¿Qué es un participante en el ámbito de la gestión de proyectos?

Piensa en tu proyecto como una película nominada al Oscar. Ganaste y tienes que subir y dar tu gran discurso. ¿A quién le agradeces?

En la gestión de proyectos, esas personas serían los participantes de tu proyecto, personas que han colaborado en tu proyecto y que, de alguna manera, te han ayudado a lograrlo. Los participantes del proyecto pueden ser las personas que realizan el trabajo, las personas que aprueban el trabajo o incluso las personas para las que estás haciendo el trabajo, pero todas son importantes. Saber cómo identificar y gestionar a los participantes del proyecto puede ayudarte a incrementar el impacto que tiene tu proyecto. A continuación, te presentamos los pasos para poder lograrlo.

¿Qué es un participante en el ámbito de la gestión de proyectos?

Los participantes del proyecto son las personas que pueden influir o verse influenciadas por el proyecto en el que estás trabajando. Los participantes pueden provenir de todos los niveles de la organización, desde colaboradores individuales hasta ejecutivos sénior, pero si están involucrados en tu proyecto, son importantes. Incluso si los participantes no están directamente involucrados en el día a día del proyecto, de todas formas pueden verse afectados por su resultado.

Cómo identificar a los participantes del proyecto

En un sentido amplio, casi todos pueden verse afectados por el resultado de tu proyecto. Pero en la gestión de proyectos, los participantes de tu proyecto son las personas que están involucradas, de alguna manera, en el proceso de toma de decisiones del mismo. Estos pueden ser participantes importantes que aprueban las entregas del proyecto o bien, pueden ser los miembros del equipo que hacen el trabajo para ir del punto A al punto B. Los miembros de tu audiencia objetivo también son participantes del proyecto, ya que son los más afectados por las decisiones que tomas. Básicamente, puedes identificar a los participantes del proyecto haciéndote una simple pregunta: “¿El trabajo que estoy haciendo afectará a esa persona?”. Si la respuesta es sí, es probable que sea un participante del proyecto.

[Lee: ¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos?]

Es importante tener en cuenta que no todos los que se verán afectados por tu proyecto podrán opinar sobre su desarrollo. Los participantes clave, como los que trataremos en este artículo, son aquellas personas que tienen voz y voto con respecto al resultado de un proyecto. Saber quiénes son los participantes clave puede ayudarte a mejorar las relaciones con los participantes y obtener la aceptación de las personas más importantes.

Los dos tipos de participantes que puedes encontrar en tu proyecto

En términos generales, hay dos tipos de participantes del proyecto: los participantes internos y los externos. Los participantes internos son probablemente lo primero que te viene a la mente cuando piensas en los participantes. Entre ellos, está incluida cualquier persona que trabaje en tu empresa, desde tus subordinados directos hasta los líderes ejecutivos, y que esté involucrada en tu proyecto. Por otro lado, los participantes externos son todas las personas ajenas a tu organización. Estos pueden ser los clientes, una agencia o contratista, los usuarios, los inversores, los proveedores u otros colaboradores externos.

Tipos de participantes internos
Tipos de participantes externos
  • Clientes
  • Contratistas
  • Subcontratistas
  • Usuarios
  • Inversores
  • Proveedores

5 pasos para gestionar a los participantes de un proyecto

Identificar y gestionar a los participantes de tu proyecto es una excelente manera de prepararte para un proyecto exitoso. Cuando los participantes clave del proyecto se comprometen, ofrecen un apoyo que puede ser fundamental durante el ciclo de vida del proyecto. De lo contrario, si no tuvieras participantes que te apoyen, es posible que descubras que debes definir las expectativas de los participantes a mitad del proyecto, lo que puede generar cambios y riesgos innecesarios para el proyecto. Para evitar eso, estos son los cinco pasos que debes seguir para gestionar de manera efectiva a los participantes de tu proyecto.

Paso 1: Identificar a los participantes

Antes de poder gestionar las expectativas de los participantes, primero debes saber quiénes son los participantes de tu proyecto. Asegúrate de tener en cuenta a los participantes internos y externos. Para averiguar quiénes son los participantes de tu proyecto, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Para quién es importante este proyecto?
  • ¿Quiénes se verán afectados por este proyecto?
  • ¿Quiénes pueden influir en este proyecto?
  • ¿Quién puede aprobar/rechazar este proyecto?

Si necesitas ayuda para hacer un seguimiento de los participantes, considera la posibilidad de crear un gráfico RACI o un registro de participantes para saber quién es quién, por qué ese participante es importante y cuál será su impacto en el proyecto. Antes de pasar al paso dos, realiza una última verificación. Pregúntate lo siguiente:

  • ¿Hay otros participantes internos que deberían considerarse, como gerentes de recursos o gerentes de portafolios de proyectos?
  • ¿He incluido a todos los líderes y gerentes de proyectos clave?
  • ¿Hay algún participante externo que me falte y que pueda verse afectado por el resultado de este proyecto?
Paso 2: Comprender las necesidades de los participantes

La verdad es que algunos participantes pueden no estar de acuerdo con ciertos elementos del proyecto. Como gerente del proyecto, es tu responsabilidad comprender sus necesidades y perspectivas, y llegar a una solución que no afecte al éxito del proyecto de manera negativa. No es tu trabajo hacer todo lo que los participantes del proyecto piden, pero debes escuchar y comprender sus necesidades.

A veces, lo que parece ser un “participante que te complica las cosas” es simplemente alguien que tiene prioridades diferentes a las tuyas. Tal vez tu trabajo incluso esté interrumpiendo parte de su trabajo. Si intentas ver las cosas desde su perspectiva, tienes más posibilidades de encontrar una solución y de convertir la situación en un escenario en el que todos salgan ganando.

Paso 3: Conseguir aceptación

La alta colaboración de los participantes puede hacer una gran diferencia y llevar a tu proyecto al siguiente nivel. Una vez que hayas identificado a los participantes y hayas pensado en sus necesidades, asegúrate de invitarlos a las sesiones de planificación del proyecto y a la reunión de inicio, en caso de que organices una. Los participantes clave también deben aprobar el plan del proyecto, las metas del proyecto y el alcance del proyecto.

Aunque debes intentar invitar a diferentes participantes, asegúrate de dar prioridad a los participantes clave. No necesitas la aprobación de todo el mundo para cada aspecto del proyecto. La mejor manera de decidir es pensar en los participantes aplicando una escala de influencia/interés:

  • Alto nivel de influencia y alto nivel de interés. Probablemente estos sean los encargados de aprobar y/o los patrocinadores de tu proyecto. A nivel externo, estos también podrían ser socios o clientes cercanos. Asegúrate de consultar a estas personas con regularidad para estar seguro de que tus expectativas y las de ellos estén en sintonía.

  • Alto nivel de influencia y bajo nivel de interés. Estas personas pueden bloquear o apoyar tu proyecto, pero probablemente no estén interesadas en hacerlo. Pueden ser socios de otros departamentos distantes o líderes ejecutivos de tu empresa. Asegúrate de que estos participantes conozcan los conceptos básicos de tu proyecto y solicita a los participantes de alto nivel de influencia e interés que te ayuden a gestionar la relación, si es necesario. Ten en cuenta que, a pesar de que se trata de participantes de alto nivel de influencia y bajo nivel de interés, su trabajo podría verse afectado por el tuyo, y no quieres que eso suceda como una sorpresa inesperada.

  • Bajo nivel de influencia y alto nivel de interés. Mantén a estas personas informadas, pero no necesitas su aprobación en las primeras etapas. Es más importante incluirlos en el paso 5.

  • Bajo nivel de influencia y bajo nivel de interés. Estos son participantes secundarios. Dependiendo del tamaño y la complejidad de tu trabajo, es posible que quieras mantenerlos informados con mediana regularidad a través de informes de estado del proyecto o por el contrario, no informarles nada hasta el final.

Paso 4: Establecer límites

Los buenos participantes aportan mucho a tu proyecto. Durante la fase de planificación del proyecto, los participantes son tu guía para averiguar hacia dónde debe ir el proyecto. Los participantes internos pueden ayudarte a desarrollar un presupuesto o un plan de gestión de recursos para el proyecto. Saber quiénes son tus participantes externos puede ayudarte a establecer el alcance y las metas del proyecto. Luego, una vez que el proyecto se pone en marcha, los buenos participantes del proyecto pueden conseguir apoyo, ayudar cuando las cosas van mal y mantener motivado a tu equipo.

Pero a veces, si los participantes del proyecto son demasiado entusiastas esto puede tener un impacto negativo. Pasaste mucho tiempo planificando tu proyecto y definiendo cuáles serán las entregas, pero si hay demasiados participantes que aportan ideas sobre nuevas entregas, cronogramas actualizados o presupuestos ajustados, tu proyecto podría desviarse rápidamente de su curso.

La mejor manera de establecer límites con tus participantes es implementar un proceso de control de cambios. Al crear un proceso para proponer, revisar y aceptar cambios en el alcance de tu proyecto, puedes asegurarte de que tu proyecto sea dinámico y esté actualizado, sin preocuparte por la corrupción del alcance. Existen cuatro elementos en un proceso de control de cambios:

  1. Los participantes del proyecto envían una solicitud de cambio.
  2. Los participantes clave revisan la solicitud.
  3. Se aprueba, rechaza o aplaza el cambio.
  4. Se ajusta el alcance o las metas del proyecto según corresponda.

[Lee: 7 causas comunes de corrupción en el alcance y cómo evitarlas]

Paso 5: Mantener informados a los participantes

A medida que tu proyecto se pone en marcha, asegúrate de informar a los participantes relevantes con respecto a los cambios y el progreso. Además de aumentar la visibilidad, si documentas tus procesos al principio, reducirás el riesgo de que se produzcan errores de comunicación en el futuro.

Puedes reunirte con algunos participantes —por ejemplo, los participantes con alto nivel de influencia e interés— con frecuencia para tratar el proyecto y abordar cualquier desafío inesperado. Pero para mantener al resto de los participantes informados, envía actualizaciones de estado del proyecto con regularidad, que incluyan los logros alcanzados recientemente, los obstáculos y los próximos pasos. Recomendamos enviar una actualización cada dos semanas o con más frecuencia si estás gestionando una iniciativa compleja.

[Lee: Cómo escribir un informe de estado del proyecto que sea efectivo]

La clave para gestionar a los participantes es la claridad

Para lograr que tu proyecto se desarrolle sin problemas, debes asegurarte de que las expectativas de los participantes coincidan con las entregas de tu proyecto; en otras palabras, debes aumentar y fomentar la claridad en todo el proyecto.

La mejor manera de hacerlo es con una herramienta de gestión del trabajo, como Asana. Las herramientas de gestión del trabajo te ayudan a coordinar a las personas y a trabajar en todos los niveles de tu organización. Para obtener más información, lee nuestra introducción a la gestión del trabajo.

Crea el próximo plan de tu proyecto con Asana.