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United Way of Salt Lake dépose 25 % de demandes de subvention en plus et augmente son influence grâce à Asana

Résultats

Des processus de demande rationalisés

25 % de demandes de subvention en plus grâce à un processus rationalisé

Une planification efficace

15 % de temps économisé sur la planification des projets et travaux de routine à l’aide de modèles

Une accélération opérationnelle

Davantage de bénévoles intégrés et un meilleur soutien aux bénévoles sur les événements communautaires et les partenariats

Logo United Way of Salt Lake
RégionAmérique du Nord
Taille de l’entreprisePetite entreprise
Secteur d’activitéOrganisation à but non lucratif
Processus clés
Suivi des objectifs et OKROrdres du jour de réunionGestion de projet
Fonctionnalités clés
template iconModèlesapps iconApplication
Intégrations clés
Logo Google Workspace
Logo Slack

En 2013, la jeune Nour et sa famille ont quitté leur foyer et leurs proches en Syrie pour trouver refuge dans l’Utah (États-Unis) dans l’espoir d’une vie meilleure, malheureusement sans le sou et sans parler la langue. Nour a toutefois pu compter sur l’aide de United Way of Salt Lake (UWSL) et s’inscrire dans l’une de leurs écoles communautaires. Elle y a appris l’anglais, et a bénéficié de l’accompagnement d’un mentor pour la guider tout au long de son parcours dans le secondaire, avec à la clé l’obtention de son diplôme. Nous étions alors en 2018, et désormais, elle économise dans le but de s’inscrire à l’université, tout en effectuant du bénévolat pour UWSL.

« If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together. » (Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.) : telle est la devise qui s’affiche sur le site Web de United Way of Salt Lake, comme pour nous rappeler que grâce au partenariat et à l’esprit de communauté, l’organisation parvient à aider des milliers de personnes comme Nour. Grâce à son travail avec des partenaires et des bénévoles pour proposer davantage d’opportunités éducatives et renforcer la réussite sociale des individus dans le besoin, UWSL aide des centaines de milliers de personnes comme Nour à poursuivre leur scolarité et à relever de nouveaux défis avec brio.

Le PDG de l’organisation, Bill Crim, se concentre sur les indicateurs généraux, notamment la base de donateurs et la culture de l’organisation. Quant à son équipe, elle en gère les programmes : Katy Shoemaker est responsable des subventions, Amy Ahrens Terpstra vice-présidente des partenariats à impact collectif ; Luis Miranda est directeur du renforcement des capacités et Courtney Dean est responsable de l’engagement des bénévoles.

Ces dernières années, l’équipe UWSL a évolué, tout comme la portée de sa mission. L’association a intégré davantage de bénévoles, organisé de nouveaux événements, convaincu un plus grand nombre de partenaires et mis sur pied des programmes de mentorat ainsi que des programmes communautaires dans la région de Salt Lake. Toutes ces activités supplémentaires et ces nouveaux membres ont mis en lumière la désorganisation qui régnait dans le travail quotidien des employés. Comme le relève Bill, la quantité d’e-mails à traiter était accablante. À l’échelle de l’organisation, les informations étaient cloisonnées et dispersées, ce qui entraînait un manque de visibilité sur le travail des employés et compliquait le partage des connaissances. Bill s’est rendu compte que cette façon de procéder n’était pas optimale et risquait de compromettre leurs objectifs. Il s’est donc mis en recherche d’une méthode plus efficace.

Image de l’équipe de United Way of Salt Lake

En quête d’une solution

Obsédé par l’idée de trouver une meilleure façon de travailler, Bill s’est lancé à la recherche d’une solution de gestion du travail. Il est tombé sur Asana, qu’il a testé avec son assistant, puis au sein d’une équipe plus importante. Et son choix final s’est effectivement porté sur cette solution, qui répondait le mieux à ses critères :

  • Simplicité d’utilisation.

  • Fonctionnalités de communication intégrées pour que l’équipe puisse se libérer des e-mails.

  • Intégration possible aux outils de travail habituels de UWSL, notamment Google Drive, Outlook et Slack.

  • Possibilité d’accéder aux informations depuis n’importe quel appareil avec l’application mobile.

Les tests en équipe ayant été concluants, UWSL a décidé d’étendre l’utilisation d’Asana à toute l’organisation. Cette dernière a identifié des utilisateurs clés pour encadrer la formation, avec pour but de disposer d’un « champion » dans chaque équipe. Afin d’aider les nouveaux employés à démarrer plus vite, ils ont également inclus une formation Asana dans le processus d’intégration et se sont appuyés sur l’équipe réussite client d’Asana pour certaines sessions.

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Avec Asana, notre organisation est particulièrement collaborative. Nous avons décloisonné les équipes et les projets pour que chacun comprenne mieux sa place dans l’organisation en général.”
 Katy Shoemaker, responsable des subventions
Image de United Way of Salt Lake dans un établissement scolaire

Faire évoluer les équipes et communautés

L’équipe de UWSL a constaté de nombreux avantages à l’adoption d’Asana par l’organisation, notamment sa capacité à déposer davantage de demandes de subvention et les gains de temps sur les tâches récurrentes.

  • Chaque membre de l’équipe sait en quoi son travail contribue aux objectifs de l’organisation : avoir regroupé sur Asana aussi bien le suivi des priorités d’équipe que les objectifs des différents services et de l’organisation permet à chacun de visualiser en quoi son travail personnel participe à l’atteinte des objectifs globaux.

  • Les processus sont simplifiés, notamment pour les initiatives majeures comme les demandes de subventions : recourir à des modèles permet à l’équipe de déposer 25 % de demandes de subvention en plus et de faire des demandes plus ambitieuses, maintenant qu’elle est assurée de ne manquer aucune étape.

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Avec Asana, nous pouvons déposer 25 % de demandes de subvention en plus chaque année et prétendre à des subventions plus élevées pour aller encore plus loin dans notre mission.”
 Katy Shoemaker, responsable des subventions
  • L’organisation offre de nouvelles possibilités de bénévolat à sa communauté et à ses partenaires : la gestion automatisée des demandes de bénévolat au travers d’un formulaire Google Form aide UWSL à monter plus efficacement des équipes pour ses initiatives.

  • Le processus de recrutement est bien plus collaboratif : suivre le processus de recrutement sur Asana permet à l’organisation d’obtenir toute la clarté nécessaire. En effet, chaque étape est correctement définie dans un projet, et toute personne impliquée peut vérifier les informations des candidats.

  • Tout le monde connait les responsabilités de chacun : la gestion des réunions internes sur Asana permet d’attribuer en temps réel les actions à effectuer afin que tout soit clair par la suite.

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Asana nous apporte une visibilité précieuse sur les attentes de travail. C’est une très bonne solution pour communiquer sur nos avancées.”
 Amy Ahrens Terpstra, vice-présidente des partenariats à impact collectif

Évoluer pour mieux aider la communauté

UWSL évolue sans cesse pour accroître son impact et sa portée, cherchant constamment de nouvelles manières de créer des partenariats constructifs et d’apporter son aide à la communauté. Au cœur de son action se trouvent une équipe engagée et un flux de financement constant pour soutenir ses opérations. Sans ces deux éléments, son travail serait impossible. Pour UWSL, Asana joue un rôle essentiel : il maintient la motivation des employés, clarifie les responsabilités et lui permet de rechercher des opportunités de financement supérieures. En bref, l’organisation peut ainsi porter sa communauté vers de nouveaux sommets éducatifs.

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Au sein d’une structure complexe, tout le défi consiste à maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde. Sans visibilité sur les activités de l’organisation dans son ensemble, le travail en vase clos a tendance à se répandre... avec des conséquences fâcheuses. Asana nous offre une plateforme unique, grâce à laquelle les équipes partagent des tâches entre elles, communiquent à leur sujet et en assurent le suivi.”

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Étude de cas

Asana, colonne vertébrale de la collaboration des équipes Morning

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