De qué manera una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) promueve la colaboración y reduce el trabajo aislado

Todas las organizaciones llegan a una etapa de crecimiento en la que los equipos empiezan a hacer las cosas un poco diferentes. Por ejemplo, digamos que el equipo de Marketing desarrolla una plantilla para briefs creativos originales, para iniciar y coordinar el trabajo en el equipo entero. Al mismo tiempo, el equipo de Producto decide desarrollar un proceso sólido de solicitudes de trabajo. Contar con estos procesos es muy útil para que los equipos de Marketing y de Producto desarrollen sus trabajos de mayor impacto, pero ¿qué sucede cuando ambos equipos necesitan colaborar juntos? ¿Cómo deciden qué plantilla usar o qué procesos deberían implementar?

Este es el caso en el que interviene la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Las PMO aumentan la eficiencia y la efectividad con la estandarización de los procesos y la definición de las mejores prácticas para toda la organización. En este artículo, profundizaremos acerca qué se hace en una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y te ayudaremos a decidir si puede ser conveniente que en tu equipo haya una PMO.

¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?

En las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) se establecen y mantienen las mejores prácticas para gestión de proyectos incluida la definición de cómo lleva a cabo la organización sus procesos principales y sus iniciativas estratégicas. Una oficina para gestión de proyectos (PMO), a veces llamada oficina para gestión de programas, puede ser un equipo interno o un sistema de respaldo externo.

Para respaldar la colaboración entre distintos departamentos y reducir el caos de tu organización, en una PMO se definen, estandarizan, establecen y se llevan a cabo la planificación estratégica y los procesos operativos de toda la organización o de un departamento específico. Normalmente, allí también se determina cómo se elaborarán y terminarán los productos y servicios de un departamento o empresa.

Estos equipos son organizaciones de servicios compartidos. Significa que en la mayoría de los casos se trata de un equipo central de Asistencia que impulsa y aporta todo lo necesario para el trabajo de muchos otros departamentos o equipos. Por ejemplo, en una pequeña organización puede haber un equipo PMO que estandarice las mejores prácticas de la gestión de proyectos en todos los departamentos. Como alternativa, en empresas más grandes con muchos sistemas diferentes y menos colaboración entre los distintos departamentos, las PMO pueden estar integradas a los departamentos para los que prestan servicios. 

Las diferencias entre las PMO internas y las externas

Una PMO interna es un equipo propio que respalda el buen desarrollo de los proyectos. Las PMO internas son equipos permanentes que reúnen los procesos de la organización y establecen los estándares y las mejores prácticas. Después, a medida que la organización crece, la PMO interna apoya constantemente al equipo con capacitaciones, actualizaciones de las normas comunes y estandarización continua de las mejores prácticas. 

Por otra parte, una Oficina de Gestión de Proyectos externa es una agencia o grupo consultor que colabora con la elaboración de las mejores prácticas de tu empresa. En estas PMO, por lo general, se toman los procesos, se trabaja con ellos y después se sugieren mejores prácticas optimizadas. A diferencia de lo que sucede con las PMO internas, las externas no estarán para fortalecer esas prácticas o seguir brindando respaldo a la organización. 

El tipo de PMO en el que decidas invertir dependerá de las necesidades exclusivas de tu organización. Sin embargo, una PMO interna, por lo general, está mejor preparada para apoyar a la organización a largo plazo. En este artículo hablaremos acerca de los roles, las responsabilidades, los desafíos y los beneficios de una PMO interna. 

¿Quién trabaja en una PMO?

Una Oficina de Gestión de Proyectos es un equipo que presta servicios que son comunes a toda una organización. Por lo común, estos gerentes de proyectos ofrecen una colaboración interdisciplinaria a distintos departamentos a la vez, para la estandarización de los procesos de esos departamentos o de la organización en general. Además de gerentes de procesos y de proyectos, las PMO están compuestas por miembros estratégicos para el negocio que no solo estandarizan los procesos, sino que además ayudan a optimizarlos y a mejorarlos.

Los tres tipos diferentes de PMO

Hay tres tipos de PMO internas. El tipo de PMO que elijas dependerá de en qué estadio se encuentre la empresa, de cuán desorganizados estén los proyectos y de cuáles sean las necesidades específicas. 

1. Una PMO de respaldo se centra, a grandes rasgos, en las capacitaciones, el tratamiento de la información y en prestar asistencia. Las PMO de respaldo, con frecuencia, ofrecerán sugerencias y estructura para los proyectos, pero dejarán que cada gerente de proyecto decida si quiere o no adoptar esas sugerencias.

2. Una PMO de control se aprovecha mejor si lo que se necesita es dominar los procesos y asegurarse de que el equipo marche todo al mismo ritmo. A diferencia de lo que sucede con las PMO de respaldo, en las PMO de control las pautas se estandarizan y se espera que los gerentes de proyectos las sigan al pie de la letra. En las PMO de control también se pueden revisar proyectos para garantizar que cumplan con todos los requisitos exigidos. 

3. En una PMO de dirección se toman los diferentes elementos de la gestión de proyectos y se coordinan la mayoría de los detalles de la planificación de proyectos, como la asignación de recursos, la gestión de riesgos de los proyectos y el diseño del alcance de los proyectos. Dado que la PMO lleva adelante la mayoría de las iniciativas más amplias con eficacia, este tipo de oficinas de gestión de proyectos suele ser donde más empleados hay.  

Los beneficios de contar con una oficina para gestión de proyectos

El mayor beneficio de tener una PMO es la posibilidad que ofrece de estandarizar los sistemas y los procesos. Cuando todos trabajen en sincronía en el equipo, menos serán los obstáculos que se interpongan con la colaboración entre diferentes departamentos. En consecuencia, se podrá avanzar con los trabajos de mayor impacto. 

A la vez, es uno de los desafíos más difíciles de afrontar para las PMO y también, es uno de los principales motivos por los que las PMO son tan útiles, en principio. Con el tiempo, los equipos y departamentos desarrollan naturalmente sus propios procesos. Con la intención de que sus trabajos sean los mejores posibles, cada equipo implementa sus propios estándares, tecnologías y herramientas para gestión de proyectos. Pero debido a que solamente adoptan los procesos y herramientas que cumplen con las necesidades específicas de cada equipo, la información puede quedar aislada rápidamente o directamente se puede desconocer.

Si no controlamos estos conjuntos aislados de información terminan en deficiencias operativas que afectan a la coordinación entre diferentes equipos. 

La función principal de una PMO es entender los procesos individuales de cada equipo, reunir esa información y establecer un proceso estandarizado para el departamento u organización para los que se trabaja. Este nivel de gestión de cambios puede ser difícil de lograr. Para más información lee nuestro artículo con los 6 pasos para crear un excelente proceso de gestión de cambios. 

Además de ayudar a que los equipos logren hacer trabajos excelentes, en una PMO se hace lo siguiente:

• Se alinean los proyectos con la estrategia corporativa y se conecta el trabajo diario con los objetivos corporativos.

• Se estandarizan los sistemas para lograr una buena colaboración entre los distintos departamentos.

• Se establecen los estándares para gestión de proyectos en toda la organización.

• Se comparte visibilidad de la información y contexto en tiempo real entre los distintos equipos.

• Se desarrolla, comparte y supervisan las mejores prácticas de toda la organización.

• Se capacita a los nuevos gerentes de proyectos o se les enseñan competencias nuevas para la gestión de proyectos.

• Se integran y democratizan los datos de toda la organización.

• Se aumenta la eficiencia operativa 

• Se mejora la utilización de los recursos.

• Se reducen el tiempo y el costo dedicados a los proyectos.

Roles y responsabilidades de las PMO

En las PMO se estandarizan los procesos de gestión de proyectos de todo un negocio. Para lograrlo, se fijan las mejores prácticas y las pautas generales que regirán al equipo. Incluido lo siguiente:

Mejores prácticas de gestión de proyectos

La tarea principal de una PMO es estandarizar cómo harán los gerentes de proyectos y programas para alinear a quienes trabajan juntos pero se encuentran en diferentes departamentos y, para avanzar con los proyectos. Las PMO ofrecen orientación, métodos y sistemas para llevar adelante los proyectos en las organizaciones. Incluido lo siguiente:

• Reuniones iniciales de proyectos consolidadas.

• Responsabilidades claras para los líderes de los proyectos, los encargados de los presupuestos y los demás involucrados.

• Plantillas y briefs para proyectos.

• Pautas en torno a cómo definir los hitos de los proyectos y cómo comunicar los estados de un proyecto.

• Procesos estandarizados para emisión de informes de los proyectos.

• Expectativas claras en torno a la planificación de los proyectos, reuniones de revisión trimestral y análisis post mortem.

La capacidad de respuesta, la visibilidad y la facilidad para hallar la información son las ventajas que ofrecen la gestión adecuada de proyectos y el uso de las herramientas correctas.”

Gobernanza de proyectos

La gobernanza en los proyectos es un marco en el que se pueden tomar decisiones durante el ciclo de vida de un proyecto. Incluye los detalles internos del proyecto mismo, como el lugar en que se almacena la información, quién tiene acceso a la información y cómo colaborará el equipo. Además, las mejores prácticas sobre, por ejemplo, las cinco fases para la gestión de proyectos u otras metodologías también para gestión de proyectos. A la vez, con la gobernanza de los proyectos se estandariza, a grandes rasgos, qué respaldo habrá de parte de la organización. Para el caso, la PMO es la que establece las reglas de gobernanza a fin de garantizar que la organización invierta en los proyectos que contribuyan a los objetivos de corto o largo plazo de la empresa.

Informes basados en datos

Además de establecer las mejores prácticas para los proyectos, las PMO colaboran con los análisis para los equipos directivos. Parte del rol de la oficina consiste en aportar el marco adecuado para cuestiones clave, determinar y acordar el uso de las diferentes metodologías analíticas y resumir los datos para generar planes de acción en caso de ser necesario. En la PMO se utiliza la emisión de informes para evaluar de manera efectiva el rendimiento de un proyecto. Estos informes sirven para empoderar a los equipos que trabajan en esos proyectos para que puedan tomar decisiones basados en los datos y reducir con ello los riesgos del negocio.

Teníamos media docena de flujos de trabajo a los que dábamos seguimiento por separado. Fue maravilloso poder vincularlos en Asana, ver cómo se entrelazan y notar las dependencias que no podíamos ver en una hoja de cálculo.”

Planificación estratégica

Un plan estratégico es una hoja de ruta que abarca entre tres y cinco años en la que la organización declara hacia dónde se dirige y cuándo piensa llegar. Por lo general la oficina de gestión de proyectos es la responsable de crear y supervisar el plan estratégico. Incluido lo siguiente:

• Ayudar a los demás colaboradores a desarrollar su estrategia.

• Estandarizar quién define los objetivos.

• Definir los objetivos y resultados clave anuales (OKR).

• Dividir los objetivos y resultados clave en planes trimestrales.

• Crear un sistema para dar seguimiento al progreso de los objetivos.

• Determinar cómo se comunican los objetivos.

La PMO se ocupa de garantizar que el plan estratégico fluya también a nivel de los proyectos. Incluido lo siguiente:

• Definir el tono de los proyectos, proporcionar una plantilla estándar para la carta del proyecto o para el caso de negocios.

• Estandarizar cómo y cuándo asignar los integrantes del proyecto. Por ejemplo, incentivando del uso de gráficos RACI en toda la organización.

Compartir información

Cuando los equipos preparan la información, las carpetas y las herramientas para su propio uso, no piensan en cómo harán los demás miembros del equipo para acceder a esa información. Este modelo de información aislada deriva en más trabajo manual y en trabajo duplicado. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, cosas como buscar documentos, dar seguimiento al estado de los trabajos y comunicarse sobre temas laborales. 

Parte del trabajo que se lleva a cabo en una PMO es el de desarticular este tipo de conjuntos aislados de información. Para lograrlo en la PMO se hace lo siguiente:

• Crear una fuente central de referencias con la información clave.

• Establecer las mejores prácticas respecto a cómo los miembros del equipo deberían colaborar.

• Estandarizar las prácticas de seguridad para almacenar y compartir la infomación.

• Asignar y supervisar a los responsables de actualizar la información con regularidad.

• Garantizar que todos sepan quién hace qué y para cuándo, a fin de reducir la cantidad de trabajo duplicado. 

Cuando el trabajo está descentralizado y las dependencias no quedan claras, todo parece ser prioritario. Lo que produce estrés y ansiedad.”

Adopción y mantenimiento de las herramientas

Una etapa esencial de la estandarización de los procesos es asegurarse de que todos usen y sepan cómo usar las mismas herramientas. Si tus equipos todavía no usan el mismo software para gestión del trabajo, la PMO será la que lleve adelante el proceso de gestión de cambios y la adopción de la herramienta nueva. Tendrá a cargo supervisar cómo se usa, se ocupará de organizar el dictado de las capacitaciones y también, de la automatización de los procesos siempre que sea posible.

Gestión de recursos

La gestión de recursos es el proceso de planificar y programar los recursos del equipo para llevar a cabo un proyecto hasta su finalización. En este caso los recursos son todo, el equipamiento, los fondos financieros, las herramientas tecnológicas y la carga laboral de los empleados.

En la PMO la gestión de recursos de penderá del tamaño de la organización. En las organizaciones pequeñas, la PMO puede ser el equipo que asigne los recursos a los diferentes proyectos. En las organizaciones de mayor tamaño, una PMO puede ser el equipo que establece un sistema para la planificación de la gestión de los recursos y el proceso de control de cambios para evitar la corrupción del alcance. A nivel de toda una empresa, también incluye la planificación según la capacidad productiva y la proyección del tratamiento de los recursos.

Cuando no hay una herramienta centralizada, prima la desorganización. Antes, no sabíamos qué hacía cada uno a menos que preguntáramos, pero solamente lográbamos respuestas sobre momentos específicos. Como todo avanza tan rápido, necesitábamos un lugar que contuviera todo para poder ver el estado actual de las cosas y de lo que vendrá.”

Lenguaje estandarizado

Una pieza clave de los equipos efectivos son las buenas comunicaciones entre los integrantes y la colaboración con otros departamentos. Parte del rol de una PMO es auditar los procesos que aplican los diferentes equipos y estandarizarlos para facilitar la colaboración entre distintos departamentos. En caso de ser necesario, incluirá la alineación y la estandarización del lenguaje en la organización, para fortalecer los valores compartidos y respaldar una cultura organizativa saludable.

Capacitaciones continuas

Una vez que todo está en marcha, la PMO es responsable de organizar sesiones de capacitación continua para entrenar a los nuevos gerentes de proyectos y respaldar a las iniciativas nuevas. Por ejemplo, en una PMO se pueden organizar sesiones de capacitación para empezar a medir con indicadores clave de rendimiento (KPI) en el equipo y en toda la empresa u ofrecer webinars sobre cómo resolver conflictos que surgen en los proyectos.

¿Necesitas una PMO?

Crear una PMO es como crear un equipo nuevo entero; a veces, uno que abarca a toda la organización. A pesar de que estas oficinas son sumamente valiosas, crearlas lleva mucho tiempo. 

Una PMO puede ser muy útil cuando la mayoría o todas las opciones a continuación son ciertas:

• El trabajo está aislado y a los integrantes de los equipos les cuesta mucho colaborar juntos.

• Los procesos parecen desorganizados.

• La información se pierde todo el tiempo.

• La organización acaba de crecer rápidamente.

• Estás por implementar un cambio en la organización y quieres adelantarte con la gestión de cambios.

Si solamente necesitas resolver uno o dos de estos problemas, prueba con una estrategia diferente: 

• Si tu equipo necesita una vista en perspectiva del estado del trabajo para supervisar todas las iniciativas en un mismo lugar, prueba la gestión con portafolios de proyectos.

• Si necesitas tomar decisiones sobre la seguridad de la empresa y la gestión de los sistemas de información, prueba con la gestión de proyectos para empresas.

• Si quieres darle a tu equipo la estructura que necesita para tener éxito mientras trabaja en la mejora continua, prueba con metodologías ágiles o “Lean”.

• Si tu equipo no puede acceder a información sobre las métricas que abarcan a toda la empresa o a cómo su trabajo se conecta con los objetivos de la compañía, prueba con un software para seguimiento de objetivos.

Ofrécele al equipo de la PMO todo lo que necesita para trabajar

Los equipos de las PMO ayudan a todos a avanzar en la misma dirección, a que los demás equipos sepan qué hacer, por qué es importante y cómo lograrlo. Si piensas que una PMO puede ser útil en tu caso, empieza por investigar qué están haciendo los equipos ahora. El primer paso para crear una PMO es entender en qué situación te encuentras. Una vez que hayas reunido toda la información, después podrás definir las mejores prácticas y empoderar la colaboración entre los diferentes departamentos.

La gestión del trabajo es un buen punto de partida. Con la gestión del trabajo puedes ayudar a administrar muchas piezas en movimiento mientras preparas el desarrollo del equipo de la PMO, incluidos la gestión de recursos, la conexión del trabajo entre los objetivos, la visibilidad y la emisión de informes del estado de los proyectos, por solo nombrar algunos casos. 

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