Ciclo PDCA o Deming: En qué consiste y cómo utilizarlo para la mejora continua de tu empresa

El ciclo PDCA, comúnmente más conocido en español como ciclo Deming o PHVA (el acrónimo de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es una estrategia iterativa de resolución de problemas para mejorar la gestión procesos e implementar cambios. El ciclo PHVA es un método de ciclo de mejora continua. Esto quiere decir que no supone un proceso que se ejecuta una sola vez, sino que es un procedimiento circular y continuo que busca mejorar los procesos e iteraciones. Al seguir el ciclo PHVA, los equipos desarrollan hipótesis, ponen a prueba las ideas y las mejoran. 

El ciclo PHVA es una técnica muy útil para abordar, analizar y resolver problemas en empresas. Dado que el ciclo PHVA se basa en el proceso de mejora continua, ofrece un alto nivel de flexibilidad y mejora iterativa. Esta metodología PDCA es ampliamente utilizada en sistemas de gestión de calidad, como la norma ISO 9001, para garantizar la mejora continua y la satisfacción del cliente.

El origen y significado del ciclo PDCA o PHVA

Si te estás preguntando qué es el ciclo PDCA y en qué consiste, esta estrategia fue introducida por primera vez por Walter Shewhart, el padre del control estadístico de la calidad. En su libro, Control económico de la calidad de productos manufacturados, Shewhart aplicó el método científico al control económico de la calidad. 

La tesis de Shewhart fue posteriormente desarrollada por William Edwards Deming, quien defendía el trabajo de Shewhart. Lo que hizo Deming fue ampliar la idea de Shewhart utilizando el método científico, no solo para el control de la calidad, sino también para la mejora de los procesos.

Deming se dedicó a enseñar el método, al que llamó el ciclo Shewhart, a ingenieros japoneses. Es ahí cuando el ciclo Shewhart se mezcló con el método Kaizen (principio japonés de mejora continua, desarrollado por Kaoru Ishikawa), el sistema de producción de Toyota y el modelo Lean de manufactura o producción ajustada, para convertirse en lo que hoy llamamos el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA o PDCA, por sus siglas en inglés). 

Hoy en día, el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar se usa frecuentemente como parte de la gestión de calidad en proyectos Lean.

Esta metodología recibe muchos nombres, entre ellos:

• Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o PHVA

• Ciclo PDCA (siglas que representan Plan, Do, Check, Act)

• Ciclo de Deming o rueda de Deming

• Ciclo Shewhart

• Ciclo de control

• Ciclo Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar o ciclo PHEA (o PDCA, por sus siglas en inglés) 

Es importante mencionar que el significado de P.D.C.A en inglés corresponde a Plan, Do, Check, Act, lo que facilita su reconocimiento internacional.

Cuándo usar el ciclo PHVA o PDCA

El ciclo PHVA (internacionalmente conocido como PDCA) es un marco que sirve para abordar y resolver problemas en la gestión de proyectos y procesos de una empresa. Dada su naturaleza, se puede implementar en una gran variedad de proyectos. Los equipos que utilizan el ciclo PHVA o PDCA, adoptan eficazmente la mejora continua, ya que les permite garantizar no solo este tipo de mejora, sino también implementar el proceso iterativo. 

El ciclo PHVA, PDCA o Deming, es muy útil especialmente cuando se busca:

• Simplificar y mejorar un proceso de trabajo repetitivo

• Desarrollar un sistema de gestión o proceso de negocios nuevo

• Comenzar a implementar mejoras continuas

• Iterar cambios rápidamente y ver resultados obtenidos

• Minimizar errores y maximizar resultados

• Probar soluciones múltiples rápidamente

4 pasos para implementar el ciclo PDCA/PHVA

Los cuatro pasos o etapas del proceso PDCA o PHVA se encuentran en su nombre: planificar, verificar, hacer y actuar. Lo que se destaca de este proceso es que es un ciclo, por lo que cuando llegues al final, puedes volver a comenzar desde el inicio tantas veces sean necesarias. Estas son las etapas del ciclo:

1. Planificar

La primera fase para cualquier mejora de procesos o planificación de proyectos es determinar qué necesitas hacer. Como en cualquier plan de acción o plan de proyecto, esto incluye distintos tipos de información, como:

• Objetivos del proyecto

• Métricas de éxito o KPIs

• Entregables o resultado final del proyecto

• Participantes del proyecto

• Cronograma del proyecto

• Todos los riesgos o restricciones del proyecto que sean relevantes

Puedes utilizar el ciclo PDCA, o círculos de Deming, en una gran variedad de proyectos. Ya sea que estés creando un proyecto nuevo desde cero o como parte de un proyecto de mejora de la calidad, invertir en una fase sólida durante la planificación es esencial para encaminar el proyecto hacia el rumbo correcto. 

Ten en cuenta que el método PDCA o PHVA es un ciclo. Está bien si no tienes todas las respuestas la primera vez, ya que lo más probable es que lo ejecutes en múltiples ocasiones. Cada vez que estés llevando a cabo el ciclo PHVA, evalúa el plan de tu proyecto para garantizar que esté actualizado y sea preciso para poder cumplir con los objetivos de tu proyecto. 

2. Hacer

Una vez que hayas afinado los detalles de tu plan de proyecto, el próximo paso es ponerlo a prueba. Al igual que muchos tipos de gestión de proyectos Lean, el PHVA adopta cambios pequeños y graduales. En la fase de ‘Hacer’ del ciclo PHVA (en inglés PDCA), implementa el plan de proyecto en una pequeña escala para asegurarte de que funcione correctamente. 

3. Verificar

Verifica que en la prueba que realizaste durante la fase de ‘Hacer’ del ciclo PDCA, o PHVA, todo haya ido acorde al plan. Es muy probable que vayas a identificar cuestiones que debes mejorar en la fase de ‘Hacer’. Después de todo, no se llama mejora continua en vano. La fase ‘Verificar’ es clave para detectar pequeños problemas antes de que se vuelvan demasiado grandes. 

De ser necesario, vuelve a revisar tu plan de proyecto para asegurarte de que tu proyecto siga avanzando en la consecución de sus objetivos. Si no es así y te das cuenta de que necesitas realizar algún cambio en el plan de proyecto, este es el momento indicado para hacerlo. 

4. Actuar

Después de ‘Verificar’, sigue con la fase de ‘Actuar’, que consiste en implementar todas las mejoras del proyecto y los procesos. En esta etapa, se pueden aplicar medidas correctivas para abordar las áreas de mejora identificadas. No olvides que el sistema PDCA (o PHVA) es circular y, si lo necesitas, puedes volver a la etapa de ‘Planificar’ para mejorar constantemente tu proyecto o proceso. 

Ventajas y desventajas del ciclo PDCA (Ciclo Deming)

El ciclo PDCA o PHVA (o Deming) es una herramienta muy poderosa para lograr la mejora continua, pero usar este sistema también tiene algunas desventajas. Echa un vistazo a las ventajas y desventajas del ciclo PHVA:

Planificado-Hecho-Verificado-Actuado

El ciclo PHVA es una forma efectiva para la implementación de mejoras continuas y para la resolución de problemas. Para sacarle el mayor provecho posible al ciclo, puedes preparar tu proyecto para el éxito con herramientas para gestión de proyectos. Planifica, gestiona y da seguimiento a los proyectos de tu equipo para cumplir con tus entregables a tiempo. 

Preguntas frecuentes sobre el Ciclo PDCA