Tu guía para comenzar con la gestión de portafolios de proyectos

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins14 de diciembre de 20207 min de lectura
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¿Qué es la gestión de portafolios de proyectos?

Si gestionas varias iniciativas de varios equipos y departamentos, sabrás lo difícil que puede ser obtener información con claridad y compartirla de la misma manera. Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una forma de organizar y ejecutar el trabajo de una iniciativa, pero para que todos los equipos y departamentos tengan claridad, necesitas la gestión de portafolios de proyectos.

¿Qué es la gestión de portafolios de proyectos?

La gestión de portafolios de proyectos (GPP) es la gestión centralizada de varios proyectos. Con la gestión de portafolios de proyectos, puedes ver todos los proyectos e iniciativas para conectar el trabajo diario de tu equipo con la estrategia organizacional de tu empresa. Desde la estrategia hasta la ejecución, las herramientas de gestión de portafolios de proyectos te ayudan a realizar un seguimiento de las prioridades de tu negocio y ver el panorama general.

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Gestión de portafolios de proyectos vs. gestión de proyectos: ¿cuál es la diferencia?

Si estás familiarizado con la gestión de proyectos, sabrás que es una excelente manera de planificar, gestionar y realizar tu trabajo. La gestión de proyectos puede ayudar a que tu equipo se alinee con respecto a quién está haciendo qué y para cuándo y a mejorar la colaboración del equipo en una iniciativa específica. Por otro lado, la gestión de portafolios de proyectos, te ayuda a gestionar varios proyectos e iniciativas a gran escala.

Tanto la gestión de proyectos como la gestión de portafolios de proyectos son subconjuntos de la gestión del trabajo, que es un enfoque sistemático para coordinar el trabajo en toda tu empresa, desde los proyectos y los procesos en curso hasta las tareas rutinarias, con el propósito de impulsar la claridad. Puedes beneficiarte de la gestión de portafolios de proyectos si:

  • Necesitas una forma de organizar y realizar un seguimiento de varios proyectos y prioridades de tu equipo.

  • Los ejecutivos necesitan una forma sencilla de visualizar el progreso de varias iniciativas.

  • Necesitas una forma más clara de conectar el trabajo diario con los objetivos estratégicos.

Roles y responsabilidades en el ámbito de la gestión de portafolios de proyectos

Al igual que la gestión de proyectos, existen algunos roles y responsabilidades clave en la gestión de portafolios de proyectos. Con estos roles, puedes asegurarte de que todos comprendan no solo su propia responsabilidad dentro del equipo del proyecto, sino también las responsabilidades de los demás miembros del equipo.

El gerente del portafolio de proyectos

Como era de esperar, el gerente del portafolio de proyectos es la persona que crea y gestiona el portafolio de proyectos. Como gerente del portafolio de proyectos, es posible que no seas el que gestiona todos los proyectos de tu portafolio, pero tu trabajo es asegurarte de que los proyectos de tu portafolio estén actualizados y tengan actualizaciones de estado recientes y relevantes. Considera tener un contacto frecuente con los gerentes de proyectos individuales para establecer cierto ritmo a la hora de enviar informes de estado del proyecto.

Los ejecutivos involucrados

Los ejecutivos involucrados son los miembros del equipo o ejecutivos de la empresa que necesitan una visión global de lo que está sucediendo en las iniciativas del portafolio. Por ejemplo, si estás gestionando un equipo del departamento de marketing, el director o el jefe de marketing podría ser un ejecutivo involucrado en tu portafolio.

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El gerente de programas

El gerente de programas tiene una función similar a la del gerente del portafolio de proyectos. La principal diferencia entre los dos roles y las técnicas de gestión es que un gerente de programas está a cargo de proyectos interconectados, mientras que ese puede no ser el caso del gerente del portafolio de proyectos. Por ejemplo, el gerente de programas podría gestionar varios proyectos relacionados con el lanzamiento de marketing de un producto específico, mientras que el gerente del portafolio de proyectos gestionaría varios proyectos dentro del departamento de marketing, que podrían no estar directamente conectados.

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El gerente de proyectos

Sí, ¡todavía hay gerentes de proyectos en la gestión de portafolios de proyectos! Los gerentes de proyectos pueden estar a cargo de proyectos individuales dentro de un portafolio más amplio. Dependiendo del tamaño y alcance del portafolio, el gerente del portafolio de proyectos también puede gestionar y encargarse de algunos proyectos.

Los miembros del equipo del proyecto

Todos los que trabajan en los proyectos del portafolio forman parte del equipo del proyecto. El equipo de tu proyecto puede ser un grupo interdisciplinario de miembros de varios departamentos de tu empresa o bien, pueden ser los miembros habituales del equipo. La principal diferencia entre el “equipo del proyecto” y un “equipo” es que el equipo del proyecto es un grupo que trabaja en conjunto durante la duración de un proyecto y luego se disuelve.

Los beneficios de la gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos te ayuda a ti y a los participantes relevantes del proyecto a obtener una visión general de proyectos e iniciativas a gran escala. Cuando se usa correctamente, la gestión de portafolios de proyectos puede ayudarte a ver el panorama general y tomar mejores decisiones estratégicas. Los equipos que utilizan herramientas de gestión de portafolios de proyectos se benefician de las siguientes maneras:

  • Tienen mayor visibilidad

  • Están más alineados

  • Realizan una planificación holística de alto nivel

  • Obtienen información de un vistazo

  • Tienen más tiempo para el trabajo creativo y estratégico

  • Visualizan el progreso de los proyectos en tiempo real

  • Toman decisiones más rápidamente

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Para beneficiarte de la gestión de portafolios de proyectos, necesitas una muy buena herramienta de gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos es parte de un sistema de trabajo más amplio: la gestión del trabajo. Para utilizar el software de gestión de portafolios de proyectos de forma eficaz, necesitas una herramienta que te ayude a conectar tu estrategia con tu trabajo diario, a obtener una visión general de todo tu trabajo y a mantenerte actualizado en tiempo real. Hay tres características imprescindibles que el software de gestión de portafolios de proyectos debe tener:

Actualizaciones del estado del proyecto en tiempo real

Uno de los principales valores de la gestión de portafolios de proyectos es la capacidad de comprender el panorama general del progreso de cada proyecto dentro del portafolio. Para hacerlo, asegúrate de que tu herramienta de gestión de portafolios de proyectos ofrezca funciones para realizar informes tanto a nivel de proyecto como de portafolios. De esa manera, los ejecutivos involucrados pueden obtener información de un vistazo a nivel de portafolios y luego ver en detalle las actualizaciones de estado específicas del proyecto cuando sea necesario.

Seguimiento del cronograma y las dependencias

Debido a que un portafolio consta de muchos proyectos complejos, asegúrate de que el software de gestión de portafolios de proyectos ofrezca una forma de ver el cronograma de todos los proyectos de tu portafolio y las dependencias dentro del mismo. Con una vista similar a un diagrama de Gantt, puedes identificar logros y fechas clave de cada proyecto, y así asegurarte de que todo se desarrolle sin problemas.

Gestión de recursos

La gestión de recursos puede ayudarte a desarrollar y realizar un seguimiento de tu plan de gestión de recursos. Con herramientas de gestión de recursos, tienes una idea clara de las responsabilidades y las entregas que tiene tu equipo del proyecto en todos los proyectos del portafolio. De esa manera, si necesitas realizar cambios en tu plan de gestión de recursos, puedes visualizar quién tiene menos carga laboral y qué miembro del equipo está cerca de sufrir agotamiento.

Procesos y mejores prácticas de la gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos funciona mejor cuando mantienes un portafolio actualizado en tiempo real. Como gerente de portafolios de proyectos, tu trabajo es estar en contacto con los gerentes de proyectos individuales de manera regular y asegurarte de que sus proyectos sean los correctos. De esa manera, tanto tú como los ejecutivos involucrados podrán concentrarse en cualquier proyecto que esté en riesgo o con retraso y corregir el rumbo, a la vez que se aseguran de que los proyectos que están en curso se mantengan bien alineados con los objetivos estratégicos de tu empresa.

Para comenzar a aplicar la gestión de portafolios de proyectos, sigue estos cinco sencillos pasos:

Paso 1: Alinea tu portafolio con los objetivos de la empresa

La gestión de portafolios de proyectos puede ayudarte a conectar el trabajo diario con los objetivos estratégicos, pero para que puedas hacerlo de la manera más eficaz, necesitas saber con qué objetivos estratégicos te estás conectando. Si tu empresa establece objetivos anuales o trimestrales, es posible que tengas varios objetivos que van desde aumentar los ingresos a aquellos relacionados con reducir la fuga de clientes. Aclara cuáles son los objetivos estratégicos u OKR a los que tu portafolio contribuye y cómo.

Paso 2: Agrega proyectos

Tu portafolio debe incluir todos los proyectos relevantes. Asegúrate de agregar los proyectos correctos y, si corresponde, dales prioridad según su importancia. Como gerente de portafolios de proyectos, tómate un tiempo para comunicarte con los gerentes de proyectos individuales a fin de estar alineados con respecto a la forma en que cada proyecto del portafolio se conecta con tus objetivos estratégicos. Por último, asegúrate de que no haya proyectos relacionados que no hayas incluido en tu portafolio.

Paso 3: Comparte tu portafolio con los ejecutivos involucrados

Un portafolio es una herramienta que te ayuda a alinearte con tus gerentes de proyectos y a priorizar mejor el trabajo del proyecto, pero también sirve para que los ejecutivos obtengan una visión general de las iniciativas de todo tu departamento. Asegúrate de que tengan fácil acceso a tu software de gestión de portafolios de proyectos. Cuando los ejecutivos pueden obtener información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, pueden tomar mejores decisiones.

Paso 4: Obtén actualizaciones de los proyectos en tiempo real

Asegúrate de que tus gerentes de proyectos actualicen periódicamente sus proyectos individuales. De esa manera, tu portafolio se convierte en el centro de control de la misión de tu equipo para todas tus iniciativas. Puedes verlas en un solo lugar, por lo que puedes visualizar mejor las dependencias, identificar nuevas oportunidades de proyectos y colaborar con los proyectos que están en riesgo.

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Paso 5: Utiliza tu portafolio para la gestión de recursos

Además de ayudarte a ti y a los participantes clave a mantenerse al día con respecto al progreso del proyecto, el portafolio es una herramienta potente para la gestión de recursos. Durante la etapa de planificación de cada proyecto, es probable que hayas creado un plan de gestión de recursos. Pero, si ves que un proyecto se retrasa desde la perspectiva general de tu portafolio, puedes redistribuir los recursos disponibles en los diferentes proyectos para abordar ese problema. Asegúrate de que tu herramienta de gestión de portafolios de proyectos ofrezca un software de gestión de recursos para aumentar la visibilidad en relación con la asignación y redistribución de recursos.

Mira el panorama general con la gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos es la mejor manera de colaborar con tu equipo y dentro del mismo. Obtén una vista panorámica de todas tus iniciativas en un solo lugar, para que puedas realizar un seguimiento de las métricas correctas en el lugar correcto.

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