10 pasos sencillos para fomentar la colaboración en los equipos

No hay individualismo en el equipo. De esto hablan los DT de fútbol, las frases de autoayuda que usamos para decorar la casa e incluso, de lo que hablan muchas canciones. Pero el espíritu de equipo debe estar presente dentro y fuera de la cancha; y después de todo, quién no trabaja en grupo de una manera u otra. El secreto para trabajar con excelencia es maximizar la capacidad de colaboración del equipo.

A continuación te mostramos cómo prepararte (y también cómo preparar a tu equipo) para que puedas encontrar un lugar en el que la colaboración de los equipos fluya sin esfuerzo.

¿Qué representa la colaboración en equipo en el lugar de trabajo?

Puedes pensar en la colaboración como el aceite que mueve los engranajes del equipo. La colaboración en el trabajo es la piedra fundamental para construir un excelente equipo de trabajo. Los equipos colaborativos trabajan juntos en lluvias de ideas nuevas, llevan a cabo grandes proyectos y cumplen con sus objetivos. Como mínimo, los integrantes de un equipo colaborativo logran más trabajando juntos de lo que podrían hacer solos por separado.

Dependiendo del rol que tengas, la colaboración en equipo en el trabajo se puede ver un poco diferente:

• Para los líderes de equipos la colaboración en equipo puede ser útil para asignar el trabajo y, a la vez, hacer que quienes dependan de ellos brillen con sus producciones, amplíen sus habilidades y avancen con sus carreras.
• Como colaborador individual, la colaboración en equipo te ayuda a comunicarte con más eficiencia con el grupo y a trabajar juntos para llevar a cabo más iniciativas.
• Para quienes colaboran con distintos departamentos, la colaboración en equipo es crítica para asegurase de que el trabajo avance sin problemas. Sin una forma clara de trabajar juntos y de comunicarse, tu equipo puede terminar aislado y el trabajo, desmoronarse.

Los beneficios de la colaboración en equipo

Cuando tu equipo colabora, todo es posible. Los equipos colaborativos cosechan los siguientes beneficios:

Una comunicación abierta y honesta

A fin de que los equipos puedan trabajar juntos con eficiencia, deben estar dispuestos a preguntar, a ahondar en puntos específicos e incluso a no estar de acuerdo a veces para hacer que el trabajo avance. A pesar de que no siempre es fácil lograr comunicaciones abiertas y honestas —o más amables— tener un equipo colaborativo implica cocrear para elaborar mejores soluciones, escuchar lo que otros integrantes tienen para decir y trabajar juntos para cumplir con los objetivos.

Participación y creatividad

Piensa en alguna sesión de lluvia de ideas que haya sido excelente. Es muy probable que el equipo haya presentado muchísimas ideas y que hayan construido a partir de las propias sugerencias hasta llegar a un plan que fuera una joya. Esa es la magia de la colaboración en equipo. Solos, los miembros de tu equipo no podrían haber llegado a una solución tal como la que lograron. Todos fueron necesarios, con la participación y la creatividad aportada entre unos y otros, para lograr lo que hicieron.

Aumento de la visibilidad del trabajo

Cuando los miembros del equipo trabajan juntos, están constantemente involucrados con el trabajo de los demás. Dado que contribuyen con iniciativas comunes o deben resolver problemas juntos, los miembros del equipo necesitan compartir y hablar acerca de su trabajo, lo que deriva en un aumento de la visibilidad en todo el equipo.

10 consejos para fomentar la colaboración en equipo

Entonces, decidiste que quieres formar un equipo colaborativo, ¿y ahora qué? Incentivar la colaboración de los equipos no es tan simple como pulsar un botón para “encender” o “apagar” una máquina, requiere de dedicación y atención para desarrollar las habilidades necesarias para la gestión de proyectos. Pero si ya estás listo para cosechar los beneficios de la colaboración en equipo, aquí te presentamos 10 consejos que pueden ayudarte a desarrollar una cultura empresarial colaborativa:

1. Promueve la colaboración como un valor

Puede sonar obvio, pero es crítico que se establezca con claridad que la colaboración es importante tanto para ti como para tu equipo. No todos los equipos valoran la colaboración. A algunos equipos los motivan la competencia o las proezas individuales. Tómate el tiempo para aclarar que la colaboración en equipo es importante y para organizar cómo llegarán a incorporarlo.

“Con Asana, toda nuestra organización es muy colaborativa. Ha roto el aislamiento entre los equipos y los proyectos; y, de esta forma, ha ayudado a que las personas se den cuenta del lugar que ocupan en toda la organización”.

2. Establece las convenciones para la colaboración

La creación de instrucciones sobre cómo deben comunicarse y trabajar juntos es una parte de la forma en que puedes desarrollar y promover la colaboración en el equipo. Recuerda: al principio, la colaboración no se dará sin esfuerzo. Llevará tiempo para que los miembros del equipo trabajen juntos y se sientan totalmente cómodos entre ellos, y eso está bien. Pero si te sientas y cocreas las convenciones para la colaboración del equipo, todo será más sencillo.

Tómate el tiempo necesario para decidir:

• ¿Qué se debería comunicar por email?
• ¿Qué mensajes se deberían enviar por el sistema de mensajes directos?
• ¿Qué información se debería compartir en las herramientas para gestión de proyectos?
• ¿Hay algún día u horario preferidos para las reuniones?

Saber cuándo no comunicar puede ser igual de útil. Asegúrate de dejar tiempo para trabajar con absoluta concentración y anima a los empleados a que ellos mismos hagan uso del modo No molestar si lo necesitan, o que bloqueen sus calendarios para evitar tener días fragmentados por las reuniones. En Asana, practicamos los "miércoles sin reuniones", lo que ofrece tiempo a todos, desde los miembros del equipo más nuevos a los directores ejecutivos, para concentrarse mejor en el trabajo.

“A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar en este aspecto”.

3. Promueve la cocreación

El principio básico de la colaboración en equipo es que los equipos pueden hacer más cosas juntos de las que pueden hacer sus integrantes por separado. Así que una de las mejores formas de promover la colaboración en equipo es promoviendo la cocreación. No se trata de decirles simplemente a los miembros del equipo que trabajen juntos en un proyecto. Mejor, organiza sesiones de lluvias de ideas, invita a debates y abre la puerta a las discrepancias. La cocreación implica crear ideas juntos, no desgastarse solos en la consecución de un objetivo por separado.

La cocreación tampoco tiene por qué ser presencial. Las sesiones asincrónicas de lluvias de ideas pueden ser increíblemente beneficiosas. Una manera simple de cocrear con un equipo virtual es hacer que todos colaboren en un mismo Documento de Google. Simplemente ábrelo y construye a partir de las ideas de todos.

“Con Asana todo gira en torno a compartir conocimientos. Mientras más funciones descubrimos e incorporamos a los distintos equipos, más se aprecia lo valiosa que es la herramienta y todos empiezan a usarla”.

4. Fomenta las comunicaciones abiertas

Lo digo en serio. La colaboración se produce cuando los miembros de un equipo sienten que pueden aportar todo lo que saben al trabajo. Se debería alentar a los integrantes del equipo a que participen, innoven y se comuniquen. En vez de frenar sus opiniones o contener lo que sienten, deberían poder ser ellos mismos y aportar todas las excelentes ideas que se les ocurran.

[Lee: Cómo hacer críticas constructivas y cómo recibirlas]

Pero la comunicación abierta también implica que, a veces, no todos estarán de acuerdo. Las discrepancias no son una contra para la colaboración del equipo. De hecho, no estar siempre de acuerdo (siempre que sea con respeto) y tener conversaciones abiertas es crítico para desplegar una excelente colaboración en equipo.

“Usar Asana para responder a las solicitudes me sirve para ser completamente transparente con los demás departamentos acerca de cuál es la carga laboral del equipo y cuáles son las fechas de entrega”.

5. Predica con el ejemplo

No es nada fácil crear un equipo colaborativo si el líder no lo es. La colaboración empieza por lo más alto, para garantizar que realmente promueves la cocreación, fomentas las comunicaciones abiertas y dedicas tiempo a que tu equipo innove y colabore. Anima a los miembros de tu equipo a que se comuniquen contigo si tienen dudas o que organicen una reunión individual si desean tener una reunión con algo más de tiempo.

“Asana me brinda la oportunidad de colaborar con personas de toda la empresa, desde los miembros de mi equipo hasta el director general, de forma más sencilla. Me hace un mejor líder”.

6. Dedica tiempo a fortalecer los vínculos del equipo

¿Cuándo fue la última vez que tu equipo se reunió solamente para charlar? Las actividades para fortalecimiento de equipos no son solo para descargar tensiones, aunque sí es cierto que también sirven para ello; también son una excelente oportunidad para conocerse mejor fuera del ámbito laboral. ¿Qué objetivos tiene tu compañero de trabajo en la vida? ¿De dónde es tu jefe y cómo lo afecta su procedencia? ¿A qué se dedicaba tu nuevo compañero de equipo antes de ingresar al puesto actual? Los equipos que logran relacionarse dentro y fuera del trabajo se conocen mejor. Entonces, cuando surgen tensiones o el trabajo se torna complicado, se comunican con mayor facilidad, logran disipar asperezas y colaborar con más eficiencia.

“No quiero que la gente sufra de agotamiento mental. Quiero que se traten bien entre ellos y que disfruten del trabajo. Con Asana eso es posible”.

7. Destaca el buen trabajo en equipo

A todo el mundo le gusta que lo reconozcan por un trabajo que uno ha hecho bien. Felicitar a los miembros del equipo por un trabajo bien hecho en grupo es lo mismo. Si dos compañeros de equipo trabajan juntos para poner una idea nueva en práctica o dictan un webinar particularmente difícil, tómate el tiempo para elogiarlos. Pídeles a los miembros del equipo que compartan sus impresiones acerca de sus experiencias. Que cuenten qué salió bien o cómo colaboraron y trabajaron juntos para lograr alcanzar sus objetivos. Esta oportunidad no solo les brinda la atención que merecen, sino que además puede servir como referencia para que otros compañeros colaboren más adelante.

“Antes de usar Asana, nunca habíamos tenido una forma de dar seguimiento al trabajo que se producía en múltiples proyectos de distintos departamentos a la vez. Ahora podemos ver todo en detalle; y también nuestras responsabilidades con respecto a los sprints quedan absolutamente claras”.

8. Ofrece oportunidades de asesoramiento

El desarrollo de la colaboración del equipo es una habilidad social. De hecho, es una combinación de habilidades interpersonales y comunicativas. Cada miembro individual del equipo puede trabajar para mejorar esas habilidades, pero, a veces, contar con una perspectiva externa puede ser sumamente útil. Hay algunos intangibles que se adquieren con la experiencia laboral, el tiempo dedicado a la empresa y la familiaridad con el mercado o el puesto de trabajo. Siempre es probable que los empleados nuevos quieran saber más. Apoyar las oportunidades de asesoramiento dentro de tu empresa puede ser útil para que el equipo entero mejore.

“Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y a replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de trabajos”.

9. Establece los objetivos en colaboración

¿Cómo establece los objetivos tu equipo? La definición de los objetivos es fundamental para cualquier equipo. Puede servirles para alinearse con respecto a qué es importante y sobre cómo ponerse en acción para alcanzar esos objetivos. Con frecuencia, los objetivos se establecen con orientación "vertical descendente", lo que significa que los líderes son quienes definen los objetivos y las métricas para cumplirlos. Puede ser útil para que el equipo o la empresa logren un objetivo común a todos, pero no le ofrece al equipo la oportunidad de colaborar e innovar sobre qué pueden hacer para alcanzar ese objetivo.

Considera establecer objetivos híbridos en los que los líderes del equipo o de la empresa sean quienes definan el objetivo principal, pero que también se aliente a los miembros individuales a que definan sus propios resultados clave o KPI sobre cómo alcanzarán esos objetivos. Puedes realizar talleres o lluvias de ideas sobre las métricas. Abrirles las puertas a los miembros del equipo para que participen de la definición de los objetivos puede hacer que se interesen más en alcanzarlos.

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“Asana nos ha convertido en mejores gerentes de proyectos, ya que fomenta una mentalidad de responsabilidad en todos los empleados de la empresa”.

10. Usa herramientas compartidas

La mejor manera y la más sencilla para que tu equipo trabaje unido es a través de la colaboración con una única herramienta compartida. Cuando tengas una fuente única de referencias, todo el trabajo de tu equipo se producirá en el mismo lugar. Cualquier actualización nueva, archivo compartido o contenido extra se encontrará sin problemas. Al reducir los obstáculos para trabajar juntos y colaborar, empoderas a tu equipo para que logre más con menos esfuerzo.

“Contar con recursos tecnológicos para la colaboración y las comunicaciones es crucial para los equipos. Incluso lo es más ahora a causa de la COVID-19. Gracias a que nos preparamos desde el primer día con Asana y nuestras otras herramientas, empezamos con el pie derecho cuando pasamos a trabajar desde casa. No sufrimos ninguna alteración en nuestro flujo de trabajo ni en nuestros resultados”.

Las mejores herramientas para la colaboración en equipo

Las aplicaciones para colaboración pueden ayudar a que tu equipo se comunique, comparta archivos y coordine el trabajo con facilidad. Prueba con estas herramientas para ayudar a que tu equipo favorezca la colaboración eficiente:

Una herramienta para compartir archivos como Google Workspace, Microsoft Office o Dropbox

Uno de los principales obstáculos para la colaboración en equipo es tener que buscar continuamente documentos o tener que esperar la respuesta a un email antes de poder acceder a un archivo. Con una herramienta centralizada para compartir los archivos, tu equipo cuenta con una base de consultas compartida y un lugar en el cual guardar los archivos al que todos pueden acceder.

Una herramienta de comunicación como Slack o Microsoft Teams

¿Cómo se comunica tu equipo actualmente? Las comunicaciones breves para pedidos simples o los momentos divertidos para fortalecer los vínculos del equipo pueden ser críticos para la colaboración del grupo. Un buen equipo está continuamente en contacto, incluso aunque no hablen todo el tiempo. Este tema es particularmente importante si el equipo trabaja remoto. Si bien una reunión o una huddle son excelentes opciones para comunicarse, una herramienta de mensajes brinda acceso fácil a todos los miembros del equipo.

Una herramienta para comunicaciones por video como Zoom o Google Meet

En los equipos que trabajan remoto, las videoconferencias son críticas para la colaboración. Aumentar la cantidad de tiempo que se ven a la cara en tu equipo puede servir para crear un entorno colaborativo, incluso a pesar de que trabajen remoto. Asegúrate de que todos los integrantes del equipo tengan acceso para crear reuniones con video y de que sepan cómo usar la herramienta.

Una herramienta de gestión del trabajo como Asana

La gestión del trabajo es la piedra fundamental para la estrategia de colaboración de tu equipo. Con una herramienta de gestión del trabajo puedes alinear fácilmente las necesidades del equipo, visualizar el trabajo en tiempo real y aclarar los objetivos. Naturalmente, en Asana, creemos que Asana es una muy buena herramienta para ayudar a tu equipo a lograr todo esto. Asana es una herramienta de gestión del trabajo que ayuda a tu equipo a organizar el trabajo, mantenerse sincronizado y cumplir con los objetivos.

Asana también se integra con todas las demás herramientas de colaboración, para reducir el cansancio por cambiar entre diferentes herramientas. El empleado promedio cambia entre 10 herramientas por día, pero con Asana puedes acceder a todas tus herramientas de negocios favoritas desde un mismo lugar.

Más información

Los desafíos de la colaboración en equipo

Hemos abarcado los beneficios de la colaboración en equipo y cómo hacer que el equipo se ocupe concretamente de lo que necesita sin rodeos cuando la colaboración fluye sin problemas. Y, a pesar de que no hay lado negativo en la colaboración bien implementada, sí hay algunas dificultades con las que te puedes encontrar al implementar estas estrategias:

Demasiada información

• El problema: Cuando los equipos implementan herramientas y estrategias nuevas de colaboración, el trabajo ya no queda aislado. Sin un sistema adecuado para la gestión del trabajo puede ser muy complicado y abrumador explorar información nueva a la que tu equipo tiene acceso.
• La solución: Es muy importante que establezcas las convenciones para las comunicaciones al principio del proceso. Cuando tu equipo sepa exactamente dónde va a estar todo, tendrán claridad en vez de confusión. También es importante elegir una herramienta de gestión del trabajo que permita adecuar la información de privacidad sobre el trabajo para que puedas coordinar y colaborar con mayor eficiencia.

Demasiadas notificaciones

• El problema: Ahora que están todos conectados, tu bandeja de entrada no deja de sonar con la llegada de información nueva y tú no puedes terminar tus trabajos.
• La solución: Asegúrate de que tu software para colaboración ofrezca acceso fácil para controlar las notificaciones importantes. Elige soluciones que ofrezcan una opción de No molestar y "desactivar las notificaciones" para que tu equipo se pueda centrar en el trabajo que es realmente importante.

Adopción lenta

• El problema: A tu equipo le cuesta horrores implementar algunas políticas nuevas y usar algunas de las herramientas nuevas para la colaboración.
• La solución: Asegúrate de empezar poco a poco. Te recomendamos implementar un flujo de trabajo nuevo para tener una idea de cómo funcionan tus herramientas y procesos nuevos. También es útil contar con expertos adentro que puedan guiar a otros en su proceso de adopción. En Asana, hemos desarrollado los "Cambios a la manera de Asana" para ayudar a que los equipos implementen nuevas prácticas correctamente. Mira cómo funciona.

Resultados lentos

• El problema: El rendimiento del equipo no ha mejorado y la dinámica tampoco parece haber cambiado.
• La solución: Cuando te dediques a estimular la colaboración del equipo, probablemente no veas los resultados de la noche a la mañana. Ayudar a que tu equipo mejore la claridad y la visibilidad es solo un aspecto bueno. Prueba con establecer objetivos y métricas que indiquen "dónde te encuentras" cuando empiezas, para poder mirar hacia atrás y analizar cómo progresa todo a lo largo del tiempo.

La colaboración hace que el trabajo en equipo funcione

Cuando tu equipo colabora, puedes lograr grandes cosas. En Asana creemos tanto en la colaboración en equipo que decidimos que nuestra misión fuera ayudar a que los equipos de todo el mundo prosperen gracias a que pueden trabajar juntos sin esfuerzo. Así que nuestro equipo colaborativo les desea muchísima suerte.