Les ordres du jour des réunions

Comment créer un ordre du jour de réunion sur Asana

Bien que vous puissiez créer un projet d’ordre du jour de réunion pour n’importe quelle réunion, vous pouvez commencer par une réunion d’équipe récurrente ou par des entretiens individuels, puis établir un ordre du jour pour chaque réunion en fonction de vos besoins. Il y a plusieurs façons de créer l’ordre du jour de votre réunion. Voici comment commencer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle d’ordre du jour de réunion et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Ou, importez la feuille de calcul à l’aide de laquelle vous préparez actuellement vos réunions.

Capture d’écran d’un projet de réunion d’équipe hebdomadaire sur Asana

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer votre ordre du jour en partant de zéro ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, commencez par visionner notre tutoriel Apprendre à utiliser Asana :

Exemples de réunions que vous pouvez planifier dans Asana

Même si vous pouvez planifier n’importe quelle réunion sur Asana, voici quelques idées pour vous aider à démarrer :

Conseils pour planifier et préparer vos réunions

1. Ajouter les sujets de discussion et points de l’ordre du jour en tant que tâches

Lorsque vous réfléchissez aux sujets à aborder, ajoutez des points à l’ordre du jour du projet sous forme de tâches. Vous pouvez créer de nouvelles tâches spécialement pour l’ordre du jour ou utiliser des tâches existantes à partir d’autres projets. Puisque les tâches peuvent appartenir à plusieurs projets, vous n’aurez pas à les dupliquer. Une fois que le sujet couvert, vous pouvez retirer la tâche correspondante du projet d’ordre du jour.

Mettez-vous d’accord sur des conventions d’équipe pour savoir qui peut contribuer à l’ordre du jour de la réunion. Vous pouvez, par exemple, autoriser tout le monde à ajouter des éléments ou nommer un responsable qui s’en chargera.

2. Examiner et hiérarchiser les sujets de discussion avant la réunion

Créez des sections (ou des colonnes s’il s’agit d’un projet en tableau) afin d’organiser les éléments de votre ordre du jour. Vous pouvez créer des catégories telles que Ordre du jour, Suivi, À venir et Notes.

Avant la réunion, examinez et hiérarchisez les sujets de l’ordre du jour. Il vous suffit de faire glisser et de déposer des tâches pour les classer dans le bon ordre.

3. Partager tout fichier ou élément d’information important avant la réunion

Les projets d’ordre du jour de réunion permettent également aux participants d’accéder plus facilement aux ressources et informations dont ils pourraient avoir besoin. Par exemple, si vous souhaitez que vos collègues lisent quelque chose à l’avance, créez une tâche avec les informations ou les fichiers nécessaires, puis attribuez-leur des copies de cette tâche avec une échéance avant la réunion afin qu’ils arrivent préparés.

Conseils pour animer vos réunions

1. Rendre l’ordre du jour visible de tous pendant la réunion

Les réunions peuvent s’écarter du sujet si les membres de l’équipe ne sont pas tous concentrés sur la même chose. Affichez votre ordre du jour Asana à l’écran pendant votre réunion, ou encouragez les membres de l’équipe à l’ouvrir sur l’application mobile. De cette manière, tous peuvent suivre le fil de la réunion, où qu’ils se trouvent.

2. Noter les mesures à prendre et effectuer un suivi pour responsabiliser les participants.

Qui ne s’est pas porté volontaire au cours d’une réunion pour ensuite tout oublier en retournant à sa place ? Pour éviter cela, les membres de l’équipe peuvent créer des tâches pour les action à effectuer et les attribuer au fil de la réunion. En ajoutant les informations nécessaires dans la description, le contexte et les objectifs sont clairs une fois la réunion terminée.

3. Diffuser plus facilement les comptes-rendus de réunion

Au lieu que chacun ne reparte dans son coin avec ses propres notes. Vous pouvez créer une tâche de compte-rendu dans votre ordre du jour et y ajouter en tant qu’abonnés les participants et les personnes n’ayant pu se joindre à vous. Ils pourront ainsi retrouver l’ordre du jour accompagné d’un résumé des discussions.

N’oubliez pas de répartir les responsabilités de manière équitable entre les participants pour que chacun se sente impliqué et éviter que les mêmes personnes ne se portent volontaires à chaque fois.

4. Parler idées et stratégie au lieu de se limiter à faire le point.

Comme Asana aide d une manière générale à mieux suivre ce qu il se passe ainsi que l avancée du travail, la fréquence des réunions s en trouve réduite et les discussions ont davantage d impact. Quand vous évitez le classique tour de table des « à faire, en cours, terminé », vous avez tout le temps de vous attaquer aux freins, problèmes et de voir des résultats.

Besoin d’aide pour suivre la progression de vos projets sur Asana ? Jetez un œil à notre formation en ligne ou à nos fonctionnalités de suivi des mises à jour de statut des projets.

Ressources pour planifier des ordres du jour et animer des réunions

Ressource Lien
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Modèle d’ordre du jour de réunion Utiliser le modèle
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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.