¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos?

Beneficios de la gestión de proyectos
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Acerca de los cuatro beneficios de la gestión de proyectos.
    • Ejemplos de cada beneficio.
    • Consejos rápidos para ayudar a que tu equipo adopte las mejores prácticas para la gestión de proyectos.

No todas las empresas o equipos tienen un proceso formal para la gestión de proyectos. Independientemente de que seas parte de un equipo nuevo en una gran organización o de que trabajes en una empresa emergente de rápido crecimiento, la gestión formal de proyectos no es algo que tu equipo haya priorizado aún. Pero ahora te resulta muy difícil estar organizado y colaborar con tus compañeros de equipo, por lo que te preguntas si es necesario incluir una gestión de proyectos o si es solo para los equipos que tienen un gerente de proyectos exclusivo, ¿no?

Bueno, quizás no. En Asana, creemos que la gestión de proyectos es una habilidad universal con la que los equipos pueden finalizar sus proyectos de manera más eficiente. Para cualquier equipo o empresa es importante contar con una forma de planificar, gestionar y ejecutar el trabajo. Y aunque puede que no necesites cada pieza de un sistema tradicional de gestión de proyectos, tu equipo aún así puede beneficiarse de algunas de las piezas fundamentales de la gestión de proyectos.

Si aún estás indeciso en cuanto si necesitas o no incluir la gestión de proyectos, continúa leyendo para descubrir los beneficios que aporta y cómo incorporar sencillamente estas ideas al estilo de trabajo de tu equipo; sin certificación ni título sofisticado.

1. Los objetivos bien definidos mantienen a tu equipo alineado y enfocado

Probablemente hablemos de “gestión” de proyectos, pero gestionar un proyecto es solo una pieza del rompecabezas. Incluso antes de empezar a trabajar, deberías definir los objetivos de tu proyecto para que todos vean con claridad cuál es la finalidad de su trabajo y cuáles son los resultados que deberían obtener.

Por ejemplo, si tu proyecto es el lanzamiento de un producto nuevo, podrías definir un objetivo para “incrementar las actualizaciones en un 20 %”. Este objetivo, a su vez, influiría en las decisiones del lanzamiento sobre la marcha y en la forma de medir el éxito después del lanzamiento.

Los miembros de tu equipo también se beneficiarán. Al asegurarte de haber resuelto realmente el problema y brindarle un “norte” a tu equipo para que estén alineados, lo mantendrás enfocado en las tareas que impactarán en estos objetivos, en vez de perderse en trabajos innecesarios.

Consejos para definir los objetivos del proyecto
  • Analiza el motivo por el que lanzas este proyecto. Pregúntate: ¿por qué es necesario hacer esto?, ¿a quiénes impactará?, ¿cómo encaja este proyecto en los objetivos generales de tu organización?, ¿encaja en el trabajo que otros compañeros de equipo ya podrían estar realizando?, ¿qué resultados crees que se obtendrán con esta iniciativa?

  • Comparte tus objetivos con todos los participantes. Antes de planificar tu proyecto, comparte tus objetivos con todos los participantes. Según cómo trabaje tu equipo, podrías compartirlos en una reunión y hacer circular un documento o en cambio, podrías configurar todo en una herramienta de gestión de proyectos y agregar seguidores a tu proyectos, de modo que todos comprendan los objetivos (y lo que no son objetivos) de tu iniciativa.

  • Configura un proceso para supervisar e informar sobre los objetivos. No los definas y luego te olvides de ellos. Asegúrate de contar con un plan para revisar e informar sobre tus objetivos de forma regular. De este modo, podrás ver con facilidad si tu objetivo corre riesgo y, de ser así, hacer los ajustes necesarios para poder alcanzarlos.

“Para que un proyecto sea exitoso, debes definir objetivos bien específicos. Así todos sabrán para qué trabajan y qué se espera que logren. Asegúrate de que el equipo comprenda lo que está haciendo y por qué lo hace. Estos son los criterios para lograr el éxito”.

Meaghan Wagner, productora de Marketing Digital en HBO

2. Los planes claros y organizados ahorran tiempo y recursos

Si alguna vez te has metido de lleno en un proyecto sin un plan previo, sabes muy bien que puede ser muy complicado desde el inicio. Podrías terminar saltándote pasos esenciales en el programa de tu proyecto, haciendo malabares para finalizar a último momento una tarea olvidada o respondiendo las mismas preguntas de logística una y otra vez: “¿Cuándo es la fecha de entrega? ¿Qué hacemos luego?” O lo que es peor, la calidad de tu trabajo podría verse afectada si fuerzas la concreción de tu trabajo.

En vez de definir el plan sobre la marcha, planifica todo lo que debe realizarse antes de comenzar con tu proyecto: los encargados de las tareas, las entregas y las fechas de entrega. Luego, organiza las tareas pendientes de tu proyecto en un cronograma o lista categorizada para definir con claridad quién hace qué y cuándo. Por ejemplo, si planificas un evento, podrías hacer una lista de todos los pasos que conducirán al evento principal, quién será el responsable de cada uno de ellos y con cuánta anticipación se necesita finalizar. Luego, programa todo en un calendario compartido de proyectos. De esta forma, evitarás pedir invitaciones de último momento o tener dos compañeros de equipo que reserven dos servicios de catering por separado (¡Ups!).

Al definir un plan claro con todas las tareas de tu proyecto, y luego agregar las fechas de entrega, los encargados de las tareas y otros detalles fundamentales; transformarás lo que hubiese sido de otra manera un proceso de ejecución caótico e ineficiente en uno completamente eficiente. Tendrás una idea clara del alcance y los tiempos de tu trabajo y podrás detectar posibles conflictos incluso antes de comenzar. Con tan solo un poco de previsión y planificación, dedicarás menos tiempo y recursos, pues ¿quién no quiere esto?

Consejos para la planificación de proyectos
  • Haz una lista de todo lo que necesitas realizar antes de comenzar. Luego, agrega detalles como las fechas de entrega, los encargados de las tareas, el estado o los enlaces a archivos importantes. Si el tipo de proyecto es nuevo para tu equipo, agrega tiempo extra para cualquier imprevisto o problema que surja en los pasos.

  • Organiza todo en un plan compartido. Ya sea que uses una simple lista o calendario, o algo más visual como un cronograma o tableros Kanban, querrás organizar tu plan de modo que sea sencillo para todos poder visualizar quién hace qué y para cuándo. Luego, haz que circule entre los participantes para que todos puedan estar alineados.

  • Convierte los proyectos repetitivos en una plantilla. Si es un proyecto que planificarás una y otra vez, crea una plantilla que luego puedas repetirla para ahorrar tiempo en la etapa de planificación la próxima vez.

“Para gestionar un proyecto con éxito, debes establecer las prioridades. Nunca tendrás el tiempo y los recursos que todos deseamos, por lo que necesitas centrarte en los elementos que tendrán mayor impacto. Luego asegúrate de que estas prioridades estén claras para los participantes de modo que puedas definir las expectativas y que tu equipo se centre en el trabajo correcto”.

Corri Skinner, directora sénior de Operaciones Creativas para Vox Creative en Vox Media

3. Definir los roles de cada uno evita confusiones

Una vez que el trabajo de preparación está listo entra en juego la verdadera “gestión” de la gestión de proyectos. Sin embargo, sin un encargado de proyecto que lleve al equipo a la concreción del objetivo final, es muy fácil que los compañeros de equipo abandonen las tareas, se olviden de los detalles y no sepan a quién dirigir sus consultas.

Si bien las empresas con una función formal de gestión de proyectos tienen un gerente de proyectos que se asegura de que los planes de los proyectos se realicen según lo acordado, las empresas que no cuentan con uno a menudo terminan delegando estas responsabilidades a la persona que lidera o pone en marcha el proyecto. Por ejemplo, si eres un revisor que publica una nueva serie de artículos, un desarrollador que organiza la migración de un sitio web o un gerente de cuenta que actualiza los sistemas de informe de los clientes, probablemente seas el que también coordine todas las piezas en movimiento de tu proyecto.

Por suerte no tienes que asumir otro trabajo para gestionar tu proyecto de manera efectiva, un poco de comunicación y colaboración pueden ser muy útiles. Al dejar en claro a los demás que tú eres la persona de contacto para tu proyecto, todos los involucrados sabrán con quién evacuar sus dudas y a quién consultar por actualizaciones. Y al definir los roles de todos en el proyecto, evitarás cualquier confusión sobre la participación de tus compañeros de equipo.

Consejos para la gestión de proyectos
  • Comunica con claridad tu rol (y el de los demás). Ya sea que estés en la fase de planificación o al inicio de tu proyecto, asegúrate de que todos sepan quién es el líder del proyecto (¡tú!), como así también, las responsabilidades de todos los participantes.

  • Consulta con los encargados de las tareas y respóndeles sus preguntas. Como has creado un plan claro, los involucrados ya saben cuáles son sus responsabilidades. Ahora, ayúdalos a permanecer organizados consultando el progreso del trabajo o facilitándoles lo que necesiten para desbloquear el trabajo.

  • Comparte de forma regular las actualizaciones del estado. Mantén el impulso compartiendo las actualizaciones sobre el progreso del proyecto con tu equipo. No solo los pondrá al día y habrá menos preguntas en cuanto a la actualización del estado, sino también alentará y motivará a los participantes.

4. Las herramientas de gestión de proyectos aumentan la eficiencia

Para poder poner en práctica estos consejos, considera utilizar una herramienta de gestión de proyectos que permita una mejor colaboración y organización para tu equipo.

Aunque existen, literalmente, decenas de herramientas que se pueden elegir, querrás evitar aquellas herramientas de gestión de proyectos que son más tradicionales. La mayoría de estas herramientas fueron diseñadas para procesos más tradicionales y su configuración e integración puede demandar mucho tiempo. En cambio, intenta buscar algo que sea sencillo de adoptar, flexible y personalizable. Punto a favor si también puedes vincular el trabajo en todos los proyectos (lo que resulta difícil hacerlo con emails y hojas de cálculo) y comunicarte con tus compañeros de equipo donde sea que el trabajo se esté haciendo.

Desde luego creemos que Asana se ajusta perfectamente y es una excelente opción para las empresas que deseen dar un gran salto en la gestión de proyectos con una herramienta que sea tanto sencilla para su adopción como que tenga las funciones que necesita un equipo para alcanzar el éxito.

Consejos para usar una herramienta de gestión de proyectos
  • Incorpora a todos con una única herramienta central. En vez de que cada equipo o miembro del equipo use una herramienta diferente para gestionar los proyectos, acuerden en una sola herramienta para todos. De esta forma, potenciarás la colaboración y reducirás la confusión en cuanto a dónde buscar la información importante.

  • Establece las normas en cuanto a cómo usarla. Ayuda con unas pautas simples a que todos se sientan seguros de usar la herramienta nueva de forma adecuada. Por ejemplo, puedes decir “siempre agrega una fecha de entrega a las tareas”, “asegúrate de agregar la palabra ‘marketing’ en los títulos de todos los proyectos de marketing” o “si tienes una acción concreta para alguien en particular, crea una tarea en nuestra herramienta de gestión de proyectos en vez de enviar emails”.

  • Comparte los informes y las actualizaciones del estado. La manera más rápida de que tus compañeros de equipo consideren útil la herramienta es poder brindarles visibilidad del progreso y los estados del proyecto. Al compartir las actualizaciones del estado y mostrar el progreso del proyecto en tu nueva herramienta, podrás ayudar a que tus compañeros de equipo comprendan mejor el estado del trabajo, además de fomentar el uso de la herramienta para sus propias tareas.

“Mi principal consejo sobre la gestión de proyectos es siempre reflexionar luego de un proyecto. Puedes tomar todo lo aprendido y crear una guía para que la próxima vez que necesites planificar y gestionar un proyecto similar, ya estés preparado”.

Kerry Anne Hoffman, gerenta sénior de Productos, Operaciones de Marketing en ClassPass

Después de todo, tan solo podrías necesitar un poco de gestión de proyectos

No importa en qué empresa o sector trabajes, tu equipo se beneficiará al adoptar algunas nociones básicas de la gestión de proyectos. Con tan solo unos simples cambios en la forma de planificar, gestionar e informar tu trabajo tu equipo podrá ser mucho más eficiente, responsable y tener la confianza suficiente para abordar lo que sea más importante.

Si te interesa usar Asana como tu herramienta de gestión de proyectos, puedes obtener más información acerca de Asana aquí.