Top down, bottom up : quelle est la meilleure approche ?

Que sont l’approche bottom up et l’approche top down ? Selon le contexte, un chef de projet peut gérer le travail d’une poignée d’individus ou superviser plusieurs équipes. Dans la mesure où les équipes se distinguent par des structures, des tailles et des objectifs différents, le chef de projet doit choisir la stratégie de management la mieux adaptée.

Dans l’approche de management top down, le processus de prise de décision prend place au plus haut niveau, puis est communiqué au reste de l’équipe. Ce style est applicable au niveau d’un projet, d’une équipe ou même de l’entreprise, et peut être adapté selon les besoins d’un groupe particulier.

De nombreuses équipes fonctionnent avec l’approche top down, qui permet de réduire les risques, de maintenir une organisation optimale dans les équipes importantes, mais aussi d’éviter toute confusion en général. Cependant, l’approche top down n’est pas universelle. En effet, elle peut limiter la créativité et ralentir la résolution des problèmes, ce qui ne convient pas toujours aux équipes qui nécessitent une plus grande flexibilité et réactivité.

Nous comparons ci-dessous en détail les approches top down et bottom up afin que vous puissiez en savoir plus et décider laquelle correspond le mieux à votre style de leadership.

Top down: présentation du style de management descendant

Dans l’approche top down, une équipe ou un chef de projet prend des décisions, qui sont ensuite transmises en suivant une structure hiérarchique. Les responsables rassemblent des données, les analysent et en tirent des conclusions exploitables. Ils développent ensuite des processus qui sont communiqués au reste de l’équipe qui les mettra en œuvre. Vous entendrez parfois parler de « commandement et contrôle », ou « leadership autocratique ».

Lorsque l’on pense au processus de management, c’est bien souvent cette approche qui nous vient à l’esprit. Le style de management descendant est généralement privilégié par des secteurs traditionnels : commerce de détail, santé, production industrielle, etc.

Le principe de l’approche top down

Dans cette approche, les décideurs au plus haut niveau fixent un objectif général avant d’en déduire les plans d’action à exécuter par les différents groupes et individus dans le but de l’atteindre.

C’est à la direction que revient la responsabilité du processus de planification pour l’ensemble du projet. Ensuite, une fois le plan d’action élaboré, les décideurs le communiquent au reste de l’équipe, qui se chargera de le mettre en œuvre (habituellement sans grande marge de manœuvre).

Si la gestion top down est efficace, c’est parce qu’elle est reproductible de projet en projet, ce qui permet aux équipes de se familiariser avec un processus bien rodé, qui gagnera en efficacité au fil du temps. Le style de management top down étant prévisible et fiable par nature, de nombreuses organisations (par exemple IBM, le New York Times et d’autres structures séculaires) choisissent de gérer leurs entreprises tout entières selon cette approche.

Cas d’utilisation de l’approche top down

De nos jours, très peu d’organisations appliquent un management purement descendant. La plupart des équipes adoptent une approche hybride, qui combine les styles de management top down et bottom up à différents degrés.

L’approche top down est plus rigide et structurée, c’est pourquoi elle est la plus adaptée aux équipes qui comptent de nombreuses sous-équipes, qui travaillent sur des projets en plusieurs parties ou tout autre facteur tendant à compliquer l’organisation des processus. Les équipes plus restreintes ou dont l’objectif est plus ciblé ont pour leur part la possibilité de se diriger vers un style plus ascendant, qui leur conviendra peut-être mieux.

Les avantages du management top down

Le style top down a ses avantages, en particulier pour les grandes équipes formées de multiples petites équipes ou groupes qui s’intègrent à un organigramme hiérarchique plus large.

Un style de management familier

Ce style étant plus largement répandu que le bottom up, les nouvelles recrues auront moins de difficultés à s’y conformer, puisqu’elles viendront peut-être d’une entreprise ayant adopté cette structure. En tant que chef d’équipe, vous pouvez aider vos collègues à s’adapter plus rapidement en incorporant à votre style de management des éléments courants dans la méthodologie descendante.

Une plus grande clarté

L’approche top down produit des processus clairs et bien organisés laissant peu de place aux incertitudes. Toutes les décisions sont centralisées et les communications vont dans le même sens, aussi les confusions et incompréhensions sont moins fréquentes que dans les autres styles de management.

Une responsabilisation accrue

En cas de problème ou de manque d’efficacité, l’approche descendante permet aussi d’en identifier aisément la cause. Avec des équipes clairement définies et ayant chacune leurs propres responsabilités, vous pouvez plus facilement localiser, diagnostiquer et résoudre les problèmes, le tout rapidement et efficacement.

Une mise en œuvre plus rapide

Dans la mesure où le processus de prise de décision se limite à un seul échelon de management, les décisions sont confirmées, communiquées et mises en œuvre bien plus rapidement qu’avec une gestion bottom up qui requiert la contribution de plusieurs leaders ou intervenants d’un même projet.

Quelles sont les limites du top down?

La gouvernance top down a aussi ses inconvénients, qui peuvent affecter les membres de l’équipe individuellement, mais aussi le moral de l’équipe dans son ensemble.

Davantage de pression sur la direction

Du fait que toutes les décisions sont prises au sommet, un mauvais recrutement de la direction sur un projet aura de plus grandes répercussions sur la réussite de l’équipe. Sachant que de nombreux problèmes ne sont visibles qu’à plus petite échelle, les chefs de projet qui ne sollicitent pas de feedback de chacun des membres de l’équipe individuellement avant de prendre leurs décisions peuvent involontairement être à l’origine de problèmes, retards ou pertes graves.

Moins de créativité

Lorsque toutes les communications se font des leaders vers les membres de l’équipe sans grande place pour le dialogue, le management top down limite les occasions de collaboration créative. Ce manque de collaboration entre services peut également nuire à l’innovation et empêcher la prise en compte de nouvelles perspectives.

Un manque d’engagement d’équipe

Si vous voulez que les autres membres de l’équipe se sentent impliqués, connectés et respectés, le management top down vous demandera aussi quelques efforts supplémentaires. Quand toutes les décisions sont prises au sommet, le reste de l’équipe peut avoir l’impression que ses opinions et son feedback sont négligés.

Plus de distance entre décideurs et décisions

Là où l’approche ascendante (bottom up) permet au personnel travaillant directement sur un projet de prendre des décisions, le style top down crée une distance entre cette équipe et les décideurs. Sans l’avis ou les retours de l’équipe projet, la direction pourrait prendre des décisions peu éclairées.

Bottom up: l’approche ascendante en pratique

Lorsque l’on adopte une approche bottom up pour établir des objectifs de projet, il s’agit pour l’équipe de collaborer à tous les niveaux afin de déterminer les étapes nécessaires à l’atteinte des résultats globaux. La gestion bottom up offre davantage de flexibilité que sa variante descendante plus formelle. On la trouve plus couramment dans les secteurs disruptifs, qui misent sur l’innovation et cherchent à faire évoluer le statu quo.

Voici quelques exemples de management bottom up :

OKR hybrides : les objectifs généraux sont définis à l’échelle de l’entreprise, tandis que les résultats clés sont fixés par les équipes et leurs membres.

Équipes Scrum : la réunion debout quotidienne réunit toute l’équipe pour lui permettre de bien se coordonner et collaborer.

Management démocratique : les leaders travaillent main dans la main avec l’équipe pour prendre les bonnes décisions à chaque niveau, d’où une meilleure collaboration tout en restant organisés.

Quel est l'intérêt de l'approche bottom up?

Le style bottom up résout de nombreux problèmes soulevés par l’approche top down. Les avantages du bottom up le destinent aux équipes créatives et aux secteurs dans lesquels la collaboration est essentielle, comme le développement de logiciels, la conception de produits et d’autres encore.

Des décisions plus avisées

Dans un cadre de travail collaboratif (bottom up), les intervenants qui travaillent directement sur les projets et supervisent leur gestion ont leur mot à dire sur les décisions qui vont affecter leurs activités futures. Les responsables collaborent directement avec les membres de l’équipe pour définir la marche à suivre et clarifier les inconnues potentiellement problématiques qui peuvent surgir lorsque les décisions sont prises sans consulter l’équipe.

Un meilleur moral d’équipe

Une approche bottom up permet de susciter davantage d’adhésion auprès des équipes, chacun ayant la possibilité d’influencer les décisions, quel que soit son niveau hiérarchique. Elle facilite également les relations entre collègues en offrant à tous les membres sans distinction d’ancienneté la possibilité d’influencer les résultats du projet. Ce faisant, le bottom up encourage les membres à s’investir dans la réussite de leur équipe.

Plus de place à la créativité

Dans les processus descendants, les équipes ont peu d’occasions de donner leur avis ou de proposer des suggestions. À l’inverse, les approches collaboratives bottom up offrent des opportunités de feedback, de brainstorming et de critique constructive qui génèrent de meilleurs systèmes et résultats.

Les inconvénients du style bottom up

La gestion bottom up n’est pas plus répandue pour de bonnes raisons : elle présente de nombreux défis qui la rendent incompatible avec certains types d’équipes, de projets et de secteurs économiques.

Une dynamique plus lourde

Un style purement bottom up pourrait faire intervenir trop d’acteurs dans l’équation. Lorsque tous les membres d’un groupe sont invités à collaborer, les arbitrages peuvent s’avérer plus difficiles et cela peut ralentir les processus.

La solution : envisagez d’affecter un ou deux responsables de groupe qui évaluent toutes les contributions, puis prennent les décisions en tenant compte de ce feedback.

Une modification de la dynamique d’équipe

S’il est certes souhaitable de laisser vos collègues s’exprimer, certains ne le feront pas aisément, en particulier en présence de l’équipe de direction. N’oubliez pas que tout le monde n’est pas aussi confiant et qu’un feedback forcé pourrait entraver leur créativité et les empêcher de communiquer en toute franchise.

La solution : en gestion bottom up, proposez aux membres de l’équipe d’apporter leur contribution dans le cadre de différents environnements, par exemple en organisant des conférences en petits groupes, des entretiens individuels ou des enquêtes trimestrielles anonymes. Encouragez les membres confirmés à mettre les nouveaux collaborateurs en confiance afin que chacun puisse participer sans appréhension.

Manque d’informations pour la direction

Les décisions liées à un projet sont généralement prises à l’échelle de ce même projet, ce qui en soi semble logique à de nombreux égards. Cependant, nos projets sont également influencés par des facteurs globaux, notamment les objectifs de l’entreprise, l’analyse financière, la conjoncture économique et d’autres indicateurs dont l’équipe n’a pas toujours conscience. La direction n’ayant pas accès à certaines informations, les processus conçus selon une approche bottom up peuvent avoir leurs lots d’imprévus.

La solution : créez un flux de communication régulier, grâce auquel les chefs d’équipe recevront un condensé d’informations d’entreprise sur lesquelles ils pourront s’appuyer pour prendre les bonnes décisions à l’échelle du projet. Les chefs d’équipe peuvent ensuite transmettre les informations qu’ils jugent pertinentes à leur équipe de façon à ce que les décisions d’équipe soient prises en corrélation avec les positions et objectifs de l’entreprise.

Nos conseils pour gérer des équipes interfonctionnelles

Top down ou bottom up, quelle qu’elle soit l’approche de management choisie, si vous voulez l’adopter avec succès, vous devrez miser tout autant sur vos collaborateurs que vos processus. Et avec les bons managers pour tout gérer, qui seront aussi de grands leaders, vous pourrez limiter voire éliminer les inconvénients que présente une approche de management descendante.

Établissez des relations en dehors de l’équipe de direction

Du fait que les communications liées aux processus voyagent de haut en bas dans les entreprises à management descendant, autant les groupes que les employés pourraient avoir tendance à se replier sur eux-mêmes et à se sentir isolés du reste de l’entreprise. Créez des occasions d’échanges entre services, équipes, niveaux de management et même sites géographiques afin que les membres de votre équipe puissent étendre leur réseau de relations.

Facilitez les communications interéquipes

Quelle que soit votre approche managériale, créez des occasions de collaboration à destination d’équipes qui n’en ont pas l’habitude. Bien qu’ils sortent du cadre de vos processus quotidiens, ces brainstormings d’un genre nouveau aident à stimuler la créativité, développer des relations et trouver des solutions créatives qui pourront ultérieurement bénéficier à l’ensemble du groupe.

Proposez d’autres canaux de feedback

Lorsque leurs opinions et points de vue ne sont pas pris en compte à plus haut niveau, les collaborateurs non décideurs peuvent se sentir moins impliqués. Développez de nouveaux canaux de feedback ascendant, non seulement pour renforcer l’adhésion des membres en bas de l’échelle hiérarchique, mais aussi pour aider les décideurs à obtenir des informations précieuses quant aux lacunes ou problèmes rencontrés avec les processus.

L’équilibre pour un management optimal

Dans la pratique, les responsables performants sauront trouver le juste équilibre entre l’efficacité de l’approche top down, et la collaboration et la créativité qu’offre la la gestion bottom up.

En combinant les éléments de différents styles de management, vous pouvez mettre au point une approche qui vous convient parfaitement, ainsi qu’à votre équipe. Une fois que vous aurez déterminé l’approche idéale, vous pourrez concevoir des processus de gestion optimisés.

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