¿Sobrecarga de trabajo? Estrategias para ayudar a equipos e individuos a recuperar el equilibrio

Independientemente de que te dediques a lo que te apasiona o celebres un trabajo bien hecho, hay muchas pequeñas (y grandes) victorias que puedes experimentar en el trabajo todos los días. Pero si con frecuencia te sientes estresado, en lugar de sentir satisfacción, puedes estar sufriendo una sobrecarga de trabajo.

Trabajar duro es importante, pero vivir bien lo es aún más. La clave para prevenir la sobrecarga de trabajo es priorizar el impacto, no la producción. 

Si a nivel individual te sientes con sobrecarga de trabajo, puedes abordar esta situación estableciendo límites y comunicándoselos a tu gerente. Como gerente o líder de equipo, puedes evitar la sobrecarga de trabajo dentro de tu equipo apoyando a sus miembros y brindando contexto y claridad para su trabajo. En este artículo, te presentaremos algunas señales y causas comunes de sobrecarga de trabajo, antes de analizar cómo puedes prevenir la sobrecarga de trabajo como individuo o líder de equipo. 

Cómo identificar la sobrecarga de trabajo

Tal vez te sientes estresado en el trabajo, pero ¿cómo saber si se debe a que estás sobrecargado de trabajo? La sobrecarga de trabajo ocurre cuando trabajas demasiado, con demasiado empeño o por demasiado tiempo. Si sientes que estás excediendo tu capacidad en el trabajo, ya sea física, mental o emocional, es probable que estés sufriendo de sobrecarga de trabajo.

La diferencia entre sobrecarga de trabajo y agotamiento

La sobrecarga de trabajo por un tiempo prolongado puede provocar agotamiento. En 2019, la Organización Mundial de la Salud clasificó al agotamiento como un fenómeno ocupacional que se da como resultado del estrés crónico en el lugar de trabajo. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento sufrieron agotamiento al menos una vez en 2020. De esos trabajadores del conocimiento, casi la mitad (46 %) de los encuestados declararon que la sobrecarga de trabajo fue un factor clave que contribuyó al agotamiento.

Señales de sobrecarga de trabajo

El estrés es solo una de las señales de sobrecarga de trabajo. Estos son algunos de los efectos secundarios adicionales de la sobrecarga de trabajo:

• Falta de energía

• Estrés constante en el trabajo

• Ansiedad antes de comenzar a trabajar, como la que algunos experimentan los domingos al pensar en la semana que está por comenzar

• Dificultad para desconectarte del trabajo 

• Sentir que no puedes llevar tu vida normal debido al estrés relacionado con el trabajo

• Sentirte desconectado de amigos y familiares

• Reducción de la calidad del trabajo, a pesar de que haces tu mejor esfuerzo

La sobrecarga de trabajo no es solo una mala experiencia, el agotamiento prolongado también puede afectar tu salud, provocando problemas de sueño o falta de energía. Encontrar un equilibrio saludable entre tu trabajo y tu vida personal es clave para una buena salud mental y un mayor bienestar.

5 causas comunes de la sobrecarga de trabajo

Es posible que te sientas abrumado y con sobrecarga de trabajo, pero ¿de dónde provienen esas sensaciones? La sensación de sobrecarga de trabajo no es algo que tú estás generando en tu cabeza; estas sensaciones son causadas por problemas reales en tu organización o dentro de tu cultura laboral. El primer paso para luchar contra la sobrecarga de trabajo es comprender de dónde provienen estas sensaciones. 

1. Los pormenores del trabajo

Los pormenores del trabajo son cualquier actividad que evita que realices el trabajo que genera un impacto. Entre ellos se incluyen buscar documentos, obtener aprobaciones y dar seguimiento al estado del trabajo, solo por nombrar algunos. Tendemos a aceptar que los pormenores del trabajo son inevitables y asumimos que estas tareas forman parte del mundo laboral, pero el tiempo que dedicamos a estas tareas rutinarias se podría utilizar para concentrarnos en el trabajo de alto impacto. 

Según el Índice de la anatomía del trabajo, el trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo. Eso significa que solo el 40 % de cada jornada laboral se dedica a trabajos de alto impacto: las tareas y proyectos para los que fuiste contratado. La cuestión es que disponemos de la misma cantidad de horas todos los días. Entonces, cuando los pormenores del trabajo consumen horas que deberían dedicarse al trabajo concreto, los trabajadores del conocimiento sienten que necesitan trabajar más tiempo para mantenerse al día.

2. Trabajo aislado

Otro factor estresante común en el lugar de trabajo es el trabajo aislado. Cuando no tienes claridad sobre lo que están haciendo los miembros del equipo o por qué tu trabajo es importante, no puedes hacer tu trabajo de manera efectiva. Sin una comunicación transparente, los trabajadores del conocimiento dedican tiempo a buscar información y duplicar el trabajo. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio dedica un 13 % de su tiempo a realizar trabajo que ya está hecho, cifra que en 2019 era de un 10 %. En el transcurso de un año, son 246 horas perdidas por realizar trabajo que ya está hecho. 

3. Objetivos desconectados

Es fundamental comprender cómo el trabajo que realizas afecta a tu empresa. Sin esa conexión con un todo más amplio, puedes llegar a sentir como si estuvieras trabajando en un vacío. Peor aún, no sabes qué trabajo priorizar, lo que termina pareciendo que todo tiene máxima prioridad. 

Por otro lado, cuando comprendes cómo tu trabajo contribuye a las iniciativas del equipo y de la empresa, podrás afrontar mejor los cambios de prioridades y fechas de entrega. En lugar de buscar frenéticamente información o averiguar cómo volver a priorizar tus tareas a la luz de un nuevo proyecto o un cronograma modificado, puedes realizar tu trabajo más importante de manera efectiva. 

4. El mundo laboral siempre está activo

Vivimos en una economía de distracciones, y la creciente presión de nuestro mundo laboral que siempre está activo hace que los empleados sientan que necesitan trabajar más horas solo para cumplir con las expectativas del trabajo. ¿Cuántas veces revisaste tu email a primera hora de la mañana o respondiste una pregunta rápida sobre el trabajo los fines de semana? Estas prácticas se han convertido en estándares de cómo interactuamos en el trabajo, pero son factores clave que contribuyen a la sobrecarga de trabajo y al agotamiento.

5. Sobrecarga de aplicaciones

Los estudios muestran que el trabajador del conocimiento promedio usa alrededor de 10 aplicaciones entre las que va alternando hasta 25 veces al día. Hoy en día, es bastante normal trabajar en una herramienta, dar seguimiento a ese trabajo en una segunda herramienta y comunicar sobre ese trabajo en una tercera herramienta. Pero el cambio de aplicaciones puede llevar a que se pierda información o se pasen por alto ciertos detalles; de hecho, más de una cuarta parte (27 %) de los trabajadores manifiestan que se pierden acciones y mensajes al cambiar de una aplicación a otra. 

Además, el 80 % de los trabajadores del conocimiento informan que trabajan con su bandeja de entrada u otras aplicaciones de comunicación abiertas. Pero los empleados que usan varias aplicaciones también tienen más probabilidades de tener dificultades para priorizar el trabajo de manera efectiva. Eso es porque pareciera que cada notificación tiene la más alta prioridad y debe abordarse en el momento. 

Consejos para individuos: 3 pasos para abogar por uno mismo

Si te sientes agotado, no debes intentar ignorarlo. Y, en la medida de lo posible, tampoco trates de huir de la situación. Puede ser tentador resolver la sobrecarga de trabajo buscando un empleo nuevo. Buscar otro trabajo es una opción y, a veces, incluso es la mejor opción. Pero si simplemente huyes de este problema, existe la posibilidad de que vuelva a aparecer en el futuro. En cambio, al aprender a identificar la causa de tu estrés y sobrecarga de trabajo, puedes empezar a defender tus necesidades en el trabajo.

Y esto no solo es bueno para ti a nivel individual. Cuando demuestras que puedes reducir la sobrecarga de trabajo para concentrarte más en las prioridades laborales importantes, le estás mostrando a tu gerente que estás pensando en el impacto que produces en el equipo y la empresa, en lugar de pensar en la productividad por la productividad en sí misma. Dar prioridad a la salud y la felicidad también mejorará tu desempeño laboral general al aumentar tu capacidad productiva.

En última instancia, la mejor manera de abogar por ti mismo es hablar con tu gerente sobre tu sobrecarga de trabajo y encontrar una solución juntos. Antes de tener esa charla, prepara un plan para que la conversación derive en acciones concretas.

1. Realiza un seguimiento de lo que estás haciendo actualmente

Si no estás seguro de por qué te sientes sobrecargado de trabajo, comienza por dar seguimiento a las tareas en las que trabajas todos los días e identifica cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Si corresponde, anota todo trabajo que realices fuera del horario laboral o los mensajes que te sientas obligado a responder y que se dan fuera del horario laboral. 

Dar seguimiento a tu trabajo actual tiene algunos beneficios:

• Identifica las tareas que demandan mucho tiempo. Una causa común de la sobrecarga de trabajo es el perfeccionismo. Busca tareas simples a las que estés dedicando demasiado tiempo simplemente porque deseas que queden perfectas. Al realizar un seguimiento de tu tiempo, puedes identificar las tareas que están tomando más tiempo del que esperas y corregir el rumbo de ser necesario.

• Mide las distracciones relacionadas con las notificaciones. Muchas de las distracciones en el trabajo suceden cuando vemos aparecer un ícono de notificación en la pantalla. Esto puede interrumpir el estado de fluidez en el que te encuentras y hacer que te desvíes de tus planes de trabajo para el día. Considera activar el modo No molestar cuando te estés preparando para un trabajo profundo, para reducir la necesidad de revisar mensajes.

• Desenmascara el trabajo oculto. Otra razón para la sobrecarga de trabajo es el trabajo oculto; estas no son tareas en las que planeábamos trabajar. Si aún no lo has hecho, asegúrate de dar seguimiento a cada tarea en una herramienta de listas de tareas pendientes para tener una comprensión clara de lo que debes hacer cada día. 

• Compara tus responsabilidades con la descripción de tus funciones. ¿Has asumido responsabilidades adicionales con el pasar del tiempo? Si tus deberes actuales exceden con creces la descripción original de tus funciones, habla con tu gerente sobre actualizar tu puesto de trabajo o tu estructura salarial para incluir esas responsabilidades. 

• Determina si hay demasiado trabajo. A veces, la causa de la sobrecarga de trabajo es obvia: simplemente no tienes suficientes horas en la jornada laboral para realizar tus tareas. Si este es el caso, puedes trabajar con tu gerente para priorizar tu trabajo de mayor impacto e intentar delegar o aplazar las tareas menos importantes.

2. Conecta tu trabajo con los objetivos de la compañía

Comprender cómo tu trabajo contribuye a los objetivos del equipo y de la empresa puede ayudarte a priorizar mejor los proyectos en los que estás trabajando. Para ser un miembro eficaz del equipo, no debes intentar hacer todo lo que puedas; más bien, debes concentrarte en tu trabajo de mayor impacto. 

Antes de hablar con tu gerente, piensa en los objetivos que tienes. ¿Qué iniciativas respaldan tu trabajo? O dicho de otra forma, ¿hay algo en lo que estés trabajando que no se relacione con tus objetivos? ¿Hay algo que puedas delegar a otro miembro del equipo o aplazar para otro momento?

3. Crea un plan de acción junto con tu gerente

Hablar con tu gerente sobre el exceso de trabajo puede ser intimidante, pero es una conversación importante que debes tener. Tu gerente quiere que tengas éxito, así que hazle saber que tus niveles de estrés han aumentado y que tu carga de trabajo no se siente sostenible. Considera traer esto a colación durante tu próxima reunión individual. O, si no te reúnes con tu gerente con frecuencia, solicita una reunión individual para hablar sobre la carga laboral. 

Consejos para gerentes: 6 formas de prevenir el agotamiento en tu equipo

Tal vez no te sientas sobrecargado de trabajo, pero crees que un miembro del equipo puede estar sufriendo de agotamiento. Como líder de equipo, puedes brindarles apoyo a todos al proporcionarles la información, el contexto y las herramientas que necesitan para realizar su trabajo de mayor impacto. Sigue nuestros consejos a continuación. 

1. Consúltalo con tu equipo

La forma más sencilla de combatir el agotamiento es preguntar a los miembros de tu equipo si se sienten con sobrecarga de trabajo; en especial si observas que un miembro del equipo trabaja muchas horas o responde a un email durante el fin de semana. A algunas personas les gusta este estilo de trabajo, y enviar un email o una tarea rápida no les causa estrés. Otros pueden estar luchando en silencio, pero no están seguros de qué hacer al respecto. Al preguntar sobre el agotamiento, puedes brindarles a los empleados que tengan exceso de trabajo la oportunidad de iniciar la conversación, compartir sus sentimientos y emprender un camino sostenible.

2. Comparte el contexto 

Para evitar el exceso de trabajo, asegúrate de que los miembros del equipo cuenten con el contexto que necesitan para tener éxito. Esto incluye la manera en que el trabajo individual se relaciona con los objetivos de la empresa, qué están haciendo otros miembros del equipo y cuál es el estado de las diversas iniciativas laborales. Cuando compartes esta información, brindas a los miembros del equipo el contexto que necesitan para comprender mejor el entorno de trabajo y priorizar iniciativas clave.

3. Prioriza el impacto 

Otra excelente manera de apoyar a los miembros del equipo es darles la autonomía para que hagan su mejor trabajo. Una vez que los miembros del equipo tienen el contexto que necesitan para tener éxito, también necesitan la autonomía para hacerlo realidad. 

Anima a los miembros del equipo a priorizar el impacto y normalizar cómo sucede eso en tu equipo. Por ejemplo, anima a los miembros a: 

• Rechazar las invitaciones a reuniones innecesarias. Según nuestra investigación, las reuniones innecesarias les costaron a los empleados 157 horas de productividad durante el año pasado. Empodera a los miembros del equipo para que rechacen las reuniones a las que no necesitan asistir.

• Delegar los trabajos de bajo impacto. Si un miembro del equipo está trabajando en una tarea que no se alinea con sus objetivos, anímalo a delegar ese trabajo a un miembro del equipo que esté más alineado con el propósito de la iniciativa.

• Decir que no, pero dejando en claro el motivo. Algo importante que pueden hacer los miembros de tu equipo es decir “no” al trabajo. Esto puede resultar complicado, pero siempre es bueno proporcionar la razón del “no”. De esa manera, los miembros del equipo pueden responder: “Estoy demasiado cargado como para realizar esta tarea en este momento porque estoy priorizando X e Y”.

4. Integra y automatiza

Una gran parte de los pormenores del trabajo es el trabajo manual, actividades como obtener aprobaciones, hacer un seguimiento del estado del trabajo o alternar entre diferentes herramientas comerciales. Todas estas tareas requieren tiempo y energía mental. En su lugar, verifica si tus herramientas de trabajo ofrecen alguna integración comercial con otras herramientas relevantes. O busca formas de automatizar las tareas rutinarias para que tu equipo tenga más tiempo para realizar trabajos de alto impacto.

5. Prueba la gestión de recursos

La gestión de recursos es el proceso de distribución y gestión eficiente del trabajo en todo tu equipo. La gestión eficaz de recursos maximiza el impacto a la vez que reduce el caos, de modo que los miembros de tu equipo se sientan a gusto, en lugar de estar abrumados.

Si aún no lo has hecho, utiliza las prácticas de gestión de recursos no solo para reducir el agotamiento de los empleados que tengan estrés, sino también para evitar, principalmente, que se sientan sobrecargados de trabajo. Puedes hacer esto identificando y dando seguimiento a la capacidad productiva de los miembros del equipo con herramientas de gestión de recursos.

6. En caso de duda, predica con el ejemplo

Lo más significativo que puedes hacer es mostrar a los miembros de tu equipo que valoras su tiempo y energía, combatiendo la sobrecarga de trabajo en tu propia vida laboral. Si los miembros del equipo ven que respondes emails durante el fin de semana, es probable que se sientan presionados a hacer lo mismo. 

Hay varias formas en las que puedes predicar con el ejemplo para demostrar cómo mantienes tu vida laboral y tu vida personal separadas. Algunas estrategias incluyen:

• Decirle no al trabajo adicional

• Tomarte un tiempo libre y alentar a tu equipo a hacer lo mismo

• No revisar mensajes durante las vacaciones

• Evitar enviar mensajes o solicitudes fuera del horario laboral normal

• Asegurarte de que tu calendario refleje tu horario de trabajo, en el que además separes tiempo libre personal para cosas como citas médicas o tiempo en familia

Como líder, sé que es mi responsabilidad marcar el ritmo de la cultura de nuestra empresa. Si no tengo equilibrio entre el trabajo y la vida personal, me preocupa que mis compañeros de equipo tampoco lo tengan.”

Encuentra un equilibrio saludable

Ya sea que estés tratando de controlar tus propias sensaciones de agotamiento o brindando apoyo a los miembros del equipo que tienen sobrecarga de trabajo, la clave es la claridad y la comunicación. Encontrar un equilibrio saludable entre trabajar duro y vivir bien puede ayudarte a prosperar en el ámbito laboral y fuera de él.