United Way of Salt Lake dépose 25 % de demandes de subvention supplémentaires et augmente son influence sur sa communauté grâce à Asana

United Way of Salt Lake
  • Logo United Way of Salt Lake
  • Siège social
    • Salt Lake City, États-Unis
  • Taille de l’organisation
    • Plus de 90 employés
  • Public touché
    • Près d’1,5 million de jeunes

L’impact d’Asana

  • 25 % de demandes de subvention en plus grâce à un processus rationalisé
  • 15 % de temps économisé sur la planification des projets et travaux de routine à l’aide de modèles
  • Davantage de bénévoles intégrés et un meilleur soutien aux bénévoles sur les événements communautaires et les partenariats

En 2013, la jeune Nour et sa famille ont quitté leur maison et leurs proches en Syrie pour trouver refuge aux États-Unis, et plus précisément en Utah, dans l’espoir d’une vie meilleure. Ils ne parlaient pas anglais et n’avaient pas d’argent. Avec l’aide de United Way of Salt Lake (UWSL), Nour s’est inscrite dans une de leurs écoles communautaires, a appris l’anglais, et a bénéficié de l’accompagnement d’un mentor pour la guider tout au long de son parcours à l’école secondaire, avec à la clé l’obtention de son diplôme. C’était en 2018, et elle économise désormais dans le but de s’inscrire à l’université, tout en effectuant du bénévolat pour UWSL.

« Si tu veux aller vite, marche seul. Mais si tu veux aller loin, marchons ensemble. » : telle est la devise qui s’affiche sur le site Web de United Way of Salt Lake, comme pour nous rappeler que grâce au partenariat et à l’esprit de communauté, ils parviennent à aider des milliers de personnes telles que Nour. Grâce à son travail avec des partenaires et des bénévoles pour améliorer les opportunités d’éducation et la réussite sociale de ceux qui en ont besoin, UWSL aide des centaines de milliers de personnes comme Nour à atteindre de nouveaux sommets en matière d’éducation.

Bill Crim, PDG de l’organisation, se concentre sur les indicateurs de haut niveau tels que la base de donateurs et la culture de l’entreprise, tandis que les membres de son équipe (Katy Shoemaker, responsable des subventions, Amy Ahrens Terpstra, vice-présidente des partenariats à impact collectif, Luis Miranda, directeur du renforcement des capacités, et Courtney Dean, responsable de l’engagement des bénévoles) gèrent les programmes de l’organisation.

Ces dernières années, l’équipe UWSL a grandi, de même que la portée de leur mission. Ils ont intégré davantage de bénévoles, organisé plus d’événements, convaincu un plus grand nombre de partenaires et mis sur pied des programmes de mentorat ainsi que des programmes communautaires dans la région de Salt Lake. Tout ce travail supplémentaire et ces nouveaux membres ont laissé un sentiment de désorganisation parmi les employés, avec notamment, comme le relève Bill, une quantité accablante d’e-mails. Dans l’ensemble de l’organisation, les informations étaient cloisonnées et dispersées, ce qui entraînait un manque de visibilité sur le travail des employés et compliquait le partage des connaissances. Bill s’est rendu compte que cette façon de procéder n’était pas optimale pour atteindre leurs objectifs. Il a alors décidé de chercher une méthode plus efficace.

équipe United Way of Salt Lake

En quête d’une solution

Obsédé par l’idée de trouver une meilleure façon de travailler, Bill s’est lancé à la recherche d’une solution de gestion du travail. Il est tombé sur Asana, qu’il a testé avec son assistant, puis avec une équipe plus importante. Finalement, il a choisi Asana car il s’agissait de la solution qui répondait le mieux à ses critères :

  • Simplicité d’utilisation.
  • Fonctionnalités de communication intégrées pour que l’équipe puisse se débarrasser des e-mails.
  • Intégration aux autres outils utilisés, tels que Google Drive, Outlook et Slack.
  • Possibilité d’accéder aux informations depuis tout appareil à l’aide de l’application mobile.

Les tests en équipe ayant été concluants, UWSL a décidé d’étendre l’utilisation d’Asana à toute l’organisation. Ils ont identifié des utilisateurs clés pour encadrer la formation, avec pour but de disposer d’un « champion » dans chaque équipe. Pour aider les nouveaux employés à démarrer plus vite, ils ont également inclus une formation Asana dans le processus d’intégration et se sont appuyés sur l’équipe de la réussite client d’Asana pour certaines sessions.

« Avec Asana, notre organisation est particulièrement collaborative. Nous avons décloisonné les équipes et les projets, et les gens comprennent mieux leur place dans le cadre plus large de l’organisation. » – Katy Shoemaker, responsable des subventions

United Way of Salt Lake à l’école

Équipes et communautés vont de l’avant

L’équipe de UWSL a constaté de nombreux avantages depuis le déploiement d’Asana au sein de l’organisation, notamment sa capacité à déposer davantage de demandes de subvention et les gains de temps sur les tâches récurrentes. Voici comment ils fonctionnent :

  • Chaque membre de l’équipe sait en quoi son travail contribue aux objectifs de l’organisation : en suivant les priorités d’équipe aux côtés des objectifs des services et de l’organisation sur Asana, chacun peut voir l’impact de son travail sur un plan plus général.
  • Les processus dédiés aux grandes initiatives, comme les demandes de subventions, sont simplifiés : l’utilisation de modèles permet à l’équipe de s’attaquer à 25 % de demandes de subvention en plus et à des demandes de plus forte importance, car elle a l’assurance de ne manquer aucune étape.

« Avec Asana, nous pouvons déposer 25 % de demandes de subvention en plus chaque année et prétendre à des subventions plus importantes pour aller encore plus loin dans notre mission. » – Katy Shoemaker, responsable des subventions

  • Ils offrent davantage de possibilités de bénévolat à leur communauté et à leurs partenaires : la gestion automatisée des demandes de bénévolat au travers d’un formulaire Google Form aide UWSL à monter plus efficacement des équipes pour ses initiatives.
  • Le processus de recrutement est davantage collaboratif : suivre le processus de recrutement sur Asana permet à l’organisation d’obtenir toute la clarté nécessaire. En effet, chaque étape est correctement définie dans un projet, et toute personne impliquée peut vérifier les informations des candidats.
  • Tout le monde connait les responsabilités de chacun : la gestion des réunions internes à l’aide d’Asana permet d’attribuer en temps réel les actions à effectuer afin que tout soit clair par la suite.

« J’aime la clarté que nous apporte Asana sur les attentes concernant notre travail. Cette solution améliore la communication portant sur nos avancées. » – Amy Ahrens Terpstra, vice-présidente des partenariats à impact collectif

Évoluer pour mieux aider la communauté

UWSL évolue sans cesse pour accroître son impact et sa portée, cherchant constamment de nouvelles manières de créer des partenariats à fort impact et d’apporter son aide à la communauté. Au cœur de leur action, se trouve une équipe engagée et un flux de financement constant pour soutenir leurs opérations. Sans ces deux éléments, leur travail serait impossible. Pour UWSL, Asana joue un rôle essentiel : il maintient la motivation des employés, clarifie les responsabilités, permet de relever des opportunités de financement plus importantes et, au final, les aident à porter leur communauté vers de nouveaux sommets éducatifs.

« Dans une organisation complexe, vous devez trouver le moyen de maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde. Si vous laissez se développer le travail en vase clos, en raison de l’absence d’une vue d’ensemble des activités de l’organisation, vous avez là la pire façon possible de travailler. Asana nous offre une plateforme unique pour que chaque équipe partage son travail, communique et suive les actions de chacun. » – Bill Crim, PDG

Découvrir d’autres exemples de réussite grâce à Asana