Créer et utiliser des modèles Asana

Si votre équipe suit des processus habituels, il n’est pas nécessaire de recréer à chaque fois ces tâches et projets sur Asana. Que vous créiez votre propre modèle personnalisé ou utilisiez un modèle créé par Asana, vous pouvez configurer facilement un processus pour éviter de repartir de zéro ou de manquer des étapes.

Créer des modèles personnalisés

Créez des modèles personnalisés pour des processus et projets courants afin de gagner du temps sur la mise en place de projets ultérieurs et de s’assurer que tout le monde suit les processus appropriés. Vous pouvez mettre à jour ces modèles à mesure que vous affinez vos processus et utilisez les leçons tirées de vos projets antérieurs.

Créer un modèle personnalisé :

  1. Créez un projet pour capturer une séquence de tâches que votre équipe exécute régulièrement.
  2. Ajoutez les sections, colonnes ou champs personnalisés appropriés pour organiser et définir clairement des catégories pour votre travail.
  3. Vous pouvez préalablement attribuer des tâches, inclure des pièces jointes et des détails de tâche au modèle de projet. Vous pouvez également inclure plus de détails dans la description du projetdescription du projet La description du projet indique aux collègues les objectifs et le résumé du projet. Lire la suite à propos du processus et de la façon d’utiliser le projet.
  4. Une fois que vous avez terminé de créer le modèle de projet, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle. Veillez à ne pas supprimer le projet ni à l’archiver.

Transformer un projet existant en modèle personnalisé :

  1. Une fois que vous avez fini d’utiliser le projet pour le travail en cours, supprimez les informations inutiles, telles que les échéances, les responsables et les pièces jointes.
  2. Une fois que ces informations sont supprimées du projet, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle.

GIF montrant comment enregistrer un projet Asana comme modèle à copier ultérieurement, puis y accéder à nouveau

Utiliser un modèle personnalisé :

  1. Pour utiliser vos modèles, créez un projet en cliquant sur le bouton + dans la barre supérieure.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles sur l’écran du nouveau projet. Vos modèles personnalisés seront organisés par équipe.
  3. Lorsque vous avez trouvé le modèle que vous souhaitez utiliser, sélectionnez Utiliser le modèle pour créer un projet à l’aide de ce modèle.
  4. Une fois que vous avez choisi votre modèle, vous pouvez nommer votre nouveau projet et sélectionner l’équipe qui doit y figurer. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Créer un projet.

Utiliser des modèles créés par Asana

Si vous souhaitez gagner du temps ou avez besoin d’aide pour vous lancer, consultez nos modèles créés par Asana. Nos modèles prédéfinis vous permettent de configurer divers processus que vous pouvez personnaliser par la suite afin de répondre aux besoins de votre équipe.

GIF montrant comment accéder aux modèles Asana pour créer un projet

Pour utiliser des modèles créés par Asana :

  1. Créez un projet en cliquant sur le bouton + dans la barre supérieurebarre supérieure La barre supérieure se trouve tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite .
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles sur la page du nouveau projet. Deux modèles gratuits sont disponibles, en plus d’autres modèles destinés aux utilisateurs Premium.
  3. Sélectionnez Utiliser le modèle pour créer un projet à l’aide de ce modèle ou Afficher l’aperçu pour voir le contenu du modèle.
  4. Une fois que vous avez choisi votre modèle, vous pouvez le renommer et choisir l’équipe à intégrer au projet. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Créer un projet.

Créer des modèles de tâche

Vous pouvez également dupliquer les tâches comportant des processus récurrents.

Dupliquer une tâche et sélectionner les champs à copier dans votre modèle de tâche

  • Indiquez « Modèle » ou « À dupliquer » dans le nom de la tâche pour la retrouver facilement à l’aide de la recherche et éviter que quelqu’un ne la modifie accidentellement.
  • Dupliquez la tâche en sélectionnant le bouton dans le coin supérieur droit de la tâche, puis en choisissant Dupliquer la tâche….

Exemples

Voici quelques exemples de cas où dupliquer une tâche est utile :

Pour réaliser une bibliothèque de modèles de tâches, créez une étiquetteétiquette Utilisez des étiquettes pour marquer des tâches ou regrouper des tâches similaires. Lire la suite de « modèle ». Ajoutez une étiquette à tous vos modèles de tâche. Nous vous recommandons ensuite d’ajouter aux favoris l’étiquette pour que la liste soit accessible ultérieurement à partir de la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .

La polyvalence d’Asana vous permet d’utiliser des modèles pour créer des flux de travail et des processus entiers que votre équipe peut exploiter pour se mettre directement au travail, sans craindre de manquer une seule étape.

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Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.