¿Qué es el Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)?

El ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es una estrategia interactiva de resolución de problemas para mejorar procesos e implementar cambios. El ciclo PHVA es un método de mejoras continuas. No es un proceso que se ejecuta una sola vez, sino un espiral continuo que busca mejorar los procesos e iteraciones. Al seguir el ciclo PHVA, los equipos desarrollan hipótesis, ponen a prueba las ideas y las mejoran. 

El ciclo PHVA es una técnica muy útil para abordar, analizar y resolver problemas en empresas. Dado que el ciclo PHVA se basa en el proceso de mejora continua, ofrece un alto nivel de flexibilidad y mejora iterativa. 

El origen del ciclo PHVA

El ciclo PHVA fue introducido por primera vez por Walter Shewhart, el padre del control estadístico de la calidad. En su libro, Control económico de la calidad de productos manufacturados, Shewhart aplicó el método científico al control económico de la calidad. 

La tesis de Shewhart fue posteriormente desarrollada por W. Edwards Deming, quien defendía el trabajo de Shewhart. Deming amplió la idea de Shewhart y utilizó el método científico no solo para el control de la calidad sino también para la mejora de los procesos.

Deming se dedicó a enseñar el método, al que llamó el ciclo Shewhart, a ingenieros japoneses. Es ahí cuando el ciclo Shewhart se mezcló con el método Kaizen (principio japonés de mejora continua, desarrollado por Kaoru Ishikawa), el sistema de producción de Toyota y el modelo Lean de manufactura o producción ajustada, para convertirse en lo que hoy llamamos el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA o PDCA, por sus siglas en inglés). 

Hoy en día, el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar se usa frecuentemente como parte de la gestión de proyectos Lean.

Esta metodología recibe muchos nombres, entre ellos:

• Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o PHVA (o PDCA, por sus siglas en inglés)

• Ciclo Deming o rueda de Deming

• Ciclo Shewhart

• Ciclo de control

• Ciclo Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar o ciclo PHEA (o PDSA, por sus siglas en inglés) 

Cuándo usar el ciclo PHVA

El ciclo PHVA es un marco que sirve para abordar y resolver problemas en la gestión de proyectos y procesos. Dada esta naturaleza, se puede implementar en una gran variedad de proyectos. Los equipos que utilizan el ciclo PHVA adoptan eficazmente la mejora continua, ya que les permite garantizar no solo este tipo de mejora, sino también implementar el proceso iterativo. 

El ciclo PHVA es útil especialmente cuando se quiere:

• Simplificar y mejorar un proceso de trabajo repetitivo

• Desarrollar un proceso de negocios nuevo

• Comenzar a implementar mejoras continuas

• Iterar cambios rápidamente y ver resultados inmediatos

• Minimizar errores y maximizar resultados

• Probar soluciones múltiples rápidamente

4 pasos para implementar el ciclo PHVA

Los cuatro pasos del proceso PHVA se encuentran en su nombre: planificar, verificar, hacer y actuar. Lo que se destaca de este proceso es que es un ciclo, por lo que cuando llegues al final, puedes volver a comenzar desde el inicio. 

1. Planificar

El primer paso para cualquier mejora de procesos o planificación de proyectos es determinar qué necesitas hacer. Como en cualquier plan de proyecto, esto incluye distintos tipos de información, como:

• Objetivos del proyecto

• Métricas de éxito

• Entregables o resultado final del proyecto

• Participantes del proyecto

• Cronograma del proyecto

• Todos los riesgos o restricciones del proyecto que sean relevantes

Puedes utilizar el ciclo PHVA en una gran variedad de proyectos. Ya sea que estés creando un proyecto nuevo desde cero o como parte de un proyecto de mejora de la calidad, invertir en una fase sólida durante la planificación es esencial para encaminar el proyecto hacia el rumbo correcto. 

Ten en cuenta que PHVA es un ciclo. Está bien si no tienes todas las respuestas la primera vez, ya que lo más probable es que lo ejecutes en múltiples ocasiones. Cada vez que estés llevando a cabo el ciclo PHVA, evalúa el plan de tu proyecto para garantizar que esté actualizado y sea preciso para poder cumplir con los objetivos de tu proyecto. 

2. Hacer

Una vez que hayas afinado los detalles de tu plan de proyecto, el próximo paso es ponerlo a prueba. Al igual que muchos tipos de gestión de proyectos Lean, el PHVA adopta cambios pequeños y graduales. En la fase de ‘Hacer’ del ciclo PHVA, implementa el plan de proyecto en una escala pequeña para asegurarte de que funcione correctamente. 

3. Verificar

Verifica que en la prueba que realizaste durante la fase de ‘Hacer’ del ciclo PHVA todo haya ido acorde al plan. Es muy probable que vayas a identificar cuestiones que debes mejorar en la fase de ‘Hacer’. Después de todo, no se llama mejora continua en vano. La fase ‘Verificar’ es clave para detectar pequeños problemas antes de que se vuelvan demasiado grandes. 

De ser necesario, vuelve a revisar tu plan de proyecto para asegurarte de que tu proyecto siga avanzando en la consecución de sus objetivos. Si no es así y te das cuenta de que necesitas realizar algún cambio en el plan de proyecto, pues este es el momento indicado para hacerlo. 

4. Actuar

Después de ‘Verificar’, sigue con la fase de ‘Actuar’, que consiste en implementar todas las mejoras del proyecto y los procesos. No olvides que PHVA es un ciclo y, si lo necesitas, puedes volver a la etapa de ‘Planificar’ para mejorar constantemente tu proyecto o proceso. 

Ventajas y desventajas del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

El ciclo PHVA es una herramienta muy poderosa para lograr la mejora continua, pero usar este sistema también tiene algunas desventajas. Echa un vistazo a las ventajas y desventajas del ciclo PHVA: 

Ventajas: 

• Sirve para equipos que deseen comenzar a implementar mejoras continuas.

• Metodología flexible para prácticamente cualquier proyecto.

• Puedes implementar cambios y ver resultados rápidamente.

• Puedes usar el ciclo PHVA como un procedimiento operativo estándar para incrementar la estandarización de toda una organización sin tener que utilizar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

• Es un método de mejora continua comprobado.

Desventajas:

• Necesitas el apoyo de los niveles directivos más altos de la organización para que el ciclo PHVA sea realmente efectivo.

• Lo ideal es llevar a cabo el ciclo una y otra vez. No es un método efectivo si solo planeas hacerlo una vez. 

• Se necesita tiempo para aprender e implementarlo.

• No es una solución tan buena para problemas urgentes, puesto que se debe realizar el ciclo múltiples veces.

Planificado-Hecho-Verificado-Actuado

El ciclo PHVA es una forma efectiva para la implementación de mejoras continuas y para la resolución de problemas. Para sacarle el mayor provecho posible al ciclo, puedes preparar tu proyecto para el éxito con herramientas para gestión de proyectos. Planifica, gestiona y da seguimiento a los proyectos de tu equipo para cumplir con tus entregables a tiempo.