La planification des objectifs et des résultats clés de l’entreprise

La plupart des entreprises passent beaucoup de temps et d’énergie à planifier de nouveaux objectifs et de nouvelles stratégies pour orienter leur travail sur le long terme. Cependant, nombreuses sont celles pour lesquelles ces plans ne sont pas tenus à jour, sont peu clairs, ou restent difficiles à suivre.

L’utilisation d’Asana pour la planification stratégique et le suivi des objectifs vous permet de garder vos objectifs en tête et vous offre un moyen simple de partager vos progrès. Ainsi, vous pouvez voir ce qui progresse et comment, que vous soyez PDG, responsable ou stagiaire.

Ci-dessous, vous apprendrez à créer un projet unique d’objectifs et de résultats clés d’entreprise, ainsi que des portefeuilles pour suivre et atteindre les objectifs de plusieurs projets.

Ressources pour créer un projet d’objectifs d’entreprise Lien
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Étude de cas Découvrez comment Car Next Door améliore sa communication interne en suivant ses objectifs et résultats clés sur Asana

Comment créer des projets d’objectifs d’entreprise

  1. Créez un projet sous forme de liste ou de tableau et nommez-le « Objectifs d’entreprise ». Nous vous recommandons de garder ce projet public pour toutes les personnes de votre entreprise afin qu’elles restent motivées et gardent les objectifs en tête.

  2. Utilisez les sections ou les colonnes de tableau pour classer vos objectifs par équipe ou période, par exemple. Une fois que vous avez décidé de la manière de les classer, vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour affiner votre classement par priorité, équipe, statut, etc.

  3. Ensuite, créez des tâches pour vos objectifs principaux et vos résultats clés, puis placez-les dans la bonne section ou colonne pour une meilleure organisation.

  4. Attribuez la tâche au principal responsable de son exécution (en général, il s’agit de chefs de services, de managers, etc.)

  5. Définissez une plage de dates pour l’objectif afin que chacun sache à quel moment il doit être atteint.

  6. Enfin, remplissez tous les champs personnalisés pertinents pour faciliter le tri et la recherche, et ajoutez des informations supplémentaires dans la description de la tâche pour préciser l’objectif.

  7. Utilisez l’onglet Progression pour communiquer régulièrement les mises à jour importantes afin que chacun puisse prendre le pouls des progrès établis par tous en termes de réalisation des objectifs d’entreprise. Vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches et des projets pour un suivi aisé du travail en cours. De cette façon, chacun reste motivé et comprend les objectifs.

Un projet d’objectifs d’entreprise trimestriels sous forme de liste avec des champs personnalisés pour la progression et le type d’objectif

Comment suivre la progression par rapport aux objectifs avec un portefeuille

Chefs de projet ou d’équipe, coordinateurs ou dirigeants : chaque travail comprend le suivi de nombreux projets et des compte-rendus de mises à jour à destination des autres membres de leur organisation. Les Portefeuilles vous aident à suivre, signaler et afficher à partir d’un même outil le statut en temps réel de tous vos projets associés à une initiative donnée.

Les Portefeuilles extraient les données de l’onglet Progression de chaque projet et incluent des options de champs personnalisés pour vous montrer rapidement une vue d’ensemble des informations les plus importantes. Vous pouvez aussi utiliser les rapports dans Google Sheets pour visualiser et analyser au mieux la progression et les risques potentiels.

Vue Portefeuille sur Asana, avec une liste de tous les projets principaux liés à un objectif et pouvant être triés par priorité, propriétaire, échéance et plus

  1. Accédez aux Portefeuilles dans la barre latérale et créez-en un pour tout groupe de projets que vous souhaitez suivre en parallèle.
  2. Cliquez sur Nouveau portefeuille, donnez un nom à votre portefeuille, puis créez-le. Nous vous recommandons de créer un portefeuille pour chaque initiative majeure, OKR ou objectif d’entreprise, ou pour les projets à haute priorité par équipe, etc.
  3. Une fois le portefeuille créé, cliquez sur le bouton Ajouter un projet et saisissez le nom de tout projet que vous souhaitez suivre au sein de ce portefeuille.
  4. Vous verrez alors une liste de projets avec des colonnes indiquant le statut, la progression, les dates, la priorité et le propriétaire de chacun d’entre eux.
  5. De là, vous pouvez ajouter plus de champs personnalisés à suivre dans votre portefeuille, ou filtrer et trier les données selon le champ de votre choix.

Astuces pour gérer les objectifs et les OKR avec les Portefeuilles

  • Affichez et organisez les projets à votre guise. Vous pouvez trier les projets de votre portefeuille par statut, échéance, champ personnalisé, propriétaire, ordre alphabétique ou autre. Pour filtrer la vue de votre portefeuille, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit.
  • Vous pouvez aussi faire glisser des projets dans votre portefeuille selon l’ordre qui vous convient le mieux. Passez le curseur sur le nom d’un projet, puis faites glisser ce projet par les six points qui s’affichents sur la gauche.
  • Accédez rapidement à tout projet de votre portefeuille en cliquant dessus, puis cliquez sur Accéder au projet.
  • Vous pouvez partager le lien de votre portefeuille pour que d’autres personnes puissent voir les informations de haut niveau dont elles ont besoin.
  • Les Portefeuilles peuvent être personnalisés pour chaque personne et n’affichent pas les projets privés, sauf si la personne avec laquelle vous partagez est également abonnée à ce projet.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.