Crea flujos de trabajo claros y repetibles en 7 sencillos pasos

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins17 de junio de 202117 min de lectura
facebooktwitterlinkedin
Imagen del banner del artículo “Crea flujos de trabajo claros y repetibles en 7 sencillos pasos”

El término flujo de trabajo resulta ambiguo. Para algunos, un flujo de trabajo es un proceso, para otros, una manera de organizar la información. 

Las imprecisiones en torno al término tienen consecuencias reales. La falta de claridad acerca de lo que es un flujo de trabajo genera confusión sobre el trabajo mismo y deriva en problemas de eficiencia. Por ejemplo, en promedio, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo; tareas como buscar información o dar seguimiento al estado del trabajo. Aun así, cada semana más de una cuarta parte de los plazos previstos no llegan a cumplirse. A pesar de que se trabaja duro y de que estamos ocupados todo el tiempo, de algún modo perdemos el horizonte y fallamos con frecuencia.

Algo no está del todo bien.

Ahora es cuando entran en juego los flujos de trabajo y lo que significan exactamente. Entender claramente lo que es un flujo de trabajo y cómo implementarlo resulta muy útil para organizar de manera efectiva el trabajo del equipo, cumplir con los objetivos del proyecto y crear procesos eficientes y duraderos. Descubre cómo lograrlo:

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un proceso integral que ayuda a que los equipos cumplan sus objetivos. Conecta a las personas indicadas con los datos correctos en el momento adecuado. Una vez que todo está listo para empezar, un flujo de trabajo sirve para organizar la información de una manera que no solo sea entendible, sino que además se pueda repetir. 

Un flujo de trabajo efectivo cuenta con siete pasos ordenados, a grandes rasgos, en tres etapas: la planificación, la ejecución y la revisión.

Planificación: 

1. Ideación y recopilación de la información

2. Ingreso de las solicitudes

3. Priorización y asignación de recursos

Ejecución:

4. Desarrollo y revisión

5. Seguimiento del progreso

Revisión:

6. Aprobación

7. Emisión de informes

¿Cuándo debería crear un flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo son realmente potentes en cualquier equipo o departamento. Cuando se hacen bien, los flujos de trabajo ofrecen la claridad que el equipo necesita para cumplir con los objetivos más rápido. 

Puedes desarrollar un flujo efectivo de trabajo para una iniciativa basada en plazos con un objetivo final. Piensa en las campañas de marketing, los programas para incorporación de empleados nuevos o los procesos de compras. También pueden ser procesos recurrentes y trabajo continuo, como los calendarios de contenido, las solicitudes de TI y el seguimiento de errores.

Por qué los flujos de trabajo son importantes

A pesar de que cada flujo de trabajo es único, todos parten de la misma base, como los ladrillos Lego. Estos componentes básicos son lo suficientemente flexibles como para adaptarlos a las necesidades de cualquier equipo u organización. La codificación de los procesos críticos para el negocio es fundamental para estructurar tu organización. Cuando se hace bien, nadie tiene que preguntarse cuál es el paso siguiente o quién se ocupa de cada parte de un proyecto. Eliminar esa incertidumbre revolucionará completamente la forma de trabajar.

Este nivel de estructura puede traer grandes beneficios tangibles para el equipo, como los siguientes:

  • La coordinación entre los distintos miembros del equipo es más simple.

  • Se impulsa la productividad (sin sacrificar la calidad ni los costos).

  • Mejor asignación de los recursos.

  • Aumento de la visibilidad en los proyectos.

  • Los líderes se ven empoderados y pueden tomar decisiones más inteligentes, porque a todo se le da seguimiento en un solo lugar.

  • La información se reúne menos de forma manual y también disminuye la cantidad de trabajos duplicados.

  • Los conjuntos aislados de datos desaparecen al reunir todo en una fuente de referencias central y de fácil acceso.

  • Los miembros de los equipos adquieren una idea clara de cómo contribuyen con sus trabajos a metas y objetivos compartidos más amplios.

  • La incertidumbre acerca del trabajo que hay que hacer disminuye y el potencial de los miembros del equipo se libera.

  • Los procesos ad hoc desaparecen y también, los sistemas aislados, para ser sustituidos por un eje central de información.

En vez de reinventar la rueda todas las veces, los flujos de trabajo permiten que los equipos generen mayor impacto y que se adapten con facilidad a las distintas circunstancias, para lograr producir trabajos de excelencia. 

Los 3 beneficios principales de contar con flujos de trabajo bien definidos

Un flujo de trabajo puede sonar como algo que demanda mucho trabajo de configuración. Pero los procesos bien definidos y repetibles son la clave del crecimiento. Con un flujo de trabajo efectivo, puedes eliminar los pormenores del trabajo, disipar las frustraciones, aumentar la claridad e impulsar el compromiso. La inversión anticipada te hará ahorrar muchísimo tiempo y estrés.

Visibilidad en tiempo real

No es ningún secreto que los detalles prácticos que se pueden obtener en tiempo real mejoran la eficiencia. Pero acceder a esos detalles puede resultar complicado y aquí es donde los flujos de trabajo entran en juego.

Un flujo de trabajo efectivo conecta a las personas indicadas con la información correcta en el momento adecuado. Este nivel de conexión aumenta la visibilidad de los proyectos y dentro de ellos. Todos en tu equipo saben exactamente quién hace qué, para cuándo y por qué es importante. En particular, este nivel de visibilidad favorece lo siguiente:

  • La obtención de detalles concretos y en tiempo real para aumentar la eficiencia del equipo.

  • La precisión para la planificación, la asignación de recursos y la adaptación a escala según cada caso.

  • Los ejecutivos o integrantes de otros departamentos están al tanto del progreso de los proyectos en todo momento.

  • Las demoras son menos frecuentes y se producen entregas de mejor calidad.

  • Las vistas ofrecen una perspectiva general del proceso de un proyecto que permite entender, detectar y diagnosticar cualquier problema.

Alineación entre y dentro de equipos de distintos departamentos

Los flujos de trabajo claros y bien definidos empoderan la claridad entre los distintos departamentos y favorecen el contexto cuando trabajan muchos equipos a la vez. Si cuentas con una red de herramientas o proyectos conectados, los equipos de distintos departamentos pueden ver con claridad cómo y por qué se hacen los trabajos. 

Las buenas herramientas para gestión del trabajo permiten definir y compartir flujos de trabajo, independientemente del equipo en que te encuentres. Se genera una fuente única de referencias para todos los trabajos y los datos, que rompe con el aislamiento de la información en los equipos para impulsar una colaboración más eficiente. Además, al conectar las iniciativas individuales con los flujos de trabajo a mayor escala de la empresa, los miembros del equipo ven con claridad qué trabajos son más importantes. Gracias a esta claridad, todos pueden centrarse en los trabajos de mayor prioridad que, además, generan mayores impactos.

Lee: 5 clientes de Asana nos cuentan cómo eliminaron el aislamiento en el trabajo

Aumento de la eficiencia operativa

En los flujos de trabajo, los procesos se codifican a través de los formularios para ingreso de solicitudes de trabajo, las automatizaciones y los proyectos en plantillas. Al conectar automáticamente a las personas indicadas con los datos correctos, mejoras la eficiencia y la productividad. Con un flujo de trabajo efectivo se eliminan los pormenores del trabajo para aumentar la velocidad de producción del equipo. Cuando los integrantes de un equipo adquieren claridad, se pueden centrar en el trabajo más importante para lograr trabajos de mayor impacto. Además, el aumento de la transparencia con las integraciones entre diferentes herramientas de negocios reduce la cantidad de veces que hay que cambiar de contexto. 

Cómo son los flujos de trabajo en comparación con otros procesos de negocios

Para elaborar un flujo de trabajo, te convendría incorporar varios procesos de negocios. A continuación, mostramos qué similitudes y diferencias hay entre los flujos de trabajo y estas prácticas:

Flujos de trabajo vs. gestión de procesos de negocios (BPM)

Un proceso de negocios es una secuencia de tareas. La gestión de los procesos de negocios (BPM) consiste en organizar esas tareas para transformarlas en iniciativas importantes de una manera eficiente y efectiva

De un modo similar a lo que sucede con los procesos de negocios, cuando preparas un flujo de trabajo aplicas un pensamiento crítico acerca de cómo puedes organizar el trabajo y procesar las mejoras. La principal diferencia entre ambos es que los flujos se orientan específicamente a la creación de procesos de negocios repetibles y constantes. 

Lee: Eficiencia vs. efectividad en los negocios: Por qué tu equipo necesita ambas cualidades

Flujos de trabajo vs. listas de verificación

Una lista de verificación o lista de pendientes es una lista de cosas que debes hacer. Las listas de verificación son más simples que los procesos de negocios; ya que las tareas de una lista de verificación, por lo general, contienen trabajos que corresponden a varias iniciativas diferentes y sin un orden particular. 

Puedes usar las listas de verificación como parte del flujo de trabajo para asegurarte de no pasar nada por alto. Las listas de verificación y los flujos de trabajo son herramientas simples pero potentes que, cuando se usan juntas, resultan ser muy útiles para que el equipo logre presentar trabajos de excelencia. Intenta incluir listas de verificación en los procesos integrales de tus flujos de trabajo para ayudar a que el equipo cumpla sus objetivos. 

Flujos de trabajo vs. diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos con la que se muestra un cronograma del proyecto en forma de gráfico de barras horizontales. Cada barra del diagrama de Gantt es un paso del proceso. El largo de las barras representa la cantidad de tiempo que demanda el trabajo. 

Los gráficos de Gantt son herramientas excelentes para la gestión de proyectos y, por lo común, se usan para dar seguimiento a iniciativas vinculadas al tiempo de trabajo como la planificación de un evento o el lanzamiento de un producto. Los diagramas de Gantt y otros software para gestión visual de los proyectos como los tableros Kanban pueden ser muy útiles para cumplir con los objetivos más rápido.

Lee: ¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí

Flujos de trabajo vs. diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son muy buenos para observar los pasos de un proceso de manera secuencial. Por ejemplo, en un diagrama de flujo se puede mostrar la relación entre las cinco fases de un proyecto o puede ser útil para visualizar una relación de causa y efecto que esté afectando al proyecto. 

A un nivel más alto, puede ser útil para visualizar los siete pasos de un flujo de trabajo en un diagrama de flujo o diagrama de flujo de trabajo. Una vez que entiendas bien los pasos principales de tu flujo de trabajo, dales vida a esos procesos con una plataforma de gestión del trabajo que permita compartir la información en tiempo real.

Lee: Las 5 fases de la gestión de proyectos para que mejores el flujo de trabajo de tu equipo

Flujos de trabajo vs. gestión del trabajo

Los flujos de trabajo, de hecho, son una parte clave de la gestión del trabajo. Las buenas herramientas para gestión del trabajo facilitan la organización de los flujos de trabajo del equipo o departamento. Favorecen la coordinación de las personas y del trabajo en los distintos niveles de la organización. En definitiva, los flujos de trabajo fortalecen la gestión del trabajo y garantizan que todos tangan la información que necesitan para cumplir con los trabajos más importantes.

La gestión del trabajo es una solución sistemática para coordinar los flujos de trabajo de una organización y proporcionar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. Consiste en coordinar a las personas y al trabajo en todos los niveles de una organización para garantizar que todos tengan la información que necesitan para presentar trabajos de mayor impacto.

Más información

Ejemplos de flujos de trabajo

Antes de profundizar en los beneficios de contar con flujos de trabajo bien definidos y en cómo elaborar los propios flujos, echa un vistazo a algunos ejemplos.

Flujo de trabajo de comentarios de los clientes

  1. Ideación y recopilación de la información: Un cliente envía un ticket, solicitud o comentario.

  2. Ingreso de las solicitudes: Procesamos la solicitud con nuestra herramienta para gestión de las relaciones con los clientes, Zendesk.

  3. Priorización y asignación de recursos: La solicitud se dirige automáticamente al equipo apropiado. Por ejemplo, si se trata de una solicitud que corresponde a Ventas, se envía a Salesforce para que el equipo de Ventas la clasifique. Otra opción sería que los tickets y comentarios se enviaran a equipos internos que trabajan con herramientas para gestión del trabajo como Asana.

  4. Desarrollo y revisión: Los equipos trabajan para resolver el problema del cliente.

  5. Seguimiento del progreso: Las integraciones que funcionan en tiempo real simplifican y automatizan el trabajo entre los distintos equipos. Para que los equipos no tengan que actualizar la información manualmente o que el trabajo no se duplique entre las herramientas, usa integraciones como la de Asana para Zendesk y asegúrate de que los integrantes de tus equipos trabajen siempre con la información más reciente.

  6. Aprobación: La solución final se envía de regreso al cliente a través del equipo de Atención al Cliente. Si es necesario, el cambio se documenta. Si la respuesta a la solicitud no es suficiente, el equipo vuelve al paso cuatro (desarrollo y revisión) para dar otra mirada.

  7. Emisión de informes: A este ticket específico se le da seguimiento como parte del proceso del flujo de trabajo general, a fin de medir el impacto del flujo de trabajo de los comentarios de los clientes. 

Flujos de trabajo para gestión de campañas

  1. Ideación y recopilación de la información: El equipo entero se reúne para llevar a cabo una lluvia de ideas para la nueva campaña. 

  2. Ingreso de las solicitudes: En colaboración con el equipo, el líder del proyecto crea briefs para todos los activos creativos necesarios para las campañas; las imágenes, las animaciones, los videos, el material de contenido y mucho más.

  3. Priorización y asignación de recursos: El líder del proyecto revisa cada pieza de la campaña para poder entender qué lugar ocupa cada cosa antes de establecer las prioridades de las tareas y los proyectos. Después, el líder del proyecto crea un calendario maestro para la campaña a fin de que todos los miembros del equipo tengan una perspectiva general de todo lo que sucede en la campaña.

  4. Desarrollo y revisión: Con una buena planificación armada, ahora puedes pulsar el botón “Acción” de la producción de activos creativos. Los colaboradores externos y tus compañeros se ponen a trabajar. Si hace falta más trabajo para generar esos activos creativos, el flujo de trabajo vuelve a la etapa de producción.

  5. Seguimiento del progreso: Mientras el equipo trabaja, el líder del proyecto supervisa el progreso a través de la plataforma de gestión del trabajo. Si un compañero de equipo tiene un problema o si las entregas del proyecto se demoran, pueden ocuparse y desbloquear el trabajo.

  6. Aprobación: Cuando todo se ve bien, el líder del proyecto aprueba el trabajo. La campaña se pone en marcha.

  7. Emisión de informes: Independientemente de que una campaña resulte ser un éxito sin precedentes o de que no salga según lo esperado, siempre habrá muchísimo que aprender de ellas. El líder del proyecto observa los datos en profundidad y habla con los miembros del equipo para descubrir qué salió bien y qué se puede mejorar.

Flujo de trabajo para planificación de objetivos

  1. Ideación y recopilación de la información: Los líderes de la empresa deciden con qué frecuencia se definirán los OKR (objetivos y resultados clave) de la organización. Son quienes invierten en un sistema para gestión de objetivos para dar seguimiento al trabajo.

  2. Ingreso de las solicitudes: El líder, los miembros del equipo y los demás integrantes clave del proyecto colaboran y aportan ideas para los próximos objetivos. 

  3. Priorización y asignación de recursos: El líder del equipo propone un conjunto de objetivos para el próximo período de objetivos. Lo ideal sería que cada objetivo contribuyera al que tiene sobre él, que aportara claridad y estuviera alineado con el resto del trabajo.

  4. Desarrollo y revisión: Una vez que saben qué pretenden lograr, los miembros del equipo ya pueden ponerse a trabajar. Con una plataforma de gestión del trabajo, pueden conectar el trabajo diario con los objetivos más amplios para que todos sepan qué tareas tienen mayor prioridad.

  5. Seguimiento del progreso: Mientras el equipo trabaja, el líder del proyecto supervisa el progreso. Si es lento o si se escapa algún vencimiento, pueden intervenir y allanar el camino. Tanto el líder como los miembros del equipo brindan actualizaciones de estado con regularidad a través de la plataforma de gestión del trabajo. 

  6. Aprobación: Los miembros del equipo terminan el trabajo y lo marcan como finalizado. Los gerentes echan un vistazo y aprueban o solicitan cambios según sea necesario.

  7. Emisión de informes: Después de cada período, el líder del equipo revisa los objetivos. Examina qué funcionó bien y qué no durante el período del objetivo. Para los próximos objetivos, el equipo doblará la apuesta en cuanto a sus fortalezas y trabajará para revertir las debilidades.

7 pasos para crear un flujo de trabajo efectivo

Los siete pasos para crear un flujo de trabajo efectivo se dividen en tres fases: la planificación, la ejecución y la revisión. La implementación de estos pasos es muy útil para organizar el trabajo de una manera que no solo sea comprensible, sino que además se pueda repetir.

Por qué siete pasos

Piensa en los siete pasos como si fueran una plantilla para flujos de trabajo con la que puedes maximizar el impacto productivo y minimizar los pormenores del trabajo. En vez de dedicar varias horas, o días, al inicio del proyecto para reunir toda la información, con reuniones innecesarias y comunicaciones que se duplican, los flujos de trabajo ofrecen un marco de trabajo para que el equipo pase directamente a la acción. Los siete pasos del flujo de trabajo le brindan al equipo los datos, la información y los activos que necesitan para comenzar con el pie derecho. Con los flujos se crean planes de acción claros, con los que se garantiza que todos en el equipo entiendan qué hay que hacer y cuáles son los plazos previstos.

Por qué siete pasos

Piensa en los siete pasos como si fueran una plantilla para flujos de trabajo con la que puedes maximizar el impacto productivo y minimizar los pormenores del trabajo. En vez de dedicar varias horas, o días, al inicio del proyecto para reunir toda la información, con reuniones innecesarias y comunicaciones que se duplican, los flujos de trabajo ofrecen un marco de trabajo para que el equipo pase directamente a la acción. Los siete pasos del flujo de trabajo le brindan al equipo los datos, la información y los activos que necesitan para comenzar con el pie derecho. Con los flujos se crean planes de acción claros, con los que se garantiza que todos en el equipo entiendan qué hay que hacer y cuáles son los plazos previstos.

Con los flujos de trabajo se capturan procesos repetibles para que no tengas que reinventar la rueda todas las veces. Para que sea efectivo, el flujo de trabajo se debería crear en una herramienta compartida en la que se pueda dar seguimiento a la información en tiempo real.

En el ejemplo a continuación, mostraremos cómo crear un flujo de trabajo en Asana. Si no estás seguro de cómo empezar, descubre cómo conectar a las personas indicadas con los datos correctos en el momento adecuado con un software para gestión de flujos de trabajo, para que los integrantes de cualquier equipo se puedan centrar en entregar trabajos que marquen la diferencia.

Más información

Paso 1: Ideación y recopilación de la información

Cada flujo comienza con una idea. A veces, las ideas llegan con una forma precisa; otras, el equipo se embarca en una iniciativa nueva e interesante bajo algunos criterios orientadores. 

Durante este paso del proceso del flujo de trabajo, reúne la información sin estructuras y trabaja en una lluvia de ideas para el proyecto. Si corresponde, piensa en cualquier limitación que pueda tener el proyecto, en las restricciones o los requisitos antes de avanzar con el próximo paso.

Por ejemplo, observemos un flujo de trabajo web. El vicepresidente de Marketing le pide a tu equipo de creativos que renueven completamente la página principal del sitio web. Comparte una visión de qué aspecto quiere que tenga la página web antes de entregar el proyecto. En esta etapa del flujo de trabajo, analizas con tu equipo algunas ideas iniciales, comparten lo que los inspira de las páginas de inicio de sus sitios favoritos y crean prototipos en la herramienta para lluvia de ideas, Miro

Paso 2: Ingreso de las solicitudes

Una vez que tengan una idea general de qué hay que hacer, prepara los detalles y el plan del proyecto. En esta etapa del flujo de trabajo asegúrate de capturar todos los datos relevantes, la información o lo que necesite el negocio. Esta información servirá para el proceso que elabores, los participantes que involucres en el proyecto y el trabajo que entregues finalmente.

No es necesario tener todos estos materiales para cada flujo de trabajo. De todos modos, asegúrate de desarrollar material suficiente como para que no falte información para el resto del trabajo del proyecto. Elimina las idas y vueltas para pedir más claridad, contexto e información sobre el trabajo.

Para seguir con nuestro ejemplo de flujo de trabajo de producción web, transforma a la lluvia de ideas de tu equipo en un brief creativo. Con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, puedes incorporar los bocetos iniciales de Miro en el brief y combinarlos con otra información del proyecto como el plan de comunicaciones.

3. Priorización y asignación de recursos

Una vez que tengas listo el plan, será hora de poner todo en acción. Empieza por la asignación de recursos. Necesitas contar con visibilidad sobre los procesos para poder establecer las prioridades de manera efectiva y asignar los recursos basados en la capacidad productiva del equipo. 

Los flujos de trabajo efectivos no se centran solamente en maximizar la productividad y en hacer la mayor cantidad posible de trabajos. Sirven para dar lugar a la creatividad. Cuando se hace bien, la gestión de recursos maximiza el rendimiento de los empleados y disipa el caos. Esto favorece que al final del día todos en tu equipo se sientan satisfechos, no agotados, con lo que han hecho.

Para que este paso del flujo de trabajo sea repetible, tienes que automatizarlo. Una vez que tengas una idea clara de cuál es la capacidad productiva de cada miembro del equipo, lleva a cabo la automatización del flujo de trabajo para dirigir los trabajos con precisión a los miembros adecuados del equipo. Aclara las prioridades de cada proyecto y empodera a los miembros del equipo para ajustar los vencimientos en caso de ser necesario, a fin de garantizar que puedan presentar trabajos con la máxima calidad. 

En nuestro ejemplo, el equipo creativo tiene un proyecto para solicitudes creativas en Asana. Cuando ingresa una solicitud, los flujos de trabajo automatizados envían el trabajo al miembro apropiado del equipo. Cada iniciativa tiene un nivel de prioridad asociado. De este modo, los miembros del equipo saben en qué deben centrar su energía. En la misma herramienta, también tienes una ventana que permite ver y trabajar con la Gestión de recursos para reasignar o reprogramar el trabajo según sea necesario.

Lee: Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

4. Desarrollo y revisión

Esta etapa es la columna vertebral del “trabajo” del flujo de trabajo: el desarrollo de las entregas del proyecto, las revisiones y las iteraciones activadas por el circuito de los comentarios, y la obtención de comentarios mediante aprobaciones de otros integrantes.

Si el flujo no es perfecto, se trabaja mucho de forma manual. Entonces, por ejemplo, puede resultar difícil encontrar el archivo correcto en el momento adecuado. Algo que contribuye enormemente a los pormenores del trabajo es buscar documentos y perseguir aprobaciones. Así que al mantener la información en una herramienta centralizada, se reduce ese trabajo innecesario que tenían que hacer todos en tu equipo. 

Cuando las comunicaciones y los archivos se comparten todos en el mismo lugar, los miembros de los equipos dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo y más al trabajo real. Entonces, entra en acción, usa la automatización para sacar a la luz la información que necesitas, en el momento exacto en que la necesitas.

Para seguir con nuestro ejemplo de flujo de trabajo de producción web, después de asignar el trabajo, nuestros diseñadores crean un esquema para el sitio web de la página de inicio nueva en Figma, que luego adjuntan al proyecto. Mediante una Verificación, los integrantes agregan comentarios en los archivos PDF para dejar opiniones específicas sobre lo que creen que funciona bien y lo que no. Una vez que se haya terminado con el diseño, podrás entregar esos diseños al equipo de Desarrollo Web sin tener que duplicar el trabajo. Por el contrario, esa información se aloja en el proyecto de solicitud creativa y también en el de producción web; así, todos trabajamos a partir de la información más actualizada. 

5. Seguimiento del progreso

En cualquier flujo de trabajo es crítico poder garantizar que todos en el equipo estén al tanto de lo que sucede con el trabajo en igual medida. Es muy frecuente, demasiado, que los datos se encuentren dispersos en distintas herramientas. Para poder emitir informes sobre el progreso de un proyecto, tienes que cambiar entre herramientas y recopilar la información manual en un solo lugar. Pero el trabajo manual, que puede llegar a duplicarse, representa una pérdida de tiempo —nadie quiere tener que sumar otra reunión más para hacer un seguimiento del estado—. 

En cambio, comparte las actualizaciones de estado del proyecto en el mismo lugar en que se produce el trabajo para que todos tengan el contexto que necesitan exactamente donde trabajan. Si el proyecto no marcha bien, el informe de estado ayudará a que los demás integrantes sepan que hay una demora y a que entiendan cómo se resolverá cualquier obstáculo. 

Por ejemplo, muchos de los integrantes están dedicados al flujo de trabajo de producción web. Después de todo, quien hizo la propuesta inicial fue el vicepresidente de Marketing. Pero no hace falta informar a los integrantes del proyecto acerca de cada pequeño detalle ni de cada piedra en el camino. En cambio, puedes compartir actualizaciones semanales del estado del proyecto, agregar contexto y vincularlo a las tareas y logros con los que haya trabajado el equipo. 

Lee: La guía para líderes de equipo para elegir una buena herramienta de informes

6. Aprobación

A veces, lo único que falta es esa última aprobación, pero se puede volver complicado conseguirla. Por lo general, los líderes ejecutivos están siempre ocupados. A pesar de que solamente necesitas que den el visto bueno, su tiempo es muy valioso y es muy difícil acceder a ellos. Sin embargo, con un flujo de aprobaciones puedes automatizar este paso, ya que ofrece claridad y es fácil de usar para que, a quien le corresponda, dé su bendición final.

En nuestro ejemplo, la nueva página de inicio está lista para publicar, pero para hacer el cambio necesitas la aprobación del vicepresidente de Marketing. Entonces, le envías una solicitud de aprobación (diferente de una tarea común). Esta notificación tan particular le permite reconocer el tipo de información que esperas recibir; para poder responder en consecuencia, rápida y fácilmente. Con un clic en un botón, obtienes su aprobación y lanzas a tiempo la publicación de la nueva página de inicio. 

7. Emisión de informes

Independientemente de que el proyecto resulte ser un éxito rotundo o de que se hayan encontrado piedras en el camino, siempre habrá mucho por aprender de cada iniciativa. El último paso de un flujo de trabajo es emitir informes sobre el progreso y analizar los datos en profundidad para aprender qué funcionó bien y qué no. Resulta útil para optimizar los proyectos que vendrán después o incluso, en algunos casos, para refinar el flujo de trabajo actual. 

Para terminar con nuestro ejemplo, diremos que la página de inicio, finalmente, se ha publicado. ¡Felicitaciones! El paso final es dar seguimiento a cómo funciona la página y emitir informes sobre los avances de forma progresiva. Entonces, la próxima vez que necesites lanzar una página web, parte de lo aprendido con este proyecto, para que el trabajo sea aun mejor. 

Cómo elaborar flujos de trabajo digitales colaborativos

Tal como reza el famoso dicho de Ralph Waldo Emerson, “La vida es un viaje, no un destino”, y lo mismo sucede con los flujos de trabajo. Al centrarse en la mejora de los procesos de trabajo, puedes brindar a los miembros del equipo todas las herramientas y la información que necesitan para tener éxito. 

Recursos relacionados

Ebook

Empieza con inteligencia y termina con solidez