Gestión del trabajo versus gestión de proyectos: ¿cuál es la diferencia?

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins25 de junio de 20203 min de lectura
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A simple vista, los términos “gestión del trabajo” y “gestión de proyectos” no parecen ser muy diferentes. Pero, a pesar de que las herramientas de colaboración se usan tanto para la gestión del trabajo como para la de proyectos, este artículo te ayudará a entender las diferencias para poder elegir la herramienta correcta para tu equipo.

Al igual que todas las herramientas de colaboración, las de gestión del trabajo y las de gestión de proyectos, también ayudan a que los equipos trabajen juntos. En particular, en estos tiempos en que se trabaja más a distancia y separados, los equipos usan software de colaboración para estar conectados; puede ser a través de chats, gestión de emails, videoconferencias y mucho más.

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Según la encuesta Anatomía del trabajo: Equipos remotos, hay más equipos que usan herramientas de colaboración que nunca antes. De hecho, al cambiar al trabajo remoto debido a la pandemia por COVID-19, el 62 % de los equipos usan las herramientas de colaboración con mayor frecuencia, y uno de cada cinco empleados (el 19 %) usa software para colaboración por primera vez.

Las herramientas de colaboración favorecen la unión de tu equipo. Pero las comunicaciones son solamente uno de los elementos de la colaboración. Las herramientas para gestión del trabajo y de proyectos potencian a las de colaboración comunicativa y son útiles para planificar proyectos, coordinar el trabajo y cumplir objetivos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una forma de abordar los proyectos independientemente del tamaño que tengan. Con un software para gestión de proyectos puedes definir entregas claras y logros claves dentro de un plazo fijado, para alcanzar objetivos específicos, solo o en equipo.

La capacidad de respuesta, la visibilidad y la facilidad para hallar la información son las ventajas que ofrecen la gestión adecuada de proyectos y el uso de las herramientas correctas.

Al principio, el software para gestión de proyectos se desarrollaba para que una persona, el gerente del proyecto, lo usara para coordinar, asignar y presentar proyectos y tareas. Hoy en día, cualquier equipo puede usar software para gestión de proyectos sin ningún problema. Cualquiera puede empezar a usar las nuevas opciones de software para gestión de proyectos y organizarse. Así lo hacen gerentes de Marketing en empresas como Sony Music, ejecutivos de Whale and Dolphin Conservation y muchos más. Con un plan para gestión de proyectos puedes hacer lo siguiente:

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Pero la gestión de proyectos es parte de un sistema mucho más amplio de planificaciones: la gestión del trabajo. Así que si tienes dudas acerca de  cuándo usar la gestión de proyectos y cuándo, la gestión del trabajo, piénsalo de este modo: las herramientas de gestión de proyectos sirven para coordinar los proyectos individuales, mientras que con las de gestión del trabajo puedes elaborar un sistema y procesos para todos los trabajos, que incluyen desde las tareas diarias a los objetivos de la empresa.

¿Qué es la gestión del trabajo?

La gestión del trabajo ayuda a que los equipos organicen sus flujos de trabajo; puede ser un proyecto, un proceso continuo o tareas rutinarias. Al aportar claridad y visibilidad a los miembros del equipo de todos los niveles, la gestión del trabajo hace que los objetivos se cumplan más rápido. Con una herramienta de gestión del trabajo puedes coordinar a las personas y el trabajo de toda una organización. Puedes garantizar que todos tengan la información que necesitan para trabajar en lo más importante.

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Además de ser útil para gestionar proyectos individuales, el software para gestión del trabajo sirve para que los equipos gestionen los procesos que no tienen fecha de inicio o fin. Con una herramienta de gestión del trabajo tu equipo puede tener una perspectiva general de cómo se conectan todas las iniciativas.

Con una herramienta de gestión del trabajo puedes hacer lo siguiente:

Tener la posibilidad de ver los logros en todos los proyectos en perspectiva y poder unir los puntos es sumamente útil.

Por qué tu equipo necesita una plataforma de gestión del trabajo y no una herramienta de gestión de proyectos

Las herramientas para gestión de proyectos pueden ser muy útiles si lo que quieres es hacer un trabajo puntual. Estas herramientas te ayudan a centrarte en tu trabajo y a cumplir con los objetivos. Pero ser efectivos en una empresa, no significa que solamente haya que completar tareas individuales.

Con una plataforma de gestión del trabajo, no solo puedes cumplir con un proyecto individual, también puedes asegurarte de no pasar nada por alto. Puedes crear procesos repetitivos y sistemas confiables que tu equipo use, tanto para un proyecto en particular como para todos los demás.

Además, con las herramientas de gestión del trabajo también se conecta a las tareas individuales con los objetivos de la organización. Según el Índice de la anatomía del trabajo, los empleados que tienen claridad acerca de qué impacto tiene su trabajo en los objetivos de su organización se sienten el doble de motivados que el resto.

Descargar informe: el Índice de la anatomía del trabajo para obtener más información

¿Estás listo para empezar con la gestión del trabajo?

Las plataformas de gestión del trabajo como Asana te ayudan a obtener mayor visibilidad del trabajo para que tanto tu equipo como tú sepan quién se ocupa de qué y cuál es el plazo de entrega.

No solo necesitamos claridad con respecto a nuestro trabajo diario; para promover la unidad y el éxito del equipo hace falta tener un conocimiento más amplio acerca del rol que ocupamos en la misión global de la empresa. Se puede colaborar y lograr trabajos excelentes sin importar dónde estés. Da lo mismo que tu equipo esté trabajando temporalmente remoto, separado o en transición para volver a trabajar desde la oficina.

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