Viessmann guía la transformación digital del lugar de trabajo con Asana

Colegas en Viessmann
  • Logotipo de Viessmann
  • Sede central
    • Allendorf, Alemania
  • Fundada
    • 1917
  • Cantidad de empleados
    • Más de 12.100

Hace cien años, los sistemas de calefacción y refrigeración eran nuevos en el mundo industrializado y un lujo para aquellos que los tenían en su casa. En la actualidad, los consumidores pueden controlar sus termostatos desde el lugar de vacaciones a miles de millas de su casa, y los edificios residenciales e industriales pueden regular sus propias temperaturas según los patrones climáticos. En la vanguardia de la transformación digital de los sistemas de calefacción, industriales y de refrigeración, se encuentra Viessmann, una empresa de más cien años con sede en Allendorf (Eder), Alemania.

Fundada en 1917, Viessmann fabrica sistemas de calefacción y refrigeración, tales como calderas de alta eficiencia que funcionan con combustible y gas, controles, tanques de agua caliente para casas, sistemas solares, climatizadores hidrónicos, redes de calefacción de distrito, etc. Su fuerza de trabajo de más de 12.100 empleados se encuentra en Allendorf, una localidad rural al norte de Hesse, y genera ingresos de 2.370 millones de euros por año (2017).

Hace algunos años, el profesor Dr. Martin Viessmann y su hijo (ahora Co-CEO), Max, se dieron cuenta de lo importante que era que su empresa pase a la era de electrodomésticos inteligentes, el Internet de las cosas y, junto con ello, lo que él llama la era de colaboración efectiva en todos los negocios y equipos operativos de Viessmann. Externamente, las tendencias del consumidor en cuanto a sistemas de calefacción y refrigeración están cambiando hacia una mayor eficiencia y accesibilidad, ya sea con sistemas más inteligentes que se adaptan al clima o sistemas con termostato controlado remotamente.

Todos estos cambios requirieron la digitalización de los electrodomésticos Viessmann. Internamente, con más y más empleados que usan tecnología desde diferentes lugares, trabajan en forma remota o avanzan en su carrera profesional, es importante que existan sistemas y herramientas para facilitar la colaboración desde cualquier parte, la transferencia de conocimiento y el aumento de responsabilidades. Para Max, “la transformación digital es fundamental para los próximos cien años de la empresa”.

El responsable de planificar e implementar el “trabajo del futuro” para Viessmann es Alexander Pöllmann, su Gerente de Oficina Inteligente y Colaboración, y su equipo. Su rol, creado hace tres años, es garantizar una fácil transformación digital de toda la organización de cómo todos los empleados de Viessmann trabajan en conjunto.

Nuevo en la industria, pero, como él se autodescribe, un nerd de la productividad y tecnófobo, Alex ofrece una nueva perspectiva sobre cómo introducir nuevas tecnologías en una industria tradicional y crear un entorno donde los empleados pueden conectarse y colaborar fácilmente, y hacer más en conjunto. Alex y sus compañeros de equipo trabajan de cerca con el equipo ejecutivo y con toda la empresa para comprender cómo se produce la colaboración en Viessmann y para impulsar el proceso de seleccionar nuevas tecnologías que usará la organización para abrir paso a la era digital.

Transformación digital: Lo que tienen en común los calentadores de agua y los flujos de trabajo

El foco de Viessmann en la transformación digital es un proceso actual y continuo que se aplica tanto a sus productos como a su empresa. Para sus productos, esto quiere decir incorporar tecnología inteligente y el Internet de la cosas en su hoja de ruta. Para mantenerse un paso adelante de los competidores y liderar a sus socios estratégicos, han desarrollado integraciones, aplicaciones para teléfonos móviles y soluciones de bajo consumo energético.

Por ejemplo, sus calderas ahora se integran con los sistemas de administración de los edificios para facilitar la regulación de la temperatura y se han expandido para funcionar también con energías alternativas, como la energía solar, a fin de centrarse en los recursos renovables y la ecología.

Internamente, la transformación digital de sus productos ha producido un enorme cambio cultural de la manera en que los equipos trabajan en conjunto. Así como fueron creciendo con el correr de los años, su equipo se ha hecho cada vez más disperso, al igual que la información por toda la empresa. Por ejemplo, el equipo de desarrollo (que diseña el hardware y el software para conectar las calderas con una aplicación) está distribuido en diferentes países. Con el crecimiento del equipo, no tenían una única fuente de verdad.

Además, a medida que se dispersaban a más ubicaciones, necesitaron una manera de centralizar la información y colaborar en las diferentes zonas horarias. Sin una fuente de verdad y un sistema de colaboración compartido para trabajar desde diferentes lugares, el equipo tenía problemas para acceder a la información necesaria, lo que enlentecía sus ciclos de desarrollo.

“Con Asana, el conocimiento pertenece a nuestra organización y no solo a las personas que lo crean”.

Además de una creciente falta de accesibilidad a la información, el software que usaba Viessmann no era fácil de usar. Por ejemplo, los programas tardaban varios minutos en iniciar, lo que significaba que los gerentes perdían tiempo preciado todas las semanas esperando que su tecnología arrancara. Los empleados tuvieron problemas para adoptar y realmente usar las herramientas. No contar con un software fácil de usar estaba produciendo pérdida de eficiencia.

La movilidad también era un tema: acceder al trabajo desde cualquier lugar y comunicarse con los compañeros de trabajo, estén donde estén, se ha convertido en algo más importante ahora que el negocio ha crecido. El equipo de desarrollo, por ejemplo, necesitaba tecnología que pudiera trasladar cuando viajaba. Y otros equipos de toda la empresa necesitaban no solo tecnología móvil, sino también que los socios y subsidiarias pudieran acceder simplemente con una conexión a Internet.

Todos estos puntos débiles apuntaban hacia la necesidad de una transformación digital de la manera en que Viessmann trabaja para poder hacer avanzar sus productos.

Lo hacemos realidad: Implementación de las mejores aplicaciones de colaboración

Reconocer que una transformación digital era necesaria fue el primer paso para convertirla en una realidad. Cuando comenzó a implementar el cambio, el primer paso de Alex fue entender las necesidades de la organización para seleccionar el mejor software para satisfacerlas.

Analizó los puntos débiles que experimentaban las personas de toda la organización: falta de movilidad, software que no era fácil de usar, tiempo perdido rastreando información, posibilidades limitadas de colaboración y una barrera alta para el ingreso de los socios o subsidiarias. Luego analizó las soluciones y eligió software y hardware que no solo permitieran a los empleados trabajar mejor juntos, sino que también ayudara a Viessmann a desarrollar mejores productos, más rápidamente.

Debido a que los equipos de Viessmann varían tanto en su trabajo diario, fue difícil elegir soluciones adecuadas para las personas de toda la organización. Viessmann eligió G Suite y Asana como partes principales de su software operativo. G Suite actúa como una central de archivos (Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google), comunicación (Gmail, Hangouts Chat, Hangouts Meet) y programación (Calendario de Google), y los equipos confían en Asana para mantener todo en un lugar. Para Alex, Asana satisface tres funciones clave de la organización en crecimiento:

  • Asana centraliza la información y brinda transparencia y accesibilidad.
  • Asana es fácil de usar y de adoptar.
  • Asana es móvil: Los empleados pueden acceder a Asana desde cualquier lugar y en cualquier momento que lo necesiten.

Finalmente, el software no se restringe al uso en los dispositivos corporativos o no corporativos, lo que permite a los empleados acceder a G Suite y a Asana desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo en todo momento. En lugar de esperar varios minutos para que se cargue la información de un cliente, ahora los empleados pueden acceder a la información rápidamente en la web y pasar más tiempo haciendo el trabajo importante para el resultado de la compañía, tal como respaldar sus informes o probar el hardware y el software. Usar software que funcione en varios dispositivos ha facilitado mucho la transferencia de conocimiento para el equipo, de un dispositivo a otro y entre empleados.

“Uno de los más grandes beneficios para nuestra empresa ha sido tener un software fácil de usar desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo”.

Ganancias en eficiencia: Procesos de transformación digital con Asana

Viessmann estará implementando Asana en toda la empresa con más de 2500 empleados durante los próximos meses. A la fecha, ya han visto un impacto en tres áreas: TI, Investigación y Desarrollo e informes.

  • El equipo de TI de Viessmann usa Asana para dar seguimiento a los sprints: Con el uso de los tableros, el equipo de TI da seguimiento al progreso de sus migraciones. Planifican el trabajo que debe realizarse en un sprint, se lo asignan a cada empleado y realizan una verificación semanal.

  • El equipo de Investigación y Desarrollo de Viessmann usa Asana para gestionar el proceso de desarrollo del producto: Para dar seguimiento al flujo de servicios de pruebas, el equipo de Investigación y Desarrollo usa Asana para dar seguimiento a la etapa de cada producto en prueba. Por ejemplo, una vez que un dispositivo ha sido evaluado, la tarea que lo representa pasa a la siguiente etapa, luego a las pruebas y así sucesivamente.

  • Los directivos de Viessmann se basan en informes para obtener una visión general de lo que está pasando en la empresa. Cuando necesitan saber detalles específicos sobre un proyecto, le asignan una tarea al principal responsable. Luego, dicho responsable puede compartir fácilmente las actualizaciones usando la Vista del progreso.

Transformación digital: Una necesidad, no un lujo

Al igual que los sistemas de calefacción y refrigeración en nuestra vida cotidiana, la transformación digital ha pasado de ser un lujo a ser una necesidad para empresas como Viessmann. Mantener los productos y los empleados conectados digitalmente es esencial para el éxito de la organización en crecimiento. Es por eso por lo que una transformación digital es tan importante para el éxito de Viessmann y por qué las herramientas como Asana y G Suite los llevarán a la nueva era de productos y colaboración digital.

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Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

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Lanzamiento de productos

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Objetivos de la Empresa

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Misión a la Luna

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Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

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Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

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Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

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Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

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Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

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Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

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Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

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Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

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Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

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Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

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Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

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Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

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Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

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Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

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Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

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Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

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¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

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Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

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Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

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Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

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Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

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Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

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Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

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Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

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Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

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Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

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Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

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Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

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Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

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Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

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Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

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Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

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Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

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