Plantilla para cronogramas de proyectos

Entre el seguimiento de los plazos, la colaboración con otros departamentos y el equilibrio de los recursos, parecería imposible que un proyecto tenga éxito. Pero no tiene por qué ser así. Con una plantilla para cronogramas de proyectos, tu equipo tendrá visibilidad de sus pasos y de los obstáculos.

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[Interfaz de usuario del producto] Ejemplo de un cronograma de un proyecto con una interfaz de usuario resumida (Cronograma)

Ya sabes qué se siente cada vez que comienza un proyecto nuevo, el entusiasmo y las expectativas por lo que puede pasar. Todas las posibilidades que presenta el proyecto, en lo que se podría convertir. Ya tienes una visión y un plan general, pero ¿y ahora qué? ¿Cómo transformas esta visión en pasos concretos que se finalizarán a tiempo y que harán realidad tu proyecto?

Puedes lograrlo con una plantilla para cronograma de proyecto.

¿Qué es el cronograma de un proyecto?

El cronograma de un proyecto es un panorama general de todos los pasos del proyecto. Incluye las tareas, los hitos y los entregables del proyecto en orden cronológico. En este tipo de gráficos se encuentran representados todos los puntos de un proyecto de principio a fin, para que el equipo pueda ver cuáles son sus próximos pasos y detectar cualquier posible cuello de botella.

¿Qué es una plantilla para cronogramas de proyectos?

Las primeras etapas de la planificación de proyectos pueden parecer abrumadoras. A veces, cuesta entender qué lugar ocupa cada pieza en el proyecto y cómo será posible cumplir con todo dentro de los plazos previstos sin perder el rumbo al éxito. Afortunadamente, una plantilla de cronograma de proyecto hace el trabajo pesado por ti.

Las plantillas de cronogramas de proyectos son recursos reutilizables que se transformaron en plantillas en las que se ven desglosadas las diferentes etapas de tu proyecto con una perspectiva más bien general. Estas plantillas son una herramienta esencial de la gestión de proyectos y sirven como base para los cronogramas de los proyectos, gracias a que en ellas se muestra una línea de tiempo con los pasos a seguir. Una vez que hayas creado una plantilla básica para los cronogramas de proyectos, podrás duplicarla sin problemas para otros proyectos que surjan más adelante (desde lanzamientos de productos a planificaciones de eventos) y ajustar la estructura según sea necesario. Cambia el agobio por la organización con un simple paso.

Beneficios de la plantilla para cronogramas de proyectos

Deja de una vez los gráficos de cronogramas imprimibles. Aléjate de las anticuadas funciones para generar líneas de tiempo y las infografías desorganizadas. No necesitas descargar otra hoja de cálculo más, lo que sí necesitas es una plantilla digital para cronogramas de proyectos.

La plantilla digital para cronogramas de proyectos sirve para mucho más que simplemente mostrarte cuáles son las próximas tareas pendientes. Cuando las creas con una herramienta de gestión de proyectos, las plantillas de cronogramas de proyectos funcionan como fuentes únicas de referencias para todo el trabajo de un mismo proyecto. Las plantillas reutilizables simplifican la planificación y la finalización de los proyectos, porque con ellas se alinean los equipos de diferentes departamentos sobre cuáles son las tareas en las que se trabajará y, además, proporcionan visibilidad y la claridad necesaria con respecto a las responsabilidades para que el proyecto se mantenga en el curso previsto.

Otros beneficios de elaborar una plantilla editable para cronogramas de proyectos:

  • Todos los componentes de un proyecto se alinean en un mismo lugar.

  • Ofrece visibilidad al equipo y las demás partes interesadas.

  • Permite visualizar el flujo de trabajo, incluidas las tareas actuales y las pendientes.

  • Permite ver los posibles obstáculos antes de que ocurran.

  • Es útil para entender la gestión de recursos de un vistazo.

  • Es posible cambiar las fechas de entrega cuando cambian las prioridades.

  • Los calendarios se sincronizan entre los equipos de diferentes departamentos.

  • Se pueden asignar y reasignar tareas a los miembros del equipo.

  • Permite dar seguimiento a las tareas finalizadas y a las próximas tareas pendientes.

  • Puedes agregar las dependencias de las tareas para que todos los miembros del equipo sepan cómo está conectado el trabajo.

  • También puedes configurar los hitos del proyecto para reconocer los avances más importantes.

  • Ayuda a mantener bajo control el ciclo de vida completo del proyecto.

[Interfaz de usuario del producto] Proyecto para campaña de marca en Asana, en una vista al estilo de un diagrama de Gantt (Cronograma)

Cómo usar una plantilla de cronograma de proyecto

¿Te cansaste de dar seguimiento a los proyectos con hojas de cálculo desorganizadas y listas manuales de tareas pendientes? Te entendemos perfectamente. Con una plantilla digital para cronogramas de proyectos puedes terminar con esa desorganización y crear un cronograma de base reutilizable para todos tus proyectos.

Todas las plantillas de cronogramas de proyectos deberían comenzar con los mismos componentes básicos: las fases del proyecto y las tareas. Una vez que hayas creado una plantilla básica de cronograma, podrás personalizarla para los proyectos que sigan, ampliando las etapas con tareas pendientes, asignando las tareas a sus responsables y agregando las correspondientes fechas de entrega y dependencias.

Recuerda que a pesar de su nombre, las plantillas de cronogramas de proyectos, no siempre deben verse como un cronograma. A veces, ver todo proyectado en el gráfico de un cronograma o línea de tiempo es lo ideal, pero otras puede resultar más útil ver las tareas en una cuadrícula al estilo de un tablero Kanban. Elige la vista que mejor se adapte a tu proyecto.

[Interfaz de usuario del producto] Ejemplo de proyecto para campaña de marca (Tableros)

Para elaborar el cronograma para un proyecto específico, sigue estos pasos:

  1. Determina los objetivos del proyecto. Recuerda que deben ser SMART y viables.

  2. Traza el cronograma del proyecto desde la planificación a la ejecución.

  3. Presenta los hitos del proyecto como puntos de control para la finalización de tareas o como puntos de referencia para cuando se inicia alguna nueva etapa. 

  4. Elabora la lista de tareas pendientes del proyecto con cualquier tarea, grande o pequeña, que debas finalizar para que el proyecto sea un éxito.

  5. Determina cuánto tiempo demandará cada tarea, teniendo en cuenta los recursos disponibles y el presupuesto del proyecto.

  6. Completa cada una de las tareas con las fechas de entrega y los responsables.

  7. Agrega las dependencias a cualquier tarea que dependa de la finalización de otra anterior. 

  8. Compártelo con el equipo para lograr visibilidad y claridad sobre las responsabilidades.

  9. Haz los ajustes necesarios, modificando las fechas de entrega a medida que cambien las prioridades. 

Funciones integradas

  • Vista de Cronograma. La vista de cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes ver todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que empiecen, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

  • Brief del proyecto. El brief te permite comunicar detalles y fechas importantes al equipo más amplio. Asegúrate de que tu equipo pueda acceder fácilmente al brief al agregarlo en una fuente central de información como Asana.

  • Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

  • Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

Aplicaciones recomendadas

  • Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

  • Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

  • Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

Preguntas frecuentes

¿Con qué tipos de proyectos se puede usar una plantilla para cronogramas de proyectos?

La respuesta es muy simple. Si es un proyecto con fecha de inicio y de finalización, la plantilla de cronograma puede servirte para mantenerlo encaminado. Las plantillas digitales para cronogramas de proyectos se pueden adaptar para que funcionen con muchos tipos diferentes de cronogramas, como los de eventos, de marketing, los creativos y muchos otros. Pueden usarse tanto para los lanzamientos de productos nuevos como para el seguimiento del progreso de una campaña en redes sociales y mucho más. Estas plantillas funcionan como hojas de ruta con las que los entregables de tu proyecto se mantienen en el curso previsto.

¿Cuál es la diferencia entre el cronograma de un proyecto y un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son herramientas visuales que te permiten trazar los pasos que se deben seguir dentro de un proyecto y ver el cronograma desde una perspectiva más general. Del mismo modo que con los diagramas de Gantt, los cronogramas ofrecen una vista panorámica del proyecto, que incluye cuándo se hará cada tarea y cuánto tiempo llevará. Sin embargo, los cronogramas digitales de proyectos y las plantillas digitales de esos cronogramas tienden a ser más flexibles que los diagramas de Gantt tradicionales que, por lo general, se crean en hojas de cálculo, como las de Excel o de los documentos de Google, y que son más difíciles de mantener y de actualizar.

¿Quién debería crear y gestionar la plantilla del cronograma de un proyecto?

Normalmente, el gerente del proyecto, que es la persona a cargo de supervisar y coordinar el trabajo entre los equipos, también es quien crea y gestiona la plantilla para el cronograma del proyecto. Además de supervisar el progreso del proyecto a nivel general, también es responsable de asignar las tareas, de determinar el alcance de los recursos del proyecto, de facilitar las comunicaciones entre los distintos equipos y de definir y dar seguimiento a los KPI del proyecto. Es importante tener en cuenta que las plantillas de cronogramas de proyectos ofrecen visibilidad y claridad sobre las responsabilidades no solo al gerente del proyecto, sino a todo el equipo.

¿Cuándo deberías crear la plantilla del cronograma de tu proyecto?

Crea tu plantilla básica para cronogramas de proyectos, la que duplicarás y usarás en varios proyectos, antes de comenzar con cualquier planificación para evitar el trabajo que demanda elaborar un cronograma inicial una vez que ya ha comenzado un proyecto. Después, adáptala y personalízala durante la etapa de planificación del proyecto; una vez que hayas determinado las fechas de inicio y finalización del proyecto, y cuando crees y asignes las tareas pendientes. Para cuando el equipo esté listo para trabajar con la primera tarea del proyecto, ya deberías haber desarrollado el cronograma del proyecto.

¿Cómo puedes asegurarte de que la plantilla del cronograma del proyecto será efectiva para mantener al proyecto dentro de los plazos previstos?

Armar la plantilla del cronograma de un proyecto puede resultar agotador, en particular si el proyecto se extiende varias semanas o meses. Para asegurarte de que la plantilla del cronograma del proyecto realmente te sirva para que el proyecto avance (y no para perjudicarlo), no olvides hacer lo siguiente:

  • Observa cuáles son los recursos disponibles al principio del proyecto y asígnalos según corresponda.

  • Colabora con otros miembros del equipo cuando crees el cronograma, para garantizar que los plazos y los entregables sean realistas.

  • Utiliza los hitos para dividir al proyecto en etapas viables que realmente se puedan procesar. 

  • Controla los vencimientos con regularidad y actualízalos según sea necesario.

  • Agrega las dependencias de las tareas para que le quede claro a todo el equipo cómo se conectan las distintas partes del proyecto. 

  • Revisa regularmente el alcance y el progreso del proyecto, y haz las modificaciones que consideres necesarias.

  • Crea tu plantilla para cronogramas de proyectos en una herramienta de gestión de proyectos para que te resulte fácil de usar y sea funcional.

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