Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

¿Alguna vez tu equipo se sintió con sobrecarga de trabajo? ¿Ha sido difícil encontrar maneras de trabajar eficientemente? En un mundo donde las organizaciones se mueven con rapidez, a veces la sobrecarga del empleado se torna en error. Si tú y tu equipo se quedan hasta tarde en la oficina para terminar proyectos o prácticamente ya no existe la hora del almuerzo, entonces es momento de prestarle mucha atención a la gestión de recursos. Hay una forma de maximizar el rendimiento de tu equipo y hacer que se sientan a gusto y comprometidos, sin tener que quedarse hasta tarde trabajando.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos, o la asignación de recursos, es el proceso de planificación y programación de tus recursos y actividades. Los recursos pueden abarcar todo, desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las herramientas técnicas y los empleados. En definitiva, todo lo que te ayude a concretar tu proyecto.

Cuando decidas cómo gestionar o asignar tus recursos, considera estas preguntas:

  1. ¿Cuál es la disponibilidad de cada recurso?
  2. ¿Cuáles son los cronogramas para cada actividad?
  3. ¿Cuántos recursos se necesitarán para llevar a cabo todas las actividades?
  4. ¿Quién es la mejor persona para realizar la actividad de manera eficaz?

¿Por qué necesitas usar la gestión de recursos?

La asignación de recursos en la gestión de proyectos no es solo un capricho. Es imprescindible para cada proyecto del que eres responsable. Los beneficios de implementar las prácticas de la gestión de recursos desde el principio superan con creces el tiempo que conlleva. De hecho, la cantidad de proyectos que tu equipo puede abordar, junto con la calidad de cada uno, depende de esta gestión de los recursos. Como líder de proyecto, la asignación de recursos es tu oportunidad para optimizar la eficiencia y gestionar con eficacia los recursos de tu equipo.

Muchas veces no nos damos cuenta de que nuestros empleados están desbordados con los proyectos hasta que es demasiado tarde. La producción es lenta y los miembros del equipo están estresados. Pero no tiene por qué ser así. La gestión de recursos permite que te asegures de que los miembros de tu equipo se sientan confiados en cuanto a la cantidad de trabajo que tienen para realizar, como así también, de las herramientas que necesitan para llevar a cabo cada tarea. No solo la asignación de recursos mantiene a tus proyectos en marcha sin problemas, sino que además ayuda a evitar que los empleados se agoten. Cuando la gestión de recursos se realice correctamente, el trabajo se hará más rápido, con mayor calidad y los empleados estarán satisfechos al final del día al saber que la carga de trabajo fue la adecuada para ellos.

Las 5 mejores ventajas de la gestión de recursos

Si no estás del todo convencido de que la gestión de recursos sea esencial para lograr el éxito de tu proyecto, analicémosla con más detalle. Observa estas ventajas que no querrás perderte:

  1. Ten una visión global. Cuando asignes los recursos de manera eficaz podrás obtener una visión amplia del proyecto en su totalidad. Tener todos los recursos vinculados a tu proyecto en un único lugar central te brinda una perspectiva interna y te permite realizar cambios si fuera necesario. La visión global de alto nivel te ayuda a unir los puntos de los recursos con las tareas y a su vez con el cronograma y así poder decidir si la carga de trabajo de una persona es mucha o poca. Esta es tu oportunidad para identificar posibles problemas desde un principio.

  2. Distribuye el trabajo de manera adecuada. Probablemente sepas las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo. A medida que asignas los recursos, es importante tener en cuenta quién tendrá más éxito con cada tarea o actividad. Conversa con las personas que quieras que trabajen en el proyecto, les permitirá estar informados y ser parte del proceso de toma de decisiones. Se sentirán empoderados desde el comienzo. Asegúrate de que estés usando su tiempo de manera efectiva al supervisar quién tiene demasiado trabajo en otros proyectos y quién tiene disponibilidad extra.

  3. Mantén a tu equipo alineado. Para no dejar lugar a dudas, asegúrate de ser transparente con tu equipo. Esto es importante porque cuando todos saben quién hace qué y para cuándo, la confusión disminuye y los miembros del equipo tienen más claridad en cuanto a sus responsabilidades. Además, pueden ver cómo su parte del proyecto encaja con la visión global del equipo o la empresa. Y cuando un equipo trabaja bien en conjunto, los proyectos automáticamente marchan mejor; además, trabajar así es más divertido.

  4. Establece objetivos realistas. No tiene sentido establecer objetivos que sabes que no se podrán alcanzar. Por el contrario, la gestión de recursos te da la posibilidad de definir lo que puedes llevar a cabo de manera realista y cuándo lo harás. Tener todo especificado, incluidos todos los recursos necesarios, te ayuda a justificar cualquier problema que le anticipes a tu jefe (o a quien sea que te haya asignado el proyecto). Ten conocimiento de lo que puedes realizar con tus recursos actuales y luego pide refuerzo si fuera necesario. Luego, define los objetivos que realmente tengan sentido.

  5. Mejora las próximas planificaciones. Cuando realices el proceso de asignación de recursos, verás que cada vez lo harás mejor. Podrás identificar deficiencias y agregar recursos extra la próxima vez para poder realizar una rápida ejecución. Esto también te puede ayudar a justificar si necesitas más presupuesto o personas cuando recibas un proyecto similar; además de poder tomar decisiones informadas a la hora de planificar la cantidad de empleados.

Las mejores prácticas de la gestión de recursos

¿Cómo puedes convertirte en un maestro de la gestión de recursos? Prueba estos 10 consejos para comenzar.

  1. Mide plazos realistas. Ten conocimiento de cuánto tiempo le llevará a cada empleado realizar el trabajo. De esta forma, planificar sobre la marcha será mucho más fácil.
  2. Establece fechas de inicio y fin. Contar con una duración definida para cada tarea te permite obtener un plazo realista en cuanto al tiempo que le llevará a cada miembro del equipo finalizar una tarea. Al asegurarte de establecer las fechas de inicio y fin, podrás ofrecer un cronograma preciso para todo el proyecto.
  3. Conoce las habilidades de tus empleados. Conocer quién es muy bueno en ciertas tareas te ayuda a definir los mejores recursos para cada una de ellas.
  4. Prioriza el trabajo. Decide desde un principio cuáles son las prioridades en cuanto a la gestión de recursos de tu equipo. Crea un cronograma de tus tareas con prioridad máxima y define cuáles serán los recursos que te permitirán garantizarlas.
  5. Haz ajustes sobre la marcha para lograr eficacia. La gestión de proyectos, por lo general, requiere de un esfuerzo continuo. Las tareas y los cronogramas pueden cambiar a medida que aparezcan diferentes problemas. No temas modificar los recursos en caso de ser necesario para ser lo más eficaz posible.
  6. Mantén algunos horarios disponibles. Aunque la planificación de la asignación de recursos es fundamental desde un principio, no puedes tener todo bajo control. Ten algunos horarios extra disponibles en caso de que surjan problemas y trata de ser flexible.
  7. Elige el estilo de gestión de recursos que mejor se adapte a tu equipo. Tú conoces a tu equipo mejor que nadie. Usa ese conocimiento para definir el mejor proceso para la asignación de recursos, como la gestión de recursos por hora, puntos o cantidad de tareas.
  8. Comunícate con tu equipo. Asegúrate de tener los tiempos reales de la carga laboral de tu equipo y de que cada miembro sienta que su volumen de trabajo es justo y viable. Te puede ayudar con las próximas planificaciones y así mejorar la forma en que asignas los recursos.
  9. Celebra el esfuerzo de tu equipo. Contar con la gestión de recursos de tu equipo en un solo lugar te permite estar al tanto de los logros y te brinda la posibilidad de celebrar los éxitos alcanzados.
  10. Obtén la herramienta de gestión laboral adecuada. Usar una hoja de cálculos está bien, pero la gestión de recursos se torna muy confusa. Por el contrario, intenta usar una herramienta de gestión laboral que pueda medir por ti las cargas laborales con facilidad. Obtendrás una vista de alto nivel para examinar a fondo y ver las tareas mejor disgregadas, todo en un único lugar. En Asana, incluso puedes ver las tareas individuales, arrastrarlas y soltarlas según sea necesario.

La gestión de recursos debería ser siempre parte de tu plan general de gestión de proyectos. Aunque puede ser un poco abrumador al principio, asignar los recursos adecuados en el momento preciso facilita mucho más el trabajo a medida que avanzas. Ve paso a paso y comprométete con usar una herramienta de gestión laboral como Asana. ¡Tu equipo te lo agradecerá!