Retroalimentación en la Comunicación: Cómo dar Feedback de Forma Efectiva

Si no te sientes cómodo dando feedback, no te preocupes, no eres el único. Si bien son una parte esencial de las comunicaciones efectivas en el trabajo, muchos de nosotros no sabemos cómo abordar los comentarios de manera constructiva. Desde los comentarios iniciales hasta las críticas constructivas, saber cómo proporcionar comentarios útiles es una habilidad que puedes desarrollar.

El feedback o retroalimentación es importante ya que ayuda a la otra persona a crecer y a desempeñarse mejor en el trabajo. Independientemente de que seas un gerente que deba dar feedback a un subordinado directo o un empleado que deba hacer lo mismo con otro compañero de trabajo o con un gerente, estos 20 consejos te ayudarán a hacerlo de manera efectiva.

11 consejos para dar retroalimentación en la comunicación

Independientemente del tipo de feedback que quieras dar, es importante que tengas en cuenta estos consejos que te ayudarán en tus reuniones de feedback y evitaran problemas de comunicación o posibles reacciones negativas. Estos consejos no nos aseguran que sea una tarea fácil (¡nos encantaría que así fuera!), pero sí te llevarán por el camino correcto.

1. Hazlo de forma privada

Asegúrate siempre de dar feedback en privado. Si lo haces delante de otras personas, pueden convertirse rápidamente en comentarios negativos, incluso si no era tu intención.

Si no sueles tener reuniones periódicas con la persona a la que quieres darle feedback, pregúntale si dispone de algunos minutos para poder conversar. Siempre que sea posible, infórmale de los temas que quieres hablar para que la persona pueda asistir a la reunión lo más preparada posible. Por ejemplo, podrías preguntarle si tiene 15 minutos para discutir sobre la presentación de precios del día anterior.

2. Sé oportuno

El objetivo de los comentarios es ayudar a la otra persona a mejorar. Para esto, evita hacerlo sobre algo que sucedió hace más de dos semanas, pasado este tiempo el incidente deja de tener la misma relevancia.

Asimismo, también te recomendamos no dar retroalimentación en la comunicación inmediatamente después de que haya tenido lugar el acontecimiento. Los comentarios inmediatos suelen ser más negativos. Espera al menos 24 horas antes de comentar sobre el tema para darle tiempo a la otra persona a reflexionar sobre lo sucedido.

3. Aprende a diferenciar entre comentarios constructivos y negativos

Antes de dar tu opinión, debes comprender la diferencia entre la crítica constructiva y los comentarios negativos:

• La crítica constructiva generalmente se centra en algo que la persona puede hacer para mejorar.

• Los comentarios negativos, también conocidos como crítica destructiva o comentarios críticos, solo sirven para quitarle méritos a las personas en lugar de ayudarlas a mejorar. 

Para asegurarte de que estás proporcionando críticas constructivas en lugar de comentarios negativos, es importante que evalúes cuál es tu intención. Asegúrate de abordar los comentarios con la intención de ayudar a la otra persona a crecer, incluso si te sientes frustrado. Evita la microgestión o las críticas personales hacia la otra persona. Además, asegúrate siempre de brindar tus comentarios en privado ya que compartirlos en público convierte rápidamente una conversación constructiva en comentarios negativos.

4. Usa declaraciones en primera persona

Las declaraciones en primera persona son una forma de expresar tus comentarios centrándote en tu experiencia y opinión sobre la situación, en lugar de la persona de quien estés hablando. Este tipo de declaraciones también ayudan a que los comentarios no se perciban como que se está buscando un culpable sino más bien como un ejercicio de colaboración cuyo objetivo es poder mejorar para el futuro.

Por ejemplo, en lugar de decir “dijiste que me enviarías las diapositivas de la presentación el jueves, pero las recibí el lunes, lo que me hizo sentir que no estaba bien preparado para la reunión”, intenta decir algo como “pensé que recibiría las diapositivas de la presentación el jueves. ¿Hubo algún retraso del que no estuviera al tanto?”.

5. Céntrate en uno o dos temas

Evita dar retroalimentación en la comunicación empresarial sobre más de uno o dos puntos a la vez, incluso cuando sean comentarios constructivos y los des en primera persona. Si intentas dar retroalimentación en la comunicación sobre muchos temas a la vez, podrías provocar involuntariamente una actitud defensiva por parte de la otra persona y hacer que sea menos probable que reciba tus comentarios con una mentalidad abierta.

Además, si das feedback de manera oportuna, probablemente no tengas tantos temas para discutir. Asimismo, aunque resulte tentador, evita mencionar opiniones anteriores, ya que eso también puede conducir a una sesión de comentarios negativa.

6. Sé específico y brinda ejemplos

El objetivo de dar feedback o retroalimentación es ayudar a alguien a mejorar, destacando sus fortalezas o identificando las oportunidades para mejorar. Cuanto más específico seas en los detalles, más fácil será para esa persona incorporar esos comentarios y ponerlos en práctica.

Supongamos, por ejemplo, que quieres darle a tu compañero de trabajo feedback sobre sus habilidades de comunicación. Si le dices: “creo que la presentación de ayer no fue muy clara”, estás dando una opinión muy vaga y podría provocar una ruptura en la comunicación. En cambio, podrías expresarlo de la siguiente manera: “Durante la presentación de ayer, me pareció que hubiera sido útil que realizaras algunas pausas para que otros pudieran hacer preguntas. Hubo mucha información y por momentos no logré comprender a qué te referías. Para futuras presentaciones, creo que sería muy útil si pudieras compartir las diapositivas de la reunión con anticipación, para que los participantes puedan revisarlas y asistir a la reunión con preguntas preparadas”.

7. No olvides los comentarios positivos

Uno de los errores más comunes que cometemos es pensar en la retroalimentación como algo exclusivamente negativo. Sin embargo, es igualmente importante destacar lo que la otra persona está haciendo bien. De esa forma, tienen una idea clara de las áreas a mejorar, pero también de todo lo que están haciendo bien para que puedan seguir trabajando de esa manera.

8. Evita usar la palabra “pero”

Ah, ¡el sándwich de comentarios! Este es un enfoque en el que comienzas con un comentario positivo, mencionas una crítica constructiva y luego terminas con otro comentario positivo. La teoría sostiene que, al intercalar la crítica constructiva entre comentarios positivos, estarás suavizando el golpe. Por ejemplo, puedes usar el sándwich de comentarios de la siguiente manera: “Gracias por enviar un email tan completo, sin embargo, nuestros contratistas externos no deberían haber sido incluidos, ya que se trataba de información confidencial de la empresa. De todos modos, agradezco mucho tu iniciativa”.

Sin embargo, el sándwich de comentarios no es exactamente el mejor método. Al ocultar la crítica constructiva entre comentarios positivos, socavas las opiniones positivas. Si tienes un comentario constructivo, es importante que seas honesto al respecto. Recuerda que la crítica constructiva es la mejor manera de ayudar a alguien a que crezca y se convierta en un mejor miembro del equipo. Cuando le haces un comentario amable y constructivo a una persona, le estás haciendo un favor, no es necesario envolverlo en un sándwich para disfrazar el mensaje.

Para reformular el ejemplo anterior, intenta simplemente decir: “"Noté que incluiste a nuestros contratistas externos en el email que enviaste ayer. Preferiría que me consultaras antes de enviarles un email, ya que la información que contenía el email solo debía recibirla el equipo interno”.

9. Sé consciente de la comunicación no verbal

La comunicación no verbal es toda forma de comunicación que no se expresa a través del habla, como el lenguaje corporal, las expresiones o el tono de voz. Ser consciente de la comunicación no verbal ayuda a prevenir la mala comunicación, porque comprender la comunicación no verbal te permite descifrar de manera más efectiva cualquier mensaje no verbal.

• Codificación: Es el hecho de compartir tus emociones o pensamientos de forma no verbal, a través del lenguaje corporal, tono de voz, gestos y contacto visual. Por ejemplo, mirar a alguien a los ojos cuando le dices algo alentador.

• Decodificación: Es analizar las expresiones faciales, el lenguaje corporal y gestos de la otra persona para entender las señales no verbales. Ten en cuenta que las señales no verbales de cada persona dependen mucho de su cultura, por lo que te recomendamos evitar decodificar demasiado los mensajes sin confirmarlo con los miembros de tu equipo. 

10. Dale espacio a la otra persona para que pueda reaccionar

Si bien el propósito de dar retroalimentación en la comunicación es poder ayudar a la otra persona a mejorar, a veces suelen ser difíciles de recibir. Uno de los desafíos de proporcionar un comentario es que no puedes predecir cómo responderá la otra persona. Es posible que quiera hacer preguntas, brindar comentarios, etc.

Después de compartir tus comentarios de manera oportuna y precisa, pregúntale a la otra persona si tiene alguna duda o quiere compartir alguna idea. Algunas personas a veces quieren buscar soluciones concretas de inmediato. Otros tal vez prefieren tomarse su tiempo y volver a hablar del tema más adelante. Asegúrales que eso también es una opción válida.

11. En caso de duda, pregunta antes de brindar retroalimentación

Si dar feedback o retroalimentación te pone nervioso, lo mejor que puedes hacer es preguntarle a la otra persona si puedes hacerlo. A menudo, queremos exactamente lo opuesto, compartir nuestros comentarios rápidamente y dar vuelta la página. Sin embargo, si avisas con antelación a esa persona, le darás la oportunidad de asistir a la reunión preparada y con la actitud adecuada.

Preguntar antes de dar retroalimentación en la comunicación permite que todos puedan preparase para la reunión. Esto es particularmente útil para el proceso de comentarios entre colegas, ya que posiblemente sea la primera vez que le brindes comentarios a ese compañero.

4 consejos para dar feedback o retroalimentación a empleados

Si gestionas un equipo, parte de tu trabajo es dar feedback o retroalimentación. Sin embargo, no significa que siempre sea una tarea sencilla. Además de las 11 mejores prácticas anteriores, puedes probar estos cuatro consejos para dar retroalimentación en la comunicación a los empleados:

1. Prepárate con anticipación

No es necesario que escribas un guión, pero siempre es útil tener preparados algunos puntos importantes. Prepara algunos ejemplos específicos para compartir, así como el hilo general de la reunión. Esta es una oportunidad de crecimiento para ti y tu empleado por lo que siempre es importante poder analizar qué sucedió y qué pueden aprender ambos de ello para ayudar a que tu empleado pueda convertirse en un miembro más eficaz del equipo en el futuro.

2. Hazlo en el momento correcto

Evita dar retroalimentación en la comunicación inmediatamente después de que sucedan los hechos, pero tampoco esperes a que se lleve a cabo la evaluación de desempeño de tu empleado en seis meses. Intenta dar feedback o retroalimentación en la misma semana de los hechos. De esa manera, todavía lo tendrás bien presente en tu mente y tu empleado podrá aplicar los comentarios de manera más efectiva.

Esto no significa que no puedas dar retroalimentación en la comunicación durante las reuniones de evaluación de desempeño. Sin embargo, si proporcionas comentarios con regularidad, bastará con que resumas lo que han estado intercambiando con tu empleado durante los últimos seis o 12 meses. Las evaluaciones de desempeño no deberían sorprender al empleado, ya que deberías haber implementado la retroalimentación durante la reuniones individuales.

3. Proporciona feedback o retroalimentación verbalmente y por escrito

Lo ideal es poder dar retroalimentación en la comunicación de forma personal durante una reunión individual para asegurarte de que no haya malentendidos y para que la persona que reciba los comentarios tenga la oportunidad de hacer preguntas. Después de la reunión, envía una descripción de tu conversación por escrito.

Proporcionar comentarios en forma verbal y escrita tiene tres beneficios principales:

1. Algunos miembros del equipo aprenden mejor escuchando, otros leyendo. Al proporcionar retroalimentación tanto de forma verbal como por escrito, tendrás la certeza de que el miembro de tu equipo recibirá tus comentarios de la manera que más le sirva.

2. Los comentarios escritos son un recurso valioso al que puede recurrir el empleado si olvida lo que han conversado o tiene preguntas adicionales.

3. También es una forma de documentar el hecho de que has compartido tus comentarios. Esto es muy importante si son comentarios que has brindado en reiteradas oportunidades a tu empleado ya que puedes hacer referencia a los comentarios que has brindado anteriormente.

4. Ofrécele a tu empleado la posibilidad de realizar una sesión de lluvia de ideas para encontrar juntos una solución

Dependiendo del tipo de feedback o retroalimentación que quieras dar, puede ser útil ofrecer llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas para obtener varias soluciones, como acciones a implementar en el futuro u oportunidades de mejora que hayas notado.

Si llevas a cabo una sesión de lluvia de ideas, concéntrate en las acciones concretas que el empleado debe realizar a corto plazo, es decir, en no más de seis meses. De esa manera, el empleado saldrá de la reunión con una idea clara de cómo puede mejorar para desempeñarse aún mejor.

Cómo dar un buen feedback a un líder o gerente

La retroalimentación en la comunicación es una calle de doble sentido. Así como tu gerente te da feedback o retroalimentación con regularidad, también puede verse beneficiado de los comentarios que le brindes tú. Pero si bien dar comentarios positivos es importante, también puede ser intimidante. Estos cinco consejos no harán que sea más fácil brindar comentarios a tu gerente, pero es un buen punto de partida.

1. Expresa lo que sientes

Es normal sentirse nervioso antes de dar feedback o retroalimentación a un gerente. Probablemente nunca lo hayas hecho. Pero recuerda que tu gerente es, ante todo, un ser humano y que entiende que dar retroalimentación en la comunicación puede resultar incómodo ya que seguramente lo haya hecho muchas veces.

Si realmente estás nervioso, intenta empezar la reunión diciendo: “Este es un comentario que me resulta muy difícil de proporcionar” o “Esta es la primera vez que le doy feedback a un superior”. Expresar cómo te sientes ayuda a reducir la tensión de una retroalimentación potencialmente difícil.

2. Distingue entre intención e impacto

Entender la diferencia entre impacto e intención te ayuda a prepararte para dar retroalimentación en la comunicación de manera efectiva. La intención es lo que la persona quiso decir cuando hizo o dijo algo. Por otro lado, el impacto es el efecto que la acción o la conversación tuvo en ti o en los demás.

La intención y el efecto son dos elementos importantes de una conversación. A veces, alguien puede actuar o hablar con la mejor intención y aun así se puede malinterpretar. El impacto que dicha acción o conversación tuvo en ti es importante, pero también es importante recordar que en realidad fue bien intencionado.

Es muy probable que tu gerente siempre tenga una buena intención, pero puede haber algunas declaraciones o acciones que te impacten de forma negativa. Poder entender la diferencia entre intención e impacto te permitirá abordar mejor la reunión y comunicarte claramente con tu gerente. Hazle saber que, a pesar de que estaba tratando de ayudar, no lo hizo de la mejor manera.

Por ejemplo, supongamos que tu gerente te invitó a asistir a una reunión con el equipo ejecutivo. Al comienzo de la reunión, te presentaron en lugar de dejar que te presentaras tú mismo. Tu gerente tenía una buena intención, no quería que te sintieras intimidado por los ejecutivos. Sin embargo, te hubiera gustado presentarte para poder construir la relación con el equipo. En este ejemplo, nadie actuó de manera “equivocada” y aclararlo al momento de proporcionar comentarios puede ayudarte a ti y a tu gerente a llegar a la mejor conclusión posible.

3. Ofrece soluciones siempre que sea posible

Si crees que tienes la solución ideal para un comentario que compartes, no dudes en ofrecerla. Esto no solo demuestra que has pensado detenidamente en la situación, sino que también ayuda a centrar la conversación en lo que se puede hacer para mejorar la situación que acabas de mencionar, en lugar de pasar demasiado tiempo repitiendo lo que salió mal.

4. Si es necesario, pídele a tu superior que asista

Si no te sientes cómodo dando feedback a tu gerente, puedes pedirle al gerente de tu gerente que asista a la reunión. De esta manera el gerente de tu gerente podrá actuar como un mediador y canalizar cualquier emoción fuerte.

Dicho esto, evita dar feedback solamente al gerente de tu gerente. Esto puede hacer que tu jefe sienta que estás actuando a sus espaldas. Si no te sientes cómodo hablando con tu gerente sin ayuda, puedes comunicarte con el departamento de Recursos Humanos para que te ofrezca un método de resolución de conflictos adicional.

5. Pon las cosas en perspectiva

Recuerda: esta sesión de retroalimentación no es el final de la relación con tu gerente. Tu relación se compone de innumerables interacciones entre ambos. Incluso si se trata de una interacción importante, o hasta incómoda, podrá afectar la relación entre ustedes, pero lo más probable es que los fundamentos de esa relación permanezcan intactos.

Qué debes evitar al dar retroalimentación en la comunicación

La retroalimentación en la comunicación es una parte realmente importante de las relaciones laborales, y los 20 consejos anteriores te ayudarán a dar feedback o  retroalimentación de manera efectiva y reducir cualquier problema de comunicación. Sin embargo, antes de hacerlo, debes tener en cuenta los siguientes 4 puntos e intentar evitarlos:

Evita tomar a la persona por sorpresa

Muchos de nosotros nos sentimos incómodos al dar comentarios. Queremos decir lo que tenemos que decir sin que el otro nos interrumpa, por lo que solemos dar retroalimentación en la comunicación sin una explicación previa.

Aunque puede resultar más cómodo y práctico, casi siempre conduce a malas experiencias de retroalimentación. Esto sucede porque la otra persona no está preparada para recibir un comentario, por lo que es menos probable que acepte los comentarios o incluso se ofenda.

El objetivo de la retroalimentación en la comunicación siempre es ayudar a la otra persona a mejorar, así que, siempre que sea posible, avísales que quieres reunirte para brindar tus comentarios. De esa manera, podrán prepararse y abordar la reunión con la mejor actitud.

Ten en cuenta el estado de ánimo de la otra persona

Siempre que des retroalimentación a un headhunter, asegúrate de que esté con el ánimo para recibirlos. De esa manera, podrá escuchar tu opinión de manera positiva y aprender de ella. Si la persona está de mal humor, es probable que no reciba los comentarios de buena manera, por lo que te recomendamos que lo pospongas para otro día.

Evita ponerte en el lugar de la otra persona

Seguramente alguna vez te hayan dicho que te “pongas en el lugar de la persona” para comprender el porqué de sus acciones. Y es cierto que ponerse en el lugar de alguien es una excelente técnica para desarrollar inteligencia emocional.

Sin embargo, evita hacer esto cuando quieras proporcionar un comentario ya que lamentablemente, puede dar la impresión de que creemos que sabemos más que ellos. Recuerda: los comentarios son una opinión, no un hecho.

Frases que debes evitar:

• “Si yo fuera tú…” 

• “Deberías haber…” 

• “Si me pongo en tu lugar…” 

Distingue los hechos de las interpretaciones

El Grupo de liderazgo consciente ha desarrollado la técnica mental de “Hechos vs. interpretaciones”, y es un excelente método para prepararte mentalmente antes de ofrecer comentarios. Los hechos son verdades observables, acciones que cualquiera podría notar o que se podrían registrar en video. Una “interpretación”, por otra parte, es una apreciación personal de los hechos.

Todos tenemos nuestras propias interpretaciones de los hechos, así es como procesamos el mundo. Sin embargo, al momento de ofrecer comentarios, asegúrate de diferenciar claramente entre hechos e interpretaciones. Los hechos son las verdades que sabes sobre algo que sucedió. Las historias pueden convertirse rápidamente en suposiciones sobre por qué alguien hizo o dijo algo, sin saber realmente lo que pasa por sus mentes.

A veces puede ser útil compartir nuestras interpretaciones, ya que le dan a la otra persona una idea de cómo nos sentimos. Sin embargo, si compartes una interpretación, es importante que aclares que se trata de una interpretación personal, y node un hecho concreto.

Comparte y centraliza los comentarios en una herramienta centralizada

Cuantos más comentarios brindes, más experiencia adquirirás. Asegúrate de guardar y compartir comentarios en una herramienta de gestión del trabajo centralizada, para que todos puedan acceder a los comentarios y continuar aprendiendo de ellos. Organiza el trabajo, comparte tus notas y mantente conectado con Asana.