12 consejos para lograr una comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Hoy en día, estamos casi continuamente en contacto con nuestros compañeros de trabajo. Probablemente y sin prestarle demasiada atención, ya hayas saludado a algún compañero, tomado un café virtual con algún miembro del equipo remoto o enviado algún gif de un gatito en piyama al equipo, y está todo bien. A pesar de que con estas acciones sí te estás comunicando en el trabajo, hay una gran diferencia entre estos tipos de mensajes y las comunicaciones en el trabajo a las que nos referiremos.

Con las comunicaciones en el trabajo nos referimos a aquellas comunicaciones que tienes en torno a los pormenores del trabajo. Saber cuándo y cómo comunicarse de manera efectiva puede ayudarte a reducir la falta de comunicación, aumentar la felicidad del equipo, reforzar la colaboración y fomentar la confianza. Los equipos que saben cómo comunicarse de manera efectiva con respecto al trabajo están mejor preparados para enfrentar situaciones difíciles. Pero el desarrollo de los buenos hábitos de comunicación requiere de tiempo y esfuerzo. Aquí es donde Asana entra en acción. A continuación, te mostramos 12 maneras en las que puedes llevar las habilidades comunicativas del trabajo a otro nivel.

A qué nos referimos con las “comunicaciones en el trabajo”

Con las comunicaciones en el trabajo nos referimos a cualquier tipo de comunicación que uses relacionada con los pormenores del trabajo. Por ejemplo, hablar acerca de las tareas individuales, compartir actualizaciones sobre los proyectos o brindar comentarios a gerentes o empleados. Saber cómo comunicarse en el trabajo es clave para lograr una colaboración efectiva, porque si no te puedes comunicar con claridad, te arriesgas a cometer errores de comunicación, a crear confusión o, incluso, a herir los sentimientos de alguien sin haber tenido esa intención.

Las comunicaciones en el trabajo se pueden producir cara a cara, por escrito, a través de una plataforma de videoconferencia o en una reunión grupal. También se pueden dar en tiempo real o de manera asincrónica, algo que sucede cuando te comunicas por trabajo con un video grabado, por email o en una plataforma como una herramienta de gestión de proyectos. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de comunicaciones en el trabajo:

• Reuniones de equipo

• Sesiones individuales de evaluación

• Recepción de información

• Comunicaciones acerca del estado o progreso de un proyecto

• Colaboración con tareas de otros departamentos

• Comunicaciones no verbales

Elementos de una buena comunicación

Ahora que sabes qué tipo de comunicaciones se pueden incluir dentro de las comunicaciones de trabajo, ¿cómo podrías empezar a mejorarlas? Hay algunos principios claros de las comunicaciones que puedes aplicar independientemente del tipo de comunicación del que se trate. En particular, una buena comunicación:

• Apunta a la claridad. Más allá de que se trate de un mensaje por Slack, la redacción de un email o de dar alguna respuesta sobre la marcha, apunta a comunicar tu mensaje con claridad.

• Procura resolver conflictos, no crearlos. El motivo por el que te comuniques será para resolver un problema o incentivar la colaboración efectiva en un proyecto o tarea. La buena comunicación en el trabajo puede resolver obstáculos o puede tratarse de dar una opinión. Asegúrate de que el objetivo siempre sea mejorar la situación actual.

• Se produce en ambas direcciones. Cada situación comunicativa en el trabajo es un intercambio de información, incluso aunque la persona solamente se comunique de manera no verbal.

Los beneficios de las comunicaciones abiertas en el trabajo

Las comunicaciones efectivas y claras en el trabajo pueden lograr lo siguiente:

• Estimular la participación y el sentido de pertenencia de los empleados

• Incentivar la aceptación y el respaldo del equipo

• Aumentar la productividad.

• Construir una cultura corporativa saludable

• Reducir los conflictos

• Aumentar la retención

7 consejos para las comunicaciones efectivas en el trabajo

Las comunicaciones efectivas en el trabajo se resumen en dónde, cómo y cuándo uno se comunica. Prueba estos siete consejos para transformarte en un mejor comunicador.

1. Hay que saber dónde comunicarse y sobre qué temas

Las comunicaciones se producen de muchas formas diferentes, cara a cara, por email, mediante mensajes instantáneos y en plataformas para gestión del trabajo. Para lograr la mayor efectividad posible, asegúrate de seguir las instrucciones sobre cómo comunicarse y de enviar mensajes sobre lo que corresponde en el lugar correcto.

A veces, si sabes dónde comunicarte, ya tienes la mitad del camino recorrido. La empresa puede tener muchas herramientas diferentes para las comunicaciones, lo cual puede hacer que sea difícil saber qué herramienta es la más apropiada para alguna pregunta o comentario en particular. ¿Necesitas comunicarte en tiempo real o está bien si envías un mensaje asincrónico? Si no estás seguro, pregúntale a algún miembro del equipo o gerente dónde deberías enviar los diferentes tipos de mensajes. Es muy importante que todos estén alineados. Por ejemplo, en Asana usamos:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Desarrolla las habilidades de colaboración

La colaboración es la base del trabajo efectivo en equipo. A fin de desarrollar habilidades sólidas para la colaboración en equipo, debes poner en práctica las comunicaciones abiertas y honestas. Esto no quiere decir necesariamente que siempre debes estar de acuerdo con todo. Saber cómo disentir y trabajar para resolver esas diferencias también es una parte central de la colaboración.

Las habilidades para la comunicación y la colaboración plantean un dilema como: “¿Qué fue primero, el huevo o la gallina?”. Puedes generar buena colaboración si te comunicas de manera efectiva, pero saber cómo colaborar es un componente clave de las comunicaciones sólidas. En esencia, solamente significa que deberás practicar para mejorar tanto las habilidades para la colaboración como las de comunicación a lo largo del tiempo. A medida que la colaboración del equipo mejore, será más fácil transmitir cualquier información u opinión en el ambiente laboral. Como resultado de esas comunicaciones honestas, la colaboración se dará con mayor fluidez.

3. Habla cara a cara siempre que puedas

Tal vez una de las formas más usadas y efectivas para evitar los malentendidos en las comunicaciones sea hablar cara a cara. Si tu equipo trabaja de forma virtual, hablar por videoconferencia también funciona. Las comunicaciones cara a cara son particularmente importantes si sabes que una conversación va a ser dura. Puede ser muy difícil comunicar el tono por medio de la escritura. Lo ideal sería que la otra persona viera tus expresiones faciales y el lenguaje corporal.

Si tu equipo trabaja de forma remota o descentralizada, también podría resultar mejor una comunicación por teléfono en vez de una por videoconferencia. El hartazgo de las videoconferencias es real y puede hacer que la colaboración y las comunicaciones se vuelvan particularmente difíciles para los equipos remotos. Comunicarse por teléfono reduce algunas de las tensiones visuales y, a la vez, permite escuchar la voz y el tono del otro miembro del equipo.

4. Presta atención a tu lenguaje corporal y al tono de voz

Las comunicaciones no se tratan solamente de lo que dices, sino también, de cómo lo dices. Fíjate de no estar con los brazos cruzados o de no mostrar desinterés. Muchas veces, el lenguaje corporal no tiene nada que ver con la situación actual; puedes estar cansado o estresado por algo que sucede en tu vida personal. Pero los miembros de tu equipo, quienes tal vez no conozcan el contexto, podrían ver tus reacciones y suponer que estás enojado o molesto por algo. Particularmente en el caso de las conversaciones más duras, intenta relajar el lenguaje corporal y las expresiones faciales para evitar transmitir cualquier señal no intencionada.

5. Prioriza las comunicaciones de ida y vuelta

Escuchar es tan importante como hablar en el caso de las comunicaciones en el trabajo. Parte de ser un miembro colaborativo del equipo tiene que ver con que escuchas las ideas de otras personas en vez de solamente tratar de imponer tu parecer.

Hay dos tipos comunes de escucha: escuchar para responder y escuchar para entender. Cuando escuchas para responder te centras en lo que dirás a continuación, en vez de escuchar lo que la otra persona dice. Con este tipo de escucha, corres el riesgo de pasar por alto información clave o incluso, de simplemente repetir lo que alguien más dijo.

En cambio, intenta entender; es decir, escuchar realmente lo que la otra persona tiene para decir sin pensar en lo que vas a responder. Si realmente piensas en algo que quieres decir, dilo de una vez para poder seguir escuchando para comprender, en vez de tratar de recordar lo que quieres decir a continuación.

6. Mantente fiel a los hechos no a la fantasía

“Hechos vs. fantasía” es una técnica recomendada por la cofundadora del grupo de liderazgo consciente “Conscious Leadership Group”, Diana Chapman. En este caso, los “hechos” son eventos que realmente sucedieron, algo con lo que todos dentro de una misma habitación estarían de acuerdo sin conflicto alguno. Una “fantasía”, por otra parte, es nuestra interpretación de una situación.

Por ejemplo, supongamos que tu gerente opina sobre tu trabajo durante una reunión de equipo pequeña delante de todos. Este es un hecho. No esperabas que hiciera ningún comentario al respecto y crees que habló en la reunión de equipo, en vez de reservarlo para la reunión individual de evaluación, porque mostraba cierta disconformidad con tu trabajo. Esto es “fantasía”, porque no tienes manera de saber si es cierto o no.

Las fantasías son inevitables, todos nos las creamos a partir de los hechos. Pero hay que tratar de separar la fantasía de los hechos y evitar actuar basados en fantasías hasta que se puedan comprobar. Por ejemplo, en este caso, tal vez sea conveniente hablar con tu gerente y preguntarle, durante la siguiente reunión individual de evaluación, por qué hizo esos comentarios en la reunión de equipo.

7. Asegúrate de hablarle a la persona correcta

Las comunicaciones efectivas en el trabajo tienen mucho que ver tanto con el interlocutor como con lo que dices. Las comunicaciones deficientes por lo general se producen cuando no le hablas a la persona correcta o intentas compartir información en un contexto que no es el adecuado.

Para evitarlo, cerciórate de que las personas correctas se encuentren en la sala o de que reciban el mensaje. Si no estás seguro de quiénes deberían ser, haz algo para identificar a los principales integrantes del proyecto que puedan faltar.

5 maneras de desarrollar habilidades comunicativas de liderazgo

Si eres líder, tienes el poder para definir y establecer las convenciones para las comunicaciones del equipo. Las comunicaciones sólidas pueden generar una cultura corporativa saludable, confianza entre los empleados y derribar barreras entre las estructuras aisladas de los distintos departamentos. A continuación, mostramos cómo se pueden lograr:

1. Ocúpate de los problemas por más mínimos que parezcan

Antes de empezar a mejorar las habilidades comunicativas del equipo, asegúrate de que no haya problemas ocultos que impidan que alguien se comunique con total honestidad. ¿Todos se sienten cómodos como para hablar abiertamente? ¿Hay algo que pueda hacer que alguno de los miembros del equipo sienta que no puede mostrarse totalmente como es?

Una de las cosas más importantes que puedes hacer como líder es garantizar que los empleados se sientan cómodos mostrándose tal cual son (o lo más cercano posible a como quieren que los vean). Es decir, tal vez quieran expresar que no están de acuerdo con algo, hablar de lo que les gusta hacer fuera del trabajo o ser honestos acerca del tipo de comunicación que prefieren. Preocúpate por entender las necesidades de cada miembro del equipo y garantízales que estarán cubiertas en el ambiente laboral.

Un tema muy recurrente en nuestras encuestas de participación de empleados fue la oportunidad de mejorar la forma en que se compartían la información y las comunicaciones en toda la organización; así que buscamos una manera de hacerlo.”

2. Pide, con frecuencia, que los demás expresen sus comentarios

Si no les pides comentarios a los demás (dentro de tu estilo de comunicación), nunca los recibirás. A pesar de que las comunicaciones en el trabajo afectan la interacción con todos, es probable que los miembros del equipo no las consideren algo sobre lo que deban opinar. Si solicitas a tus empleados que aporten sus comentarios, como parte del estilo de comunicación establecido, puedes mejorar y desarrollar aún más estrategias de comunicación claras dentro del equipo.

3. Comprende los estilos de comunicación del equipo

Otra manera efectiva de comunicarte con el equipo es preguntándoles, justamente, cómo se quieren comunicar. Las preferencias sobre las comunicaciones no deberían ser un secreto, ni un juego de adivinanzas, tampoco tienes que saber de buenas a primeras si los miembros del equipo prefieren las videoconferencias o las llamadas telefónicas, las reuniones bien temprano a la mañana o a la tarde al final del día. Consultar puede servirte para crear un entorno en el que todos puedan prosperar libremente.

Entre las preguntas importantes, se encuentran las siguientes:

• ¿Les gusta aprovechar la mañana o quedarse hasta tarde en la noche?

• ¿Les gustan las reuniones estructuradas o prefieren el fluir de las sesiones de lluvias de ideas?

• ¿Se les ocurren las mejores ideas si piensan en voz alta, cuando sucede algo en el momento, o prefieren elaborar los pensamientos por escrito?

• ¿Con qué tipo de personalidad se identifican? ¿Son introvertidos, extrovertidos o un poco de ambos?

• ¿Sienten que conocen bien a sus compañeros de equipo o preferirían tener más actividades para fortalecer el espíritu de equipo?

• ¿Qué tipos de reuniones o tareas son las que los cargan más de energía?

4. Dedica tiempo a romper el hielo o fortalecer al equipo

Llegar a conocer bien al equipo es fundamental para saber cómo comunicarse. Es particularmente importante dedicar tiempo a que el equipo se conozca fuera del ámbito laboral. Las preguntas y actividades para romper el hielo pueden ser útiles para echar luz sobre algún elemento de la personalidad y aportan algo de diversión en las reuniones. Así que considera comenzar con una charla informal antes de sumergirte en la agenda de la reunión.

5. Define el tono

Recuerda: la forma en que te comuniques y colabores afectará a todo el equipo. Depende de ti marcar el estándar para las comunicaciones claras y abiertas en el trabajo. Una vez que hayas definido y comunicado este estándar, el equipo seguirá el ejemplo.

De vez en cuando, después de unos meses, vuelve a tomar nota de cómo se sienten todos acerca de las comunicaciones del equipo. ¿Hay hábitos que hayan aflorado en los últimos meses y que quieras desterrar o incentivar? Analiza con regularidad cómo se comunica el equipo, en vez de “definir y olvidar” las prácticas del grupo. Puede ser muy útil para aplicar métodos de comunicación conscientes y deliberados.

A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar para lograrlo.”

Otros tipos de comunicación en el trabajo

Al hablar acerca de la comunicación en el trabajo, por lo general se supone que el lugar de trabajo es físico, donde los empleados se reúnen para hacer su trabajo. Pero existen muchas formas de comunicarse en todo el mundo, pueden ser colaborando con varias oficinas globales o con equipos que trabajan remoto. La mayoría de las mejores prácticas de comunicación aún se pueden aplicar a cualquier tipo de equipo, pero hay algunas consideraciones y mejores prácticas extra que puedes usar para ayudar a que los miembros del equipo se mantengan conectados de forma efectiva.

Equipos descentralizados

Los equipos descentralizados son los que trabajan en varias oficinas nacionales o internacionales. Estos equipos pueden extenderse por diferentes zonas horarias y hablar distintos idiomas. Cada oficina tendrá su propia cultura y hábitos. No hay que esperar que todos los equipos descentralizados se comuniquen del mismo modo. De hecho, una de las ventajas de este tipo de equipos es la variedad de pensamientos que se manifiestan al trabajar con compañeros de todo el mundo.

Si trabajas en un equipo descentralizado, es crítico comunicarse de más para que los demás miembros del equipo, que se encuentran en zonas horarias diferentes, estén al tanto de lo que sucede. Asegúrate de documentar todo en una fuente central de referencias a la que pueda acceder cualquier miembro del equipo cuando esté en línea. Busca también una herramienta que se actualice en tiempo real para que nadie tenga que aminorar la marcha por el desfase de la información.

Ten en cuenta que las zonas horarias pueden afectar el modo en que las personas intervienen en una conversación. Intenta organizar reuniones para cuando todos están disponibles u ofrece las grabaciones y las notas si alguien del equipo no puede asistir. También es crítico confirmar que las personas correctas hayan sido incluidas y que no se las deja afuera simplemente porque se encuentran en una oficina diferente a donde se encuentra la mayoría del equipo.

Compañeros de trabajo en línea

Si trabajas con un equipo de forma virtual, es esencial que se determine por dónde se comunicarán y con qué frecuencia. Saber exactamente para qué se debe usar cada herramienta de comunicación puede ser muy útil para que los miembros del equipo se sientan conectados, incluso aunque trabajen a distancia.

Cuando pasamos a trabajar de forma remota, tuvimos que volver a aprender a comunicarnos y de muchas maneras diferentes. Slack, Asana y las integraciones entre estas herramientas han reemplazado o complementado en gran parte el modo en que estábamos acostumbrados a comunicarnos en persona.”

Los equipos remotos pueden llegar a sentirse aislados y desconectados entre sí. Por lo tanto, es conveniente analizar la posibilidad de hacer un ejercicio con el equipo completo sobre los hábitos de comunicación. A algunos miembros del equipo les puede encantar las llamadas telefónicas imprevistas, mientras que otros tal vez prefieran las reuniones programadas con agendas claras. Como los miembros del equipo tienen pocas oportunidades de interactuar en persona, conocer estas preferencias es esencial para el equipo. Y de este modo, podrás mantener los canales de comunicación abiertos.

Finalmente, no olvides incluir a todos con regularidad en acciones para fortalecimiento del equipo. Pueden ser actividades para romper el hielo al iniciar las reuniones o alguna charla programada para el final de cada semana. El tiempo dedicado a estar con el equipo puede ayudar a que los miembros se sientan conectados sin importar desde dónde sea que participan.

La frutilla de la torta para lograr las mejores comunicaciones efectivas en el trabajo

El último componente de las comunicaciones claras es contar con una fuente única de referencias para todas las comunicaciones y la información de trabajo. Un sistema centralizado como una herramienta de gestión del trabajo puede ser sumamente útil para coordinar el trabajo en todos los niveles del equipo. Lee nuestro artículo de introducción a la gestión del trabajo y descubre más acerca de cómo la gestión del trabajo facilita la coordinación y las comunicaciones en los proyectos.