Planifier les objectifs et les résultats clés de l'entreprise

La plupart des entreprises passent beaucoup de temps et d'énergie à planifier de nouveaux objectifs et de nouvelles stratégies pour orienter leur travail sur le long terme. Cependant, pour de nombreuses entreprises, ces plans sont peu clairs, dépassés ou difficiles à suivre.

L'utilisation d'Asana pour la planification stratégique et le suivi d'objectifs vous permet de garder vos objectifs en tête et vous offre un moyen simple de partager vos progrès. Ainsi, vous pouvez voir ce qui progresse et comment, que vous soyez le PDG, un responsable ou un nouveau stagiaire.

Ci-dessous, vous apprendrez comment créer un seul projet d'objectifs et de résultats clés d'entreprise, ainsi que comment créer des portefeuilles de projets pour suivre et atteindre les objectifs de plusieurs projets.

Ressources pour créer un projet d’objectifs d’entreprise Lien
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Comment créer des projets d'objectifs commerciaux

  1. Créez un projet sous forme de liste ou de tableau et nommez-le « Objectifs commerciaux ». Nous vous recommandons de garder ce projet public pour toutes les personnes de votre entreprise afin qu’elles restent motivées et gardent les objectifs en tête.

  2. Utilisez les sections ou les colonnes de tableau pour classer vos objectifs par équipe ou période, par exemple. Une fois que vous avez décidé comment les classer, vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour affiner votre classement par priorité, équipe, statut, etc.

  3. Ensuite, créez des tâches pour vos objectifs principaux et vos résultats clés, puis placez-les dans la bonne section ou colonne pour une meilleure organisation.

  4. Attribuez la tâche à la principale personne responsable de son exécution (en général, il s'agit de chefs de services, de gestionnaires, etc.)

  5. Définissez une plage de dates pour l'objectif pour que chacun sache quand il doit être atteint.

  6. Enfin, remplissez tous les champs personnalisés pertinents pour faciliter le tri et la recherche. Ajoutez des informations supplémentaires dans la description de la tâche afin que l'objectif soit clair.

  7. Utilisez l’onglet Progression pour communiquer régulièrement les mises à jour importantes afin que chacun puisse prendre le pouls des progrès établis par tous en termes de réalisation des objectifs d’entreprise. Vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches et des projets pour permettre un suivi aisé du travail en cours. De cette façon, chaque reste motivé et au clair sur les objectifs.

Un projet d’objectifs d’entreprise trimestriels sous forme de liste avec des champs personnalisés pour la progression et le type d’objectif

Comment suivre la progression par rapport aux objectifs avec un portefeuille

Chefs de projet ou d’équipe, coordinateurs ou dirigeants : chaque travail comprend le suivi de nombreux projets et des compte-rendus de mises à jour à d’autres personnes de leur organisation. Les Portefeuilles vous aident à suivre, signaler et afficher à partir d’un même outil le statut en temps réel de tous vos projets associés à une initiative spécifique.

Les Portefeuilles extraient les données de l’onglet Progression de chaque projet et incluent des options de champs personnalisés pour vous montrer rapidement une vue d’ensemble des informations les plus importantes. Vous pouvez aussi utiliser les rapports dans Google Sheets pour visualiser et analyser au mieux la progression et les risques potentiels.

Vue Portefeuille sur Asana, avec une liste de tous les projets principaux liés à un objectif et pouvant être triés par priorité, propriétaire, échéance et plus

  1. Accédez aux Portefeuilles dans la barre latérale et créez-en un pour tout groupe de projets que vous souhaitez suivre en parallèle.
  2. Cliquez sur Nouveau portefeuille, donnez un nom à votre portefeuille, puis créez-le. Nous vous recommandons de créer un portefeuille pour chaque initiative majeure, OKR ou objectif d’entreprise, ou pour les projets à haute priorité par équipe, etc.
  3. Une fois le portefeuille créé, cliquez sur le bouton Ajouter un projet et saisissez le nom de tout projet que vous souhaitez suivre au sein de ce portefeuille.
  4. Vous verrez alors une liste de projets avec des colonnes indiquant le statut, la progression, les dates, la priorité et le propriétaire de chacun d’entre eux.
  5. De là, vous pouvez ajouter plus de champs personnalisés à suivre dans votre portefeuille, ou filtrer et trier les données selon le champ de votre choix.

Astuces pour gérer les objectifs et les OKR avec les Portefeuilles

  • Affichez et organisez les projets à votre guise. Vous pouvez trier les projets de votre portefeuille par statut, échéance, champ personnalisé, propriétaire, ordre alphabétique ou autre. Pour filtrer la vue de votre portefeuille, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit.
  • Vous pouvez aussi faire glisser des projets dans votre portefeuille selon l’ordre qui vous convient. Passez le curseur sur le nom d’un projet, puis faites glisser ce projet par les six points qui apparaissent sur la gauche.
  • Accédez rapidement à tout projet de votre portefeuille en cliquant dessus, puis cliquez sur Accéder au projet.
  • Partagez avec les autres. Vous pouvez partager le lien de votre portefeuille pour que d’autres personnes puissent voir les informations générales dont elles ont besoin.
  • Les Portefeuilles peuvent être personnalisés pour chaque personne et n’affichent pas les projets privés, sauf si la personne avec laquelle vous partagez est également abonnée à ce projet.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Rendez les objectifs de votre entreprise clairs et suivez votre progression à l'aide d’une planification stratégique des objectifs et des résultats clés de l'entreprise sur Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de