Créer et utiliser des modèles Asana

Si votre équipe suit des processus habituels, il n’est pas nécessaire de recréer à chaque fois ces tâches et projets sur Asana. Que vous créiez votre propre modèle personnalisé ou utilisiez un modèle créé par Asana, vous pouvez configurer facilement un processus pour éviter de repartir de zéro ou de manquer des étapes.

Créer des modèles personnalisés

Créez des modèles personnalisés pour des processus et projets courants afin de gagner du temps sur la mise en place de projets ultérieurs et de s’assurer que tout le monde suit les processus appropriés. Vous pouvez mettre à jour ces modèles à mesure que vous affinez vos processus et utilisez les leçons tirées de vos projets antérieurs.

Créer un modèle personnalisé :

  1. Créez un projet pour capturer une séquence de tâches que votre équipe exécute régulièrement.
  2. Ajoutez les sections, colonnes ou champs personnalisés appropriés pour organiser et définir clairement des catégories pour votre travail.
  3. Vous pouvez préalablement attribuer des tâches, inclure des pièces jointes et des détails de tâche au modèle de projet. Vous pouvez également inclure plus de détails dans la description du projetdescription du projet La description du projet indique aux collègues les objectifs et le résumé du projet. Lire la suite à propos du processus et de la façon d’utiliser le projet.
  4. Une fois que vous avez terminé de créer le modèle de projet, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle. Veillez à ne pas supprimer le projet ni à l’archiver.

Transformer un projet existant en modèle personnalisé :

  1. Une fois que vous avez fini d’utiliser le projet pour le travail en cours, supprimez les informations inutiles, telles que les échéances, les responsables et les pièces jointes.
  2. Une fois que ces informations sont supprimées du projet, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle.

GIF montrant comment enregistrer un projet Asana comme modèle à copier ultérieurement, puis y accéder à nouveau

Utiliser un modèle personnalisé :

  1. Pour utiliser vos modèles, créez un projet en cliquant sur le bouton + dans la barre du haut.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles sur l’écran du nouveau projet. Vos modèles personnalisés seront organisés par équipe.
  3. Lorsque vous avez trouvé le modèle que vous souhaitez utiliser, sélectionnez Utiliser le modèle pour créer un projet à l’aide de ce modèle.
  4. Une fois que vous avez choisi votre modèle, vous pouvez nommer votre nouveau projet et sélectionner l’équipe qui doit y figurer. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Créer un projet.

Utiliser des modèles créés par Asana

Si vous souhaitez gagner du temps ou avez besoin d’aide pour vous lancer, consultez nos modèles créés par Asana. Nos modèles prédéfinis vous permettent de configurer divers processus que vous pouvez personnaliser par la suite afin de répondre aux besoins de votre équipe.

GIF montrant comment accéder aux modèles Asana pour créer un projet

Pour utiliser des modèles créés par Asana :

  1. Créez un projet en cliquant sur le bouton + dans la barre du hautbarre du haut La barre du haut apparaît tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite .
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles sur la page du nouveau projet. Deux modèles gratuits sont disponibles, en plus d’autres modèles destinés aux utilisateurs Premium.
  3. Sélectionnez Utiliser le modèle pour créer un projet à l’aide de ce modèle ou Afficher l’aperçu pour voir le contenu du modèle.
  4. Une fois que vous avez choisi votre modèle, vous pouvez le renommer et choisir l’équipe à intégrer au projet. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Créer un projet.

Créer des modèles de tâche

Vous pouvez également dupliquer les tâches comportant des processus récurrents.

Dupliquer une tâche et sélectionner les champs à copier dans votre modèle de tâche

Créer un modèle de tâche ou dupliquer une tâche existante :

  1. Créez une tâche. Nous vous recommandons d’utiliser « Modèle » ou « À dupliquer » dans le nom de la tâche pour la retrouver facilement à l’aide de la recherche et éviter que quelqu’un ne la modifie accidentellement.
  2. Ajoutez toutes les étapes en tant que sous-tâches (pour créer rapidement les sous-tâches, utilisez le raccourci clavier Tab+S).
  3. Assurez-vous de rendre public le modèle de tâche ou d’ajouter des abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite afin que les autres utilisateurs puissent y accéder.
  4. Dupliquez la tâche en sélectionnant le bouton dans le coin supérieur droit de la tâche, puis en choisissant Dupliquer la tâche….

Exemples

Voici quelques exemples de cas où dupliquer une tâche est utile :

Pour réaliser une bibliothèque de modèles de tâches, créez une étiquetteétiquette Utilisez des étiquettes pour marquer des tâches ou regrouper des tâches similaires. Lire la suite de « modèle ». Ajoutez une étiquette à tous vos modèles de tâche. Nous vous recommandons ensuite d’ajouter aux favoris l’étiquette pour que la liste soit accessible ultérieurement à partir de la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .

La polyvalence d’Asana vous permet d’utiliser des modèles pour créer des flux de travail et des processus entiers que votre équipe peut exploiter pour se mettre directement au travail, sans craindre de manquer une seule étape.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.