16 techniques de management pour renforcer l’implication des équipes

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana10 novembre 202114 min de lecture
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Résumé

Les techniques de management sont des méthodes qui vous aident à vous impliquer aux côtés de votre équipe, à encourager la création d’un environnement de travail sain et à atteindre vos objectifs d’entreprise. Dans cet article, nous aborderons les techniques de gestion d’équipe, de projet et de temps, afin de vous préparer à faire face à tous types de situations.

Le management ne consiste pas uniquement à informer vos subordonnés de ce qu’ils doivent faire. Vous devez également gérer les individus, les projets et le temps. Les approches sont très différentes, mais néanmoins étroitement liées, et sont déterminantes pour assurer la réussite globale de votre travail.

Les recherches d’Asana ont montré que 44 % des employés se sentiraient plus motivés si leurs tâches étaient agréables et motivantes. Mais comment créer un environnement adapté à votre équipe qui puisse leur permettre de s’épanouir ?

Nous avons rassemblé 16 techniques de management qui vous aideront à établir des liens avec votre équipe, à créer un environnement de travail productif et agréable, mais également à atteindre vos objectifs commerciaux.

Essayer la gestion du travail sur Asana

1. Créer un environnement inclusif

Dès lors que vous recrutez des personnes de diverses origines, il est essentiel que chacun se sente en sécurité et bien accueilli dans votre équipe. Si la diversité peut encourager votre équipe à se dépasser, elle peut aussi se révéler un terrain propice aux malentendus si votre organisation ne repose pas sur un environnement de travail inclusif.

Explorez vos biais inconscients pour examiner les hypothèses, les croyances ou les attitudes que vous pourriez avoir intériorisées. Prendre conscience de vos biais est la première étape pour les combattre et vous ouvrir à un horizon de travail plus inclusif et diversifié. Le type de stéréotypes que vous avez intériorisés n’a pas vraiment d’importance, ce qui compte, c’est la façon dont vous atténuez leurs effets.

Un manager qui comprend l’impact que peut avoir la diversité culturelle, de genre ou corporelle au sein même de son équipe sera un meilleur leader que celui qui la néglige en omettant d’admettre l’existence de ces caractéristiques uniques. En développant votre intelligence émotionnelle et culturelle, vous renforcerez votre leadership et pourrez créer une solide culture d’entreprise pour votre équipe.

2. Recruter l’équipe idéale

C’est une évidence : plus votre équipe sera performante, plus il sera gratifiant de l’encadrer. Choisissez des collègues aux compétences complémentaires et aux expériences diversifiées afin de promouvoir la créativité et l’innovation, et donc de favoriser le progrès.

Plus votre approche d’embauche sera diversifiée, plus vous attirerez de talents. Pour ce faire, sollicitez des candidats par le biais de divers canaux d’embauche et demandez des recommandations internes aux employés de tous niveaux issus des différents services.

[À lire] Structure d’équipe : 10 méthodes pour vous organiser efficacement

3. Adopter un style de leadership adapté

Votre personnalité et votre expérience dans le monde du travail influencent inévitablement votre style de leadership. Cela est également valable pour votre équipe ! Un style de leadership situationnel vous permet d’adapter la façon dont vous dirigez et gérez votre équipe selon ses besoins, ses caractéristiques et la situation de chacun. En fonction du degré de soutien et d’orientation que requiert votre équipe, vous pouvez appliquer l’un des quatre types de leadership situationnel suivants : déléguer, soutenir, encadrer ou diriger.

Si le leadership situationnel ne vous convient pas vraiment, pas d’inquiétude. Il existe une multitude d’autres styles de leadership que vous pouvez appliquer selon l’atmosphère que vous cherchez à instaurer.

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Chez Asana, nous dirigeons par l’exemple. Ce style de leadership cohérent et accessible peut accroître le niveau d’implication et le degré de confiance de l’équipe. Donner l’exemple permet également d’inspirer les personnes qui vous entourent et crée une culture de la responsabilité.

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En tant que leader, je sais qu’il est de ma responsabilité de donner le ton de notre culture d’entreprise.”
Dustin Moskovitz, cofondateur et PDG d’Asana

Ce qui compte vraiment, c’est que vous choisissiez un style de leadership qui vous convienne et qui permette à votre équipe d’atteindre les objectifs de votre entreprise.

4. Déléguer efficacement

Non, vous ne pouvez pas tout faire tout seul. C’est là l’avantage de gérer une équipe de personnes talentueuses, travailleuses et déterminées. L’une des techniques de management les plus efficaces et les plus performantes est la délégation de tâches.

Déléguer efficacement peut vous aider à optimiser la productivité de votre équipe tout en réduisant le risque de burnout. Déléguer le travail repose sur un équilibre délicat. Il s’agit de trouver le moyen le plus rapide et le plus efficace d’accomplir les tâches tout en gérant la charge de travail de votre équipe. Pour déléguer efficacement, analysez bien les membres de votre équipe, leurs compétences, mais aussi les défis, opportunités ou pauses dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes.

C’est une technique qui pose souvent des difficultés aux managers débutants, car il s’avère compliqué de prendre de la distance par rapport au travail tout en ayant le sentiment de contribuer au projet. Pensez à tous les effets positifs qu’entraînera l’arrivée de nouveaux projets pour votre équipe, prenez sur vous et déléguez !

Si le fait de déléguer ne vous vient pas naturellement, ce n’est pas grave ! Rappelez-vous que votre travail consiste à mettre votre équipe dans les meilleures conditions pour réussir (en lui fournissant les ressources et l’environnement dont elle a besoin), et non à tout faire vous-même.

Déléguer efficacement

5. Savoir reconnaître le travail, le talent et l’implication

Reconnaître et récompenser le travail de votre équipe est important pour maintenir son niveau d’implication. Les évaluations de performance sont un excellent moyen d’y parvenir. Cependant, pour développer vos compétences en matière de management, trouvez d’autres moyens de montrer votre reconnaissance. Après tout, démontrer de la gratitude envers votre équipe lui confère le sentiment d’être appréciée. De plus, il a été démontré que le fait de recevoir des commentaires positifs sur un travail bien mené réduit les effets négatifs que le stress peut avoir sur les performances.

À chaque fois que vous appréciez le travail de votre équipe ou celui d’un de ses membres en particulier, faites-en part. Hana Ayoub, coach pour dirigeants à New York, nous explique que les membres d’une équipe qui intériorisent une force sont plus à même d’exploiter leurs talents naturels à l’avenir lorsque celle-ci est mise en avant par leur manager.

Tout le monde y gagne. De plus, des retours réguliers (bons ou mauvais) permettent à vos collègues de s’adapter et d’améliorer leur travail plus efficacement que s’ils devaient attendre leur prochaine évaluation annuelle.

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6. Faire preuve d’empathie

Une technique de management souvent négligée consiste à véritablement se soucier des membres de votre équipe en dehors du cadre de l’entreprise. Une équipe au sein de laquelle chacun des membres est mis en valeur sera généralement plus impliquée et bien plus performante dans son travail.

Écouter activement votre équipe lors de vos échanges est une bonne manière de montrer à chacun de ses membres que vous vous souciez de son bien-être en tant qu’être humain. Au lieu de tirer des conclusions hâtives ou d’analyser chaque mot qu’ils prononcent, écoutez-les et mettez de côté vos propres préjugés ou points de vue. En leur posant des questions ouvertes, vous faites preuve à vos collègues de votre intérêt à leur égard.

Cette capacité d’écoute peut s’avérer incroyablement utile pour résoudre des conflits, animer des réunions ou régler divers problèmes. De plus, c’est en donnant à vos collègues la possibilité de s’exprimer librement que de nouvelles solutions peuvent tout naturellement voir le jour.

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Quand votre collègue vous présente son problème, reformulez ses propos (« Si je comprends bien, tu dis que… »). Souvent, il nous suffit d’entendre notre problème de la bouche de quelqu’un d’autre pour réaliser que nous en connaissons déjà la solution.”
 Justin Rosenstein, cofondateur d’Asana

Affinez votre intelligence émotionnelle pour mieux reconnaître, réguler et comprendre vos propres émotions et celles des membres de votre équipe. Cela vous aidera à communiquer plus efficacement, à résoudre les conflits et à créer une synergie d’équipe.

7. Proposer des opportunités de développement professionnel

En plus de faire régulièrement des retours à votre équipe sur son travail, une autre technique de management consiste à lui offrir des opportunités de développement professionnel qui l’aideront à bien évoluer sous votre direction.

Découvrez ce qui motive vos collègues et écoutez-les activement lorsqu’ils vous parlent de leurs objectifs à long terme. Vous pourrez ainsi leur apporter votre soutien tout au long de la réalisation de ces derniers.

Si vos collègues sont bloqués ou se sentent dépassés, aidez-les à définir leurs objectifs professionnels. Parfois, un avis extérieur et un petit coup de pouce suffisent à redéfinir clairement leurs objectifs et à les remettre sur les rails de la réussite.

8. Rester à l’écoute des nouvelles idées

Si vous avez constitué votre équipe de talents plus brillants les uns que les autres, pourquoi ne pas leur faire confiance ? En tant que manager, vous devez être ouvert aux nouvelles idées, qu’elles concernent la manière de faire avancer votre projet, d’améliorer la collaboration au sein de l’équipe ou de corriger une faille dans votre business plan.

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Le travail en vase clos empêche les plus grands concepts de voir le jour.”
Brian Honigman, consultant marketing, Asana

En plus d’être ouvert à leurs idées, vous devez donner à vos collègues l’occasion de les partager. Vous pouvez régulièrement organiser des séances de brainstorming, créer une tâche commune au sein de votre système de gestion du travail pour que chacun puisse y inscrire ses idées, ou encore encourager des retours en toute transparence lors de pauses-café. Toutes ces occasions sont d’excellents moyens d’inspirer la créativité, de faire circuler les idées et les commentaires de chacun, et de renforcer le moral de votre équipe.

9. Rester clair et cohérent

Rester cohérent est essentiel, comme nous vous l’avons indiqué précédemment en évoquant l’importance de montrer l’exemple et les avantages d’un tel comportement. Toutefois, permettez-nous d’insister : la cohérence est indispensable si vous souhaitez réussir en tant que manager. Voici pourquoi.

Vous devez adopter une gestion claire et cohérente, et ce, pour le bien de votre équipe. Ainsi, cette dernière pourra se concentrer sur les tâches à accomplir, sans passer son temps à vérifier si elle est en bonne voie. Assurer à votre équipe un niveau de cohérence optimal, c’est lui rendre service en clarifiant les objectifs, plans et responsabilités de chacun.

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Dans bien des cas, clarté et cohérence sont indispensables : gérer vos projets et réunions, animer une visioconférence, transmettre vos félicitations, proposer un feedback constructif, définir vos attentes ou encore déléguer des tâches.

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Si vous êtes à la tête d’une équipe faisant partie d’une grande entreprise, vous devez avant tout aider tous les membres de votre équipe à prendre conscience de l’influence de la structure sur leur propre univers, du rôle essentiel que vous jouez dans le succès de l’entreprise, mais aussi de l’importance du travail de chacun dans la réussite de l’équipe.”
Justin Rosenstein, cofondateur d’Asana

La cohérence ne fait pas forcément obstacle à l’innovation, bien au contraire ! Ainsi, si vous veillez à rationaliser vos processus, votre équipe réduira le temps passé sur des tâches d’organisation fastidieuses (le « work about work ») et sera plus disposée à laisser s’exprimer sa créativité.

10. Gérer savamment son temps

Savoir parfaitement gérer son temps est une compétence qui vous distinguera des autres managers. Une bonne gestion de votre temps et de celui de vos collègues vous aidera à garder le contrôle sur vos projets sans pour autant vous sentir surmené. Il existe une infinité de méthodes pour gérer son temps, mais nous vous dévoilons nos préférées :

Les techniques de gestion du temps

La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro consiste à diviser votre journée de travail en sessions productives alternées de pauses. L’idée est de travailler pendant 25 minutes puis de faire une pause de cinq minutes, le tout quatre fois de suite. Après la quatrième session, vous pouvez faire une pause plus longue, de 15 à 30 minutes généralement.

Si cette méthode semble venir casser votre rythme de travail, elle réduit en réalité la fatigue mentale et permet de limiter les distractions pendant les périodes de concentration.

Exemple : voici comment vous pourriez répartir vos quatre premières sessions Pomodoro de la journée :

  • 25 minutes pour répondre aux e-mails, cinq minutes de pause-café

  • 25 minutes pour vérifier un rapport, cinq minutes sur les réseaux sociaux

  • 25 minutes pour finir de vérifier le rapport, cinq minutes d’étirements

  • 25 minutes à planifier des tâches

  • 30 minutes de promenade avec votre chien

La méthode « Getting Things Done » (GTD) ou « Faire avancer les choses »

La méthode GTD part du principe que plus vous vous éparpillez, moins vous avez de chances d’être productif et de vous concentrer sur vos tâches. Cette technique peut s’avérer extrêmement utile si vous avez une fâcheuse tendance à procrastiner.

La méthode GTD s’organise en cinq étapes :

  1. Identifier le travail à accomplir

  2. Clarifier les informations recueillies

  3. Organiser vos tâches

  4. Réviser et redéfinir vos priorités (si besoin)

  5. Exécuter l’essentiel de votre travail

La règle des 1-3-5

La règle des 1-3-5 vous permet de donner la priorité aux tâches les plus importantes tout en accomplissant d’autres plus modestes. Lorsque vous dressez votre liste de tâches du jour, notez-en neuf que vous souhaiteriez accomplir et séparez-les comme suit : 5 petites, 3 moyennes et 1 grosse. Commencez d’abord par réaliser les plus importantes et finissez par les plus petites.

Exemple : voici une des manières de catégoriser vos tâches :

  • Petites tâches : envoyer des e-mails rapides, planifier des réunions, commander des fournitures de bureau, etc.

  • Tâches moyennes : mise à jour de la documentation, publication d’un article de blog sur l’assurance qualité, envoi d’une demande d’approvisionnement, etc.

  • Grosses tâches : lancer un site web, organiser une réunion avec un client, faire une séance de brainstorming, etc.

Le « Do it now » ou « Agissez immédiatement »

Cette méthode de gestion du temps est assez simple : si une tâche vous prend moins de quelques minutes, faites-la immédiatement.

Essayez de ne pas laisser cette méthode vous empêcher d’accomplir vos tâches urgentes. Gardez à l’esprit qu’il vaut mieux se libérer directement des tâches qui prendraient moins de temps à être accomplies qu’à être planifiées.

Exemple : vous êtes en train de rédiger un rapport et devez consulter votre messagerie pour récupérer des données lorsque vous vous rendez compte que votre supérieur vous a envoyé une demande de partage d’accès à un document. Plutôt que d’ajouter cette tâche à votre liste et de la garder dans un coin de votre tête, accédez simplement en quelques clics au document en question et revenez ensuite à votre rapport.

Eat the frog /avalez le crapaud

Cette méthode repose sur l’idée qui consiste à accomplir au plus vite les tâches les moins appétissantes de votre journée (par exemple : avaler un crapaud). En suivant cette stratégie pour planifier votre journée, vous pourrez vous attaquer aux tâches les plus importantes dès le matin et rendre le reste de votre journée plus digeste.

Exemple : votre programme de la journée s’annonce plutôt agréable : un déjeuner d’équipe, la préparation d’un article de blog sur un sujet que vous avez choisi et une séance de brainstorming asynchrone. Malheureusement, vous devez aussi mettre à jour le suivi de vos clients et ça, ce n’est vraiment pas votre tasse de thé (enfin votre crapaud !). Avalez-la au plus vite et profitez plus sereinement du reste de votre journée !

Timeboxing /blocs de temps

Le « Timeboxing » est une méthode de gestion du temps axée sur les objectifs, qui associe à chaque tâche un bloc de temps, c’est-à-dire le temps nécessaire pour l’accomplir.

Exemple : si vous avez une tâche importante à accomplir, comme rédiger un rapport d’évaluation, vous pouvez inscrire deux blocs de temps d’une heure chacun sur votre calendrier pour vous aider à terminer cette tâche.

Time blocking /blocage du temps

Le « Time blocking » ressemble beaucoup au « Timeboxing » mais au lieu d’allouer des blocs de temps à des tâches individuelles, vous dédiez des plages horaires de votre calendrier à des groupes de tâches similaires. Cette méthode peut aider à augmenter votre temps de concentration et à activer un état d’hyper-concentration.

Exemple : bloquez une demi-heure chaque lundi, mercredi et vendredi matin de 9 h 30 à 10 h pour trier vos e-mails.

[À lire] Méthode Inbox Zero : idées reçues et fonctionnement

Le principe de Pareto

Selon le principe de Pareto, 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes. Si vous voulez appliquer ce principe à votre gestion du temps, vous pouvez utiliser la règle des 80/20. Dressez votre liste de tâches à faire pour la journée et déterminez celles qui affecteront directement votre équipe, votre projet ou votre entreprise ce jour-là.

Essayez ensuite de vous concentrer sur les 20 % de tâches qui atteindront les 80 % des effets recherchés de votre journée, avant de vous attaquer à toute autre tâche.

Exemple : au menu du jour, deux évaluations annuelles à rendre la semaine d’après, quelques e-mails commerciaux évités jusqu’alors et quatre rapports sur les ventes et les revenus à évaluer. Bien que la rédaction des évaluations annuelles ou l’envoi des présentations commerciales constituent des tâches importantes, c’est bien l’évaluation des rapports qui importera le plus à votre équipe, car elle lui permettra de poursuivre son travail.

11. Respecter le temps de votre équipe

Devenir maître de votre temps peut vous aider à gagner en performance. Cependant, veillez également à ne pas oublier d’apprécier et de respecter le temps de votre équipe.

Pour montrer à votre équipe que vous respectez son temps (et demandez la même chose en retour), tenez-vous-en à l’essentiel dans vos e-mails, messages et lors de vos appels. Exprimez toujours clairement ce dont vous avez besoin, dans quel délai et de quelle manière. De cette façon, vous permettez à la personne à qui vous demandez de l’aide de se concentrer sur la tâche à accomplir plutôt que de perdre du temps à déchiffrer votre demande.

Instaurer un jour sans réunion par semaine est une autre façon de montrer à votre équipe que vous accordez de l’importance à son temps. Chez Asana, nous avons constaté que les mercredi sans réunion permettaient à nos collègues d’être plus productifs en se concentrant sur leurs tâches sans interruption.

[À lire] 6 conseils pour exploiter le potentiel de l’état d’hyper-concentration au travail

12. Tirer parti de la technologie et des outils de gestion du travail

Que les membres de votre équipe se croisent tous les jours au bureau ou que vous soyez répartis aux quatre coins du monde, il est de nos jours essentiel de disposer d’une source unique de référence.

Un logiciel de gestion du travail peut vous aider à vous sentir plus proche de vos collègues, à fixer des objectifs, à planifier des tâches et à suivre les progrès réalisés. En plus d’économiser le temps consacré au « work about work », la centralisation de tous vos projets et de la communication dans un seul outil permettra à chacun de garder le contrôle sur ses activités.

Un outil de gestion du travail est le meilleur moyen de centraliser les informations de votre équipe. Il vous aide à clairement identifier qui fait quoi, pour quand, pourquoi et dans quel but. Ces outils, dont Asana est un bon exemple, offrent les avantages suivants :

Essayer la gestion du travail sur Asana

13. Être proactif

Les outils et méthodologies de gestion de projet ci-dessus peuvent s’avérer extrêmement utiles pour résoudre les problèmes. Cependant, vous devez également adopter une démarche proactive pour assurer le bon déroulement des projets.

Identifiez et affectez les ressources disponibles aux diverses initiatives de votre équipe pour optimiser la valeur et la productivité de celle-ci. Une fois le projet lancé, utilisez des processus de gestion des risques proactifs pour suivre et anticiper les complications avant qu’elles ne surviennent.

Soyez proactif

14. Rechercher le positif et le bon équilibre

Qui a dit qu’il était impossible de conjuguer travail et loisirs ? Une équipe dont les membres s’amusent ensemble collaborera plus efficacement et par conséquent gagnera en performance. Prenez le temps d’organiser des activités de cohésion d’équipe pour donner la possibilité à vos collègues de mieux faire connaissance.

Ne réservez pas uniquement la convivialité à ces activités de cohésion officielles. Vous pouvez instaurer une ambiance sympathique au sein de votre équipe en commençant par exemple une réunion par une anecdote amusante, en vous réunissant après le travail autour d’un verre tous les quinze jours ou en organisant un dîner d’équipe pour célébrer vos petites victoires.

En tissant des relations plus personnelles avec votre équipe, vous renforcerez vos liens et rendrez le travail plus agréable et plus épanouissant pour tout le monde. En outre, les équipes qui s’amusent au travail ont tendance à avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

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Le burnout survient généralement sans prévenir. Cependant, un manager intuitif et impliqué devrait être capable d’en détecter les premiers signes. Encouragez tous les managers à s’entretenir régulièrement avec leurs subordonnés pour parler travail, mais pas seulement. Ce moment sera l’occasion de prendre la température quant au moral et au sentiment général de chacun.”
Dustin Moskovitz, cofondateur et PDG d’Asana
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15. Jouer la transparence

La transparence est une technique de management qui requiert une certaine finesse. Partager des informations importantes avec votre équipe vous obligera à trouver un certain équilibre afin de ne pas révéler plus d’informations que nécessaire et par conséquent de lui causer du stress ou de la détourner de ses objectifs.

Si vous n’êtes pas certain de pouvoir partager certaines informations avec votre équipe, demandez à votre supérieur hiérarchique. Dans la plupart des cas, il saura si et dans quelle mesure vous êtes autorisé à les communiquer. Il pourra par ailleurs vous aider à trouver la meilleure façon de diffuser l’information sans accabler votre équipe ou engendrer un stress inutile.

Faire preuve de transparence et d’honnêteté envers votre équipe consiste principalement à s’assurer qu’elle sait en quoi le travail qu’elle réalise contribue aux objectifs et au succès de l’entreprise. Assurez-vous que votre équipe peut facilement et à tout moment relier son travail et ses projets aux objectifs de votre entreprise. Ainsi, il lui sera possible de comprendre comment ses efforts au quotidien portent leurs fruits à grande échelle.

16. Communiquer efficacement

La communication est la clé de la réussite. Communiquer efficacement est essentiel à la réalisation des projets dans les délais, au maintien de la motivation des membres de votre équipe et à la pleine satisfaction des parties prenantes ou des clients. Outre vos compétences en communication interpersonnelle, créer un plan de communication pour votre équipe reste indispensable.

Votre plan de communication indiquera les canaux à utiliser pour les différents types de communication (par exemple : Slack pour les vérifications rapides ou les e-mails pour les communications externes), dans quel contexte communiquer de manière asynchrone ou en direct, les rôles de chacun dans le projet et la fréquence à laquelle seront communiquées les informations importantes.

Un seul et même outil pour toute votre équipe

Les 16 techniques de management présentées ci-dessus peuvent vous aider à exceller dans l’art du leadership, mais nul besoin de vous mettre la pression pour toutes les appliquer au quotidien. Certaines de ces techniques vous sembleront peut-être plus naturelles que d’autres et c’est bien normal, nous sommes tous différents ! Pour vous sentir plus serein dans votre travail, centralisez vos projets et votre communication dans un outil de gestion du travail fiable et flexible.

Le logiciel de gestion du travail d’Asana réduit le temps perdu à basculer entre les applications et vous aide, vous et votre équipe, à mieux vous concentrer sur la planification. La bonne coordination de vos projets permettra à votre entreprise d’atteindre ses objectifs et plus encore !

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