Por qué contar con un plan claro de comunicaciones es mucho más importante de lo que crees

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins29 de marzo de 20218 min de lectura
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En la mayoría de los casos, las comunicaciones claras son importantes para garantizar el éxito de un proyecto. Las comunicaciones claras en la gestión de proyectos no se trata solamente de dónde debes comunicarte, sino también a qué miembros específicos del equipo debes dirigirte con qué tipos de mensajes.

La buena noticia es que crear un plan efectivo de comunicaciones no es para nada difícil. Todo lo que debes hacer es definir los canales de comunicación y alinear a todos en torno a cuándo los miembros del equipo deben usar cada canal. En este artículo, abordaremos cómo preparar un plan de comunicaciones y te mostraremos una plantilla para que puedas crear el tuyo propio.

¿Qué es un plan de comunicaciones?

En la gestión de proyectos, un plan de comunicaciones es un esquema de cómo se comunicará, a los integrantes clave, la información importante del proyecto que vaya surgiendo continuamente. Tu plan de comunicaciones será útil para que el equipo entienda quién debería recibir qué notificaciones y cuándo corresponde poner en tema a los demás integrantes del proyecto. Como parte de tu plan de comunicaciones, te convendrá aclarar qué colaboradores de los canales deben participar y cuándo, con qué frecuencia se deberían comunicar los distintos tipos de datos y quién es responsable por cada uno de los canales.

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Compartir un plan de comunicaciones puede aportarle a tu equipo la claridad necesaria para saber qué herramientas usar, cuándo y a quién contactar a través de cada una de las herramientas. Sin un buen plan de comunicaciones, podría haber un miembro del equipo que hiciera una pregunta acerca del trabajo en una herramienta que otro equipo casi nunca revisa. En vez de poder comunicarse con claridad y avanzar con el trabajo, ambos compañeros de equipo se frustrarían o terminarían confundidos o desconectados del trabajo que realmente importa. En conclusión, si no tienen una idea clara de quién es el responsable de cada canal, es muy probable que terminen contactando a algún ejecutivo con dudas que esa persona no pueda responder. Lo que empezó como una simple falta de comunicación se ha transformado en tres miembros del equipo frustrados; y durante todo ese tiempo, el trabajo sigue sin avanzar.

¿Qué debería incluir un plan de comunicaciones?

Tu plan de comunicaciones es un sitio centralizado en el que se reúne todo lo que necesitas para cumplir con la estrategia de comunicaciones del proyecto. Los miembros del equipo deberían poder usar el plan de comunicaciones para responder a dudas como las siguientes:

  • ¿Qué canales de comunicación usamos? ¿Para qué se usa cada canal?

  • ¿Cuándo deberíamos comunicarnos en persona y cuándo de forma asincrónica?

  • ¿Cuáles son los roles dentro del proyecto? ¿Quién es el gerente del proyecto? ¿Quiénes son los integrantes del equipo que trabajan con el proyecto? ¿Quiénes son todos los afectados por el proyecto?

  • ¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado? ¿Con qué frecuencia se compartirán?

¿Qué no debería incluirse en el plan de comunicaciones?

Un plan de comunicaciones te ayudará a aclarar cómo se comunicarán con el equipo del proyecto y los demás involucrados, que pueden ser otros miembros del equipo interno que trabajan en la empresa o participantes externos como los clientes o colaboradores contratados.

Un plan de comunicaciones en la gestión de proyectos no es un plan de RR. PP. Este plan no servirá para alinearse con respecto a las estrategias para redes sociales, ni para identificar al público al que se dirigen ni tampoco para definir mensajes clave diferentes según la demografía. Si necesitas elaborar alguno de esos planes, considera generar un calendario para redes sociales o un plan para estrategia de negocios.

Los beneficios de contar con un plan de comunicaciones

Obviamente, las comunicaciones claras en el trabajo son algo muy positivo. Pero ¿realmente necesitas contar con un plan de comunicaciones por escrito?

En una palabra: sí. Un buen plan de comunicaciones puede ser muy útil para comunicar la información correcta a los integrantes indicados del proyecto. Los ejecutivos no necesitan recibir notificaciones de cada detalle del proyecto, al igual que muchos de los otros miembros del equipo pueden no necesitar participar en una conferencia telefónica con socios externos. Al aclarar por dónde y cómo se comunicarán, se puede reducir el tiempo que se demora en adivinar qué hacer y además, liberar al equipo de obstáculos.

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Menos cambios entre aplicaciones

Recientemente, entrevistamos a más de 13 000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo y hallamos que el trabajador promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. En vez de centrarse en el trabajo de mayor impacto o, incluso, en colaborar de manera efectiva con los demás miembros del equipo, los trabajadores del conocimiento agotan horas de su trabajo con desasosiego, solo para tratar de entender por dónde deberían comunicarse.

Un plan de comunicaciones puede ayudar a terminar con las adivinanzas. Por ejemplo, si el equipo sabe que solamente te comunicas por cuestiones de trabajo en una herramienta de gestión del trabajo, pueden buscar toda la información clave allí, en vez de sumergirse en la búsqueda entre carpetas de documentos, mensajes de Slack o variadas cadenas de emails. En cierto modo, es similar a cuando sabes que a un miembro del equipo, que solamente trabaja tangencialmente en el proyecto (solo se lo incluye para los informes de estado de alto nivel), no lo molestarías con una pregunta acerca de cuándo vence la próxima entrega del proyecto.

Hemos creado instrucciones para las comunicaciones con respecto a qué software y qué herramientas son mejores para qué. Asana es mejor para las acciones, Slack, para las consultas rápidas o para responder consultas que andan dando vueltas. El email es más oficial y se usa más para las comunicaciones con personas que están fuera de la empresa. De este modo, al generar las instrucciones para las comunicaciones adecuadas, realmente el caos se reduce en gran medida.
Hemos creado instrucciones para las comunicaciones con respecto a qué software y qué herramientas son mejores para qué. Asana es mejor para las acciones, Slack, para las consultas rápidas o para responder consultas que andan dando vueltas. El email es más oficial y se usa más para las comunicaciones con personas que están fuera de la empresa. De este modo, al generar las instrucciones para las comunicaciones adecuadas, realmente el caos se reduce en gran medida.
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Aumenta la colaboración

La colaboración en equipo no es un proceso sencillo que fluye por sí solo; es una habilidad que deben construir juntos con tu equipo. Una pieza esencial para crear una colaboración en equipo que sea efectiva es aclarar las convenciones para las comunicaciones del equipo. El motivo es que uno de los mayores obstáculos para la colaboración efectiva es no sentirse cómodo cuando uno comunica, en particular si se trabaja en un equipo remoto o descentralizado. Si tu equipo se siente inseguro porque todavía no logra deducir cómo comunicarse ni por dónde, no se sentirán totalmente cómodos para hablar entre sí.

Tu plan de comunicaciones es una oportunidad para aclarar por dónde se deben comunicar los miembros del equipo. Dependiendo del nivel de detalle requerido, también puedes incluir cuándo se deben comunicar los miembros del equipo y aclarar las convenciones sobre cómo configurar el modo “No molestar” o desactivar las notificaciones.

Si proporcionas estas instrucciones, eliminas definitivamente uno de los obstáculos más grandes que impiden facilitar la buena comunicación y colaboración entre los miembros del equipo. Cuando saben por dónde comunicarse y, lo que es igual de importante, dónde no comunicarse, pueden sentirse confiados de que envían el mensaje correcto en el momento indicado.

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Menos trabajo duplicado

Actualmente, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, como a buscar documentos, perseguir aprobaciones, cambiar entre diferentes aplicaciones, dar seguimiento al estado del trabajo y, por lo general, a realizar tareas que consumen el tiempo que se podría dedicar al trabajo de mayor impacto. Parte de esos pormenores del trabajo se relaciona con no saber dónde comunicar cada mensaje.

Si los miembros del equipo no tienen un sentido claro de dónde se comparte la información, como por ejemplo en los planes de proyectos o el cronograma del proyecto, entonces deberán buscar entre muchas herramientas o preguntar a varios miembros del equipo solamente hasta encontrar la información correcta. En conclusión, los miembros del equipo que no tengan claro dónde deben comunicarse en relación con el trabajo también tendrán dificultades para hallar sencillamente el trabajo ya hecho.   

Los pormenores del trabajo derivan en más trabajo manual, en la duplicación del trabajo y en menos claridad en general. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, dedicamos el 13 % del tiempo —236 horas al año— a trabajo que ya se ha hecho antes. Al compartir un plan de comunicaciones, le ofreces a tu equipo claridad con respecto a dónde se encuentran exactamente los trabajos, para que no tengan que perder tanto tiempo en buscar ellos mismos.

Cómo escribir un buen plan de comunicaciones

Un plan de comunicaciones es una herramienta poderosa, pero también muy simple de crear. Puedes crearlo en cuatro sencillos pasos.

1. Define los métodos de comunicación

El primer paso para crear un plan de comunicaciones es decidir por dónde se comunicará el equipo acerca de qué temas. Incluye cuándo usar qué herramientas y cuándo comunicarse en vivo o de forma asincrónica. Las comunicaciones en vivo o sincrónicas son las que se producen en tiempo real. Por el contrario, la asincronía tiene lugar cuando envías un mensaje sin esperar que alguien conteste inmediatamente. Todos usamos comunicaciones asincrónicas a diario sin darnos cuenta; principalmente cuando enviamos un email.

Cuando definas el plan de comunicaciones, identifica para qué se debe usar cada herramienta. Por ejemplo, puedes decidir usar:

  • Emails para comunicarnos con los colaboradores externos.

  • Slack para las comunicaciones sincrónicas acerca de las novedades diarias o para consultas rápidas.

  • Asana para las comunicaciones asincrónicas acerca del trabajo, como los detalles de las tareas, las actualizaciones de estado o los documentos clave de los proyectos.

  • Zoom o Google Meet para las reuniones de equipo, como las lluvias de ideas o los análisis post mortem de los proyectos.

Lee: Cómo escribir un informe de estado del proyecto que sea efectivo

2. Alinea a todos en torno a la frecuencia de las comunicaciones

Ahora que sabes por dónde se comunicarán, también tendrás que identificar con qué frecuencia lo harán. La frecuencia de las comunicaciones es tu plan de acción para mantener actualizados a los demás involucrados acerca de los diferentes detalles de un proyecto.

Por ejemplo, puedes considerar la siguiente organización:

  • Actualizaciones de estado semanales para los proyectos publicadas en Asana para que todos los involucrados y los patrocinadores del proyecto las vean.

  • Reuniones de equipo mensuales relacionadas con el proyecto para eliminar cualquier obstáculo o aportar ideas sobre los próximos pasos.

  • Actualizaciones asincrónicas de los logros de los proyectos en Asana según sea necesario.

3. Agrega un plan para la gestión de quienes participan en el proyecto

Poder llevar adelante un proyecto con éxito, con frecuencia, depende de la aceptación y el respaldo que consigas de los demás involucrados. Al principio del proyecto, te encargarás de esto durante la reunión inicial del proyecto, pero también es crítico lograr mantener el apoyo de los participantes a lo largo de todo el proyecto.

Lee: Cómo potenciar la reunión inicial de tu proyecto en 10 pasos

Dedícale algo de tiempo, mientras proyectas el plan de comunicaciones, a detallar cuándo corresponde comunicarse con cada integrante del proyecto y sobre qué temas. Algunas personas, como los miembros clave del equipo que trabajan en el proyecto, se comunicarán respecto al proyecto con regularidad, probablemente, a diario. Otros, tal vez solamente deban estar incluidos durante las actualizaciones de estado o para la lectura de cierre.

Al definir cómo se gestionarán las comunicaciones entre quienes participen en el proyecto, podrás asegurarte de que a cada uno se lo contacte en el momento indicado y sobre el tema que corresponda. Las comunicaciones que reciban deberán responder a las preguntas que se ajusten al nivel de detalle de cada uno y deberán estar orientadas a los resultados del negocio y en general, a lo que tenga mayor impacto.

4. Comparte el plan de comunicaciones y actualízalo según sea necesario

Una vez que hayas creado el plan de comunicaciones, será hora de compartirlo con el equipo que participa en el proyecto. Asegúrate de que el plan quede accesible en un lugar que sea una fuente única de referencias en el que se encuentre toda la información del proyecto. Recomendamos usar Asana para dar seguimiento a todas las comunicaciones y trabajos del proyecto, a fin de que se pueda hablar y trabajar en el mismo lugar.

Si algún cambio afecta al plan de comunicaciones del proyecto, no olvides actualizarlo y comunicar tales cambios. De este modo, los miembros del equipo siempre tendrán acceso a la información más reciente.

Plan de comunicaciones de ejemplo

[Brief de proyecto] Plan de comunicaciones de ejemplo para campaña de marca en Asana

Plantilla para plan de comunicaciones

Descripción de la comunicación

¿Qué tipo de comunicación es esta?

Frecuencia

¿Con qué frecuencia se comunicarán?

Canal

¿Qué herramienta usarán? ¿Es una comunicación sincrónica o asincrónica?

Público

¿Quién recibirá esta comunicación?

Encargado

¿Quién se encargará de enviar esta comunicación?

Las buenas comunicaciones comienzan con un gran plan de comunicaciones

Las comunicaciones claras pueden ayudar a enviar el mensaje correcto en el momento indicado. Empodera la colaboración fluida y, a la vez, asegúrate de que a todos los miembros del equipo se los incluya cuando sea realmente oportuno. De ese modo, pueden pasar menos tiempo comunicándose acerca del trabajo y más ocupándose de lo que tenga mayor impacto.

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