Qué es el project portfolio management y cómo funciona

Foto de la colaboradora - Julia MartinsJulia Martins29 de agosto de 20227 min de lectura
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Si gestionas varias iniciativas de varios equipos y departamentos, sabrás lo difícil que puede ser obtener información con claridad y compartirla de la misma manera. Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una forma de organizar y ejecutar el trabajo de una iniciativa, pero para que todos los equipos y departamentos tengan claridad, necesitas del project portfolio management (PPM).

¿Qué es el project portfolio management?

El project portfolio management (PPM) o gestión de portafolios de proyectos (GPP) es la gestión centralizada de varios proyectos. Con el project portfolio management, puedes ver todos los proyectos e iniciativas en los que trabajas para conectar el trabajo diario de tu equipo con la estrategia de negocios o business strategy de tu empresa. Desde la estrategia hasta la ejecución, las herramientas de gestión de portafolios de proyectos brindan funciones robustas que te ayudan a realizar un seguimiento de las prioridades de tu negocio y ver the big picture, el panorama general.

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Project portfolio management vs. project management: ¿cuál es la diferencia?

Si estás familiarizado con la gestión de proyectos, sabrás que es una excelente manera de planificar, gestionar y realizar tu trabajo. La gestión de proyectos puede ayudar a que tu equipo se alinee con respecto a quién está haciendo qué y para cuándo y a mejorar la colaboración del equipo en una iniciativa específica. Por otro lado, la gestión de portafolios de proyectos, o project portfolio management (PPM), te ayuda a gestionar varios proyectos e iniciativas a gran escala.

Tanto la gestión de proyectos como la gestión de portafolios de proyectos son subconjuntos de la gestión del trabajo, que es un enfoque sistemático para coordinar el trabajo en toda tu empresa, desde los proyectos y los procesos en curso hasta las tareas rutinarias, con el propósito de impulsar la claridad. Puedes aprovechar las ventajas de la gestión de portafolios de proyectos si:

  • Necesitas una forma de organizar y realizar un seguimiento de varios proyectos y prioridades de tu equipo.

  • Los ejecutivos necesitan una forma sencilla de visualizar el progreso de varias iniciativas.

  • Necesitas una forma más clara de conectar el trabajo diario con los strategic goals.

Roles y responsabilidades en el ámbito de la gestión de portafolios de proyectos

Al igual que la gestión de proyectos, existen algunos roles y responsabilidades clave en la gestión de portafolios de proyectos. Con estos roles, puedes asegurarte de que todos comprendan no solo su propia responsabilidad dentro del equipo del proyecto, sino también las responsabilidades de los demás miembros del equipo o team members.

El gerente del portafolio de proyectos y sus principales funciones

Como era de esperar, el gerente del portafolio de proyectos o project portfolio manager es la persona que crea y gestiona el portafolio de proyectos. Como gerente del portafolio de proyectos, es posible que no seas el que gestione todos los proyectos de tu portafolio, pero tu trabajo es asegurarte de que los proyectos de tu portafolio estén actualizados y tengan actualizaciones de estado recientes y relevantes. Considera tener un contacto frecuente con los project managers individuales para establecer cierto ritmo a la hora de enviar informes de estado del proyecto.

Los ejecutivos involucrados 

Los ejecutivos involucrados son los miembros del equipo o ejecutivos de la empresa que necesitan una visión global de lo que está sucediendo en las iniciativas del portafolio. Por ejemplo, si estás gestionando un equipo del departamento de marketing, el director o el jefe de marketing podría ser un ejecutivo involucrado en tu portafolio.

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El gerente de programas o program manager

El gerente de programas tiene una función similar a la del gerente del portafolio de proyectos. La principal diferencia entre los dos roles y las técnicas de gestión es que un gerente de programas está a cargo de proyectos interconectados, mientras que ese puede no ser el caso del gerente del portafolio de proyectos. Por ejemplo, el gerente de programas podría gestionar varios proyectos relacionados (related projects) con el lanzamiento de marketing de un producto específico, mientras que el gerente del portafolio de proyectos gestionaría varios proyectos dentro del departamento de marketing, que podrían no estar directamente conectados.

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El gerente de proyectos o project manager

Sí, ¡todavía hay project managers en la gestión de portafolios de proyectos! Estos pueden estar a cargo de proyectos individuales (individual projects) dentro de un portafolio más amplio. Dependiendo del tamaño y alcance del portafolio, el gerente del portafolio de proyectos también puede gestionar y encargarse de algunos proyectos.

Los miembros del equipo del proyecto o project team members

Todos los que trabajan en los proyectos del portafolio forman parte del equipo del proyecto, comúnmente llamado project team. El team de tu proyecto puede ser un grupo interdisciplinario de miembros de varios departamentos de tu empresa o bien, pueden ser los miembros habituales del equipo. La principal diferencia entre el “project team” y un “team” es que el equipo del proyecto es un grupo que trabaja en conjunto durante la duración de un proyecto y luego se disuelve.

Las ventajas de la gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos te ayuda a ti y a los participantes relevantes del proyecto a obtener una visión general de proyectos e iniciativas a gran escala. Cuando se usa correctamente, la gestión de portafolios de proyectos puede ayudarte a ver el panorama general y tomar mejores decisiones estratégicas. Los equipos que utilizan herramientas de gestión de portafolios de proyectos o project portfolio management tools obtienen las siguientes ventajas:

  • Tienen mayor visibilidad

  • Están más alineados

  • Realizan una planificación estratégica o strategic planning de alto nivel

  • Obtienen información de un vistazo

  • Desarrollan mejores flujos de trabajo (workflows)

  • Tienen más tiempo para el trabajo creativo y estratégico

  • Visualizan el progreso de los proyectos en tiempo real 

  • La toma de decisiones suele ser más rápida (better decision-making)

  • Pueden gestionar mejor los riesgos del proyecto (risk management)

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Para beneficiarte de la gestión de portafolios de proyectos, necesitas una herramienta de gestión de portafolios de proyectos con funciones potentes

La gestión de portafolios de proyectos es parte de un sistema de trabajo más amplio: la gestión del trabajo. Para utilizar el software de gestión de portafolios de proyectos o PPM software de forma eficaz, necesitas una herramienta que te ayude a conectar tu estrategia con tu trabajo diario, a obtener una visión general de todo tu trabajo y a mantenerte actualizado en tiempo real. Hay tres características imprescindibles que toda PPM tool debe tener:

Actualizaciones del estado del proyecto en tiempo real

Uno de las principales ventajas de la gestión de portafolios de proyectos es la capacidad de comprender the big picture, el panorama general, del progreso de cada proyecto dentro del portafolio. Para hacerlo, asegúrate de que tu project portfolio management tool ofrezca funciones sólidas para realizar informes tanto a nivel de proyecto como de portafolios. De esa manera, los ejecutivos involucrados pueden obtener información de un vistazo a nivel de portafolios y luego ver en detalle las actualizaciones de estado específicas del proyecto cuando sea necesario.

Seguimiento del cronograma y las dependencias

Debido a que un portafolio consta de muchos proyectos complejos, asegúrate de que el project portfolio management tool ofrezca funciones que te permitan ver el cronograma de todos los proyectos de tu portafolio y las dependencias dentro del mismo. Con una vista similar a un diagrama de Gantt, puedes identificar logros y fechas clave de cada proyecto, y así asegurarte de que todo se desarrolle sin problemas.

Gestión de recursos

La gestión de recursos o resource management puede ayudarte a desarrollar y realizar un seguimiento de tu plan de gestión de recursos. Gracias a estas herramientas de gestión de recursos, tienes una idea clara de las responsabilidades y las entregas que tiene tu equipo del proyecto en todos los proyectos del portafolio. De esa manera, si necesitas realizar cambios en tu plan de gestión de recursos, puedes gestionar los recursos disponibles (available resources) y visualizar claramente quién tiene menos carga laboral y qué miembro del equipo está cerca de sufrir agotamiento.

Procesos y mejores prácticas de la gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos funciona mejor cuando mantienes un portafolio actualizado en tiempo real (real-time). Como gerente de portafolios de proyectos, tu trabajo es estar en contacto con los project managers individuales de manera regular y asegurarte de que sus proyectos sean los correctos. De esa manera, tanto tú como los ejecutivos involucrados podrán concentrarse en cualquier proyecto que esté en riesgo o con retraso y corregir el rumbo, a la vez que se aseguran de que los proyectos que están en curso se mantengan bien alineados con los objetivos estratégicos o strategic goals de la empresa.

Para comenzar a aplicar la gestión de portafolios de proyectos y aprovechar todas sus ventajas, sigue estos cinco sencillos pasos:

Paso 1: Alinea tu portafolio con los objetivos de la empresa 

La gestión de portafolios de proyectos puede ayudarte a conectar el trabajo diario con los strategic goals, pero para que puedas hacerlo de la manera más eficaz, necesitas saber con cuáles te estás conectando. Si tu empresa establece objetivos anuales o trimestrales, es posible que tengas varios objetivos de negocio o business goals que van desde aumentar los ingresos a aquellos relacionados con reducir la fuga de clientes. Aclara cuáles son los strategic goals u OKR a los que tu portafolio contribuye y cómo.

Paso 2: Agrega proyectos

Tu portafolio debe incluir todos los proyectos relevantes. Asegúrate de agregar los proyectos correctos (right projects) y, si corresponde, dales prioridad según su importancia. Como gerente de portafolios de proyectos, tómate un tiempo para comunicarte con los project managers individuales a fin de estar alineados con respecto a la forma en que cada proyecto del portafolio se conecta con tus strategic goals. Por último, asegúrate de que no haya proyectos relacionados que no hayas incluido en tu portafolio.

Paso 3: Comparte tu portafolio con los ejecutivos involucrados

Un portafolio es una herramienta que te ayuda a alinearte con tus project managers y a priorizar mejor el trabajo del proyecto, pero también sirve para que los ejecutivos obtengan una visión general de las iniciativas de todo tu departamento. Asegúrate de que tengan fácil acceso a tu project portfolio management software. Cuando los ejecutivos pueden obtener información in real-time sobre el progreso del proyecto, la toma de decisiones suele ser más acertada.

Paso 4: Obtén actualizaciones de los proyectos en tiempo real

Asegúrate de que tus project managers actualicen periódicamente sus proyectos individuales. De esa manera, tu portafolio se convierte en el centro de control de la misión de tu equipo para todas tus iniciativas y proyectos individuales. Puedes verlas en un solo lugar, por lo que puedes visualizar mejor las dependencias, identificar nuevas oportunidades de proyectos y colaborar con los proyectos que están en riesgo.

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Paso 5: Utiliza tu portafolio para la gestión de recursos

Además de ayudarte a ti y a los participantes clave a mantenerse al día con respecto al progreso del proyecto, el portafolio es una herramienta potente para la gestión de recursos o resource management. Durante la etapa de planificación de cada proyecto, es probable que hayas creado un plan de gestión de recursos. Pero, si ves que un proyecto se retrasa desde la perspectiva general de tu portafolio, puedes redistribuir los recursos disponibles (available resources) en los diferentes proyectos para abordar ese problema. Asegúrate de que tu herramienta de gestión de portafolios de proyectos, o project portfolio management tool,  ofrezca un software de gestión de recursos para aumentar la visibilidad en relación con gestión y asignación de tareas (task management) y redistribución de recursos.

Mira el panorama general con la gestión de portafolios de proyectos

La gestión de portafolios de proyectos es la mejor manera de colaborar con tu equipo y dentro del mismo. Obtén una vista panorámica o de todas tus iniciativas en un solo lugar, para que puedas identificar y dar seguimiento seguimiento a los KPIs correctos en el lugar correcto.

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