Viessman mène la transformation numérique de son environnement de travail avec Asana

Collègues à Viessmann
  • Logo de Viessmann
  • Siège social
    • Allendorf, Allemagne
  • Année de création
    • 1917
  • Nombre d’employés
    • + de 12 100

Il y a cent ans, les systèmes de chauffage et de refroidissement étaient une nouveauté dans le monde industriel, et un luxe pour ceux qui en bénéficiaient chez eux. Aujourd’hui, les consommateurs contrôlent leurs thermostats même lorsqu’ils se trouvent à des milliers de kilomètres de chez eux, et les bâtiments résidentiels et industriels sont capables de réguler leur température selon des profils climatiques. Pionnier de la transformation numérique du chauffage et du refroidissement industriel, Viessmann est une entreprise centenaire basée à Allendorf (Eder), en Allemagne.

Fondée en 1917, l’entreprise Viessmann fabrique des systèmes de chauffage et de refroidissement, notamment des chaudières à haute efficacité alimentées au gaz et au mazout, des commandes, des ballons d’eau sanitaire, des systèmes solaires, des appareils de traitement de l’air hydroniques, des réseaux de chauffage urbain ,et plus encore. Basée à Allendorf, une ville rurale dans le nord de la Hesse, la société emploie plus de 12 100 employés et a généré 2,37 milliards d’euros de revenus en 2017.

Il y a quelques années, le professeur Martin Viessmann et son fils Max (désormais co-PDG) ont réalisé l’importance de faire passer l’entreprise dans l’ère des appareils intelligents, de l’internet des objets et de ce qu’ils appellent l’âge d’une collaboration efficace entre les différentes équipes commerciales et opérationnelles de l’entreprise. Les tendances des consommateurs en matière de systèmes de chauffage et de refroidissement s’orientent vers une plus grande efficacité et une meilleure accessibilité, qu’il s’agisse de systèmes plus intelligents qui s’adaptent aux tendances météorologiques ou de systèmes de thermostat contrôlés à distance.

Ces changements ont rendu indispensable la numérisation des appareils Viessmann. En interne, avec de plus en plus d’employés utilisant des technologies mobiles, travaillant à distance ou avançant dans leur carrière, il est devenu capital de mettre en place des systèmes et des outils qui facilitent la collaboration mobile, le transfert des savoirs et l’élargissement des responsabilités. Comme le note Max, « La transformation numérique doit occuper une place centrale pendant le prochain siècle d’activité de l’entreprise ».

Responsable du service Smart Office et Collaboration, Alexander Pöllmann est en charge avec son équipe de planifier et de mettre en œuvre l’« environnement de travail du futur » de Viessmann. Créé il y a trois ans, son rôle consiste à assurer une transformation numérique en douceur dans toute l’entreprise pour changer la façon dont les employés de Viessmann collaborent.

Nouveau dans le secteur, mais technophile féru de productivité (selon ses propres mots), Alex offre une nouvelle perspective sur la façon d’introduire les nouvelles technologies dans une industrie traditionnelle, pour créer un environnement dans lequel les employés peuvent facilement établir des connexions, collaborer et réaliser plus ensemble. Alex et son équipe collaborent étroitement avec la direction et dans tous les secteurs de l’entreprise pour comprendre comment fonctionne la collaboration chez Viessmann et pour diriger le processus de sélection des nouvelles technologies que l’entreprise utilisera pour rentrer dans l’ère numérique.

Transformation numérique : ce que les chauffe-eaux et les processus de travail ont en commun

La transformation numérique de Viessmann est un processus actuel et continu qui s’applique à la fois aux produits et à l’entreprise. Pour les produits, cela implique d’incorporer des technologies intelligentes et l’internet des objets dans la feuille de route. Pour rester en tête de la concurrence et entraîner les partenaires stratégiques, l’équipe élabore des intégrations, des applications mobiles et des solutions à haut rendement énergétique.

Par exemple, les chaudières Viessmann intègrent désormais des systèmes de gestion de bâtiments afin de faciliter la régulation de température. En outre, l’équipe se tourne vers les énergies alternatives, comme l’énergie solaire, pour se concentrer davantage sur les ressources renouvelables et être respectueux de l’environnement.

Au sein de l’entreprise, une transformation numérique des produits a déclenché un fort changement culturel dans la façon dont les équipes travaillent ensemble. Au fil des années, les équipes se sont de plus en plus dispersées, entraînant également une dispersion de l’information. Ainsi, l’équipe de développement (qui construit le matériel et les logiciels pour connecter les chaudières à une application) est répartie dans plusieurs pays. Face à la croissance des équipes, il n’existait plus une unique source de vérité.

Par ailleurs, avec la multiplication des sites, il devenait nécessaire de centraliser l’information et de parvenir à collaborer entre plusieurs fuseaux horaires. Sans source de vérité unique et système de collaboration partagée, l’équipe rencontrait des difficultés pour accéder aux informations nécessaires, ce qui provoquait un ralentissement des cycles de développement.

« Avec Asana, les savoirs appartiennent à l’organisation et plus seulement à ceux qui les ont créés. »

En plus d’un manque croissant d’accès à l’information, le logiciel sur lequel reposait l’entreprise n’était pas convivial. Par exemple, il fallait plusieurs minutes pour mettre en marche certains programmes, ce qui entraînait chaque semaine une perte de temps précieuse pour les managers. Les employés avaient du mal à adopter et à utiliser les outils. L’absence de logiciel convivial entraînait des pertes d’efficacité.

La mobilité était également devenue problématique. Accéder au travail hors site et communiquer avec les collègues où qu’ils soient s’est avéré de plus en plus important au fil de la croissance de l’entreprise. L’équipe de développement avait par exemple besoin de technologies mobiles lorsqu’elle se se trouvait en déplacement. Et d’autres équipes avaient besoin de technologies non seulement mobiles, mais auxquelles les partenaires ou les filiales puissent accéder au moyen d’une simple connexion Internet.

Toutes ces difficultés faisaient ressortir le besoin criant d’une transformation numérique dans la façon de travailler de Viessmann afin de pouvoir perfectionner les produits.

Passage à l’action : le déploiement d’applications de collaboration haute qualité

Reconnaître la nécessité d’une transformation numérique constituait la première étape de sa mise en œuvre. Lorsqu’Alex a entamé le changement, son premier travail a consisté à comprendre les besoins de l’organisation afin de sélectionner les meilleurs logiciels pour les employés.

Manque de mobilité et de convivialité des logiciels, perte de temps pour trouver les informations, faiblesses des possibilités de collaboration et obstacles à l’entrée des partenaires et des filiales… Alex s’est attelé à analyser les difficultés rencontrées par tous les employés de la société, avant de se pencher sur les solutions et de sélectionner les logiciels qui permettraient aux employés de mieux collaborer, et à Viessmann de lancer plus rapidement de meilleurs produits.

Chaque équipe de Viessmann étant occupée à des tâches quotidiennes uniques, le choix de solutions convenant aux employés de toute l’organisation s’est avéré difficile. Viessmann a choisi la Suite G et Asana comme principaux logiciels opérationnels. La Suite G endosse le rôle de plateforme centrale pour les fichiers (Docs, Sheets et Slides Google), la communication (Gmail, Hangouts Chat et Hangouts Meet) et la planification (Agenda Google), tandis qu’Asana permet de maintenir le tout en place. Selon Alex, Asana remplit les besoins essentiels de cette entreprise en croissance :

  • Asana centralise l’information en offrant transparence et accessibilité
  • Asana est un outil convivial, facile à adopter
  • Asana est mobile : les employés peuvent y accéder à toute heure et en tout lieu.

Enfin, ces logiciels n’étant pas restreints à une utilisation sur des appareils d’entreprise ou hors entreprise, les employés peuvent accéder à la Suite G et à Asana à tout moment et en tout lieu, sur n’importe quel appareil. Au lieu d’attendre plusieurs minutes qu’un programme soit lancé, tous les employés peuvent désormais accéder rapidement aux informations en ligne et consacrer plus de temps aux tâches qui ont un impact sur les revenus de l’entreprise, comme la prise en charge des rapports ou les tests matériels et logiciels. Par ailleurs, l’utilisation de logiciels qui fonctionnent sur plusieurs appareils facilite énormément le transfert des savoirs, d’un appareil à l’autre et parmi les employés.

« L’un des avantages majeurs pour notre entreprise est la convivialité des logiciels choisis, qui peuvent être utilisés à tout moment, en tout lieu et depuis n’importe quel appareil. »

Gains d’efficacité : la transformation numérique des processus avec Asana

Viessmann déploie ces mois-ci Asana pour plus de 2 500 employés dans toute l’entreprise. À ce jour, l’impact se fait ressentir dans trois domaines : l’informatique, la R&D et les rapports.

  • L’équipe informatique de Viessmann utilise Asana pour suivre les sprints. Avec le tableau de bord, elle suit ainsi l’état des migrations, planifie le travail à accomplir, l’attribue à chaque employé et effectue des suivis hebdomadaires.

  • L’équipe de R&D de Viessmann utilise Asana pour gérer le processus de développement des produits. Pour gérer le flux de services de test, elle suit la progression de chaque produit. Par exemple, une fois un appareil testé, la tâche passe à l’étape suivante, et ainsi de suite.

  • La direction de Viessmann s’appuie sur les rapports pour obtenir une vue d’ensemble des affaires de l’entreprise. Lorsque les dirigeants ont besoin de connaître des détails spécifiques sur un projet, ils attribuent une tâche au principal intervenant. À l’aide de la vue Progression, celui-ci peut ensuite facilement partager l’état d’avancement du projet.

La transformation numérique, une nécessité et non un luxe

De la même façon que les systèmes de chauffage et de refroidissement sont passés d’objets de luxe à nécessités de nos vies quotidiennes, la transformation numérique s’est imposée pour les entreprises comme Viessmann. Permettre aux produits et aux employés de rester connectés est essentiel au succès de cette entreprise en pleine croissance. La transformation numérique détermine le succès de Viessmann, et des outils tels qu’Asana et la Suite G aidnt l’entreprise à pénétrer la prochaine ère de collaboration et de produits numériques.

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Rien de plus simple qu’Asana pour suivre l’avancée des projets et tâches en équipe, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

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Lancement de produit

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Objectifs d’entreprise

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Asana : objectif Lune

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Organisez votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour que votre équipe sache précisément quel travail lui est demandé.

Organisez votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser comment s’imbriquent les différents éléments, repérer les éventuelles difficultés et maintenir votre travail sur la bonne voie.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou fournissez des informations sur le travail en cours pour concrétiser les discussions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers associés à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de rechercher les informations concernées.

Joignez des fichiers associés à votre travail

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez votre travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé de la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travaillez en déplacement

Restez connecté grâce à Asana pour mobile, que ce soit en réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur.

Travaillez en déplacement

Menez chaque projet à bien avec brio

Asana permet aux équipes marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leur public cible.

Menez chaque projet à bien avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun visualise parfaitement la stratégie d’ensemble.

Planifiez chaque étape

Déterminez les responsabilités de chacun

Définissez clairement les responsables et les échéances pour chaque élément du lancement afin que tout soit prêt à la date prévue.

Déterminez les responsabilités de chacun

Réalisez vos lancements dans les temps

Visualisez la façon dont s’articulent tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier au besoin tout en gardant votre projet sur la bonne voie.

Réalisez vos lancements dans les temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les mises à jour et discussions importantes à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Centralisez l’ensemble de votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que chacun sache où trouver les bonnes informations.

Centralisez l’ensemble de votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Suivez la progression du travail afin de garder le cap pour pouvoir remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Identifiez les tâches en bonne voie et les points de blocage

Restez connecté où que vous soyez

Grâce à Asana pour mobile, soyez tenu au courant de la progression de votre lancement où que vous soyez.

Restez connecté où que vous soyez

À vos marques, prêts, lancez !

Asana aide les équipes produit à respecter leurs délais pour leur permettre de lancer des produits exceptionnels sur le marché.

À vos marques, prêts, lancez !

Clarifiez vos priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Clarifiez vos priorités

Déterminez votre référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que chacun puisse identifier les responsables et les personnes à même de répondre à leurs questions.

Déterminez votre référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou encore des commentaires les concernant.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants à vos projets

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants à vos projets

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap sur vos missions.

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Tenez-vous au courant

Obtenez les dernières informations et prononcez-vous sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Tenez-vous au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur les tâches essentielles.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour toucher les étoiles du doigt, le tout sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les responsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que chacun connaisse ses responsabilités, du pilote à l’ingénieur de vol en passant par le commandant de bord.

Identifiez les responsables

Élaborez des plans consultables

Créez un plan de lancement pour cartographier le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le au fil de l’évolution de la mission.

Élaborez des plans consultables

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

Posez les questions importantes, entamez des discussions et partagez les dernières informations pour que votre équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tous les systèmes sont opérationnels

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin de regrouper toutes les informations concernées.

L’union fait la force

Restez concentré sur votre objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur votre objectif premier

Suivez votre progression

Visualisez les tâches en bonne voie et repérez les points de blocage afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Soyez tenu au courant de tout, au bureau comme dans les étoiles. Il vous suffit de disposer d’une connexion Internet !

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Décollage !

Avec Asana, votre équipe peut viser la Lune… et l’atteindre ! Un petit pas pour vous…

3, 2, 1... Décollage !