Créer et utiliser des modèles Asana

Si votre équipe travaille sur des projets et tâches récurrents, il n’est pas nécessaire de recréer ces tâches et projets sur Asana à chaque fois. Que ce soit en créant votre propre modèle personnalisé ou en utilisant un modèle créé par Asana, vous pouvez facilement tirer parti de modèles pour éviter de repartir de zéro ou de manquer des étapes.

Démonstration rapide des modèles d’Asana

Créer des modèles personnalisés

Créez des modèles personnalisés pour les flux opérationnels et projets courants. À la clé, des gains de temps sur la mise en route de projets ultérieurs et la certitude que toute l’équipe suit les processus souhaités. Vous pouvez mettre à jour ces modèles à mesure que vous affinez vos processus et tirez les leçons de vos précédents projets.

Créer un modèle personnalisé :

1. Créez un nouveau projet (ou copiez un projet existant et ajustez-le à vos besoins) comprenant une séquence de tâches à réaliser régulièrement par votre équipe. Pensez bien à ajouter tous les détails nécessaires aux tâches. Par exemple, vous pouvez déjà leur attribuer des échéances et leur ajouter des pièces jointes. Les échéances seront automatiquement mises à jour pour s’adapter à la date de début/fin du projet, que vous indiquerez lorsque vous utiliserez ce modèle.
2. Une fois que vous avez terminé de créer votre modèle de projet, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle. Veillez à ne pas supprimer le projet ni à l’archiver.

Utiliser un modèle personnalisé :

1. Pour utiliser vos modèles, créez un projet en cliquant sur le bouton + dans la barre supérieure.
2. Sur l’écran du nouveau projet, cliquez sur l’onglet Modèles. Vos modèles personnalisés seront organisés par équipe, dans un onglet portant le nom de votre organisation.

Utiliser des modèles créés par Asana

Si vous souhaitez gagner du temps ou avez besoin d’aide pour vous lancer, consultez nos modèles créés par Asana. Nos modèles prédéfinis vous permettent de configurer divers processus que vous pouvez personnaliser par la suite afin de répondre aux besoins de votre équipe.

Pour utiliser des modèles créés par Asana, commencez par suivre les mêmes étapes qu’indiqué précédemment, mais cette fois-ci restez dans l’onglet « Modèles généraux ». Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour parcourir les différents modèles par type d’équipe.

Créer des modèles de tâche

Vous pouvez également dupliquer les tâches comportant des processus récurrents.

• Indiquez « Modèle » ou « À dupliquer » dans le nom de la tâche pour la retrouver facilement à l’aide de la recherche et éviter que quelqu’un ne la modifie accidentellement.
• Dupliquez la tâche en sélectionnant le bouton … dans le coin supérieur droit de la tâche, puis en choisissant Dupliquer la tâche….

Exemples

Voici quelques exemples de cas où dupliquer une tâche est utile :

• Liste de contrôle de nouveau compte (pour les gestionnaires de compte d’un nouveau client)
• Lancement de produit pour le marketing
• Rédaction de nouveau contenu

Pour mettre en place une bibliothèque de modèles de tâches, créez une étiquette intitulée « modèle » et ajoutez-la à tous vos modèles de tâches. Nous vous recommandons ensuite d’ajouter l’étiquette à vos favoris afin de pouvoir facilement accéder à la liste de modèles depuis la barre latérale.