Kanban ou Scrum : quelles différences ?

Kanban et Scrum... Vous avez très certainement déjà entendu ces termes auparavant. Mais à quoi donc se réfèrent-ils ?

Chaque équipe gère ses propres processus Kanban et Scrum différemment. Suivant l’équipe concernée, vous observerez donc certainement des stratégies distinctes. Quoi qu’il en soit, ces deux structures sont issues des méthodologies visuelles de gestion de projet et peuvent grandement aider vos équipes à collaborer. Toutefois, avant de dresser une comparaison entre ces deux méthodologies et d’en identifier les différences, il nous faut déjà définir ce qu’elles englobent.

Kanban

Le terme Kanban se réfère le plus souvent à une stratégie visuelle de gestion de projet qui vise à présenter les activités sous forme de tableau, dont les colonnes correspondent aux étapes de travail. En effet, dans un tableau Kanban, les tâches individuelles passent par plusieurs étapes avant leur achèvement.

[À lire : guide pour nouvel utilisateur de tableaux Kanban]

L’histoire de la méthode Kanban

À l’origine, la méthode Kanban a été développée par Taiichi Ohno, dans le but de concevoir une méthodologie de lean manufacturing (ou gestion sans gaspillage) alors qu’il travaillait chez Toyota. En japonais, le terme Kanban associe deux mots : 看 (Kàn) pour « signe » et 板 (Bǎn) pour « tableau ». Le système créé par M. Ohno était initialement utilisé pour suivre la demande au sein de l’usine Toyota grâce à des cartes en papier. Plutôt que de tenter d’anticiper la demande et de produire en conséquence, sa méthode Kanban a permis de produire et réapprovisionner les stocks de façon à répondre précisément à la demande des consommateurs.

La méthode Kanban aujourd’hui

Après plusieurs décennies d’adaptations et d’améliorations, aujourd’hui numérisée, la structure Kanban développée par Taiichi Ohno est devenue le système de gestion de projet Agile que nous connaissons. Pour résumer, cette structure Kanban moderne est une méthode visuelle connectée de gestion du travail. De nos jours, lorsque l’on se réfère au terme « Kanban », il s’agit bien souvent de s’intéresser aux tableaux Kanban et donc à la vue de gestion de projet qui permet à la méthodologie Kanban de prendre vie de façon visuelle.

Les colonnes d’un tableau Kanban représentent les différentes étapes par où passe le travail. Chaque colonne contient des cartes visuelles qui représentent des tâches individuelles, à l’image des cartes en papier utilisées par Taiichi Ohno au départ.

Tableau Kanban de suivi des bugs

Les tableaux Kanban sont l’une des formes de gestion de projet visuelle les plus répandues. Comme d’autres types de gestion de projet visuelle, ils permettent dans certains cas d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur un projet et ses composantes, en un clin d’œil et en toute simplicité.

[À lire : 3 façons de visualiser les plans de projet]

Les avantages des tableaux Kanban

Utiliser un tableau Kanban pour gérer vos projets de façon visuelle permet à votre équipe de glaner un maximum d’informations d’un seul regard. Concevez votre tableau Kanban avec un outil de gestion du travail et vous pourrez également identifier les responsables de tâche, échéances et autres étiquettes (priorité, type de tâche, etc.) directement depuis les cartes du tableau (qui représentent les tâches ou livrables individuels). Grâce à ce type d’outil, vous pourrez aussi agrandir chaque carte pour consulter tous les détails liés à une tâche, son contexte, les fichiers concernés et bien d’autres informations encore.

Les tableaux Kanban offrent à votre équipe le moyen de visualiser le travail en cours en toute flexibilité. Traditionnellement, les colonnes d’un tableau Kanban affichent les différentes étapes de travail (ex. : À faire, En cours et Terminé). Ils sont donc très utilisés par les équipes qui recherchent des outils de gestion du travail pour gérer visuellement certains processus et projets continus comme les demandes de création ou le suivi des bugs. Néanmoins, vous pouvez aussi créer vos propres colonnes de tableau Kanban et les utiliser pour représenter ce que bon vous semble, notamment en vous basant sur les responsables de tâche, couloirs d’activités et responsabilités ou encore les échéances.

Les tableaux Kanban sont si efficaces pour visualiser nos activités qu’ils constituent une composante essentielle de la plupart des outils de gestion de projet. Si vous recherchez le bon outil de gestion de projet pour votre équipe, vous devez donc vous assurer qu’il propose une vue Kanban. Mieux encore, il est conseillé d’adopter un outil qui vous permet de consulter les tâches de plusieurs manières. Sur Asana, par exemple, vous pouvez opter pour quatre vues différentes : la vue Tableau (ou Kanban), Chronologie, Calendrier ou Liste.

[À lire : 4 façons de visualiser ses activités sur Asana]

Scrum

Tout comme la méthode Kanban, Scrum est une structure destinée à améliorer la collaboration et réaliser les tâches à haute valeur ajoutée. Cependant, à l’inverse de Kanban qui se base quasi-exclusivement sur la forme visuelle de gestion du travail inventée par Taiichi Ohno, Scrum est une structure complète : grâce à cette méthode, il est possible de gérer entièrement le fonctionnement des équipes.

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L’histoire de la méthode Scrum

Le terme « Scrum » a été utilisé dans le développement produit pour la première fois en 1986, dans un article rédigé par Hirotaka Takeuchi et Ikujiro Nonaka, publié dans la Harvard Business Review et intitulé The New New Product Development Game (Les nouvelles règles de développement d’un nouveau produit). Cet article introduit la méthode Scrum ainsi :

« Plus va, plus les entreprises réalisent que les anciennes approches de type séquentiel ne donnent pas les résultats escomptés lorsqu’il s’agit de développer de nouveaux produits. Au Japon et aux États-Unis, les entreprises préfèrent donc de plus en plus se tourner vers une méthode holistique, à l’image du rugby : le ballon passe de main en main dans l’équipe, tandis que cette dernière se déplace sur le terrain comme un seul homme. »

En 1995, Ken Schwaber et Jeff Sutherland publient l’article SCRUM Development Process, dans lequel ils dressent les grandes lignes des techniques et principes de notre méthode Scrum actuelle. Ils ont par la suite poursuivi leurs recherches et affiné la méthodologie Scrum, notamment dans le très célèbre Scrum Guide (guide Scrum), un document évolutif qu’ils mettent régulièrement à jour. Ce guide définit Scrum « non pas comme un processus, une technique ou une méthode formelle, mais comme une structure au sein de laquelle il est possible d’employer différents processus et techniques ». D’après ses auteurs, Scrum est là pour aider les équipes à apporter des améliorations constantes à leur produit, leur équipe et leur environnement de travail dans son ensemble. Comment ? En encourageant les équipes à analyser l’efficacité de leurs méthodes de travail et à se dépasser sans cesse pour les faire évoluer et les améliorer.

La méthode Scrum aujourd’hui

De nos jours, les équipes Agile (produit, ingénierie, développement logiciel, etc.) se servent de la méthode Scrum pour travailler plus rapidement et efficacement. Pour organiser un Scrum, les équipes désignent généralement un Scrum Master, qui a pour rôle de superviser trois phases Scrum distinctes et de s’assurer que tout le monde garde le cap. Le Scrum Master peut être aussi bien chef d’équipe, de projet ou responsable produit, mais également toute personne qui souhaite ardemment implémenter ces trois phases Scrum typiques :

  • Phase 1 : planification de sprint. Habituellement, un sprint Scrum dure près de 2 semaines, mais les équipes peuvent organiser des sprints plus courts ou rapides. En phase de planification de sprint, le Scrum Master et son équipe se penchent sur le backlog d’activités de l’équipe et sélectionnent les tâches à accomplir au cours du sprint.
  • Phase 2 : réunions debout Scrum quotidiennes. Tout au long du Scrum (une période également appelée « cycle Scrum »), les équipes organisent généralement de courtes réunions quotidiennes pour évaluer leur progression et s’assurer que la quantité de travail attribuée est adaptée.
  • Phase 3 : rétrospective de sprint. À la fin du Scrum, le Scrum Master organise une réunion de rétrospective de sprint afin d’évaluer le travail effectué, de rediriger les tâches encore non terminées vers le backlog et de préparer le prochain sprint.

[À lire : Asana pour Agile et Scrum]

Lorsque l’on parle de méthodologie Scrum, il ne s’agit pas de gérer la conception en deux semaines, livrer le résultat final et ne plus jamais en entendre parler. Le concept s’appuie sur la volonté d’adopter une mentalité basée sur le perfectionnement permanent, afin de procéder par petites avancées pour atteindre de plus grands objectifs en équipe. Scrum permet aux équipes de diviser le travail en plusieurs tâches plus petites sur lesquelles elles peuvent travailler aisément. Ainsi, elles hiérarchisent mieux leurs activités et produisent des résultats plus efficacement.

Les avantages de la méthode Scrum

Les équipes qui se servent de Scrum pour travailler ont clairement établi les règles et conventions à respecter, ainsi que les responsabilités de chacun. En outre, elles peuvent s’appuyer sur des réunions quotidiennes, la planification des sprints et leur analyse (ou réunions de rétrospective) pour vérifier régulièrement où en sont leurs processus en cours et y apporter des améliorations.

Dans la mesure où le travail s’organise à partir d’un backlog d’activités et où tout commence par une réunion de planification de sprint, Scrum propose une structure intégrée facile à utiliser par les chefs d’équipe et responsables produit pour gérer et soutenir le travail essentiel de leur équipe. À ce haut degré de hiérarchisation intégrée s’ajoute une répartition claire des responsabilités. Lors d’un Scrum, votre équipe doit accomplir certaines tâches précises au cours d’une période donnée pour chaque sprint.

Mais alors, qu’est-ce que la méthode Agile ?

Lorsque l’on aborde les concepts de Kanban et Scrum, un troisième terme revient fréquemment : la méthode Agile.

S’il est vrai que les équipes Agile adoptent régulièrement une approche Scrum et utilisent des tableaux Kanban, il faut replacer ce terme à un niveau plus général. Tout comme il est possible de se servir d’un tableau Kanban sans adopter la méthode Scrum, toutes les équipes Agile ne font pas appel à Scrum ou aux tableaux Kanban. Il faut en fait plutôt voir la méthode Agile comme une philosophie de gestion de projet. Suivre une méthodologie Agile, c’est croire en un développement graduel par itérations qui aide les équipes à évoluer pour faire face au changement et gérer l’incertitude. Les méthodes Kanban et Scrum sont des sous-catégories de la méthodologie Agile.

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La différence entre Kanban et Scrum

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce que sont les méthodes Kanban et Scrum et des origines de ces structures, il est temps d’expliquer la différence entre les deux pour vous permettre de faire le bon choix dans chaque situation.

Scrum pour la précision, plutôt que Kanban

En tant que structure bien cadrée, Scrum inclut un ensemble de « règles » précises à suivre par les équipes. Vous pouvez certes décider de les modifier ou de les adapter à votre équipe, mais par défaut, le Scrum de base comporte les éléments suivants : un Scrum Master, un backlog d’activités, une période de sprint, des réunions debout régulières et une échéance précise pour chaque sprint.

Kanban est pour sa part majoritairement employé pour visualiser les différentes activités, quelles qu’elles soient. De nombreuses équipes organisent d’ailleurs leur Scrum sur un tableau Kanban (même si dans ces cas-là, on parle bien d’appliquer la méthode Scrum et non Kanban). Il faut donc plutôt voir cette méthode comme un moyen de visualiser son travail que comme une « méthodologie » régie par un ensemble de règles.

Scrum et son déroulement sur une période fixe

Scrum fonctionne sur le principe des sprints, des cycles de travail de deux semaines. Au cours d’un cycle Scrum, votre équipe débute avec un backlog d’activités. À la fin de chaque sprint, vous faites l’inventaire des tâches terminées diverses et variées. Cela ne veut pas dire que toutes les équipes auront fini chacune des tâches attribuées lors d’un Scrum. Il s’agit simplement d’obtenir un livrable en fin de sprint.

Bien souvent, les équipes qui se servent de tableaux Kanban pour le Scrum (aussi parfois appelés tableaux Scrum), créent d’ailleurs un nouveau tableau pour chaque sprint Scrum, pour deux raisons particulières :

  1. Les équipes qui créent de nouveaux tableaux pour tous les sprints peuvent faire table rase, facilitant ainsi le travail du Scrum Master et son équipe Scrum au moment de visualiser les nouvelles tâches à réaliser pour chaque sprint.
  2. Les Scrum Masters s’appuient sur les tableaux Scrum précédents pour identifier le travail accompli au cours de chaque cycle Scrum. Dans la mesure où les équipes qui adoptent la méthode Scrum le font surtout pour améliorer leurs processus et leur efficacité, elles ont tout intérêt à analyser les tâches déjà terminées.

Contrairement à Scrum, les tableaux Kanban ne demandent pas nécessairement d’indiquer des dates de début ou de fin. Par exemple, sur Asana, nous avons pour habitude d’utiliser les tableaux Kanban pour représenter les processus en cours. En raison de leur flexibilité, ces tableaux visuels sont la solution idéale pour gérer les processus de réception des nouvelles demandes et les projets de demandes de création qui n’ont pas de délais particuliers.

Plusieurs options d’organisation pour les colonnes des tableaux Kanban

Lorsque vous organisez un Scrum, il est primordial de suivre vos activités au fil de leur avancement, d’une étape à l’autre. L’un des meilleurs moyens de vous assurer que le sprint suit son cours reste encore d’évaluer le flux de travail, du backlog produit jusqu’au livrable final. C’est principalement à cet effet que sont organisées les réunions debout journalières Scrum.

Cependant, dans un tableau Kanban hors cadre Scrum, les colonnes peuvent représenter tout autre chose que le statut du travail. Vous pouvez par exemple créer un tableau Kanban divisé en différents « couloirs d’activités », permettant ainsi à chaque membre de votre équipe de suivre son travail en cours. Certains tableaux Kanban peuvent également représenter le travail à faire chaque mois, réparti par colonne. Il existe aussi des tableaux Kanban rétrospectifs qui permettent d’identifier le travail accompli pendant un mois donné. En bref, vous pouvez représenter ce que vous voulez grâce aux colonnes de ce type de tableau, à l’inverse de Scrum qui implique certaines règles précises.

Tableau Kanban de demandes de création

Kanban et Scrum : pour un perfectionnement constant des équipes

L’un des principes fondateurs de la méthodologie Agile consiste à faire preuve de flexibilité et à chercher constamment à s’améliorer. C’est d’ailleurs notamment pour cette raison que les équipes produit, d’ingénierie et de développement logiciel sont autant séduites par les philosophies Agile. Cette mentalité de perfectionnement permanent est au cœur des deux méthodes, Kanban et Scrum.

Dans le cadre de Scrum, cette notion d’amélioration constante n’implique pas de travailler sur un projet pendant un long moment et de le livrer une fois le résultat parfait obtenu, mais de « privilégier le processus sur la perfection ». Durant un sprint, les équipes travaillent sur de nouveaux produits, fonctionnalités ou outils et procèdent à la livraison, avant d’apporter régulièrement des améliorations au produit final le cas échéant.

Dans le cadre de Kanban, l’amélioration en continu s’applique plutôt à l’équipe et à ses processus qu’à des tâches individuelles. La méthode Kanban pousse les équipes à chercher le moyen d’implémenter des changements, de s’améliorer et au final d’évoluer.

Kanban et Scrum : pour une meilleure collaboration des équipes

La collaboration peut prendre des aspects bien différents selon la structure choisie par votre équipe, mais les méthodes Kanban et Scrum permettent essentiellement aux équipes de mieux travailler ensemble.

[À lire : quels sont les avantages de la gestion de projet ?]

Au sein d’une structure Scrum, des règles précises permettent aux équipes de mieux visualiser les activités des uns et des autres. Grâce aux rôles prédéterminés, aux réunions planifiées et aux sprints réguliers, chaque membre de l’équipe Scrum peut avoir un aperçu rapide de ce sur quoi travaillent ses collègues, de l’avancement du travail et du résultat attendu à la fin de chaque sprint. Et c’est encore mieux lorsque plusieurs équipes d’une même entreprise adoptent la méthode Scrum : les équipes des différents services peuvent alors rapidement orienter et analyser un tableau Scrum, dans la mesure où ce type de tableau fonctionne de façon relativement similaire.

Idem pour la méthode Kanban, qui améliore la visibilité entre collègues. Dès que vous avez décidé de ce que représente votre tableau Kanban, les équipes peuvent tout visualiser sur le tableau d’un seul coup d’œil, en toute simplicité.

Quand recourir à la méthode Kanban ?

Il n’y a pas vraiment de règle pour déterminer quand utiliser la méthode Kanban, Scrum ou toute autre forme de gestion de projet visuelle. En revanche, la méthode Kanban est le plus souvent adaptée dans les cas suivants :

  • Votre équipe cherche à disposer d’un système visuel pour sa gestion de projet
  • Vous souhaitez repérer où en est votre projet d’un simple coup d’œil
  • Votre équipe n’appartient pas aux catégories suivantes : ingénierie, produit, développement logiciel
  • Vous gérez des processus et projets continus
  • La plupart de vos activités ne se déroulent pas à court terme

Dans le cas où vous décideriez de ne pas opter pour une structure Scrum, vous pouvez toujours vous en inspirer. Par exemple, même si vous ne souhaitez pas organiser votre travail en sprints de deux semaines, vous pouvez quand même tenir un backlog d’activités pour aider votre équipe à identifier les tâches et les hiérarchiser. Et le plus pratique avec la méthode Kanban, c’est que vous pouvez faire usage de ce qui vous convient et laisser le reste de côté.

Quand recourir à la méthode Scrum ?

Scrum est une méthode performante pour organiser et hiérarchiser un processus tout entier. Toutes les équipes ne sont pas faites pour travailler avec cette méthode, mais elle pourrait vous être utile dans les cas suivants :

  • Votre équipe appartient aux catégories suivantes : ingénierie, produit, développement logiciel ou Agile
  • Votre équipe pourrait bénéficier de l’emploi d’une structure stricte
  • Vous avez un backlog d’activités conséquent à gérer
  • Votre équipe se sent motivée par les échéances serrées et livrables à court terme
  • Un membre de votre équipe souhaite endosser le rôle de Scrum Master

N’oubliez pas non plus que vous pouvez aussi vous servir d’un tableau Kanban pour le Scrum. Pour organiser des réunions debout quotidiennes productives, ainsi que des planifications et rétrospectives de sprints idéales, il vous faut pouvoir visualiser clairement à quelle étape en sont vos activités et suivre toutes les tâches en cours. Les tableaux Kanban peuvent vous aider à traiter votre backlog de sprint et à organiser le flux de travail durant vos sprints, afin de faire de chaque cycle Scrum une réussite.

Kanban ou Scrum : quelle est la meilleure méthode ?

Bonne nouvelle : pas besoin de faire un choix ! Si Scrum semble être le mieux adapté à votre équipe, vous pouvez visualiser votre processus Scrum depuis un tableau Kanban. Même chose si vous n’êtes pas persuadé d’avoir besoin de toute la structure Scrum pour travailler, ce n’est pas un souci. Vous pouvez faire appel à un tableau Kanban pour aider votre équipe à rester organisée et à faire preuve d’agilité.

Vous devez avant tout trouver la structure (et l’outil) qui vous convient. Que vous utilisiez une structure Scrum ou Kanban, assurez-vous donc que votre système de gestion du travail est suffisamment flexible pour soutenir les activités de votre équipe et lui permettre de donner le meilleur d’elle-même.

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