Qué es un plan de comunicación y cómo elaborar uno efectivo para tu proyecto

En la mayoría de los casos, las comunicaciones claras son importantes para garantizar el éxito de un proyecto. No solo se trata de establecer dónde debes comunicarte, sino también a qué miembros específicos del equipo debes dirigirte y con qué tipos de mensajes.

La buena noticia es que escribir un plan de comunicación efectivo no es para nada difícil. Todo lo que debes hacer es definir los canales de comunicación y alinear a todos en torno a cuándo los miembros del equipo deben usar cada canal. Descubre en este artículo, qué es un plan de comunicación, sus beneficios y cómo elaborar uno con ejemplos y plantillas.

¿Qué es un plan de comunicación?

En la gestión de proyectos, un plan de comunicación es un esquema de cómo se comunicará, a los integrantes clave, la información importante del proyecto que vaya surgiendo continuamente. Incluye tanto el plan de comunicación interna como el plan de comunicación externa. El objetivo del plan de comunicación es que el equipo entienda quién debería recibir qué notificaciones y cuándo corresponde poner en tema a los demás integrantes del proyecto. Parte de tus acciones de comunicación implica aclarar qué colaboradores de los canales deben participar y cuándo, con qué frecuencia se deberían comunicar los distintos tipos de datos y quién es responsable por cada uno de los canales.

Compartir un plan de comunicación puede aportar a tu equipo la claridad necesaria para saber qué herramientas usar, cuándo y a quién contactar a través de cada una de las herramientas. Sin un buen plan de comunicación, podría haber un miembro del equipo que hiciera una pregunta acerca de la situación actual de un trabajo en una herramienta que otro equipo casi nunca revisa. Por lo que, en vez de poder comunicarse con claridad y avanzar con el trabajo, ambos compañeros de equipo se frustrarían o terminarían confundidos o desconectados del trabajo que realmente importa. En conclusión, si no tienen una idea clara de quién es el responsable de cada canal, es muy probable que terminen contactando a algún ejecutivo con dudas que esa persona no pueda responder. Lo que empezó como una simple falta de comunicación se ha transformado en tres miembros del equipo frustrados; y, durante todo ese tiempo, el trabajo sigue sin avanzar.

Elementos de un plan de comunicación: ¿qué debería incluir?

Tu plan de comunicación es un sitio centralizado en el que se reúne todo lo que necesitas para cumplir con la estrategia y objetivos establecidos de comunicación del proyecto. Los miembros del equipo deberían poder usar el plan de comunicación para responder a dudas como las siguientes:

• ¿Qué canales de comunicación usamos? ¿Para qué se usa cada canal?

• ¿Cuándo deberíamos comunicarnos en persona y cuándo de forma asincrónica?

• ¿Cuáles son los roles dentro del proyecto? ¿Quién es el gerente del proyecto? ¿Quiénes son los integrantes del equipo que trabajan con el proyecto? ¿Quiénes son todos los afectados por el proyecto?

• ¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado? ¿Con qué frecuencia se compartirán?

¿Qué no debería incluir en el plan de comunicación?

Un plan de comunicación te ayudará a aclarar cómo se comunicarán con el equipo del proyecto y las demás partes interesadas, que pueden ser otros miembros del equipo interno que trabajan en la empresa o participantes externos como los clientes o colaboradores contratados.

Un plan de comunicación en la gestión de proyectos no es un plan de relaciones públicas. Este plan no servirá para alinearse con respecto a las estrategias para redes sociales, ni para identificar al público objetivo ni tampoco para definir mensajes clave diferentes según la demografía. Si necesitas elaborar alguno de esos planes, considera generar un calendario para redes sociales o un plan para estrategia de negocios.

Objetivos y beneficios de contar con un plan de comunicación

Obviamente, las comunicaciones claras en el trabajo son algo muy positivo. Pero ¿realmente necesitas contar con un plan de comunicación por escrito?

En una palabra: sí. Un buen plan de comunicación empresarial puede ser muy útil para comunicar la información correcta a los integrantes indicados del proyecto. Los ejecutivos no necesitan recibir notificaciones de cada detalle del proyecto, al igual que muchos de los otros miembros del equipo pueden no necesitar participar en una conferencia telefónica con socios externos. Al aclarar por dónde y cómo se comunicarán, se puede reducir el tiempo que se demora en adivinar qué hacer y además, liberar al equipo de obstáculos.

Menos cambios entre aplicaciones

Recientemente, entrevistamos a más de 13 000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo y hallamos que el trabajador promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. En vez de centrarse en el trabajo de mayor impacto o, incluso, en colaborar de manera efectiva con los demás miembros del equipo, los trabajadores del conocimiento agotan horas de su trabajo con desasosiego, solo para tratar de entender por dónde deberían comunicarse.

Un plan de comunicación puede ayudar a terminar con las adivinanzas. Por ejemplo, si el equipo sabe que solamente te comunicas por cuestiones de trabajo en una herramienta de gestión del trabajo, pueden buscar toda la información clave allí, en vez de sumergirse en la búsqueda entre carpetas de documentos, mensajes de Slack o cadenas de emails. En cierto modo, es similar a cuando sabes que a un miembro del equipo, que solamente trabaja tangencialmente en el proyecto (solo se lo incluye para los informes de estado de alto nivel), no lo molestarías con una pregunta acerca de cuándo vence el próximo entregable del proyecto.

Hemos creado pautas para las comunicaciones con respecto a qué software y qué herramientas son mejores para qué. Asana es mejor para las acciones, Slack, para las consultas rápidas o para responder consultas que andan dando vueltas. El email es más oficial y se usa principalmente para las comunicaciones con personas que están fuera de la empresa. De este modo, al generar las pautas para las comunicaciones adecuadas, realmente el caos se reduce en gran medida.”

Aumenta la colaboración

La colaboración en equipo no es un proceso sencillo que fluye por sí solo; es una habilidad que deben construir juntos con tu equipo. Una pieza esencial para crear una colaboración en equipo que sea efectiva es aclarar las convenciones para las comunicaciones del equipo. El motivo es que uno de los mayores obstáculos para la colaboración efectiva es no sentirse cómodo cuando uno se comunica, en particular si se trabaja en un equipo remoto o descentralizado. Si tu equipo se siente inseguro porque todavía no logra deducir cómo comunicarse ni por dónde, no se sentirán totalmente cómodos para hablar entre sí.

Tu plan estratégico de comunicación es una oportunidad para aclarar por dónde se deben comunicar los miembros del equipo. Dependiendo del nivel de detalle requerido, también puedes incluir cuándo se deben comunicar los miembros del equipo y aclarar las convenciones sobre cómo configurar el modo “No molestar” o desactivar las notificaciones.

Si proporcionas estas instrucciones, eliminas definitivamente uno de los obstáculos más grandes que impiden facilitar la buena comunicación y colaboración entre los miembros del equipo. Cuando saben por dónde comunicarse y, lo que es igual de importante, dónde no comunicarse, pueden sentirse confiados de que envían el mensaje correcto en el momento indicado.

Menos trabajo duplicado

Actualmente, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, como a buscar documentos, perseguir aprobaciones, cambiar entre diferentes aplicaciones, dar seguimiento al estado del trabajo y, por lo general, a realizar tareas que consumen el tiempo que se podría dedicar, por el contrario, al trabajo de mayor impacto (como atraer clientes potenciales, elaborar la hoja de ruta, trabajar en la imagen de marca, en el plan de marketing digital, en la definición de objetivos a corto y largo plazo, en campañas de comunicación corporativa, etc.). Parte de esos pormenores del trabajo se relaciona con no saber dónde comunicar cada mensaje.

Si los miembros del equipo no tienen un sentido claro de dónde se comparte la información, como por ejemplo en los planes de proyectos o el cronograma del proyecto, entonces deberán buscar entre muchas herramientas o preguntar a varios miembros del equipo solamente hasta encontrar la información correcta. En conclusión, los miembros del equipo que no tengan claro dónde deben comunicarse en relación con el trabajo también tendrán dificultades para hallar sencillamente el trabajo ya hecho.

Los pormenores del trabajo derivan en más trabajo manual, en la duplicación del trabajo y en menos claridad en general. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, dedicamos el 13 % del tiempo —236 horas al año— a trabajo que ya se ha hecho antes. Al compartir un plan de comunicación, le ofreces a tu equipo claridad con respecto a dónde se encuentran exactamente los trabajos, para que no tengan que perder tanto tiempo en buscar ellos mismos.

Elaboración de un buen plan de comunicación

Un plan de comunicación es una herramienta poderosa, pero también muy simple de crear. ¿Cómo elaborar un plan de comunicación? Pues puedes crearlo en cuatro sencillos pasos que detallamos a continuación.

1. Define los medios de comunicación

El primer paso para escribir un plan de comunicación es decidir por dónde se comunicará el equipo acerca de qué temas. Incluye cuándo usar qué herramientas y cuándo comunicarse en vivo o de forma asincrónica. Las comunicaciones en vivo o sincrónicas son las que se producen en tiempo real. Por el contrario, la asincronía tiene lugar cuando envías un mensaje sin esperar que alguien conteste inmediatamente. Todos usamos comunicaciones asincrónicas a diario sin darnos cuenta; principalmente cuando enviamos un email.

Cuando definas el plan de comunicación, identifica para qué se debe usar cada herramienta. Por ejemplo, puedes decidir usar:

• Emails para las comunicaciones con los colaboradores externos.

• Slack para las comunicaciones sincrónicas acerca de las novedades diarias o para consultas rápidas.

• Asana para las comunicaciones asincrónicas acerca del trabajo, como los detalles de las tareas, las actualizaciones de estado o los documentos clave de los proyectos.

• Zoom o Google Meet para las reuniones de equipo, como las lluvias de ideas o los análisis post mortem de los proyectos.

2. Alinea a todos en torno a la frecuencia de las comunicaciones

Ahora que sabes por dónde se comunicarán, también tendrás que identificar con qué frecuencia lo harán. La frecuencia de las comunicaciones es tu plan de acción para mantener actualizados a las demás partes interesadas acerca de los diferentes detalles de un proyecto.

Por ejemplo, puedes considerar la siguiente organización:

• Actualizaciones de estado semanales para los proyectos publicadas en Asana para que todas las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto las vean.

• Reuniones de equipo mensuales relacionadas con el proyecto para eliminar cualquier obstáculo o aportar ideas sobre los próximos pasos.

• Actualizaciones asincrónicas de los logros de los proyectos en Asana según sea necesario.

3. Agrega un plan para la gestión de quienes participan en el proyecto

Poder llevar adelante un proyecto con éxito, con frecuencia, depende de la aceptación y el respaldo que consigas de las demás partes interesadas. Al principio del proyecto, te encargarás de esto durante la reunión inicial del proyecto, pero también es crítico lograr mantener el apoyo de los participantes a lo largo de todo el proyecto.

Dedícale algo de tiempo, mientras proyectas la estrategia de comunicación, a detallar cuándo corresponde comunicarse con cada integrante del proyecto y sobre qué temas. Algunas personas, como los miembros clave del equipo que trabajan en el proyecto, se comunicarán respecto al proyecto con regularidad, probablemente, a diario. Otros, tal vez solamente deban estar incluidos durante las actualizaciones de estado o para la lectura de cierre.

Al definir cómo se gestionarán las acciones comunicativas entre quienes participen en el proyecto, podrás asegurarte de que a cada uno se lo contacte en el momento indicado y sobre el tema que corresponda. Las comunicaciones que reciban deberán responder a las preguntas que se ajusten al nivel de detalle de cada uno y deberán estar orientadas a los resultados del negocio y en general, a aquello que tenga mayor impacto.

4. Comparte el plan de comunicación y actualízalo según sea necesario

Una vez que hayas creado el plan de comunicación, será hora de compartirlo con el equipo que participa en el proyecto. Asegúrate de que el plan quede accesible en un lugar que sea una fuente única de referencias en el que se encuentre toda la información del proyecto. Recomendamos usar Asana para dar seguimiento a todas las comunicaciones y trabajos del proyecto, a fin de que se pueda hablar y trabajar en el mismo lugar.

Si algún cambio afecta al plan de comunicación del proyecto, no olvides actualizarlo y comunicar tales cambios. De este modo, los miembros del equipo siempre tendrán acceso a la información más reciente.

Ejemplo de plan de comunicación de una empresa

Plantilla para plan de comunicación

Descripción del proceso de comunicación

¿Qué tipo de comunicación es esta?

Frecuencia

¿Con qué frecuencia se comunicarán?

Canal

¿Qué herramienta usarán? ¿Es una comunicación sincrónica o asincrónica?

Público

¿Quién recibirá esta comunicación?

Encargado

¿Quién se encargará de enviar esta comunicación?

Las buenas comunicaciones comienzan con un gran plan de comunicación

Las comunicaciones claras pueden ayudar a enviar el mensaje correcto en el momento indicado. Fomenta la colaboración fluida y, a la vez, asegúrate de que a todos los miembros del equipo se los incluya cuando sea realmente oportuno. De ese modo, pueden pasar menos tiempo comunicándose acerca del trabajo y más ocupándose de todo aquello que genere mayor impacto.