en place pour n’importe quelle équipe. Cela peut être utile si vous générez des rapports uniquement sur un ou deux ensembles de données, et si vous n’avez besoin que d’informations de base dans vos rapports. Les outils de génération de rapports en libre-service proposent généralement des modèles que les concepteurs peuvent utiliser pour créer des rapports rapidement. 

Tableaux de bord

Les tableaux de bord sont généralement intégrés aux outils de génération de rapports pour vous permettre de visualiser et de suivre votre travail sous tous les angles. Pour créer un tableau de bord, faites glisser et déposer plusieurs widgets pertinents. À chaque fois que vous rechargerez vos tableaux de bord, les widgets extrairont automatiquement les informations les plus récentes. Cette fonctionnalité est idéale pour des vérifications ponctuelles à un instant T ou pour suivre la progression de votre travail en temps réel.

Rapports statiques

Les rapports statiques sont un excellent moyen d’obtenir un aperçu immédiat des données à un moment précis. Par exemple, si vous souhaitez recueillir des données après le lancement d’un produit ou une campagne marketing, vous pouvez créer et enregistrer un rapport pour analyser ultérieurement ces données historiques, ou exporter ce rapport sous la forme d’un fichier Excel ou .csv. La plupart des outils de génération de rapports proposent une fonctionnalité plus ou moins similaire. Toutefois, méfiez-vous des outils qui proposent uniquement des rapports statiques, car ils deviennent rapidement obsolètes. L’accès à des rapports en temps réel est également indispensable.

Génération de rapports ponctuels (ad hoc)

Les rapports ad hoc sont des rapports ponctuels uniques qu’une équipe chargée de la génération de rapports ou des analyses commerciales peut créer pour une requête ou mesure spécifique. Ils sont entièrement personnalisés, mais leur portée est généralement limitée. Ils offrent une vision très détaillée de données spécialisées.

Éléments à prendre en compte lors du choix d’un outil de génération de rapports adapté

Un outil de génération de rapports doit relier efficacement vos activités à vos rapports, sans quoi vous devez passer d’une application à l’autre et rechercher des informations afin de trouver les données que vous recherchez.

Nous avons tous déjà dû parcourir nos e-mails à la recherche de cette fameuse info manquante ou planifier une réunion pour faire le point sur l’état d’avancement d’un projet. Chez Asana, nous appelons l’ensemble de ces activités, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’avancement du travail, le « work about work ». Les employés consacrent en moyenne 60 % de leur temps de travail à ces tâches d’organisation. Avec un outil de génération de rapports, vous pouvez regrouper les informations et tirer des conclusions claires afin de réduire le « work about work ». Si les membres de l’équipe ont besoin d’obtenir des informations supplémentaires, il suffit d’un clic pour accéder au travail sous-jacent, puisque tout se trouve dans le même outil, et ainsi s’attaquer à la racine du problème. 

Génération de rapports en temps réel

À moins que vous ne souhaitiez créer spécifiquement un rapport statique, tous vos rapports doivent être générés en temps réel : vous pourrez agir à partir des données les plus pertinentes. Sans mise à jour en temps réel, le risque est de prendre des décisions basées sur des données obsolètes. 

Au sein d’une structure complexe, tout le défi consiste à maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde. Sans visibilité sur les activités de l’organisation dans son ensemble, le travail en vase clos a tendance à se répandre... avec des conséquences fâcheuses. Asana nous offre une plateforme unique, grâce à laquelle les équipes partagent des tâches entre elles, communiquent à leur sujet et en assurent le suivi.”

Tableaux de bord interactifs

Des rapports interactifs sont essentiels pour accéder aux informations dont vous avez réellement besoin. Grâce à ces tableaux de bord, vous pouvez également approfondir certains points dès qu’une anomalie pointe le bout de son nez. Si les chiffres sont en baisse (ou en hausse), les tableaux de bord interactifs vous permettent d’examiner plus précisément cette information et de saisir la cause de l’évolution. Par conséquent, votre équipe et vous-même pouvez prendre des décisions commerciales bien éclairées et basées sur l’analyse des données. 

Personnalisation

Assurez-vous que l’outil de génération de rapports choisi vous permet de créer des rapports à votre guise. Si la structure n’est pas assez flexible, le rapport peut générer des données intéressantes, mais qui ne répondent pas nécessairement à vos besoins. 

Pour trouver le bon outil de génération de rapports, posez-vous les questions suivantes :

• Comment les données peuvent-elles être visualisées ? 

• Existe-t-il plusieurs options de visualisation ou de présentation des données ? 

• Puis-je exporter, imprimer ou partager les rapports ? 

• Comment les autres personnes accèdent-elles à ces rapports ? 

Modèles prêts à l’emploi

Cela dépend de la taille et de l’envergure de votre entreprise, mais si vous commencez tout juste avec la génération de rapports, trouvez un outil qui propose des modèles prêts à l’emploi et des conseils sur les éléments sur lesquels créer des rapports. Ainsi, vous pourrez immédiatement commencer à constater des résultats. 

Intégrations

Un bon outil de génération de rapports doit proposer un ensemble d’intégrations à toute épreuve. Votre entreprise n’utilise pas qu’un seul outil de travail : vous avez besoin d’un écosystème d’outils connectés pour vous dépasser. C’est pourquoi Asana s’intègre à plus de 200 outils de travail, notamment Tableau, Power BI et Looker. 

L’ensemble du processus était éparpillé un peu partout. Nous avions des informations dans Google Docs, des feuilles de calcul Excel, des listes de tâches, et nous réalisions même le suivi de certains clients dans Basecamp. La recherche et l’exécution des tâches prenaient un temps fou et étaient bien trop désordonnées.”

Tarification

Bien sûr, assurez-vous que l’outil de génération de rapports que vous choisissez entre dans votre budget. Toutefois, lorsque vous comparerez les prix, ne vous arrêtez pas au prix de l’outil, regardez également les autres avantages que vous pourrez en tirer. Une solution de génération de rapports avec des logiciels intégrés de gestion de portefeuille de projets et de gestion du travail, par exemple, peut s’avérer plus intéressante financièrement qu’un simple outil de génération de rapports, car vous en aurez plus pour votre argent. 

Facilité d’utilisation

Vous allez utiliser cet outil régulièrement. Alors, avant d’investir, vérifiez si vous pouvez bénéficier d’un essai. Déployez l’outil auprès de quelques personnes clés (membres de l’équipe et autres parties prenantes). Puis, posez-vous les questions suivantes : 

• L’interface utilisateur est-elle facile à utiliser ?

• L’outil est-il convivial ?

• Les utilisateurs non techniques peuvent-ils trouver facilement les informations dont ils ont besoin ?

• S’intègre-t-il facilement à vos outils actuels ? 

• À quelle fréquence les rapports sont-ils générés ? 

Amélioration de la visibilité et des résultats grâce aux outils de génération de rapports

Un outil de génération de rapports adapté permet aux membres de votre équipe de prendre des décisions appuyées par des données. Avec moins de suppositions et plus d’informations, ils concentreront leurs efforts sur les tâches clés.

Si vous êtes prêt à vous lancer, essayez la fonctionnalité Rapports d’Asana : elle vous apportera une visibilité en temps réel et des données exploitables sur tous les projets au même endroit. Grâce aux Rapports, profitez de tableaux de bord à jour sur tous les projets et toutes les équipes, avec des informations sur les charges de travail, les budgets, les délais, et plus encore. Aucune maintenance ni mise à jour manuelle n’est nécessaire. Les tableaux de bord sont associés aux tâches sur Asana, ils sont donc exacts et à jour : pas besoin de rechercher ou demander des informations autour de vous. Lancez-vous dès aujourd’hui.